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關鍵詞：高校 ；科研檔案管理；對策

      21世紀以來，科學技術發展迅猛，高等院校的科研水平得到了進一步提高。據不完全統計，全國兩院院士的37%以上集中在高校, 全國重大科技成果的1 /3出自高校[2]?？蒲袡n案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌罚鎸嵱涗浟烁咝？蒲谢顒拥娜^程。不過，目前的高校科研檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識薄弱、管理人員素質低下等問題，制約了高校科研工作。如何破解科研檔案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學者關注的一個重要話題。

一、高?？蒲袡n案管理的特點

據國家檔案局的規定：“科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文字材料。”[3]高?？蒲袡n案作為高?？蒲泄ぷ鞯难苌?，是凝結廣大高校科研工作者智力勞動的結晶，具備著一定的學術價值，具備以下特點4: 

1、歷史階段性與成套性的矛盾統一

高?？蒲袡n案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據，它記錄和表達了當時的科研工作狀況。與其他類型的教學檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價值。它真實、準確、完整地再現了高?？蒲泄ぷ鞯钠位蛘麄€過程、發展軌跡?？蒲袡n案管理，可以體現出一個學校的學術研究水平。與此同時，科研檔案是圍繞著某個科研項目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區別，又依靠總體的科研程序和科研內容緊密銜接，構成了一個反映該項科研活動的文件整體。

     2、現行性與保密性的矛盾統一

有學者指出所有檔案都與原單位有密切聯系階段，具有現行性的特點，所以說，科研檔案在進入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時間內仍然具有很強的現實效用。而與此同時，隨著信息技術的發展，信息日益成為一種重要的戰略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權和相關利益。在市場經濟條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性?？傊蒲袡n案，是現行性和保密性的統一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。  

3、科研檔案專業性與管理人員知識單一性的矛盾統一

科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業務內容和職責，具有很強的專業性。我國高等學?？蒲虚T類多、學科多、覆蓋廣，同時各專業載體和媒介具有一定獨特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應的科技檔案工作內容，在搜集、保管環節均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結構存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實的檔案管理技能，卻缺乏行業專業知識；第二種是理工科出身，他們具有較強的專業知識和實踐經驗，但他們不了解檔案管理知識和技能。

二、高校科研檔案管理存在的問題5

根據筆者了解和掌握的情況，結合杭州市多所本科院校調研的基礎上，高?？蒲袡n案管理還存在以下問題:

第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高?？茖W技術研究的效果。多數科研人員在科研過程中，重視結果輕過程，重得獎輕積累，他們認為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關。個別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術檔案據為己有，造成檔案歸檔難。

第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數高校的科研檔案工作并沒有得到應有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時準確地把材料歸檔，在科研實際工作中沒有明確歸檔內容、范圍，各種規章制度形同虛設，沒有落到實處。

第三，管理機構不完善，管理人員不穩定。我國大多數高校都設立檔案館等管理結構，卻主要是針對文書檔案而言?？蒲袡n案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現問題互相推諉責任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業專業知識；大部分出生理工科，多數是兼職，檔案專業知識和技能欠缺，也沒有充分的時間和精力從事科研檔案管理工作。

第三，檔案保管條件差，管理設備陳舊。我國高校的科研檔案單獨設立科研檔案室的較少，在實際檔案管理中，紙質檔案多電子檔案少，傳統設備多現代化管理工具少。多數高?？蒲袡n案并沒有進行嚴格規范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。 

第四，科研檔案利用率不高，開發效益低。目前不少高?？萍紮n案管理存在重建設輕利用、重管理輕開發的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻資料堆放在檔案室中漸漸陳舊?？蒲袡n案本身具備著經濟效益和社會效益，而目前高?？蒲袡n案的利用處于真空狀態。

   三、加強高校科研檔案管理的對策

上述科研檔案管理的現狀和問題，需要高校管理者統籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進經驗，筆者認為加強科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個方面入手：

一、增強檔案意識，建立健全檔案管理制度

首先，應該要得到學校領導的支持重視，增強科研檔案意識，把科研檔案工作納入學院工作的議事日程，加強《檔案法》的學習與宣傳，使科研工作者增強檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。

其次，應當建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發制度等。制定規范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現狀，予以有力制度保證。   

再次要明確科研檔案管理內容，采取最優管理模式。應采取多元化視角和文件連續體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標，實現科研檔案的社會價值。7

二、加強隊伍建設，提高檔案工作人員素質

在信息化、數字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔多重任務，既是科研證據的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構建者。科研檔案工作人員要加強學習，成為復合型管理人才，有必要掌握一些相關法律知識，如專利法、合同法等等。同時，還要學會利用網絡化手段，實現檔案資料查詢和檢索的數字信息化，切實提高檔案管理水平和工作效率。

三、轉變工作思路，提高科研檔案的社會效益

在信息共享時代，高校科研檔案工作應該擴大社會服務職能，體現科研檔案的社會價值，發揮科研檔案的作用和價值。高?？蒲袡n案管理者必須轉變思想觀念，站在情報信息管理的高度，來重現認識和構建高?？蒲袡n案工作。應該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關系管理理念，采用基于客戶服務的科研文件管理思想，積極開發和利用科研檔案的經濟效益和社會效益。

四、積極主動上門，加強科研檔案的動態管理

科研檔案管理應該建立在動態的全員參與基礎上，而非純粹的靜態控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發，加強校內外科研技術合作，邊保存邊開發，使高?？蒲袡n案管理工作在良性循環的模式下運行。

參考文獻：

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1 本文是杭州師范大學中青年培育項目“脫髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的階段性研究成果

2 高杰等.我國高校科技成果轉化的現狀、影響因素與對策研究[J] 中國科技信息 2005,23.

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4 林光斌.從辯證思維角度分析高?？萍紮n案工作「D].成都理工大學碩士學位論文.2011,5

5 張玉霞.高職院校科研檔案管理芻議[J]. 大家.2011.15

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關鍵詞：科研檔案；管理；科研工作；創新

科研檔案的定義是從事科研的部門和工作人員在日常的科研工作中，利用各種方法和全部設備記錄下來的原始記錄資料。在國家頒布并實行相關的檔案法律法規后，以及科學技術的飛速進步，科研檔案的信息重要性日益提升，也利于科研檔案中各種重要信息和數據的傳播和共享。與此同時，科研檔案的管理體制也需要隨這時代的發展而進行改革和創新，科研檔案的體制要進一步得以健全和改進，檔案資料的收集、整理、歸檔和收藏也應該進一步加以完善，提高新式科研檔案管理工作的主動性。但是，根據我國目前的基本國情和科研工作的發展來說，我國科研檔案的管理工作還有很多需要改進的地方，比如部分科研資料不夠完整、詳細、系統。因此，從事檔案管理的科研人員要抓住科研工作中的每一個細節，從課題設定、人員器械、數據統計、科研成果等多個方面都加強檔案的收集和管理，實現科研檔案管理的科學性和系統性，為科研工作的質量和效率的提升作出貢獻。

一、科研檔案的特點

1.系統成套性

科研活動是一項非常規律的工作，科研活動是需要一環緊扣一環的有序開展的。所以說，科研檔案是由一些相互關聯比較緊密的文件和資料組成的，而不是一些毫無管理的數據和材料組成的?？蒲袡n案主要的組成部分有科研項目的計劃、工作的有關資料和數據以及實驗成果的檢驗材料。

2.專業性

科研項目一般涉及的范圍非常廣泛，既包括自然人文科學，也包括理論實驗科學?？蒲袡n案的專業性非常高，因為其包括多種方面的科學性知識，比如各種自然現象的規律和原因?？蒲袡n案要具有非常權威的作用，所以要準確無誤的描述出各種科學知識和規律。3.階段性科研檔案還具有階段性的特點。雖然不同領域的科研工作所涉及到的理論知識大不相同，但是在不同的階段都有大同小異的特點，都包括了科研工作的設計、實驗、檢驗和總結等各個階段。

二、科學技術的創新

現如今，科學技術和國家經濟領域都在飛速進步，國家加大了科研工作的重視程度，科研檔案的數量也不斷提高。然而依然利用傳統的科研檔案的管理方式和體制已經行不通了，所以迫切需要對改革和創新現有的科研檔案的管理工作。在科學技術的創新方面，加強科研檔案管理方法主要有：首先要為制定出不同階段的計劃，補足現存于科研檔案管理工作中的薄弱部分；其次，可以運用先進的方法和科技理論來應對科研檔案管理中的問題，比如利用計算機和網絡技術不僅能提升工作效率，還能保證科研信息的安全，借此實現檔案管理的現代化和信息化；最后，建立起科研檔案的專用局域網絡，保證科研信息的絕對安全，促進科研信息的共享，實現科研檔案管理的數字化和科學化。

三、思維意識的創新

隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展不斷的進步，已經大大促進了科研檔案的管理工作的創新。總之，只有將先進的科學技術不斷應用到實際管理工作中，才能有效促進科研檔案管理工作的改革和創新，進一步達到工作的科學化、數字化、信息化和規?；?。在思維意識方面，具體來說：首先，要樹立起創新性的意識。以先進的科學技術理論為基礎，樹立起新型的管理方式和理念，培養現代化的檔案管理思想，在日常工作中注意總結出現的紕漏，實施科學的創新方法，進一步來推動科研檔案管理工作在理論和實際雙重方面的改革和創新。其次，要樹立起服務性的意識?？蒲袡n案是給科研工作人員提供便利的，是為人服務的。如果能提高科研檔案工作的服務能力，就能有效推動科研工作的進步。最后，要樹立起價值性的意識。管理檔案的工作人員要時刻認識到檔案自身隱藏的巨大價值，發揮其最大的作用，將檔案的價值轉化為經濟效益和社會效益，滿足人們的需求，實現信息共享。

四、管理機制的創新

在現如今的數字信息時代，科研檔案也應順應時代的要求，要實現科研檔案的科學化、數字化、信息化和規模化。要想走在檔案管理的正確發展方向上，就要針對自身的管理機制進行改革和創新，進一步完善和規范檔案管理機制。只有樹立其標準化的管理制度，以此為目標推動科研檔案管理機制的規范化發展，才能有利于科研工作的正常開展，為科研工作作出貢獻。在事先對檔案的實際管理工作進行調研后，然后再結合實際情況建立其階段性的科研檔案管理工作的規范制度，以此作為檔案管理工作的參考標準和衡量手段，這是實現科研檔案管理創新的重要方法，是推動檔案管理工作發展的重要基礎。

五、人才培養的創新

對于科研檔案的管理工作來說，人為因素依然是管理工作最關鍵的部分。因此，加強管理人員的綜合素質和專業知識，提高管理人員的工作態度和積極性。隨著時代的發展，對于檔案管理工作來說也迎來了更多更高的要求，科研工作人員的能力也應隨之提高。如今的科研檔案管理人員要有先進的科學技術理論基礎，要有與時俱進和腳踏實地的精神，要對自身工作重視并熱愛等種種優良素質。另外，在人才培養方面，應對時代的要求，不僅需要培養出綜合能力出眾的人才，還要對新生技術和理論有出色的學習和運用能力。比如可以靈活掌握計算機技術，方便檔案的管理，建立局域網絡實現資源信息的共享。在培養人才的同時還要建立一套完備的培訓體系，保證為科研方面的各項工作源源不斷的提供高素質、高能力的科研人才。

六、結語

科研檔案工作是需要廣大科研檔案管理人員不斷探索、不斷創新、不斷完善的，管理人員要從內心重視工作，積極有效開展行動，在實踐中不斷開拓進取，順應新時代的發展潮流，也滿足新時代的要求，做到與時俱進，站在時代的前沿，不斷創新和發展科研檔案的管理工作。

作者:白媛媛 陶娟 單位:北京市射線應用研究中心 寧夏藝術職業學院

參考文獻

[1]李燕.檔案管理現代化的現狀與對策分析[J].管理觀察，2014，（29）：43-44.

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1.在檔案信息化視角下，科研檔案管理存在的問題

經過閱讀大量的文獻，對科研檔案管理存在的問題進行分類并標明比重，從表1中，可以明顯看出科研檔案管理存在的最大問題便是“軟硬件設施”，其次是檔案的收集和整理，對檔案的錯誤認識及保密工作，下面，將一一解釋下面問題。

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對科研檔案工作的錯誤認識在科研單位，具體從事研究項目的科研人員對檔案的認識模糊，將科技檔案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要歸檔的范疇、要求和重要性。在科研工作中，注重課題申報、立項、實施，但不能同時積極進行科技檔案的整理，經常推遲檔案提交，即便提交也不完整[1]。

1.2科研檔案收集和整理中的問題在科研檔案提交時，特別容易走入兩個誤區。一種是粗略收集，缺漏現象較明顯，在名義上提交的檔案名都有，但實際上質量較差或缺少重要原始記錄；另一種是收集廣而全，將歸檔范圍之外的資料也放進科研檔案中，從而主次不分，查閱和利用困難。由于信息時代的到來，科研檔案的形式和存儲介質越來越趨于多樣化，在收集的過程中，會無意識地忽視錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等。最后是指實體檔案的收集和管理容易被忽略。主要表現在隨意堆放實體檔案，不注意管理和維護。

1.3檔案設施建設中的問題在一些科研機構中，由于一些限制如人員和場地等，檔案數量也較少，因此在設施配置配置方面很多都采取將就的態度。在有些單位甚至都沒有標準的檔案管理庫房，僅使用數間辦公室代用；不能按檔案標準來實現辦公、閱覽、庫房三分開；對于專門檔案柜和密集架，也僅使用普通兩節柜來代替存放；在有些單位，甚至連“八防”設施也不全；對于檔案設施必要的辦公設備、監控設施等也不能達到要求。

1.4在檔案信息化建設中，易出現的問題在檔案信息化建設的過程中，存在以下幾個誤區。一是對于檔案信息化的理解較片面。在科研單位中，科研檔案管理人員將檔案信息化僅僅理解為紙質檔案的數字化掃描和網絡化。二是認為一切都以“信息化”為重。在有些科研單位中，科研檔案管理人員認為只有“信息化”了，就可以疏于檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎工作，造成首末倒置。三是認為檔案信息化建設勞民傷財的觀念。對于檔案信息化必要的設施則采取能拖就拖的態度，不愿意投資。

2.科研院所檔案信息化管理的措施和建議

2.1完善安全措施有網絡的地方，就會存在很多不安全因素，再加上電子檔案容易被盜，所以要建立一個安全防范措施設置文件保密措施即采用身份認證、權限認證的方式控制檔案登陸系統，安裝殺毒軟件定期對計算機進行殺毒并且對檔案和數據進行及時的備份防止黑客或者其他人員侵入系統。

2.2健全檔案管理體系科研院所要加強對檔案信息化建設的領導、檢查與監督：落實專門機構或專人負責，加強領導、統一規劃，主管部門在對科研院所進行評估的時候，要將檔案工作作為重要的評估內容，以督促其做好檔案信息化工作[2]。

2.3提高工作人員的技能和水平傳統管理模式已經不能再適應科研院所對檔案的利用和需求了，主要是因為所耗費的成本的較高，因此要改變傳統的檔案管理模式就必須提高檔案管理人員的技能和水平。首先對他們進行培訓，主要與檔案信息化管理方面有關，這樣不僅讓他們熟悉有關檔案信息化管理方面的操作，并且在工作能夠運用自如，另外也要讓他們樹立起職業道德和工作責任心，更新管理理念。

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[關鍵詞] 醫院； 科研檔案； 檔案管理

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）012- 0088- 02

醫院科研檔案指醫院科研工作人員在從事醫學研究過程中產生的具備科研價值的各種體裁的信息資料。醫院科研檔案管理是醫院科研管理工作的重要組成部分，支撐醫院工作和科研的可持續發展。對科研檔案的科學管理有助于醫院科研水平的提升和醫學事業的發展。

1 醫院科研檔案管理特點

醫院科研檔案是承載醫學知識的主體，內含大量豐富的科研信息，是醫學研究活動所產生的結晶，是開展后續醫療、醫學教育、科研的重要資源，具有極高的保存價值。然而基于醫學研究的特殊性，其科研檔案具備一些特殊性。

1.1 歸檔周期長

科研檔案的歸檔周期與科研項目的執行時間相關，醫學課題立項到結束的時間相比較一般科研項目要長，一般的研究項目在2～3年，重大項目在3～5年或更長時間。針對一個項目的資料，涉及的內容隨著課題時間的長度增加而增多，資料在項目執行期間的歸檔連續性強。檔案的保存時間則更具應用的價值而不同，一般保存至少30年，重要資料則永久保存[1]。

1.2 專業性強，交叉多

醫學項目研究以專題進行研究，每個專題內容專業性強，同時醫學研究涉及面廣，往往都是多學科、多專題交叉，必須通過綜合研究、多領域多角度的去論證。

1.3 體裁不一

醫學科研資料不同一般學科，其體裁相對豐富，不僅有紙質文檔（病歷、手稿等），還有醫療過程中所產生的膠片、圖像、音像影像資料等等[2]。

2 醫院科研檔案管理現狀

2.1 缺乏檔案管理資源

在當代高速發展經濟的社會形勢下，往往會對于不能夠直接帶來經濟效益的部門，我國的企事業單位，都未給予重視，所以醫院檔案管理資源相當緊缺。沒有專門的場館和部門來對科研資料進行收集和歸檔，僅僅只是靠各科研項目組對本組的資料進行整理，其整理方式往往都是極度簡易且不科學的，對于資料的二次利用是極大阻礙。

2.2 缺乏完善的檔案管理制度

檔案的建立需要一整套制度來支持，需要在科研項目執行過程中的每一個環節同步進行，才能建立健全科研檔案。然而現在的狀況是資料在項目執行的過程中，因為記錄不完整、收集不及時、歸檔不準確等等而造成檔案缺失或內容不完整，缺乏相應的制度來對此類問題進行規范。

2.3 缺乏檔案管理意識

醫學科研項目執行過程中，工作者缺乏檔案管理意識，對于原始資料、文件、圖像等的收集意識淡薄，而導致檔案管理過程中出現阻礙，影響科研檔案的管理。部分的科研工作者只是對項目申請和提交，這一頭一尾的事情特別熱衷，而對于科研過程中的每一個細節，卻甚少關心，對于研究過程中的原始資料的積累置之不理；也有部分科研工作者出于不信任，不愿將資料移交檔案管理人員來處理[3]。

2.4 科研檔案的管理落后、利用率低

盡管現在計算機技術發達到無法想象，但是由于對于檔案管理的不重視，相應的投入也就欠缺，現行的檔案管理方案依舊是人工操作為主，計算機的應用幾乎為零。而人工操作必然帶來檔案二次利用率低下，無法高速推進醫學科研前進。

3 醫院科研檔案管理關鍵點及完善方案

針對以上一些存在的問題，為改善我國醫院科研檔案管理情況，提高檔案管理質量和效率，特提出以下幾點方案。

3.1 大力推廣科研檔案管理

檔案管理對于科研工作來說是非常重要和必要的一個環節，不僅僅是對現有資料的收集整理，更是為后續科研提供源源動力打下堅實基礎，為提升醫院實力做出貢獻。推廣科研檔案管理，不僅僅是要求醫院的各個科研小組使用檔案管理系統，更要各個科研小組的管理人員形成檔案管理意識，從思想上意識到科研檔案管理的重要性，在科研的每一個環節中都及時、準確地去記錄和收集科研資料并歸檔，才能更完整、更高效地實行科研檔案管理。

3.2 提高檔案管理投入，引進專業人才

投入資金建立檔案管理室，引進優秀的專業人才來對資料進行整理和歸檔是實現醫院檔案管理的必備條件，如果一個醫院想要建立完善的檔案管理系統，而缺乏相應的投入，是無法實現這一目標的。專門的檔案管理部門和專人管理對于整個醫院的科研工作將起著劑的作用。專業化檔案館的建立，能夠提升醫院所有科研工作者對于科研檔案管理的意識，進而更好地促進檔案管理工作的進行，而專業的檔案管理人才則從專業的角度實現檔案管理的高水平運作，確保檔案管理工作的高質量完成。

3.3 建立健全科研檔案管理制度

科研檔案管理的工作機制和工作方式需要建立健全，并不斷創新，從而使科研檔案工作充滿生機，通過合理有效的積累和完善科研檔案信息資源來實現醫院科研檔案管理的可持續發展。建立完善的科研檔案管理制度即要實現一整套行之有效的方案來管理科研資料，做到高效歸檔、高利用率，同時也能滿足其他特殊要求，如保密性、協同性等。從醫院院長到檔案館，再到科研一線員工，形成一個檔案管理網絡，通過集中統一的管理、行政監督來實現檔案管理的準確有效。檔案管理部門與科研項目小組相互交流，檔案管理人員能夠準確地了解項目進展情況，督促和指導科研工作人員完成檔案管理工作。

3.4 合理利用高科技手段，提高管理效率

應該擺脫以前的手工歸檔方式，應加大科技利用率，采用計算機網絡技術來實現科研檔案的網絡化管理，利用信息管理的方法對科研資料實現數據庫式的管理模式能極大提高檔案的歸檔速度和歸檔質量。計算機網絡的應用可以完美地解決科研資料二次利用率低的問題，能夠更好地為科研工作服務。科研工作者通過計算機網絡可以輕松的調用檔案館存儲的相關資料，從而節省時間，減少人力物力的浪費。

4 總 結

總之，醫院科研檔案的有效管理是科學地管理和合理開發利用科研檔案，是更好地為醫學科研和醫務工作服務，進一步提升醫院整體水平和為醫學事業添磚加瓦的必要措施。

主要參考文獻

[1] 杜為紅. 如何提高醫院科研檔案質量[J]. 中國衛生質量管理，2011（5）：64-65，85.

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【關鍵詞】醫院;科研檔案管理;意義;方法

醫院科研工作作為衡量醫院整體水平的一項重要指標，其對于促進醫院醫療水平的發展，尤其是解決臨床疑難病癥，提高整體醫療水平具有重要價值[1]。故加強醫院科研工作，尤其對于大型三級甲等醫院，在促進“科教興院”方面意義非常?？蒲袡n案是科研活動實施過程的文字記錄與實驗依據，作為醫院研發和開展新技術的重要形式，在一定意義上促進醫院自有知識產權成功地轉化。實際工作中如何更好地加強科研檔案管理統計工作，對于提高醫院科研效率，推動醫院整體發展意義重大[2]。本研究結合我院近年在醫院科研檔案管理統計分析中的經驗，提出相應管理對策，現報告如下。

一、科研檔案統計管理在促進醫院科研新項目申報中的價值

醫院科研新項目申報作為醫院科研管理中的一個重要環節，越來越受到醫院領導及衛生主管部門的重視。尤其在科學技術是第一生產力的今天，隨著科學事業的發展，本院近年來申報的國家級、省級和市級科研項目逐漸增多，且所獲得的科研立項等級、數量和支助金額檔次升高，以上指標作為醫院科研事業發展的標志，在提高醫院科研項目申報質量及水平，提升醫院影響力等方面具有十分重要的作用，而有效地做好科研檔案的統計管理在提升科研課題申報質量，促使課題按時按質按量完成上具有重要作用。首先，科研檔案統計管理能在醫院科研項目的選題可行性方面提供參考價值[3]。其科研選題是科研立項的敲門磚，明確可行性及社會價值的科研選題，是科研項目是否獲得立項的關鍵。有效的科研檔案統計管理措施，有利于研究人員對本院既往或前期研究課題的了解，獲得醫院相關研究成果，了解本院研究條件及研究優勢，為科研選題提供參考。

二、科研檔案統計管理在科研項目實施過程中的價值

獲得立項的科研課題多數研究周期在2到4年之間，某些重大項目或國家級項目研究周期更長。做好科研項目研究過程中所有數據、資料的歸總，對于促使項目研究的順利進行、成果獲得、項目的順利結題具有重要作用。首先，針對項目實施過程中所形成的檔案資料，如中期檢查報告、階段性成果（階段與專利等）以及項目變更情況及資料，本科項目參與人員的變更情況、項目研究內容的調整以及經費預算、使用情況等。確保項目實施過程中原始記錄的真實性和可靠性。以上材料作為項目必須材料，其對項目的完整性，確保項目的順利進行和驗收意義重大。其次，科研檔案統計管理，在促進項目成果轉化過程有積極促進意義。因醫院科研成果形成均需要通過大量的數據收集，其中最主要的是病例資料的收集與總結，其中原始數據和資料作為第一手資料，在科研論文撰寫中的作用無可取代。

三、醫院科研檔案統計管理措施

（一） 提高科研人員加強科研資料歸檔處理意識。針對科研資料與檔案的統計管理意識是，科研人員針對科研檔案科學認識及對檔案管理結構充分信任的過程。對于醫院科研項目，醫院科研人員需在日常工作中，加強與科研檔案管理部門的溝通，另外，檔案管理工作人員則應積極為科研人員提供全面的可供參考的資料，并增進相互之間的信任感，促使科研人員認識到對科研檔案進行科學規范化統計管理的價值與意義。

（二）建立健全醫院科研檔案統計管理制度。通過健全的科研檔案管理制度，可嚴格約束檔案管理過程，進而確?？蒲袡n案管理規范化和程序化，從而更好地發揮科研檔案管理的價值。針對醫院科研資料的管理，在制定醫院科研檔案管理制度時需結合本院實際情況、科研能力及所立項項目檔次，明確檔案管理制度中工作人員職責，建立科研檔案資料借閱保密制度，同時為有需要的人員提供便捷借閱檔案資料的途徑。

（三）明確科研檔案歸檔范圍。鑒于多數科研機構科研檔案歸檔困難或不明確問題，為促進檔案歸檔過程的有序性及重點突出，需明確醫院檔案管理范圍，及時進行所需歸檔檔案分類。

四、總結

醫院科研聲譽和能力是醫院發展、提高醫院知名度的重要組成方面，其作為臨床實踐、醫學研究依據，并可為教學提供幫助。其中有效的科研檔案統計管理，對于評價科研成果、衡量醫院科技管理水平，提高醫療水平具有重要價值。

（項目名稱：醫院科研檔案管理統計分析與管理對策研究 項目編號：2014RKX065 管理部門：濰坊市科學技術局，研究起止年限：2014年12月至2015年12月）

【參考文獻】

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關鍵詞: 高校科研檔案整理 歸檔范圍 規范化

高校科研管理是高校管理工作的重要組成部分?？蒲袡n案是科研部門及科研工作人員,在科學研究過程中,經過一定整理,具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院?？蒲兴降牟粩嗵岣吆涂茖W技術的飛速發展,高校科研檔案作為重要信息資源在教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用,促進了學校教學和科研工作的可持續性發展,成為高校事業發展不可缺少的重要部分。因此,如何有效進行科研檔案管理成為學校管理工作的一個重要課題。

一、重新界定高?？蒲袡n案的歸檔范圍

借助于檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現在,預見未來。因此,界定科研檔案的歸檔范圍就顯得尤為重要。科研檔案具體可以包括:科研課題管理檔案、科研文書檔案、科研成果檔案等。在整理科研檔案中要堅持成果性和記錄性并舉,可用成果價值是保存它的重要原因和主要依據,而記錄性則強調其完整性、憑證性。有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學?？茖W技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。在科技加速進步的進程中,檔案管理應不斷豐富高科技實用信息,不斷拓寬檔案的利用范圍,集中各方面信息,加以利用整合,形成良性循環。因此,積極界定高校檔案工作范圍,以科學的態度管理該項工作,是十分緊迫的任務。

1.高校科研課題檔案

科研課題材料檔案是科學研究實踐活動的直接表述。主要包括:科研準備階段中的科研課題申請書、審批文件、任務下達書、項目計劃書、開題報告、調研報告、方案論證等材料,研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料,總結驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果,獎勵申報材料及審批材料構。后兩個階段中的材料是科研檔案存檔的主體。

2.高?？蒲形臅鴻n案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄,包括科研計劃、科研總結、學校制定上級管理部門下發的科研管理文件、各項科研管理制度,以及課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策,并有計劃地、有順序地進行課題申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據,也是科研檔案的重要部分,對科研管理工作起到很好的指導作用。

3.高校科研成果檔案

科研成果主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文、編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等?？蒲谐晒菣z驗高?？蒲袑嵙Φ囊罁?因此,科研成果檔案管理在科研管理中也占有重要的位置。

二、提高科研檔案管理人員的歸檔意識和服務意識

這就要求加強科研檔案管理人員的自身建設,使其認識到科研檔案管理要開闊思路,著眼于由內轉向外,擴大科研檔案資源共享,參與科研活動,及時了解和掌握科研第一手資料,確保科研檔案質量。同時,還要增強工作責任感,以認真負責的敬業精神和良好的職業道德,面向本單位、社會,主動為學校、教師和科研人員提供有價值的最新的科研動態和信息,利用各種服務途徑傳遞科研檔案管理信息,為科研人員提供優質的、全方位的科研檔案服務,為科研檔案工作開創新局面。

三、加強檔案信息化建設,使科研檔案管理規范化

科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映,又不僅僅局限于某一項科研課題或者科研成果。它是課題及成果之間、學科與學科之間的綜合反映,因而就形成了科研檔案的四個特點:專業性、系統性、集體性、階段性。為了規范科研檔案管理工作,必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全有效利用要求”歸檔,避免可能造成大量科研檔案材料零散在外的現象出現。為此,必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來,走實現科研工作與科研建檔兩者協調統一的發展道路,建立合理的歸檔程序,掌握科研檔案管理工作的規律,保證高?？蒲袡n案的準確、完整、系統,最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道,提高科研檔案歸檔的質量和效率。

在現代科學技術快速發展的今天,檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,查閱起來既耽誤時間又浪費人力。盡管目前多數高?？蒲袡n案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄輸入,科研檔案規范化管理無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,依托計算機和網絡技術,實現科研檔案管理的電子化、網絡化,將現代辦公技術與科研檔案管理相結合,運用計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中,從而實現科研檔案管理的規范化、標準、系統化。

總之,要采取各種方法加大科研檔案工作的重視程度,增強高?？萍既藛T的檔案意識,做好高?？蒲袡n案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作,提高高?？蒲袡n案的現代化管理水平,讓高?？蒲袡n案為高?？蒲泄ぷ髟俪龀晒l揮應有的積極作用。

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醫院科研檔案特點主要表現為以下幾個方面：①形成周期長且強連續性。科研活動經歷的時間均比較長，涉及到的范圍較廣且內容也比較多，資料較為復雜，從立項一直到完成科研課題均需要經歷一個較長時間，為多次失敗和成功所獲結果；②學科突出且專業性強。醫院所開展的科研課題均是根據專業來實施，比如基礎研究中藥理、生化以及病理等。臨床研究中兒科、內科、婦科以及外科等。醫學研究中針對不同的專業所開展的科研活動均有著各自的特點，對此在科研檔案的分類上也應凸顯出其專業性特點；③項目協作較多且學科綜合性也比較強。隨著社會經濟不斷的發展，信息技術的進步，各種邊緣學科以及交叉學科的出現，在醫學研究中大量創新技術也被廣泛地應用，而這些也使得很多醫學科研課題并非某個獨立的專業或者學科就可完成，而是多個學科和專業共同聯合以及研究才可完成。對此，在這種形式下所進行課題研究，不管是數量還是載體均比較大且多樣，同時綜合性也相對較強，而這也就要求在分類的過程中除了要確保各學科自身的獨立性，同時還要確保課題研究的整體性以及完整性。

2基于電子化實施醫院科研檔案管理的重要性

在醫院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學研究期間所形成的，具備一定的保存價值的聲像、文字、數據以及圖表等科技資料，真實且準確地記錄著科研活動的整個過程，為醫院檔案重要構成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個方面的內容：①科研項目的申報資料與審批資料；②科研過程的影像學資料、記錄、實驗數據以及實驗圖片等形式資料；③科研鑒定、總結以及驗收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉化應用等。每個科研項目自申報、課題立項、執行、成果鑒定、評獎以及到應用推廣均離不開管理。不管是在醫院社會服務上，還是在醫院內部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿足醫院管理和醫務工作人員有關信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務聘任、科技決策、職稱晉升、科學研究以及技術交流等提供比較可靠且真實的信息依據，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應的科研信息給醫院領導，為其在選擇科學建設內容和方向上提供合理的決策依據。加強醫院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動醫院學科發展以及提高醫院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫院科研水平的提高，醫院科研項目的增多，檔案的數量也相應的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學地對科研檔案實施管理，需尋求一種現代化管理方式，即電子化管理。

3在電子化的基礎上所實施的醫院科研檔案管理

3．1信息管理系統的開發以及應用

隨著科研項目的增多，醫院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發一種信息管理系統，這一系統具備錄入以及查詢科研項目有關信息的功能，不僅能進行科研項目有關信息的錄入，同時還便于全院某學科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經費、項目類別、研究時間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當科研項目立項以后，由科研部門管理工作人員把科研項目立項的有關文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關科研項目的信息錄入至信息管理系統，比如科研項目編號、項目負責人、科研經費、項目名稱、項目類別以及具體研究時間等，同時也可把電子文檔中關于科研項目的信息導入系統中。此外，該系統還能隨時增添數據模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時進行項目有關信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個方面的內容：①全院科研項目。針對科研項目研究時間長這一特點，為便于醫院領導和有關管理人員及時了解到科研活動的實施情況，該系統設置了相應的查詢功能。只要輸入相應的時間就可進行有關信息的查詢，生成為該時間段科研項目信息的報表，以電子表格的形式將報表導出來，并直接發送給需要的有關部門和領導，或者直接將其打印成報表；②學科科研項目。醫院學科評估、建設以及重要學科的申報，一般需提供某學科科研項目實施情況的有關信息，該系統具有某時間段某學科科研項目有關信息資料的查詢功能。基于要查詢的學科，輸入項目名稱以及起止時間，接著點擊學科項目查詢就可得到該學科有關報表。此外，其還具備電子報表導出以及打印的功能；③科研工作人員科研項目。若需將醫院職務評聘或者職稱評審等相關情況提供給科研工作人員時，利用該系統能及時查詢到某科研工作人員于某一段時間所開展的科研活動具體情況。

3．2科研檔案的電子化分析

（1）實現科研檔案電子化管理，必須要具備兩個條件，即硬件條件和軟件條件。

硬件條件就是要具備相應的計算機、照相機或者掃描儀。所用計算機其硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負片掃描儀來進行掃描以得到電子化檔案。若為紙質文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識，重視該項工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識，同時掌握相應的計算機操作技能。

（2）規范科研檔案電子化。

結合本院實際情況和科研項目的具體情況，制定相應的檔案管理規范準則和標準，若有必要可附上相應的說明。在管理中要求科研項目的實驗數據、申報資料、實驗過程記錄情況、科研總結、實驗圖片以及驗收鑒定等應以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來獲得該檔案電子文檔。此外，對科教部門所負責的科研立項相關文件、科研專利、獲獎證書或者科研論文等均由科研管理者進行負責掃描，且借助于PDF的格式進行存檔。

（3）歸檔。

由科研檔案管理者對電子化科研檔案實施歸檔，并制作相應的檔案目錄，規范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應用。除此之外，每天還需對科研檔案實施備份，保障數據和檔案的安全。

（4）宣傳。

加強電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開展各種知識講座活動，或者借助于板報、網絡平臺等方式進行宣傳，確?？蒲泄ぷ魅藛T明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。

4總結