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序論:寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內心深處的真相,好投稿為您帶來了七篇企業員工檔案管理范文,愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑,助力您的創作。
關鍵詞:水電廠;檔案管理;問題;對策
近年來,隨著人事制度的持續改革和深入,企業用工形式呈現多元化發展,企業員工人事檔案管理制度也在不斷改革和發展。企業員工的人事檔案是員工歷年來學習、工作等社會活動的真實、完整記錄,也是企業人事部門在招用、調配、考核、任用人才的重要依據材料,對于促進企業人才引進、培育和發展都有著非常重要的作用。為了便于企業員工人事檔案的存放和管理,我國在各地相繼建立了人才市場,但企業員工檔案管理工作依舊存在很大的問題,其中管理混亂、檔案損毀丟失等現象屢見不鮮,其員工檔案管理問題尤為突出。以我國水電廠為例,全國各地大中型水電廠不下百家,在職員工多大數百萬人,如此龐大的人事檔案管理工作給企業帶來不小的壓力,因此,加強企業員工檔案管理工作,優化企業人力資源管理配置,已成為當前企業亟待解決的問題。
一、水電廠企業員工檔案管理存在的問題分析
1.對員工檔案重要性缺乏足夠的認識
目前,我國水電廠企業員工檔案管理整體上觀念相對落后。由于員工檔案管理工作對于提高企業經濟效益沒有明顯的聯系,使得一些單位領導對于檔案管理工作存在一些誤區,也就是造成了企業對于員工檔案管理工作的忽視。企業對員工檔案重要性缺乏足夠的認識,認為其不能給公司帶來直接的經濟收益,投入再多也做不出明顯成績,對于檔案管理,保存得當、不丟失缺損就好,也因此,在對于員工檔案管理上,其資金、人才等方面的投入相對欠缺,造成檔案存放和管理條件較差,管理人員投入力度不足,檔案管理場所、經費以及人員投入得不到有效保障,檔案管理工作自然出現問題百出的情況。
2.檔案管理人員素質參差不齊
我國水電廠企業員工檔案管理人員整體素質參差不齊,給企業員工檔案管理工作帶來很大的影響。一方面,由于對檔案管理的重要性缺乏科學的認識,管理人員也就并不把檔案管理工作當回事,并不積極主動,從而工作中屢見失誤,造成了一些員工檔案的丟失、破損等現象;另一方面,檔案管理人員整體學歷不高、老齡化現象嚴重,由于檔案管理人員工作相對單調乏味,其相關福利待遇也不高,具備專業管理素質的年輕人員并不熱衷于企業人事檔案管理工作,因此,在職管理人員多為臨近退休、學歷不高的高齡工作人員;此外,檔案管理工作也需要管理人員具備專業的管理技能,然而,在我國水電廠企業中,除一些相對效益較高的大型水電廠重視檔案管理人員的自身管理素質之外,多數水電廠企業檔案管理人員并不具備專業的檔案管理能力,給檔案管理工作帶來很大的問題。
3.檔案管理缺乏科學標準和統一規范
目前,我國的檔案管理機制相對欠缺,并未建立統一的檔案管理條例和準則規范,同樣會給檔案管理帶來很大的影響。一方面,由于缺乏科學統一的管理標準,各水電廠對于員工檔案管理工作相對混亂,對于檔案編號、排序、接受、調離等業務程序缺乏科學的標準流程,使得在檔案管理過程中出現錯拿、錯改等各種問題;另一方面,由于缺乏相應的規范限制,也使得企業員工檔案操作違規現象嚴重,企業員工檔案屬于機密資料,管理人員缺乏規范意識,也會造成檔案被私自打開、更改、帶離等現象出現。
4.檔案管理方式的落后
管理方式的落后也是目前我國水電廠企業員工檔案管理出現問題的一大因素。隨著計算機技術的不斷提高,檔案管理也逐漸向數字化、信息化方向轉變。然而,目前我國水電廠企業員工檔案管理方式整體相對落后,其信息化管理方式的普及程度較低,遠遠跟不上時展的步伐。檔案的信息化管理離不開計算機硬件和軟件的支持,由于企業員工檔案信息量大,經常出現檔案繁冗及積聚量大等問題,如果硬軟件跟不上,則很容易造成系統遲鈍、緩慢,甚至出現系統崩潰;此外,企業員工檔案管理是一項較為繁瑣龐大的工作,而我國大多數企業檔案管理使用的軟件缺少信息管理功能和信息通用功能,到目前為止,企業員工檔案管理相關軟件的開發與應用還比較落后。
二、提高水電廠企業員工檔案管理效率的有效對策
1.強化宣傳教育,提高企業對員工檔案管理的重視
企業只有認識到了員工檔案管理的重要性,才能有效提高檔案管理質量。為此,一方面,要加強檔案管理工作的宣傳教育,提高企業領導對檔案工作重要性和必要性的認識,促使企業領導增加對檔案管理的資金和人力投入,優化檔案管理環境,改善檔案管理工作條件和人員配置,提高檔案管理工作效率;另一方面,通過教育和引導,提高檔案管理人員對工作的重視,增強檔案管理人員的責任感,組織檔案管理人員學習檔案法律法規,提高做好檔案工作的積極性和自覺性。
2.加強人才培訓,建立高素質的檔案管理人才
企業員工檔案管理工作并不是簡單的存放管理,需要管理人員既具備高度的工作責任感和扎實的檔案管理專業知識,尤其是對于科技發展迅速的今天,更要求管理人員具備運用先進管理方法和技術手段實現檔案科學化管理的能力。為此,首先要提高檔案管理崗位的福利待遇,吸引年輕優秀的檔案管理人才;其次要加強檔案管理人員的培訓工作,有針對性的舉辦檔案管理相關基礎知識和管理技能培訓,提高檔案管理人員的專業技能和綜合素質;此外,企業還應定期組織檔案管理人員到先進單位學習交流,提升檔案管理經驗和操作技能,促進檔案管理工作健康平穩發展。
3.加強制度建設,建立科學統一的管理標準和規范
建立健全企業員工檔案管理制度有助于提高企業員工檔案管理效率。首先,要規范檔案管理工作流程,通過制定檔案工作相關管理標準和技術標準,規范檔案管理人員的日常操作流程;其次,建立統一的檔案管理標準,對員工檔案的分類、編目等執行標準進行統一規范,做到檔案文件排列有序、保管期限準確易查、案卷封面美觀統一,以方便檔案的保管和利用;再次,加強對檔案管理的法制規范,嚴厲禁止員工檔案被私自查閱、更改和帶離,一經發現,嚴懲不貸,保證員工檔案的信息安全。
4.轉變管理方式,提高檔案管理的信息化水平
企業應轉變陳舊落后的管理觀念和方式,運用現代企業管理方法,提高檔案管理的信息化水平。為此,企業應在員工檔案管理中盡快普及電子文件歸檔以及檔案管理數字化,實現檔案存儲的信息化,不斷提高檔案管理的現代化水平。為提高檔案管理的快捷服務和工作效率,企業應加快數字化檔案管理進程,實現數字化管理的完美應用,不但加強檔案管理相關軟件設施和硬件設施的投入,強化檔案數字化管理中相關軟、硬件的研發工作,如內部局域網的構建、各種通信子網、寬帶網的建立、數據庫管理系統以及相關操作系統的建設和應用、高性能服務器、大容量儲存設備等等,以實現數字化管理軟、硬件的及時更新與支持。
三、結束語
企業員工檔案管理對于企業人才建設和經濟發展至關重要,管好、用好員工檔案是企業必須履行的重要職責。水電廠企業具備接受員工檔案資質,就必須對員工檔案安全管理負責,通過科學的方法和負責的態度,切實做好企業員工的檔案管理工作,提高企業員工檔案管理效率,確保企業員工檔案的信息安全。
作者:張云 單位:湖南省電力公司東江水力發電廠
參考文獻:
[1]張慶瑜.提高企業人事檔案管理水平的理性思考和路徑分析[J].經營管理者,2014,(16):254.
【?P鍵詞】企業;人事檔案管理;重要性;提高措施
【Keywords】enterprises; personnel file management; importance; measures to improve
【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069(2017)05-0125-02
1 現階段企業人事檔案管理常見問題分析
1.1 對于企業人事檔案管理不夠重視
雖然人事檔案管理在企業發展過程中占據重要地位,但其并不會產生直接、明顯的經濟效益,故而一些中小型企業及少數大型企業不重視人事檔案管理工作,不能認識到人事檔案管理背后的實際意義,從而導致人員配置缺失、設備配置不到位、檔案管理混亂等一系列問題,嚴重阻礙著企業人事檔案管理工作的良性發展。
1.2 人事檔案管理模式落后
改革開放以后,我國進入社會經濟快速發展時期,各類中小型企業紛紛成立,市場經濟逐漸發展完善,相應增加了企業人事檔案管理的工作內容,并提高了對于企業人事檔案管理的實際要求。但目前我國企業相關人事檔案管理工作,仍以紙質檔案和人工管理的傳統管理模式為主,工作效率低,檔案管理質量差,并且受紙質檔案自身局限性影響,檔案信息有效利用率較低,無法滿足現代企業的實際發展需求。
1.3 管理機制靈活性不足
現代企業管理理念中,人才資源占據重要地位,直接決定了企業的市場競爭力和企業的未來發展,增加了企業對于優秀人才的實際需求,促進了企業用人方式的靈活發展。這種環境背景下,企業員工的流動性大大增加,給人事檔案管理工作帶來巨大的工作困難和挑戰。傳統的人事檔案管理模式較為僵化、靈活性差,面對目前越來越靈活的企業用人模式,表現出較為明顯的不適應性和局限性,無法發揮人事檔案管理工作的實際效用。
2 人事檔案管理對于現代企業發展的重要性分析
2.1 企業發展層面的重要性分析
人事檔案管理作為企業人力資源管理的重要組成,在企業發展中占據重要地位,企業管理者需要通過人事檔案管理工作進行專業性的數據分析,從而深入了解企業員工的發展狀況,并對內部員工綜合能力、專業素質做出客觀準確的評價,從而提高企業發展決策的科學性和實效性。就企業人才招聘而言,科學、系統的人事檔案管理可以為企業提供更具價值的招聘參考信息,從而幫助企業快速完成招聘,提高員工招聘效率和質量[1]。
2.2 個人發展層面的重要性分析
對于企業員工而言,企業人事檔案即等同于其個人的職工檔案,其中詳細記錄著員工在企業工作各個階段的工作表現,既是員工職業生涯的真實記錄,也是員工個人發展規劃的重要參考。隨著企業用人方式越來越靈活、多樣,對于企業人事檔案管理提出了更高的要求,客觀要求企業加強自身人事資源管理,以協調員工與企業的發展關系,實現企業與員工間的共贏發展。
3 企業加強自身人事檔案管理工作的有效措施分析
3.1 提高對內部人事檔案管理的工作重視
人事檔案是一種獨立的檔案資料,通常由員工檔案、干部檔案等內容組成,人事檔案詳細、真實地反映出員工個人的職業歷史和工作現狀,是企業了解員工信息及企業招聘決策的重要信息參考,在現代企業發展過程中具有重要作用。因此,企業管理者需全面重視內部人事檔案管理工作,并將其作為公司發展重點工作,與企業戰略發展相關聯,以充分發揮企業人事檔案管理的實際效用,促進企業經濟效益的穩定發展。
3.2 創新認識檔案管理理念和管理模式
傳統觀念下,企業普遍將人事檔案資料視作為一種過期的文件資料,并不能認識到人事檔案管理工作的內在價值,管理觀念落后導致檔案管理規范性差,且缺乏對于人事檔案信息價值的深度挖掘。新時代背景下,企業需積極創新自身人事檔案管理理念,充分認識并重視信息資源對于企業發展的重要性,為各項人事資源管理提高措施的有效落實,奠定扎實的基礎。
從檔案管理模式的角度分析,企業應全面推動人事檔案管理的信息化建設發展,通過信息技術、計算機技術以及互聯網技術等先進技術的應用融入,提高人事檔案管理的工作效率和質量,進而深度挖掘人事檔案內在價值,促進企業進一步發展。首先,企業應在傳統紙質檔案基礎上,構建員工電子檔案系統,利用現代計算機設備實現基礎的信息化管理功能,從根本上改變檔案管理的查詢及編輯模式,提高信息的傳遞效率;其次,企業應在電子檔案基礎上,擴展員工個人信息平臺,及時上傳員工個人工作信息,如工作考核、工作成果、獎懲等,以提高人事檔案管理的時效性和針對性;最后,企業需科學規范人事檔案管理工作流程,重點加強對電子人事檔案安全的管理和保障,避免企業內部人事檔案資料遭到泄露和篡改[2]。
3.3 完善企業人事檔案管理制度
系統、完善的制度是人事檔案管理工作質量提高的基礎保障,企業應從人事檔案管理發展需求和企業員工基本特征入手,結合人事檔案管理信息化建設發展需求,對原有人事檔案管理制度進行補充和完善,確保企業人事檔案管理的每一項工作操作均“有理可依,有章可循”,從而規范人事檔案管理行為,落實人事檔案管理優化措施要求,提高人事檔案管理工作的針對性和科學性,促進企業經營管理效益的良性增長。
關鍵詞:石油企業;人事檔案管理;現狀;創新思路
隨著經濟的繁榮昌盛,石油企業逐漸規模加大,企業員工與日俱增,人事檔案信息也變得紛雜龐大,公司人事部門采用的傳統的管理模式已經難以滿足人事檔案管理需求。檔案管理作為人事工作的基礎,目前還存在著許多問題。人事檔案管理工作與企業的發展密切相關,因此做好人事檔案管理工作至關重要。提高人事檔案管理工作要求貫徹落實科學發展觀,通過科學的方法切實提高檔案管理工作的效率,為人事工作的開展奠定堅實的基礎。
一、石油企業人事檔案管理工作現狀
1.認識偏差
對人事檔案管理的認識偏差造成石油企業檔案管理工作停滯不前,無法發揮檔案在企業中的巨大作用。一些領導認為檔案室就是存放資料的地方,只要分一個房間,一個員工就足以,認為檔案管理工作可有可無;還有些領導將人事檔案和企業檔案混為一談,完全忽視檔案的搜集整理和利用開發。很多檔案管理人員沒有經過專業的培訓,不清楚檔案收集整理、歸檔裝訂、管理利用的一整套檔案管理工作的操作流程,工作時消極怠工,意識薄弱,造成檔案混亂、檔案流失等現象,嚴重影響檔案管理工作的進展。
2.能力不足
石油企業逐漸規模加大,企業員工與日俱增,人事檔案信息也變得復雜而且比較專業,但是目前石油企業內部檔案管理人員一般都是由別的部門的員工兼任,沒有專業的檔案管理人員,身兼數職造成檔案管理人員沒有足夠的時間和精力精細地完成檔案管理工作,就算檔案管理員工想要將這份工作完美地做好,奈何缺乏相關的管理知識和技術操作水平,心有余而力不足,這種情況經常會造成檔案歸檔不及時,對于同一個問題的檔案信息反饋不連續,檔案信息不具備連續性和時效性,也就失去了檔案的價值。(1)設備落后石油企業內部設備落伍也會影響檔案管理的效率,運用于檔案管理的硬件配置低,檔案信息化建設緩慢。檔案管理信息化勢在必行,因為其有助于提高檔案管理的效率。但是由于種種因素的制約,石油企業檔案管理信息化的建設步伐十分緩慢。探究其中的原因,我們可以歸結于資金投入太少,導致檔案管理的設備配置低端,硬件軟件設備亟待更新的問題。目前石油企業主要以紙質和電子檔案并存的形式儲存檔案。但是石油企業的檔案信息龐大而瑣碎,只有采取最先進的管理方式,才能管理好檔案,發揮出檔案的最大效用。(2)理論不足我國的石油企業檔案管理理論還處于相對滯后的情況,不能跟上國際水準,這就導致石油企業檔案管理人員沒有專業的理論指導,造成檔案管理工作成了無源之水。目前石油企業檔案管理方面由于相關的理論指導和法律約束的缺乏,導致了很多問題,比如在石油企業變更產權之后檔案的流向問題以及石油企業檔案的法律地位問題等等。
3.石油企業人事檔案管理工作的創新思路
(1)重視檔案管理工作要想切實提高石油企業人事檔案管理工作的效率,首先必須要轉變觀念,在內心深處認識到檔案管理工作的重要性。企業領導要改變對檔案管理的陳舊觀念,樹立檔案管理在企業發展中的核心地位,重視檔案管理,在企業內部加強檔案管理重要性的宣傳,領導要起到領頭人的作用,帶領全體員工提高參與檔案管理的積極性。(2)建立良好的管理機制良好的管理機制有利于提高檔案管理工作效率,最大限度實現檔案的價值。企業可以建立一個高效運行的信息管理系統,方便各個部門能夠快速利用檔案信息,也便于檔案管理人員進行管理,在整個企業內部實現無障礙資源共享。管理機制一旦建立并投入使用,就要求每名員工各司其職,明確責任,各個部門緊密配合,實現檔案信息系統的安全高效運行。(3)提高檔案管理人員素質石油企業人事檔案信息瑣碎龐大,這就對檔案管理工作者有了較高的要求,能力不足的工作人員恐怕難以勝任如此專業的工作。檔案管理人員可以通過學習相關的檔案管理專業知識,提高自身的檔案管理職業素養,有效提升自己的檔案管理工作效率。當然僅僅學習檔案管理工作的專業知識是不夠的,要成為一個優秀稱職的檔案管理工作人員,還必須具備熟練操作計算機的技能,這就要求企業定期組織檔案管理人員進行計算機培訓,強化員工的科學技術教育,使得員工應用信息系統管理人事檔案的能力不斷提高。(4)檔案管理的信息化建設網絡信息技術的普及為人類生活帶來了極大的便利,石油企業的檔案管理信息化勢在必行。首先要建立一個信息網絡系統便于人事檔案的管理,網絡信息系統的建立可以使得石油企業各個部門的人事信息通過網絡聯系起來,更加方便管理和查詢。其次,企業要不吝重金,加大檔案管理信息化的投入。檔案管理的設備設施要健全先進,保證網絡信息系統高效有序地運行,真正提高石油企業檔案管理的效率。
二、結束語
石油企業中的檔案管理工作是整個管理工作中的一個重要環節,是記錄石油企業人才資料的憑證,關乎著石油企業的發展和人事流動的方向,影響著石油企業職工的工作定位和工作質量。我們要借鑒歷史,展望未來,不斷改革創新檔案管理工作的方式,發揮檔案的作用,使得檔案管理工作能夠促進石油企業的發展。
參考文獻
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關鍵詞:企業;人事檔案;規范化;管理
中圖分類號:C29 文獻標識碼:A 文章編號:
一 引言
當前,企業的人事檔案管理對于現代企業的科學化管理具有重要的作用。人事檔案能夠詳細記錄個人的學歷、技能以及工作經歷等信息,這樣可以讓企業對于人才培養與選拔有了資料基礎。人力資源部門可以更全面掌握員工的能力特長,為企業的發展發揮充分的價值。企業的人事檔案管理能夠提高人力資源管理的規范性,更好地發揮企業員工的才能。因此,企業要加強對人事檔案管理的規范化,形成成熟的管理模式。然而,一些企業對人事檔案管理缺乏規范化管理,沒有建立完善的人事檔案的管理制度,對該項工作也沒有較強的管理意識,認為該項工作不能直接創造經濟效益,對其投入的資源和精力也比較少,企業的人事檔案管理信息化建設比較落后,人事檔案的保存、轉遞的安全性、員工信息的健全性,都存在管理的不規范問題。這些都阻礙了企業人事檔案的規范化管理進程,也抑制了人事檔案管理的職能發揮。
二 新時期企業人事檔案管理的特點與新問題
(一)企業人事檔案管理的特點
企業人事檔案管理重點就是要將員工的相關崗位信息資料進行全面收集,為開展人力資源管理奠定基礎,因此,企業人事檔案管理就具有長期性和累積性特點。它是根據企業員工的個人職業經歷、工作能力以及崗位培訓進行的資料整理,能夠客觀反映員工的職業經歷。企業員工的人事檔案的收集整理要依靠相關部門共同協作完成。企業人事檔案管理的工作負擔比較重,要對企業全體員工進行職業信息的長期動態化記錄,這樣不斷進行信息的收集整理、歸檔等工作。同時,還要對人事檔案的轉接和歸檔等工作進行記錄。信息化社會要求企業人事檔案管理必須進行變革,僅僅依靠手工記錄已經不能滿足人事檔案管理的需要,企業人事檔案管理的信息化成為時展的客觀要求。
(二)新時期企業人事檔案管理的新問題
隨著市場經濟的不斷完善,企業作為經濟主體,參與的市場經濟競爭更為充分。這樣帶給企業員工的工作崗位變動和企業人才流動十分頻繁,也給企業人事檔案管理帶來了難度。企業人事檔案管理在員工的流動管理、人力資源優化配置、人才培養規劃以及崗位績效考核等方面,都面臨著挑戰。企業人事檔案管理必須解決好信息化管理和提高工作效率等問題。
首先,企業人事檔案管理意識比較淡化,管理制度不健全。在市場經濟環境背景下,企業的人事檔案更多地服務于企業自身的發展和調配人力資源,也幫助企業員工能夠更好地進行流動,使員工能夠在合適的崗位上面發揮自己的價值。但是,一些企業還沒有意識到人事檔案管理的重要性,沒有給予管理上應有的重要地位。對于企業人事檔案管理還存在沿用陳舊的管理制度,沒有根據社會和企業的發展進行制度完善,這樣就滯后于企業和員工的發展實際,造成了企業人事檔案管理的粗放化。缺乏現代管理與信息化管理的工作內容與工作方法。
其次,企業人事檔案管理缺乏專職人員,管理不規范。一些企業為了能夠節約人力成本,因此將人事檔案管理工作分派給相關部門進行兼職管理,沒有專職人員進行管理,造成了人事檔案管理的非專業化和非規范化。這樣也使得企業的發展遠遠快于相應的配套人事檔案管理,人事檔案管理處于混亂狀態、沒有專業人員對檔案進行科學管理,相關管理人員缺乏責任意識,不能嚴格按照檔案人事管理制度進行管理,造成了檔案查找困難等問題。
最后,企業人事檔案管理內容不充分,管理模式比較滯后。根據一些企業的管理現狀,這些企業的人事檔案管理成為內向型的,封閉的管理模式。由于一些企業的人事檔案管理內容方面,沿用的是傳統人事檔案管理內容,缺乏與市場經濟相適應的內容,例如:缺乏具有人文關懷的檔案信息,個人健康類檔案、誠信類檔案、動態業績檔案等。這樣就不能準確地對員工進行任用選拔與績效考核,也不利于建立規范化的人事檔案信息管理系統。企業的人事檔案管理模式在實際運用中,還缺乏創新使用人事檔案管理現代化、智能化、數據化的管理。
三 加強企業人事檔案管理的規范化措施
(一)提高企業人事檔案管理制度的規范化
企業人事檔案管理必須健全相關的管理制度,促使其得到規范化管理,才能為企業的發展提供真實可靠的檔案信息資源。要能夠保護好檔案資料的安全性,同時帶動人事檔案管理信息的發展。企業人事檔案管理制度的規范化還應體現在人事檔案材料文體要統一、裝訂整齊、書寫規范、管理規范等方面。企業要不斷對人事檔案管理的規章制度進行完善,學習和創新應用人事檔案管理的規范化理論與方法,為企業的人事檔案管理創新奠定基礎。
(二)提高企業人事檔案管理的信息化
由于社會發展的不斷細化,對于企業的人事檔案管理就應加強現代化、規范化和標準化管理工作。企業要建立人事檔案的數據庫、管理系統等,通過規范化的管理工作貫穿人事檔案管理的全流程,奠定了人事檔案載體標準、格式標準、管理標準體系的建立與完善。在網絡時代,檔案管理的信息化十分重要,解決了檔案管理遇到地域制約,提高了時效性,為企業的相關部門實現了檔案信息高度共享。這也有利于人事檔案管理人員減輕了重復性和簡單性的操作,使他們能夠有更多的精力進行人事檔案資源的開發與利用。
(三)完善企業人事檔案的管理內容,增強管理人員的專業化管理水平
根據市場經濟宏觀發展狀況和企業微觀發展的實際需要,要完善企業人事檔案的管理內容,增強管理人員的專業化管理水平,這樣才能滿足企業人才流動和人力資源合理優化配置的要求。對于企業急需的人才錄用選拔方面,人事檔案信息要提供員工的科研成果、專利技術材料;業績考核、健康狀況檢查等,這樣才能準確反映員工的工作能力與綜合素質。另外,企業應加強對人事檔案管理人員的培養與培訓,提高相關管理人員的檔案管理專業化水平與能力。增強他們的工作職責意識,合理運用先進的管理方法,規范化操作人事檔案業務與流程,確保人事檔案管理的完整、機密和安全。
四 結論
通過對加強企業人事檔案的規范化管理,得出新形勢下企業的人事檔案要實現科學化和信息化管理,這樣才能發揮企業人事檔案管理的功能,開發和利用好檔案資源,為進一步完善企業的人事管理發揮作用,使企業在人才任用上提供服務價值,也使得企業的人事檔案管理能夠動態化地適應企業的發展。企業要加強信息化檔案管理建設,投入更多的資金、設備和資源用于人事檔案管理信息的數字化、網絡化。企業還應重點關注人事檔案管理的安全問題,要提高相關管理人員的網絡安全意識,加強人事檔案管理的審查與管理制度;升級人事檔案信息化管理技術,確保企業人事檔案管理的規范化與安全性。
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1 目前企業檔案管理存在的問題
隨著經濟我國經濟的快速發展和非公有制經濟的迅速崛起,企業檔案管理工作已經成為了一個不得不提上議程的問題,特別是在當前的新形勢下,加強和提高企業檔案管理工作變得尤為重要。但是事實上,國內許多企業檔案管理的檔案管理工作都做得不夠充分,因為很多企業只注重生產和經營,沒有意識到企業檔案管理工作的重要性,致使企業檔案管理工作無法與公司的發展同步,長此以往,這個潛伏的問題必然會成為企業發展的雞肋,導致許多企業的健康發展受到阻礙,從而使整個國家的經濟都受到一定程度的影響。下面舉例說明目前企業檔案管理主要存在的問題。
1.1 許多企業沒有意識到檔案管理工作的重要性
改革開放以來,非公有制經濟的突飛猛進對社會生活造成了深刻的影響,致使一些企業人員變得無所適從,對企業檔案管理工作的認識不夠充分,許多從業人員甚至是企業領導都沒有意識到檔案管理工作的重要性。主要表現在三個方面:一是部分企業領導過分注重經濟工作,一心撲在生產和經營上,忽視了檔案管理的工作;二是企業里的從業人員大都缺乏檔案管理意識,覺得只要做好自己本職工作即可,檔案管理是可有可無的工作;三是檔案管理的工作人員沒有充分意識到自己工作的重要性,認為企業都是以盈利為主,檔案管理是一個無關大局的工作。
1.2 企業對檔案管理工作沒有足夠的投入
檔案管理作為一種基礎建設性工作,需要企業投入一定的資金、人力等。但是目前許多企業在這方面的投入都不夠,致使檔案管理工作的硬件無法滿足需求。有的企業是檔案管理的設備簡陋,還有的是雖然擁有完整配套的檔案管理設備,但由于沒有及時更新,致使設備老化損壞,也無法滿足檔案管理的需求。
1.3 檔案管理的操作不夠規范
企業檔案管理操作的不規范主要體現在:一是沒有相關的明確可行管理制度,致使檔案管理工作無章可循,檔案長期處于無人問津的地步;二是企業沒有明確檔案管理的直接負責人,導致檔案管理陷入一個“多頭管理”的尷尬境地;三是缺乏檔案管理的規范,有些企業的檔案沒有專人進行分類和歸檔,導致檔案變成一堆“流水賬”甚至是廢紙;四是檔案管理的工作人員被動工作,只有在應對領導檢查的時候做面子功夫,而日常的檔案維護管理沒人負責,導致檔案無法發揮它的作用。
1.4 管理力度相對薄弱
目前企業檔案管理力度相對薄弱主要體現在以下幾個方面:第一點是管理手段比較落后,管理方式相對陳舊及管理思想還停留在傳統階段;第二點是檔案管理的工作人員職業素質水平較低,事實上,許多企事業單位的檔案管理工作人員都是些兼職人員,在需要做好本職工作的同時,他們沒有足夠的精力投入到企業檔案管理工作中去。另外這些檔案管理工作人員中許多人專業素質較低,有的甚至對這個行業知之甚少,不清楚檔案管理工作的具體要素、工作的內容和原則等,這就經常導致檔案管理工作中的交接、收集和劃分資料事宜無法達標。
1.5 沒有充分開發利用檔案的價值
企業檔案是企業建設和管理的一個重要組成部分,也是促進企業發展的一個有效途徑。但是在實際工作中,很多企業都沒有充分地開發和利用檔案的價值,大多數時候對檔案的管理都只是停留在收集和存放的階段,致使檔案的資料價值以及為企業服務的效能都沒有體現出來,大大地減弱了檔案的服務功能。
2 加強企業檔案管理的方法
2.1 增強企業領導的檔案管理意識
正如上文所說,很多企業,特別是企業的領導,只注重企業的經濟效益,幾乎忽略了檔案管理的工作,因為檔案管理無法帶給企業直觀的經濟收入。然而事實上檔案管理某種程度上直接影響著企業發展的后勁,所以理應受到重視。作為一個企業的核心,領導不論在哪個方面都應該做好帶頭的作用,如果領導都不重視檔案管理的工作,那試問員工又怎么會重視呢?所以加強企業檔案管理工作的第一個任務,就是需要增強企業領導的檔案管理意識,首先領導自己要確實地體會到檔案管理工作的重要性,他們才會真的重視檔案管理工作,然后帶動其他的員工了解檔案管理的重要性,當整個企業的員工都意識到這一點之后,檔案管理的工作就可以順利開展了。
2.2 成立專門的檔案管理機構
在檔案管理工作的重要性得到大家的?J識之后,下一步就要開始著手檔案管理的實際操作了。企業應該要成立一個專門負責檔案管理的部門,一方面體現出領導對檔案管理真的很重視,進一步促進員工對檔案管理重要性的認識;另一方面在檔案管理的實際操作中,很有必要存在一個直接負責管理檔案的部門,這樣既方便了相關工作人員的工作,也可以具體落實檔案管理的責任。
2.3 號召并監督所有員工參與檔案管理工作
《企業檔案工作規范》是國家檔案局于2009年編制頒布的行業標準,里面明確要求企業的所有員工都有義務參與企業檔案管理的工作,因此,在進行檔案管理時,除了專門管理檔案工作的領導和員工之外,其他員工也需要參與到檔案管理的工作中去,這是每個企業員工的義務和權利。一方面全體員工的參與可以保障檔案資料的完整與齊全;另一方面檔案管理的工作事關每個員工利益,參與其中正是為自己謀利。只有得到全體員工的集體重視和參與,企業檔案管理工作才能夠順利通暢地進行。
2.4 提升管理意識和管理觀念的創新
企業檔案管理和觀念的創新是企業檔案管理工作規范中的一個非常重要的環節,特別是在新形勢下,檔案管理工作的創新勢在必行,事實上檔案管理工作的創新歷來都是企業管理中一項重要的任務。尤其是處在信息化不斷進步的今天,許多企業的檔案管理工作都已經開始運用計算機網絡這種媒介,其實除了計算機之外,還有許多其他跟隨時代產生的新鮮元素都已經開始被運用在企業檔案管理工作中了,這正符合了檔案管理工作需要創新的理念。除了管理方式的創新之外,管理觀念的創新也是企業檔案管理工作規范一個不可或缺的環節,從以前的紙質檔案到現在的電子檔案,這不僅是管理方式的創新,本身也是一種觀念的創新。
2.5 充分利用檔案的原基礎
在企業檔案中有許多檔案基礎比較好且具備全目錄的案卷,對這些案卷應該直接進行全因目錄標引。還有一些形式比較特殊的檔案,可以通過計算機程序錄入相關姓名、地址、時間等信息,然后進行分類編號,以便于今后的使用。
2.6 制定一些符合自己企業實際情況的檔案管理規范
在企業進行檔案管理的工作過程中,除了參照檔案局頒布的《企業檔案工作規范》之外,可以根據自己企業的實際情況,制定一些具體的可行性更大的檔案管理工作規范,這個新的規范不僅可以體現出企業高層管理人員對檔案管理工作的重視,也更符合自己企業檔案管理工作的實際需求。
關鍵詞 企業 檔案管理體制 改革
企業的檔案管理工作主要是對企業的信息進行管理。隨著企業規模的擴大,企業的檔案信息逐漸增加,企業的檔案管理者需要不斷改革創新管理辦法來提高檔案管理工作的效率和管理水平。近年來企業對于檔案管理工作逐漸重視,檔案管理工作體制也需要不斷進行創新改革,更好地促進企業的發展。企業管理者逐漸重視檔案管理工作,對于企業發展對于檔案管理工作提出的新要求也有所重視,對企業的檔案管理體制進行有效地改革是當前企業管理者十分關注的問題。
一、當前企業檔案管理體制中存在的主要問題
企業的檔案管理工作主要是對企業的員工和企業的業務信息等進行有效地管理,保障企業的正常運行。企業檔案管理工作需要有科學的方法和高素質的管理人員,才能夠保障企業信息的安全有效,促進企業的健康發展。但是目前我國大多數企業的檔案管理工作都存在著一定的問題,對企業的發展造成了一定的影響。
(一)企業檔案管理工作效率低
企業的檔案管理工作對于企業的正常運行有著十分關鍵的作用,因此提高企業的檔案管理工作水平有著十分重要的作用。由于企業規模的擴大,企業人員逐漸增加,企業的業務量也逐漸增加,這對企業的檔案管理工作帶來了重大的挑戰。企業的檔案管理工作面臨眾多挑戰還沒有做出全面的改革,檔案管理工作的效率比較低,甚至會影響正常的工作進行,給企業的發展造成不良的影響。
(二)企業檔案管理人員的素質參差不齊
企業的檔案管理工作需要檔案管理人員進行有效地管理,檔案管理人員的總體素質對檔案管理工作有著至關重要的影響。目前企業規模的擴大,企業員工的數量逐漸增加,但是企業員工的素質水平并不相同。檔案管理人員更需要有較高的素質來勝任檔案管理工作。一方面企業管理人員對于檔案管理的專業知識比較欠缺。檔案管理工作需要專門的檔案管理人員來進行,但是大多數企業沒有專門的檔案管理專業的人員從事檔案管理,很多工作人員都不是科班出身,這對檔案管理工作造成了一定的影響。另一方面,檔案管理人員對于檔案管理的認識不足。檔案管理工作關系著企業信息的安全,對于企業的有序發展有著十分重要的作用。
(三)企業檔案管理體制不健全
企業的檔案管理工作不僅僅是對企業員工信息進行管理同樣對企業的業務進行管理,檔案管理工作關系著整個企業的發展。但是大多數企業的檔案管理工作沒有得到重視,企業的檔案管理工作沒有放在重要的位置上。一些企業的管理者沒有檔案管理的意識,導致企業的檔案管理工作形同虛設,這對企業的安全構成了嚴重的威脅。
二、如何進行檔案管理體制改革
隨著企業之間的競爭逐漸加劇,企業的管理者需要不斷進行企業改革,以促進企業的健康發展。當前企業的檔案管理工作對于企業的發展有著積極的作用,原有的企業檔案管理體制已經不能適應企業發展的需要,企業的檔案管理體制需要進行改革以提高檔案管理工作水平。
(一)加強對企業檔案管理工作的重視
檔案管理工作在企業發展中的作用需要得到應有的重視,才能更好地發揮企業檔案管理工作的優勢。一方面,企業需要加強對檔案管理工作的宣傳。對企業的員工加強檔案管理工作重要性的宣傳,提高員工對于檔案管理工作的認識,可以有效地提高檔案管理工作的重要地位,在今后的工作中使檔案管理工作發揮應有的作用。另一方面,企業管理這需要加強學習,認識到檔案管理工作的重要性。企業的管理者需要更加關注檔案管理工作,加強對檔案管理工作的認識,在今后的工作中關注檔案管理工作的重要性,提高檔案管理工作的地位。
(二)提高企業檔案管理人員的素質
檔案管理人員的整體素質對于檔案管理工作有著十分重要的作用。檔案管理人員需要不斷提高自身的素質以滿足企業檔案工作發展的需要。一方面,需要對企業的檔案管理人員進行檔案管理專業知識的培訓。另一方面,對企業的檔案管理人員進行職業道德的培訓。
(三)提高企業檔案管理工作的水平
隨著檔案管理工作任務的增加,檔案管理工作面臨著重大的挑戰。檔案管理工作的水平需要進一步提高,才能更好地促進企業的發展。一方面,需要對檔案管理工作建立完善的制度規范。檔案管理工作需要有嚴格的制度規范才能更好地保障檔案管理工作的有序進行。檔案管理工作制度需要對檔案管理工作進行詳細的說明和規范,提高檔案管理工作的水平。另一方面,加強對檔案管理工作的技術支持。隨著網絡技術的發展,檔案管理工作也需要通過先進的技術進行管理,提高工作效率。網絡技術可以將企業的檔案信息進行有效地整理,檔案管理信息經過網絡系統的整合之后可以節約檔案信息的查找時間,同時也可以使檔案管理工作更方便進行。
三、結語
企業的發展對檔案管理工作提出了新的要求,需要企業不斷進行檔案管理工作的改革以適應企業的發展。檔案管理體制對于企業的檔案管理工作進行有效地規劃,健全當前的企業檔案管理體制對于企業的檔案管理工作有著十分重要的作用。檔案管理體制的改革需要充分考慮當前企業檔案管理工作中存在的問題,進行有效地改革,促進企業的健康發展。
參考文獻:
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1.1檔案是企業文化建設的基礎和依據,并服務于企業文化建設。
檔案記錄著企業的成長,是企業發展的歷史長卷,記述和反映了企業文化建設的歷史,包含著企業發展過程中做形成的價值觀念、經營哲學和拼搏奮進的精神取向,而這些都是企業的文化建設的前提和依據。企業檔案的有效管理為企業文化建設提供了大量的歷史文獻和各種有效資料和素材,可為新時期企業文化建設提供借鑒和依據,同時營造了濃厚的文化氛圍并樹立了了企業良好的形象。而企業文化也是以檔案為依托,企業文化以檔案形式為表現,檔案多年的文化沉淀形成了企業文化,可以說,企業文化的建設離開企業檔案管理是無法完成的,二者相輔相成,相互促進。
1.2企業文化的發展也影響著企業檔案收集整理和鑒定工作。
企業文化作為整個企業的精神和靈魂所在,體現了企業的個性特征和獨特魅力,是企業管理活動的重要組成部分,指導著企業發展的方向。企業檔案是企業文化的組成部分,其存在價值在于滿足企業的發展需要。隨著企業的不斷發展,企業文化也會隨之不斷地完善,企業文化所體現出的價值取向的改變和發展也影響著檔案管理工作,也就是說企業文化若發生變化,企業員工受到企業文化的影響,在收集和整理企業檔案過程中,對企業檔案在收集管理和主觀鑒定,也會隨之發生相應變化。
1.3二者對企業的發展有著相同之處。
企業檔案管理和企業的文化建設都共同服務于企業管理工作,是企業管理工作的組成部分,他們共同致力于引導企業員工形成積極的價值取向,共同影響著企業的決策方向,對企業的發展有著推動作用。
2檔案管理對企業文化的作用和功能
2.1檔案管理工作促進了企業文化發展,企業檔案在企業的文化建設中體現了重要的價值和作用。
首先,企業檔案記錄了企業發展的成長史,是企業發展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現著企業成長的點滴,是企業可持續發展的重要資源和精神財富。其次,企業檔案突出了企業文化與眾不同的特色,使企業文化個性的塑造更具針對性。每個企業的發展,都有著自身與眾不同的發展過程,檔案沉淀著不同企業的不同的文化精髓,繼承者本企業的優良傳統,因此,各企業文化形成也各具特色,可以說企業的個性設計和形象塑造都離不開企業的檔案工作。最后,企業檔案為企業員工的文化教育培訓工作提供教材。檔案,取其精華去其糟粕,包含大量的歷史知識,是企業寶貴的精神財富,企業檔案最真實的記錄了企業在發展過程中的相關資料,如企業財務、材料工藝、經營狀況、文化建設等等重要內容,為企業對員工培訓和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質,調動了員工的積極性,增加員工對企業的熱愛。
2.2企業檔案與企業文化具有相同的功能,他們工作服務于企業管理工作,是文化與經濟結合的產物,共同組成企業的精神文明建設
企業檔案對企業文化具有以下功能:a.導向功能,檔案工作收集之際便取其精華,擇取積極價值觀資料,將職工引導到企業的發展目標上來,因此企業檔案對企業文化具有導向功能。b.約束功能,企業檔案是企業文化的一部分,是企業的一種無形的文化力量,企業檔案的收集影響著企業文化的建設,并影響著企業的價值觀、行為準則、道德規范等,企業檔案和企業文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能,檔案管理的收集工作,會將符合公司價值觀的信息搜集起來,使之融合,共同體現企業文化,同時融合職工的思想、行為,使之達成共性。d.凝聚功能,檔案工作推進企業文化,得到員工認同并凝聚人心,團結員工,使員工有歸屬感,從而使員工團結一心,共同為企業發展而奮斗。e.輻射功能,企業檔案使企業形成不同的企業文化,對外則代表不同的形象,并使其對外部有一種輻射力,既樹立了自我形象,又對整個文化建設產生了極大的影響。
3如何有效發揮企業檔案管理在文化建設中的作用
首先,做好檔案的收集工作,企業檔案的收集和累計是檔案管理的最基礎工作,也是企業檔案發揮作用的前提條件。檔案的本質屬性是它的原始記錄性,內容則是它的文化性,檔案資料要求真實、豐富。其次,規范檔案管理,改變傳統的檔案管理觀念和工作方式,增強管理人員的管理意識,重視企業各種檔案管理技術的開發利用,加強檔案的信息化管理,要充分利用當達的電子信息技術,提高管理效果和工作效率。積極引進專業的檔案管理人才,加強對檔案管理人員的培訓,提升檔案管理工作人員的素質,使檔案管理工作更專業化。最后,要定期的反饋工作,定時公開企業檔案。使其自身不斷完善,檔案部門有必要定期對自身工作進行反饋,而企業是由每一個員工的辛勤勞動構成的,因此員工有權利了解企業檔案的內容。要加強企業檔案工作的透明度,是企業的每一個員工都能定期的了解到企業檔案和企業的發展狀況。員工在了解的相關信息后對企業的信任度加強,工作時會更加努力。此外,檔案的管理方法也應當與時俱進,開拓創新,并始終堅持以人為本的原則,在對大意義上實現檔案管理工作對企業經濟發展和員工利益最大化服務。
4總結