序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇高校數(shù)字檔案館建設(shè)范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

遼寧大學(xué)歷史學(xué)院， 沈陽 110036

[摘要]高校數(shù)字檔案館是學(xué)校應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生的新型檔案館。當(dāng)今的高校機(jī)構(gòu)以及其相應(yīng)的教育體系越來越與科學(xué)技術(shù)密切聯(lián)系，在信息時(shí)代的潮流下，高校數(shù)字檔案館是必然趨勢。

[

關(guān)鍵詞 ]數(shù)字檔案館；高校；建設(shè)策略；信息技術(shù)；數(shù)字化

新階段的數(shù)字信息技術(shù)涉及到社會(huì)的各個(gè)角落，高校數(shù)字檔案館是“數(shù)字化校園”的重要組成部分。高校數(shù)字檔案館是在現(xiàn)代數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，“利用數(shù)字化手段進(jìn)行存儲(chǔ)，以綜合檔案信息資源為處理核心，以超文本技術(shù)進(jìn)行信息查詢，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施連接到全球各地，并對學(xué)校所有檔案資源進(jìn)行有效地組織管理，以更高的效率將檔案信息提供給每一個(gè)利用者的一個(gè)基層的學(xué)校檔案數(shù)字庫。”[1]

近幾年，高等教育改革促使網(wǎng)絡(luò)教學(xué)的發(fā)展。各種課件、網(wǎng)絡(luò)課程、視頻教學(xué)等現(xiàn)代方式的出現(xiàn)，新的教學(xué)方式對數(shù)字檔案館的建設(shè)有了新的要求，而且高校出現(xiàn)異地辦學(xué)、合并辦學(xué)和合作辦學(xué)的現(xiàn)象，因此一些高校已突破了在空間上相對集中的教學(xué)模式和組織構(gòu)架，促使檔案信息的結(jié)構(gòu)要素也呈現(xiàn)多元化的現(xiàn)象。

一、信息資源建設(shè)策略

數(shù)字信息資源以計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，以數(shù)字形式存在的一種計(jì)算機(jī)處理信息形式。高校建立檔案數(shù)據(jù)庫，如學(xué)生教務(wù)系統(tǒng)、校園網(wǎng)信息系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面的紙質(zhì)文件及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件甚至是網(wǎng)站網(wǎng)頁上的正式的電子公文及校園工作信息，學(xué)校活動(dòng)的宣傳報(bào)道等都屬于數(shù)字信息資源。因此數(shù)字信息資源需要收集與利用的，尤其是科研成果論文、論著等學(xué)術(shù)成果，都要進(jìn)行收集、整理和利用。

1.信息資源數(shù)字化策略。高校數(shù)字檔案館信息資源豐富，比如說學(xué)生檔案、教工檔案、科研檔案等等，建設(shè)這一過程需要數(shù)字化信息生成技術(shù)來進(jìn)行。信息資源數(shù)字化包括文本和多媒體的錄入和采集。主要應(yīng)用于傳統(tǒng)檔案的信息資源數(shù)字化和文本和多媒體信息的數(shù)字化。

2.信息資源存儲(chǔ)策略。包括媒體的保存、更新、遷移和轉(zhuǎn)換。

3.信息資源共享策略。由于高校數(shù)字信息涉校內(nèi)事務(wù)多方面，因此需要全校各個(gè)機(jī)構(gòu)的合作來保存數(shù)字信息，來實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，因此建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺是建設(shè)數(shù)字檔案的前提條件。

二、組織與管理協(xié)調(diào)策略

我國檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，各級別類別的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置與管理職能。而網(wǎng)絡(luò)平臺的的廣闊性，并且在存儲(chǔ)容量大具有優(yōu)勢，因此需要專業(yè)的組織與管理，決定了數(shù)字檔案館組織與管理的特殊性。

1.組織策略

（1）組織體系。從全校檔案資源整合和檔案事業(yè)發(fā)展的角度來看，數(shù)字檔案館貫穿于高校信息資源之中，因此，從統(tǒng)一的規(guī)劃和部署的標(biāo)準(zhǔn)來完善高校檔案行政管理。

（2）組建方式。“高校數(shù)字檔案館資源的統(tǒng)一管理、永久保存和有效利用是組建數(shù)字檔案館的根本出發(fā)點(diǎn)，統(tǒng)一管理取決于標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，永久保存主要取決于數(shù)字檔案館的技術(shù)支撐體系的建設(shè)，而有效利用則取決于檔案資源的整合、集成與共享的程度。”從國家檔案事業(yè)發(fā)全局看，建設(shè)高校數(shù)字檔案館需要在國家檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，依照規(guī)定，實(shí)行數(shù)字化檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、管理、提供利用、搭建平臺、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)以及數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)訪問等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，以此形成高校數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)。

2.管理策略

建立數(shù)字檔案館需要具備完善的管理體制和合理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。包括標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理、檔案管理自動(dòng)化、檔案信息管理系統(tǒng)和管理服務(wù)體系的建設(shè)。

三、技術(shù)應(yīng)用策略

高校數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展，數(shù)字資源的組織與存儲(chǔ)等涉及了頂層設(shè)計(jì)、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、知識數(shù)據(jù)管理、多媒體數(shù)據(jù)檢索訪問、數(shù)字資源長期保存等專業(yè)技術(shù)，數(shù)字檔案館的順利運(yùn)行需要大量的先進(jìn)技術(shù)來獲得保障。

1.頂層設(shè)計(jì)技術(shù)與方法

頂層設(shè)計(jì)是一種體現(xiàn)總體管理過程的設(shè)計(jì)方法（Top-Down）。頂層設(shè)計(jì)要求以整個(gè)學(xué)校的角度考慮用全局視角去設(shè)計(jì)數(shù)字檔案館的方案并實(shí)施，并且體現(xiàn)整個(gè)數(shù)字檔案管理機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)性，制定和明確任務(wù)目標(biāo)。頂層設(shè)計(jì)的全局性與發(fā)展性能夠有效保障數(shù)字檔案館的建設(shè)。

2.海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)

隨著校園數(shù)字化的不斷深入，各類歸檔的電子文件日益增多，海量信息存儲(chǔ)的需求在不斷增強(qiáng)，這不僅需要用海量存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)備份，更需要提供數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用。這就需要借助于網(wǎng)絡(luò)的在線存儲(chǔ)技術(shù)以獲得更可靠的、更安全的存儲(chǔ)空間，提供更快速的訪問。其中包括直接附加存儲(chǔ)（DAS）技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)（NAS）技術(shù)、存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)（SAN）技術(shù)、內(nèi)容尋址存儲(chǔ)（CAS）技術(shù)。

3.知識管理與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

隨著高校的發(fā)展，校園積累的檔案數(shù)據(jù)量迅速增長，面對校園檔案館保存的海量數(shù)據(jù)，需要考慮如何運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與知識管理的相關(guān)知識，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整合、挖掘與共享，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為高校活動(dòng)提供知識服務(wù)。

4.多媒體數(shù)據(jù)訪問和檢索技術(shù)

多媒體檔案將會(huì)逐漸成為高校數(shù)字檔案館中重要的信息資源，如教師授課課件及視頻、校園宣傳片、高校歷史等。基于內(nèi)容的信息檢索（Content-Based Retrial）是一種新的數(shù)字資源檢索技術(shù)，是對多媒體對象的內(nèi)容及上下文語義環(huán)境進(jìn)行檢索。主要包括三種類型：基于內(nèi)容的圖像檢索、基于內(nèi)容的視頻索引、基于內(nèi)容的音頻檢索。

5.數(shù)字資源長期保存技術(shù)

高校數(shù)字檔案館建設(shè)需要對其數(shù)字資源的長期保存。數(shù)字檔案館的長期保存主要應(yīng)從應(yīng)用系統(tǒng)的軟件和網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的硬件來研究。

6.服務(wù)導(dǎo)向體系架構(gòu)技術(shù)

SOA（Service-Oriented Architecture）是一種面向服務(wù)的體系架構(gòu)，能夠支持系統(tǒng)架構(gòu)者從面對業(yè)務(wù)需求的變化，幫助系統(tǒng)架構(gòu)者站在一個(gè)新的高度理解復(fù)雜系統(tǒng)的各種組件的開發(fā)與功能部署形式，以迅速的方式來架構(gòu)整個(gè)信息系統(tǒng)。基于SOA技術(shù)架構(gòu)高校數(shù)字檔案館的關(guān)鍵在于提供各種“服務(wù)”，即系統(tǒng)中精確定義的、封裝完善的、獨(dú)立于其他服務(wù)所處環(huán)境和狀態(tài)的函數(shù)。支持多個(gè)實(shí)體檔案館基于統(tǒng)一的數(shù)字檔案館服務(wù)平臺來開展現(xiàn)代檔案管理的綜合業(yè)務(wù)工作。

四、保障策略

1.安全保障策略

在數(shù)字檔案館需要解決網(wǎng)絡(luò)信息安全的問題。要解決這類問題，需要加強(qiáng)檔案信息資源安全保障技術(shù)的研究，來保障檔案資源的原始性、完整性、真實(shí)性。入侵檢測技術(shù)、容災(zāi)技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)以及加強(qiáng)對重要數(shù)據(jù)的備份工作，都是維護(hù)信息資源安全的重要措施。

2.人才策略

“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要人才力量的支撐，包括信息主管、網(wǎng)頁編輯人員、數(shù)據(jù)處理人員、信息鑒定人員、在線服務(wù)人員等，進(jìn)而打造滿足數(shù)字檔案館建設(shè)需要的人才隊(duì)伍。”所以，首先要培養(yǎng)和引進(jìn)理論與實(shí)踐相結(jié)合的知識技術(shù)型人才，并且不斷進(jìn)行檔案信息技術(shù)及理論知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，在整體層次上提高工作人員的素質(zhì)。

高校數(shù)字檔案館則是將學(xué)校里的各項(xiàng)事務(wù)、教師與學(xué)生的檔案資源等材料進(jìn)行數(shù)字化，存于計(jì)算機(jī)之中，然后再向校園網(wǎng)中，以數(shù)字檔案的形式向全校師生甚至是全社會(huì)提供查閱利用。如何在信息時(shí)代建立一個(gè)高層次、專業(yè)化、服務(wù)型的高校數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)值得人們?nèi)リP(guān)注。

篇(2)

〔關(guān)鍵詞〕數(shù)字化；檔案館；實(shí)施策略

數(shù)字化檔案館是檔案信息化的重要組成部分，是未來檔案館的發(fā)展方向。構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用，為學(xué)校的改革和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是實(shí)現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化的必然趨勢。將會(huì)給高校檔案工作帶來新的機(jī)遇，也給檔案工作者帶來新的挑戰(zhàn)。

1 數(shù)字化檔案館要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)

數(shù)字化檔案館是在互聯(lián)網(wǎng)上形成一個(gè)超大規(guī)模的高度有序分布的檔案資源庫群，各信息資源庫群通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接和應(yīng)用軟件的集成，組建成一個(gè)超大數(shù)字檔案館，使檔案利用者可以在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行信息查詢，沒有時(shí)間和空間上的限制；通過對數(shù)據(jù)有效的組織和挖掘，可以為生產(chǎn)、管理和決策提供必要的依據(jù)；通過網(wǎng)絡(luò)向政府和社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)［1］。數(shù)字檔案館就要實(shí)現(xiàn)館藏?cái)?shù)字化、館務(wù)自動(dòng)化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)在線化和信息共享化。（1）檔案業(yè)務(wù)流程處理自動(dòng)化。檔案管理部門用數(shù)字化手段對檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理，對各歸檔單位形成的電子文件和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、接收和歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。（2）館藏檔案數(shù)字化。數(shù)字化檔案館將原始文獻(xiàn)信息資源存儲(chǔ)在硬盤、軟盤、光介質(zhì)之中從而形成各種數(shù)據(jù)庫，館藏檔案信息只有經(jīng)過數(shù)字化，才能通過計(jì)算機(jī)和校園網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享。（3）信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。在信息資源存儲(chǔ)數(shù)字化的基礎(chǔ)上，數(shù)字化檔案館還需要依靠電子通訊手段，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案信息在網(wǎng)上傳輸，用戶通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)異地利用，成為互相聯(lián)結(jié)、互相配合的整體。（4）信息資源共享化。數(shù)字化檔案館在充分開發(fā)利用館藏資源的同時(shí)，將分布各地的信息資源連接起來，形成一個(gè)巨大的信息空間，滿足社會(huì)需求，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息共享［2］。

2 數(shù)字化檔案館建設(shè)對高校檔案工作的作用與影響

2.1 數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著巨大的優(yōu)勢數(shù)字化檔案館通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲取館藏信息，存儲(chǔ)量大，占用庫房空間小；通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成一個(gè)完整的系統(tǒng)，傳輸快速，檢索、利用便捷，減少了對紙質(zhì)檔案的調(diào)卷、查閱，保護(hù)了紙質(zhì)檔案；能夠通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享；服務(wù)質(zhì)量、提供信息的深度和廣度都有很大的提升。

2.2 構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館是國家檔案事業(yè)發(fā)展的需要隨著高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，信息量不斷增加、信息傳遞大幅度提高，需求量也急劇上升。構(gòu)建高校數(shù)字化檔案館有助于國家綜合信息系統(tǒng)的組建，也將極大地增加整個(gè)檔案信息系統(tǒng)的功能和與其他信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)能力［3］，是我國數(shù)字資源建設(shè)開發(fā)利用的基礎(chǔ)，是加快我國檔案信息化步伐的需要，是國家檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

2.3 數(shù)字化檔案館最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用

隨著高校檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，學(xué)校在教學(xué)、科研及管理等方面產(chǎn)生了大量的數(shù)字化形態(tài)的檔案信息，及時(shí)接收各類有保存價(jià)值的電子檔案，對檔案信息資源進(jìn)行有效的數(shù)字化處理。對于非保密的檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)、傳播、交流，拓寬服務(wù)范圍；用戶充分利用網(wǎng)絡(luò)與檔案館溝通，從封閉走向開放，滿足了查閱者的需求，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用［4］。

2.4 數(shù)字化檔案館對高校檔案工作產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用數(shù)字檔案館的獨(dú)特形式對信息服務(wù)將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，使檔案管理者的觀念發(fā)生了根本性的變革，對檔案管理體系、管理流程、服務(wù)方式及信息資源的保護(hù)都提出了新的要求。檔案館為各部門兼職檔案員設(shè)置權(quán)限，各部門根據(jù)自己的權(quán)限范圍收集與本部門相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)，按照相應(yīng)的格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，使檔案館成為檔案信息中心，提升了檔案館的職能地位，提高了檔案服務(wù)的地位和被重視程度，極大地推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

3 高校數(shù)字檔案館建設(shè)的具體實(shí)施策略

數(shù)字檔案館是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，也就意味著對檔案工作、檔案工作者提出更高的要求。

3.1 高校數(shù)字檔案工作

3.1.1 數(shù)字化檔案的收集

高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息、系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年都產(chǎn)生大量的數(shù)字文檔，涉及教學(xué)、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能統(tǒng)一管理。通過對校內(nèi)機(jī)關(guān)、院系、黨群、后勤等部門的信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)查分析，確認(rèn)有保存價(jià)值的電子文件，通過校園網(wǎng)再傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)，通過設(shè)計(jì)好的程序?qū)ζ溥M(jìn)行自動(dòng)鑒定，并進(jìn)入檔案館監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)中；對于各部門使用的辦公軟件，產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化文件也應(yīng)定期通過網(wǎng)絡(luò)移交到檔案館。

3.1.2 數(shù)字化檔案的管理

高校數(shù)字檔案館要建立檔案管理工作的自動(dòng)化系統(tǒng)。實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助立卷，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案工作的全過程實(shí)施自動(dòng)化管理，其功能涵蓋對檔案的數(shù)字化加工和數(shù)字檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、歸檔、組織、、利用以及數(shù)字管理全過程。建立數(shù)字檔案設(shè)備與信息安全管理體系，防止信息丟失、被非法更改，使數(shù)字檔案具有可讀性、可利用性，確保信息的保密與安全。

3.1.3 數(shù)字化檔案的利用

高校檔案館通過數(shù)字校園平臺，運(yùn)用自己的網(wǎng)頁和服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離、快速度、高質(zhì)量地傳遞檔案信息，供廣大利用者查閱。網(wǎng)上利用工作主要使用高性能的計(jì)算機(jī)作為WEB服務(wù)器，通過校園網(wǎng)開展電子檢索服務(wù)，在各高校之間互傳、互換信息；聯(lián)機(jī)建立用戶使用情況文檔，實(shí)現(xiàn)資源共享［5］。

3.2 優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)

3.2.1 館藏檔案數(shù)字化

把館藏紙質(zhì)檔案、實(shí)物、聲像、各種基建圖紙全部數(shù)字化。首先，把檔案信息目錄錄入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，然后，通過掃描將檔案全文信息以圖片形式存儲(chǔ)到光盤、磁盤中，上傳到數(shù)據(jù)庫。

3.2.2 與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效接軌

在數(shù)字化校園建設(shè)過程中，學(xué)校各個(gè)職能部門相繼建成了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)產(chǎn)生的有價(jià)值的信息資源通過一個(gè)數(shù)據(jù)接口自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)對這些系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、處理、分類、加工，實(shí)現(xiàn)一體化管理。因此，要建立檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無縫銜接，形成完整的信息體系［6］。

3.2.3 資源庫建設(shè)

檔案資源庫是國家基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的組成部分，是高校各部門支持決策、管理和滿足廣大師生及社會(huì)檔案利用者的基礎(chǔ)。所以必須在規(guī)范化的基礎(chǔ)上，投入足夠的人力、物力，建設(shè)高質(zhì)量的資源庫。在完成文件目錄、重要檔案全文信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，便于信息的檢索、瀏覽和處理。如，建立黨政檔案數(shù)據(jù)庫、學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫、教學(xué)活動(dòng)數(shù)據(jù)庫、重大科研成果檔案數(shù)據(jù)庫、檔案編研成果數(shù)據(jù)庫等。

3.2.4 檔案信息結(jié)構(gòu)升級

數(shù)字檔案館信息資源不但要達(dá)到齊備的門類、一定的數(shù)字規(guī)模，更要使數(shù)字化檔案館資源建設(shè)突出重點(diǎn)、層次清晰、不斷充實(shí)新的內(nèi)容。加快信息結(jié)構(gòu)升級、有效提升信息之間的關(guān)聯(lián)度，滿足用戶需求［7］。一是從大量的檔案信息中就某一專題或主題提取相關(guān)的信息，提供信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息潛在的價(jià)值。例如，舉辦建校以來照片專題展，建立體育榮譽(yù)二級檔案館，借助校史館開設(shè)歷史沿革、學(xué)科建設(shè)、知名專家、黨建工作、學(xué)生活動(dòng)專題等。二是對館藏檔案信息進(jìn)行分析、選擇、組織、提煉、加工，進(jìn)行深層次的開發(fā)和挖掘，形成新的信息產(chǎn)品，使檔案信息的服務(wù)更具有深度和廣度。三是充分發(fā)掘教學(xué)、科研特色，廣泛征集校內(nèi)外、國內(nèi)外有價(jià)值的信息資源，獲取“原始記錄”、“第一手材料”，運(yùn)用校園網(wǎng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)共享。四是加強(qiáng)校內(nèi)各部門之間、校際之間、學(xué)校與社會(huì)各界的橫向聯(lián)合，形成一個(gè)完整的體系，實(shí)現(xiàn)信息資源的互補(bǔ)，使信息資源豐富、系統(tǒng)，滿足多層次、全方位的需求。

3.3 數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)

3.3.1 加強(qiáng)信息意識

數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供充分的信息服務(wù)，滿足其個(gè)體信息需求。檔案人員要更新觀念，加強(qiáng)信息意識，積極主動(dòng)地去挖掘、搜集有利于檔案工作開展的各種信息，具有超前意識，敏銳地感受社會(huì)信息的變化。努力學(xué)習(xí)信息知識，提高信息能力，對信息進(jìn)行監(jiān)督管理、集中控制、提供傳遞，確保信息完整、準(zhǔn)確、可靠。學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具備對檔案信息分析、處理能力。

3.3.2 提高個(gè)性化服務(wù)水平

數(shù)字檔案館以用戶為中心，根據(jù)用戶希望的時(shí)間和地點(diǎn)滿足其對檔案的信息需求，根據(jù)個(gè)人的習(xí)慣、專業(yè)等要求提供信息，各取所需。通過信息分類定制、信息推送、信息智能、信息檢索、呼叫中心等方式［8］，為用戶服務(wù)。只要通過網(wǎng)絡(luò)上的個(gè)人電腦就可以成為數(shù)字檔案館的服務(wù)對象，用戶可以利用檔案館的客戶機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上咨詢、發(fā)送電子郵件等，自由地查詢網(wǎng)絡(luò)上的信息，不受時(shí)間、空間和信息量的限制。檔案館定期或不定期地向檔案信息用戶提供新的檔案信息，為用戶進(jìn)行跟蹤服務(wù)，建立檔案用戶反饋機(jī)制，發(fā)現(xiàn)不足，提升質(zhì)量，滿足檔案信息用戶的個(gè)性化需求。

3.4 數(shù)字檔案信息風(fēng)險(xiǎn)對策

高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是將數(shù)字檔案信息在網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。然而，共享和安全是一對難以調(diào)和的矛盾，解決信息安全問題至關(guān)重要。

3.4.1 系統(tǒng)安全對策

采用安全性能較高的操作系統(tǒng)，高性能的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)軟件、硬件，高可靠性的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

3.4.2 管理安全對策

（1）加強(qiáng)安全保密意識

高校數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容涉及高校的教學(xué)、科研、管理等各個(gè)方面，其中有很多屬于密級材料，因此，檔案工作人員應(yīng)樹立高度的安全意識，嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)檔案安全工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作，確保檔案信息的安全性和完整性。

（2）制定相關(guān)的制度、標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合國家及本地相關(guān)的數(shù)字檔案文件、結(jié)合本部門的實(shí)際及數(shù)字檔案館的特點(diǎn)，制定相關(guān)的制度、標(biāo)準(zhǔn)。例如，數(shù)字檔案鑒定、備份制度、數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度、數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等。保證制度到位，責(zé)任到人，嚴(yán)格管理。

（3）侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)措施

必須認(rèn)真采用身份認(rèn)證，加強(qiáng)用戶使用管理，資源授權(quán)管理，保護(hù)利用者隱私。只有授權(quán)用戶才能按照授權(quán)范圍通過客戶端應(yīng)用程序進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作，其他人無法操作系統(tǒng)。采用知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)聲明規(guī)避侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)［9］。

3.4.3 技術(shù)安全對策

對數(shù)字信息進(jìn)行安全維護(hù)，保證數(shù)據(jù)安全傳輸，未得保護(hù)的移動(dòng)設(shè)備、來歷不明的軟件不許接入檔案館網(wǎng)絡(luò)；定期檢查、安全升級、軟件補(bǔ)丁，確保數(shù)字化檔案不受惡意侵害；檔案館內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫和電子文件的局域網(wǎng)要切實(shí)與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，密鑰管理；在網(wǎng)上提供公開檔案信息服務(wù)的，采取防火墻、數(shù)據(jù)備份等防護(hù)措施，檔案館信息系統(tǒng)遭到人為或自然災(zāi)害時(shí)能夠及時(shí)有效恢復(fù)，非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網(wǎng)［10］。通過風(fēng)險(xiǎn)評估、安全檢測、判斷，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)主動(dòng)防御、主動(dòng)安全保護(hù)。

4 結(jié) 語

數(shù)字時(shí)代，知識經(jīng)濟(jì)呼喚數(shù)字化檔案館早日成為現(xiàn)實(shí)，檔案的信息化、現(xiàn)代化也對數(shù)字化檔案館提出了迫切要求。無論從社會(huì)發(fā)展的目標(biāo)需要、科技發(fā)展的實(shí)現(xiàn)可能，還是從建成以后所帶來的巨大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化檔案館是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)，時(shí)代使然，勢在必行。高校檔案工作者要更新觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握新形勢下檔案工作的業(yè)務(wù)知識，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，以適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)的需要。

參考文獻(xiàn)

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篇(3)

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校 數(shù)字化 檔案館建設(shè)

在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識將視同物質(zhì)和能源成為未來社會(huì)的最主要資源之一，它決定著一個(gè)國家的盛衰和民族的存亡。檔案館是信息資源的聚集地，特別是高校檔案館，其集中了教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、外事、黨政管理、基本建設(shè)等各種門類的信息資源，在我國的教育事業(yè)乃至知識經(jīng)濟(jì)格局中都有著重要的地位。高校檔案部門作為一個(gè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)要積極實(shí)現(xiàn)檔案館的數(shù)字化建設(shè)。

所謂“數(shù)字化檔案館”是指以數(shù)字資源主要采集對象，實(shí)施檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、管理、維護(hù)及提供數(shù)字檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸、利用服務(wù)，并架構(gòu)于一個(gè)完整的標(biāo)準(zhǔn)化體系基礎(chǔ)之上的檔案館。它是傳統(tǒng)檔案館的延伸，是傳統(tǒng)檔案館利用現(xiàn)代化信息技術(shù)獲得自身發(fā)展的產(chǎn)物。只有實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息資源共享化、信息傳播網(wǎng)絡(luò)化及提供利用多元化，才能最大限度地發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校的改革和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、必要性與可能性

1.必要性

實(shí)體檔案館在發(fā)展過程因自身固有特性的原因遇到難以回避的問題：

庫存空間不足，需要探求新的存儲(chǔ)技術(shù)；

查找利用困難，效率低下，需要尋求新的提供利用手段；

原件利用頻繁，易損毀，需要在提供利用與保護(hù)原件之間尋求平衡點(diǎn)；

各機(jī)構(gòu)形成了大量電子文件，檔案館需要對其進(jìn)行有效的管理與控制。

我校檔案館在整個(gè)學(xué)校工作中的地位是校史校情的宣傳、展覽，教學(xué)、科研成果的展示，學(xué)生信息的提供等，是展示學(xué)校現(xiàn)代化管理的一個(gè)窗口。要?jiǎng)?chuàng)建優(yōu)勢明顯、特色鮮明的國內(nèi)知名大學(xué)，不僅要求教學(xué)、科研一流，服務(wù)、保障也應(yīng)是一流的，數(shù)字化檔案館的建設(shè)是知名大學(xué)創(chuàng)建過程中必不可少的一環(huán)。與學(xué)校的其他服務(wù)機(jī)構(gòu)相比，我校的檔案館建設(shè)相對滯后，由于檔案館建設(shè)的滯后性，已經(jīng)或有可能造成危害或不良后果。隨著學(xué)生規(guī)模和教學(xué)、科研業(yè)務(wù)量的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量也急病劇嗇，對大量的文書、教學(xué)、科研、基建檔案實(shí)行數(shù)字化管理成為必然。實(shí)踐表明，這對節(jié)省檔案存放空間，提高檔案查找、檢索、復(fù)印效率，實(shí)現(xiàn)資源共享以提供教學(xué)、科研、服務(wù)師生應(yīng)用等，都起到了積極作用。國內(nèi)一些知名品牌大學(xué)檔案館建設(shè)已初有成效，全國很多一流高校在“十一五”期間建設(shè)了數(shù)字化檔案館，也有很多高校將數(shù)字化檔案建設(shè)納入了“十二五規(guī)劃”如：北京大學(xué)：將其館藏檔案進(jìn)行了數(shù)字化，并在網(wǎng)上公布，起到了宣傳校史校情的良好效果；浙江大學(xué)：多媒體檔案數(shù)據(jù)庫已經(jīng)建立，并可提供網(wǎng)上查詢利用。浙江工業(yè)大學(xué)：數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)開展，在其“十二五”規(guī)劃中，數(shù)字化建設(shè)是其主要內(nèi)容。

2.對于我院數(shù)字化檔案館建設(shè)的可能性做以下幾點(diǎn)陳述：

檔案館自身建設(shè)具有了一定的基礎(chǔ)；

學(xué)校整體數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供了良好的條件；

省內(nèi)其他學(xué)校在數(shù)字化檔案館建設(shè)中積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，可為我校建設(shè)所借鑒；

數(shù)字化檔案館建設(shè)是檔案界探討的一個(gè)熱點(diǎn)問題，在國內(nèi)外均有成功的案例，并逐步形成了系統(tǒng)的理論。

二、建設(shè)目標(biāo)與功能定位

總體目標(biāo)：通過數(shù)字化檔案館的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案館管理的現(xiàn)代化、服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、信息的開放化，使檔案館成為學(xué)校對內(nèi)服務(wù)、對外宣傳的一個(gè)窗口。建設(shè)多媒體檔案信息資源管理系統(tǒng)，并開發(fā)利用好系統(tǒng)的各項(xiàng)應(yīng)用功能。

具體目標(biāo)如下：

館藏資源數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)對珍貴檔案的保護(hù)。

提供利用網(wǎng)絡(luò)化。建立檔案主頁和服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)在校園網(wǎng)內(nèi)（或Internet）上相關(guān)檔案信息的時(shí)時(shí)查詢與利用。

電子文件管理系統(tǒng)建立，實(shí)現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上接收與全文管理，建立檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。

三、建設(shè)步驟

1.硬件設(shè)施的投入

建設(shè)數(shù)字化檔案館，首先需要相應(yīng)合理軟硬件資金投入，在先期調(diào)研的基礎(chǔ)上，選擇性能和價(jià)格比相對高的產(chǎn)品，合理配置相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)的相互共享，在硬件方面包括：

數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備：主要有掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、縮微設(shè)備；

數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備：主要有光盤塔、磁盤陣列或磁帶庫；

接收、查詢利用設(shè)備：主要有服務(wù)器、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)輔助設(shè)備、計(jì)算機(jī)終端。

2.館藏檔案數(shù)字化

在進(jìn)行必要的硬件投入之后，從理論上講，可以開始進(jìn)行館藏資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，但考慮到成本效益問題，應(yīng)該分步驟進(jìn)行，具體來講可從以下幾個(gè)步驟入手：

（1）數(shù)字化對象的鑒選

即哪些檔案優(yōu)先數(shù)字化，一般來說，珍貴的檔案、利用率較高的檔案應(yīng)作為數(shù)字化的首選，同時(shí)，那些對宣傳校史校情有重要作用的圖片，也應(yīng)該優(yōu)先數(shù)字化。

（2）數(shù)字化轉(zhuǎn)換

即通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在轉(zhuǎn)換過程中，應(yīng)從利用的角度考慮分辨率的問題。

（3）數(shù)字化存儲(chǔ)

這涉及兩個(gè)問題，一是經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)換的檔案以什么格式進(jìn)行存儲(chǔ)，是圖像格式還是文本格式；二是對經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)換的檔案進(jìn)行著錄，采用什么方式進(jìn)行著錄，是MARC格式、HTML格式還是XML格式。

在檔案數(shù)字化過程中，充分結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)中的現(xiàn)狀與問題注重檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)工作流程的優(yōu)化。

館藏資源數(shù)字化之后，如果不進(jìn)行有效的管理、建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，那么數(shù)字化也就失去了意義。應(yīng)該說，館藏資源的數(shù)字化與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立應(yīng)該是同步的。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)包括兩部分：一是數(shù)據(jù)庫，二是數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

由于學(xué)校檔案類型的多樣性，在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，就必須建立多種數(shù)據(jù)庫，如：教師科研成果數(shù)據(jù)庫、學(xué)生成績數(shù)據(jù)庫、人事數(shù)據(jù)庫、基建、設(shè)備數(shù)據(jù)庫等。這些數(shù)據(jù)庫應(yīng)考慮到與原有數(shù)據(jù)庫的兼容問題。

在選擇數(shù)據(jù)庫軟件的過程中，應(yīng)考慮到學(xué)校自身的狀況，先進(jìn)性和適用性相結(jié)合，對一些數(shù)據(jù)量較大的數(shù)字化檔案應(yīng)避免如FOXBASE等小型數(shù)據(jù)庫。同時(shí)開發(fā)專用軟件，實(shí)現(xiàn)軟件技術(shù)同步發(fā)展。

四、建設(shè)關(guān)鍵、難點(diǎn)與前瞻

在完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換之后，選擇何種存儲(chǔ)格式，將成為一個(gè)難點(diǎn)，需要論證。特別是在后期電子文件接收系統(tǒng)建立、完善后，如何將原有的可能是圖像的格式與后來的文本格式進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，并且不會(huì)造成利用上的障礙，可能是在數(shù)字化檔案館建設(shè)過程中需要注意的一個(gè)問題。

由于學(xué)校檔案可能涉及隱私問題、著作權(quán)問題等法律問題，因而必須在安全保密問題上采取有效措施，利用權(quán)限控制是一個(gè)可以采取的手段，但在學(xué)校范圍內(nèi)，這種手段仍有可能失控。

系統(tǒng)建設(shè)的成敗關(guān)系整個(gè)數(shù)字化建設(shè)的成敗，在系統(tǒng)建設(shè)過程中應(yīng)多方取長補(bǔ)短，注意與學(xué)校已有系統(tǒng)的結(jié)合，可與軟件公司合作開發(fā)，重要的是培養(yǎng)自身的系統(tǒng)建設(shè)人才。

目前的大部分?jǐn)?shù)字檔案系統(tǒng)普遍注重的是業(yè)務(wù)層面的整理功能，利用功能則主要表現(xiàn)在在線查閱和借閱登記等，基本上是將手工整理檔案搬到了計(jì)算機(jī)上，這樣的數(shù)字檔案系統(tǒng)只能算是檔案輔助整理系統(tǒng)。在后期的工程中，應(yīng)著重使數(shù)字檔案系統(tǒng)成為檔案專家系統(tǒng)，增強(qiáng)系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)和分析的功能，開拓更為專業(yè)、有效、簡便、迅捷的查詢和利用手段，提升數(shù)字檔案館的整體水平。

小結(jié)

數(shù)字化檔案館是檔案館發(fā)展的方向，是科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)發(fā)展對檔案管理的要求。數(shù)字化檔案館建設(shè)勢在必行。高校有基礎(chǔ)、有能力走在全國數(shù)字化檔案館建設(shè)的前列，要充分發(fā)揮高校的優(yōu)勢，做好數(shù)字化建設(shè)工作，為學(xué)校發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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篇(4)

關(guān)鍵詞：高校檔案；數(shù)字化；信息化；檔案管理

如何構(gòu)建準(zhǔn)確、安全、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理和數(shù)字應(yīng)用，根據(jù)本單位的數(shù)據(jù)庫建設(shè)實(shí)際工作，筆者建議，可從以下幾個(gè)方面入手：

1 基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化

基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：聯(lián)通行業(yè)或單位的電腦、打印機(jī)、掃描儀、wep等相關(guān)信息化辦公設(shè)備。這些是信息化的基礎(chǔ)，是檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)和發(fā)展的必備物質(zhì)條件。

基礎(chǔ)設(shè)施是工具，是為檔案數(shù)字化建設(shè)和應(yīng)用服務(wù)的。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)提供的手段和平臺，改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)處理模式和方式，從而提升業(yè)務(wù)的處理效能，提高檔案的利用率，是檔案界所不斷追求的。多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)告訴我們，要想走檔案現(xiàn)代化建設(shè)之路，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫管理應(yīng)用，就必須要有相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施。

2 檔案信息電子化

檔案由載體和信息兩部分組成，檔案的本質(zhì)是信息而不是載體，在建立檔案數(shù)據(jù)庫前，載體和信息是不可分的。隨著高校辦公自動(dòng)化的普及，網(wǎng)絡(luò)功能的擴(kuò)大，各部門產(chǎn)生了大量電子檔案，這些電子檔案就是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和資源，比如：招生信息、科研信息、教務(wù)信息等等。數(shù)字化的前提是要建立數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的信息來源有兩個(gè)路徑。一個(gè)是將館藏實(shí)體檔案全文內(nèi)容轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，也就是對館藏檔案加工掃描數(shù)字處理，形成檔案數(shù)據(jù)庫，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行二次、三次文獻(xiàn)加工；二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，接收現(xiàn)代辦公條件中新產(chǎn)生的電子檔案和數(shù)據(jù)庫。把大量的電子檔案信息資源收集后轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫，或是直接拷貝建庫是檔案界值得借鑒的。近幾年，隨著網(wǎng)絡(luò)備份技術(shù)的提高，采用自動(dòng)化系統(tǒng)采集和數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案信息，是檔案收集的快車道。也就是將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件直接生成數(shù)字檔案，經(jīng)歸檔處理后可直接將其建庫存檔或放到web服務(wù)器上。

3 檔案管理規(guī)范化

檔案管理規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，只有建立了數(shù)字檔案資源在標(biāo)識、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個(gè)方面的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案收集、整理、歸檔、上網(wǎng)和檔案系統(tǒng)建設(shè)等各個(gè)環(huán)節(jié)的統(tǒng)一規(guī)范，才能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有序流通。

首先要考慮檔案館數(shù)據(jù)庫建設(shè)的等級標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式，并規(guī)定各種標(biāo)準(zhǔn)下的應(yīng)用軟件開發(fā)、硬件購置等信息資源建設(shè)的規(guī)模。各高校應(yīng)結(jié)合自身的特點(diǎn)和需要，合理選擇相應(yīng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立現(xiàn)代化檔案信息系統(tǒng)，避免盲目的低水平重復(fù)建設(shè)。其次，應(yīng)建立數(shù)字檔案的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和檔案信息化操作的統(tǒng)一規(guī)范，主要包括傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化操作規(guī)范和現(xiàn)行電子檔案管理規(guī)范，數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案系統(tǒng)的軟硬件規(guī)范和接口標(biāo)準(zhǔn)，以及檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，使檔案信息管理的每個(gè)環(huán)節(jié)中的每一步都有章可循，每份數(shù)字檔案都有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全保密、互聯(lián)互通、資源共享，并將部分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范上升為法律法規(guī)，做到依法治檔。

4 檔案利用網(wǎng)絡(luò)化

檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用是傳統(tǒng)檔案工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，是網(wǎng)絡(luò)帶個(gè)人們的方便和快捷。我們在建立檔案管理系統(tǒng)的過程，學(xué)校各個(gè)部門在向檔案館遞交紙質(zhì)資料的同時(shí)，通過校園網(wǎng)將資料數(shù)據(jù)同步發(fā)送到檔案館的系統(tǒng)服務(wù)器上，檔案館根據(jù)這些案卷信息進(jìn)行整理、組卷編號入數(shù)據(jù)庫，對于有必要進(jìn)一步加工的內(nèi)容，可再做深入的技術(shù)處理，比如，制作音頻視頻、文字識別、索引目錄、鑒定篩選、加權(quán)加密等，最后放到網(wǎng)絡(luò)終端提供利用和服務(wù)。

數(shù)字檔案提供利用的方法無外乎三種，即提供拷貝、通信傳輸、直接利用。高校校園網(wǎng)為高校數(shù)字化檔案館提供了極好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，同時(shí)也為高校檔案網(wǎng)絡(luò)化利用提供了條件。文件制作與編制檢索工具基本上同步，文件制作與檔案管理采用同一系統(tǒng)軟件，以高性能計(jì)算機(jī)作為web服務(wù)器，通過校園網(wǎng)進(jìn)行電子檢索服務(wù)、互傳、互換信息。值得說明的是在提供利用過程中，要切實(shí)采取安全措施，注意檔案的保密工作。首先，在提供利用方式上應(yīng)視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供；第二，要確立數(shù)字檔案內(nèi)容的密級層次，進(jìn)行有效管理；第三，對網(wǎng)上傳輸?shù)臄?shù)字檔案內(nèi)容要進(jìn)行加密，并對所使用的密碼進(jìn)行隨機(jī)更換；第四，利用的系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力，避免由于操作失誤或掉電等其他自然因素帶來不可挽回的損失。

5 服務(wù)利用現(xiàn)代化

高校檔案館的職能主要體現(xiàn)在服務(wù)上，檔案是學(xué)校重要的信息資源，若要充分發(fā)揮其作用，最大限度的提供服務(wù)利用，充分發(fā)揮檔案館的服務(wù)職能，適應(yīng)社會(huì)信息化進(jìn)程的需要，必須要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念和服務(wù)模式，提高現(xiàn)代化的服務(wù)手段。

首先利用校園網(wǎng)達(dá)到網(wǎng)上檢索和利用，在是充分利用檔案管理系統(tǒng)，達(dá)到網(wǎng)上傳遞不的檔案信息。另外，根據(jù)需求建立常用數(shù)據(jù)庫，據(jù)我們學(xué)校檔案利用的信息統(tǒng)計(jì)，學(xué)籍檔案利用約占全館檔案利用的80%左右，行政和基建科研等僅占所有提供服務(wù)利用的20%。依據(jù)此情況，我們學(xué)校在已有的檔案數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，把常用的數(shù)據(jù)庫拿出來，另外組建檔案館內(nèi)部辦公系統(tǒng)，形成內(nèi)部局域網(wǎng)，主要是為利用提供方便的，有：學(xué)生的成績單數(shù)據(jù)庫、學(xué)歷認(rèn)證數(shù)據(jù)庫、英語四、六級考試成績數(shù)據(jù)庫。該庫通過兩種方式收集。一是庫房已有的紙質(zhì)成績單通過高速掃描儀掃描成電子版，之后利用對成績單目錄的OCR識別，將電子版成績單與學(xué)生學(xué)號關(guān)聯(lián)建立數(shù)據(jù)庫庫；二是將教務(wù)處教務(wù)管理系統(tǒng)中的電子成績單則通過pdf打印機(jī)批量生成pdf文件，同時(shí)利用自動(dòng)化腳本程序?qū)df文件直接與學(xué)生學(xué)號關(guān)聯(lián)。最后將所有的電子檔案信息與已有的學(xué)生信息關(guān)聯(lián)，即可實(shí)現(xiàn)輸入學(xué)生名字或?qū)W號即直接打印出檔案信息，減少了原件反復(fù)復(fù)印的破損，同時(shí)也節(jié)省查檔時(shí)間。

總之，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化，可以極大地方便用戶查詢和讀者服務(wù)工作，是高校檔案工作的新出路，是新形式下高校檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，也是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息共享和有效快速利用的新途徑。

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篇(5)

一、聲像檔案數(shù)字化管理是我校檔案工作的必然要求

筆者所在高校早在2011年就明確提出建立數(shù)字化檔案館的工作目標(biāo)，為更好地推進(jìn)此項(xiàng)工作，兩年多以來，筆者先后實(shí)地考察調(diào)研了省內(nèi)外十幾所檔案數(shù)字化工作開展良好的兄弟院校檔案館（室），利用一切可能的機(jī)會(huì)加強(qiáng)與他們的溝通交流，學(xué)習(xí)和借鑒他們檔案數(shù)字化工作的指導(dǎo)思想與原則、運(yùn)作方式、系統(tǒng)建設(shè)、管理模式等方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，探索適合我校數(shù)字化檔案館建設(shè)情況的方法和道路，在當(dāng)前學(xué)校有限的人力、物力、財(cái)力下，盡快推進(jìn)校館藏檔案數(shù)字化及服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化工作，尤其是聲像檔案數(shù)字化管理方面。

二、當(dāng)前高校聲像檔案數(shù)字化管理的基本情況：

數(shù)字化檔案館的建設(shè)基本可分為三個(gè)階段：一初始階段主要是建立檔案信息化管理系統(tǒng)，進(jìn)行紙質(zhì)檔案的電子化管理工作；二發(fā)展階段，主要是光盤和局域網(wǎng)絡(luò)在檔案館的應(yīng)用，用戶可以在檔案館及其以外的局域網(wǎng)內(nèi)任何場所訪問檔案館的機(jī)讀目錄、光盤數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)；三數(shù)字化檔案館階段，通過互聯(lián)網(wǎng)跨越館際，超越時(shí)空限制，在虛擬檔案館中利用檔案信息資源。不論是哪個(gè)階段，都離不開數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用。當(dāng)前，不少的高校檔案館已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化檔案館建設(shè)的初始化階段和發(fā)展階段，開發(fā)或引進(jìn)了檔案自動(dòng)化系統(tǒng)，對館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工與處理，應(yīng)該說，已經(jīng)取得了階段性的成果。各高校在聲像檔案的數(shù)字化管理方面還是處于探索階段，主要分為以下幾種情況：

（一）利用某個(gè)較成熟的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行聲像檔案數(shù)字化管理

當(dāng)前，各高校都是在市場上自主選用相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，在調(diào)研與走訪過程中，筆者發(fā)現(xiàn)全國不少高校檔案館選用了南方某所高校所研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，甚至很多國家機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位也選用了該系統(tǒng)。該系統(tǒng)從2003年研發(fā)完成投入使用，已經(jīng)通過省檔案局科技成果鑒定，也獲得了國家版權(quán)局頒發(fā)的計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)登記證書。可以實(shí)現(xiàn)檔案錄入、全文掛接、檔案查詢、檔案借閱利用統(tǒng)計(jì)、檔案借閱、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)識別、信息等功能，是當(dāng)前市場上比較成熟的一款系統(tǒng)之一。該系統(tǒng)是由某大學(xué)的檔案館與南京某科技有限公司聯(lián)合研制開發(fā)的電子文件和電子檔案管理系統(tǒng)及信息系統(tǒng)。據(jù)部分使用該系統(tǒng)的檔案館工作人員反映，該系統(tǒng)的利用能夠明顯提高工作效率，保障數(shù)據(jù)安全，與學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)直接對接，在已有數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上進(jìn)行資源的二次開發(fā)利用，并直接利用檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫的相關(guān)數(shù)據(jù)制作檔案館網(wǎng)頁進(jìn)行與公告。不少高校在利用該系統(tǒng)處理文字性檔案資料的同時(shí)，管理照片、音頻、視頻檔案數(shù)據(jù)。

（二）在選用某個(gè)信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步自主開發(fā)

部分高校在利用某個(gè)比較成熟的系統(tǒng)進(jìn)行管理數(shù)字化的文字檔案的同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了其在管理照片、音頻、視頻等聲像檔案方面的局限性，比如在上傳的聲像檔案數(shù)據(jù)量不大，同時(shí)使用系統(tǒng)人數(shù)不多的情況下，數(shù)據(jù)上傳速度較快，查找利用效果比較理想。但數(shù)據(jù)達(dá)一定空間后，系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)運(yùn)行緩慢的現(xiàn)象，10人左右同時(shí)在線工作會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)緩慢至不運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。針對這種情況，所走訪的上海部分高校檔案館為應(yīng)對這種情況，引進(jìn)了計(jì)算機(jī)和軟件設(shè)計(jì)專業(yè)的工作人員，根據(jù)自己學(xué)校的聲像檔案管理工作需求，做出系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，請相關(guān)專業(yè)公司重新設(shè)計(jì)了專門的聲像檔案管理系統(tǒng)與正在使用中的文字檔案管理系統(tǒng)對接。重新設(shè)計(jì)后的聲像檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念是以利用方便為主要目的，查找對象的速度比較快，并且考慮到了照片的版權(quán)保護(hù)問題，避免日后產(chǎn)生相關(guān)法律問題。檔案館為保證服務(wù)器的良好運(yùn)轉(zhuǎn)，僅在服務(wù)器的升級、擴(kuò)容上就先后投入了30多萬，對服務(wù)器的設(shè)計(jì)要求上也特別注重?cái)?shù)據(jù)的安全保護(hù)問題，采取了雙重保護(hù)措施來保障數(shù)據(jù)的絕對安全。

（三）獨(dú)立自主研發(fā)系統(tǒng)

據(jù)筆者了解，上海交通大學(xué)的數(shù)字化檔案館建設(shè)工作早在2000左右即啟動(dòng)，在檔案界已經(jīng)是有口皆碑。上海交通大學(xué)檔案館設(shè)有信息中心技術(shù)室，能夠針對學(xué)校工作需求自主開發(fā)檔案管理系統(tǒng)和信息網(wǎng)頁。分為“歸檔平臺”、“檔案查詢”、“學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證”、“校友人物信息查詢”、“科研獲獎(jiǎng)成果查詢”、“歷史文件中心”、“現(xiàn)代文件中心”、“編研陳展”、“專題匯編”、“視頻點(diǎn)播”等幾個(gè)部分。但是，該系統(tǒng)并不推向市場，僅供自己學(xué)校使用，無法在其他學(xué)校推廣。該校的照片管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱，不直接調(diào)用原版照片，查閱原版照片需調(diào)用光盤或磁盤陣列。在我們已調(diào)查了解的幾十所高校中，均未開展視頻檔案的數(shù)字化管理工作。該校檔案館負(fù)責(zé)人表示，他們剛開始啟動(dòng)視頻檔案的數(shù)字化管理工作，前不久陸續(xù)考察過中央音像館所用的媒咨系統(tǒng)、青島檔案館和深圳檔案館的數(shù)字化管理工作，正在做工作規(guī)劃方案。但是該系統(tǒng)投入大，工作過程紛繁復(fù)雜，需要大量的專業(yè)設(shè)備和專業(yè)工作人員來配合操作該系統(tǒng)。

山東大學(xué)檔案館也正在研發(fā)自己的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)照片與視頻的數(shù)字化管理，當(dāng)前已經(jīng)投入使用，正在推向市場。

三、對于高校建設(shè)數(shù)字化檔案館的幾點(diǎn)思考

（一）檔案資源的數(shù)字化處理是一項(xiàng)投資巨大的工程

當(dāng)前各高校建立數(shù)字化檔案館都面臨不僅要數(shù)字化處理當(dāng)前產(chǎn)生的檔案資料，還要數(shù)字化處理歷史遺留的過往資料的問題。這是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不可一蹴而就，需要長時(shí)間地投入大量的人力、物力和財(cái)力。所考察的幾所高校在有限的人力資源的情況下，都采取服務(wù)外包的形式來解決這個(gè)問題。在此工作上同濟(jì)大學(xué)檔案館2011年投入99萬，數(shù)字化處理了140萬頁檔案資料，計(jì)劃2012年投入200萬，以后計(jì)劃每年投入300-500萬，直至此項(xiàng)工作完成；目前上海交通大學(xué)檔案館通過此種方式數(shù)字化處理了400多萬頁檔案資料；上海師范大學(xué)檔案館的服務(wù)外包工作合作單位是上海八一廠；西南石油大學(xué)和蘇州大學(xué)檔案館是采取有選擇性進(jìn)行資源數(shù)字化的方案，珍貴的檔案、利用率較高的檔案（如新生錄取名冊等）、字跡退化的檔案、基建圖紙檔案優(yōu)先數(shù)字化處理。

（二）建立數(shù)字化檔案館要注重檔案隊(duì)伍建設(shè)

數(shù)字化檔案館的建設(shè)需要配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才來維護(hù)、管理檔案管理系統(tǒng)，隨著系統(tǒng)開發(fā)公司原有軟件的升級和更新?lián)Q代，加上供應(yīng)商地域距離的遙遠(yuǎn)，在系統(tǒng)的服務(wù)期過期后，僅依靠供應(yīng)商的服務(wù)很難保證系統(tǒng)的正常維護(hù)、開發(fā)和升級，并且存在后期維護(hù)服務(wù)費(fèi)用投入巨大，服務(wù)不及時(shí)不到位的問題。我校及山東大學(xué)等學(xué)校目前所使用系統(tǒng)狀況使我們深切的感受到這一點(diǎn)。上海交通大學(xué)檔案館和上海師范大學(xué)檔案館的檔案管理系統(tǒng)都是靠檔案館自己的計(jì)算機(jī)專業(yè)人士來維護(hù)系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。另外，還要培訓(xùn)一批技術(shù)骨干和管理人才，提高全體工作人員的數(shù)字檔案館工作思維、操作技能。

篇(6)

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

高校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)等工作提供保障。隨著高校信息化建設(shè)進(jìn)程的快速推進(jìn)，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質(zhì)量和效率。而檔案數(shù)字化建設(shè)的合理開展，可以在確保高校檔案建設(shè)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前高校值得深入思考的重要課題。

一、高校檔案的數(shù)字化進(jìn)程面臨現(xiàn)狀及存在問題

（一）資金問題

在我國很多高校中只注重教學(xué)以及科研工作，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關(guān)注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會(huì)投放在教學(xué)任務(wù)及科研工作以上面。相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數(shù)字化的資金就更少，這就嚴(yán)重影響了高校檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程。

（二）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)問題

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這也是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)基礎(chǔ)條件。目前高校數(shù)字化相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化著錄標(biāo)準(zhǔn)以及全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范。應(yīng)參考國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，來規(guī)范高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化應(yīng)用軟件開發(fā)上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校的實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進(jìn)行多種形式研發(fā)，形成符合高校檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢的管理軟件。

（三）人員素質(zhì)問題

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有一定檔案業(yè)務(wù)水平和熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。但是就現(xiàn)在大多數(shù)高校檔案管理工作人員的分析與調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業(yè)務(wù)知識陳舊，對計(jì)算機(jī)的運(yùn)用也不熟練，對于信息化的快速發(fā)展，無法適應(yīng)。這就嚴(yán)重制約了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。

（四）數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題

經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，規(guī)模小、標(biāo)準(zhǔn)化程度低、類型單一，大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，服務(wù)水平差，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足新時(shí)期工作需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，根本無實(shí)質(zhì)性的資源共享。這些問題嚴(yán)重制約了高校檔案的數(shù)字化進(jìn)程。

二、高校檔案的數(shù)字化進(jìn)程發(fā)展對策的初探

（一）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

目前，我國高校檔案的數(shù)字化建設(shè)還處于初級發(fā)展階段，大多數(shù)高校依舊主要以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式為主，缺少數(shù)字化檔案的管理。而高校檔案數(shù)字化水平偏低成因而言，其主要在于硬件設(shè)備缺乏，掃描儀、打印機(jī)以及計(jì)算機(jī)等數(shù)字化檔案管理設(shè)備數(shù)量有限或者質(zhì)量比較差，無法滿足新時(shí)期高校檔案管理需求，加之檔案管理系統(tǒng)軟件沒有及時(shí)進(jìn)行更新，影響了檔案管理效果。因此，為了確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，必須要加大硬件設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施投入，具體就是要在增強(qiáng)全體高校檔案管理人員數(shù)字化管理意識和技能的基礎(chǔ)上，配備檔案數(shù)字化建設(shè)所需的檔案管理系統(tǒng)軟件和硬件技術(shù)設(shè)備，確保數(shù)字化檔案管理提供必要的軟硬件條件，從而為數(shù)字化高校檔案管理工作提供物質(zhì)保障。一方面，要對高校現(xiàn)有的硬件設(shè)施進(jìn)行改善，積極引進(jìn)先進(jìn)的掃描儀、打印機(jī)和計(jì)算機(jī)等數(shù)字化硬件設(shè)備；另一方面，要加大軟件建設(shè)，積極選擇一些高水平的、功能完善的檔案管理系統(tǒng)軟件滿足新時(shí)期高校檔案工作實(shí)際需要。

（二）加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)繁雜的工作，其管理難度比較大。為了確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，必須要重視人才隊(duì)伍建設(shè)，確保檔案管理人員除了具備較高的知識層次以及檔案管理專業(yè)知識之外，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，才能滿足新時(shí)期高校檔案管理需求。人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心，因此，為了順應(yīng)新時(shí)期高校檔案數(shù)字化建設(shè)要求，高校檔案部門要重視打造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的人才隊(duì)伍。首先，要加強(qiáng)高校檔案工作人員的理論知識培養(yǎng)，確保他們具備扎實(shí)的檔案專業(yè)理論知識；同時(shí)還要注意提高他們計(jì)算機(jī)技術(shù)等數(shù)字化檔案處理能力；其次，要定期組織高校中那些具有發(fā)展?jié)摿Φ那嗄隀n案管理人才去積極參加專題講座、學(xué)術(shù)交流以及業(yè)務(wù)研討會(huì)等盡快提升他們掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的水平和能力，確保可以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的發(fā)展需求。

（三）做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進(jìn)力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價(jià)值。n案數(shù)據(jù)庫包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲(chǔ)等與數(shù)據(jù)庫相關(guān)的數(shù)字資源處理。數(shù)字檔案信息加工包括數(shù)字檔案信息整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)字檔案信息錄入、數(shù)字檔案信息集成等基本功能。數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的主要功能是將經(jīng)過加工處理的各類非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息轉(zhuǎn)換成能被數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進(jìn)行處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息。這個(gè)功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導(dǎo)入功能加以實(shí)現(xiàn)的。

（四）重視檔案安全保障

理論上來講，安全是互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)物需要著重考慮的重要特征，高校檔案數(shù)字化建設(shè)也不例外。為了確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量，防范檔案管理中存在的各種安全隱患，確保檔案信息的完整性，就必須要注意重視檔案的安全保障工作。首先，為了確保數(shù)字化檔案的安全性，必須要加強(qiáng)檔案管理人員的安全知識培訓(xùn)，比如防范病毒的方法等，增強(qiáng)全體人員的信息安全管理意識，確保他們可以更好地勝任有關(guān)的檔案管理工作。其次，需要防范黑客攻擊和計(jì)算機(jī)病毒感染，定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行安全備份工作，且要采用本地和異地各一套，以防止數(shù)字化檔案出現(xiàn)泄露等各種意外情況的發(fā)生。再次，高校檔案部門需要嚴(yán)格按照信息安全等級的保護(hù)要求，采取科學(xué)、合理的安全保障技術(shù)和安全管理制度來全面確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)的安全。比如，制定數(shù)字檔案備份制度、數(shù)字檔案歸檔制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度和保密制度等來確保高校檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展。最后，考慮到高校檔案工作的特殊性，他們需要具備高度的政治感、責(zé)任感和保密意識，切實(shí)做好檔案數(shù)字化管理過程中相關(guān)檔案信息的保密工作。

三、結(jié)束語

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字化檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地展現(xiàn)了高校管理工作的整個(gè)過程，是高校各項(xiàng)工作記錄、參考、總結(jié)的依據(jù)。進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的檔案數(shù)字化建設(shè)，是非常必要的。當(dāng)然，構(gòu)建高校檔案數(shù)字化管理與建設(shè)平臺的時(shí)間還不長，還有很多不完善的地方，需要進(jìn)一步研究與探索。

綜上所述，為了確保高校現(xiàn)代化建設(shè)的順利開展，必須要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，重視檔案數(shù)字化人才的培養(yǎng)，做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，重視檔案安全保障工作，以便全面提升高校檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量。但是需要注意的是要嚴(yán)格按照科學(xué)發(fā)展觀理念，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案從手工管理向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，從而不斷提升我國高校檔案管理水平。

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篇(7)

【關(guān)鍵詞】云計(jì)算；數(shù)字檔案館；途徑

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息已經(jīng)波及到人類社會(huì)的方方面面，為檔案館信息資源的開發(fā)、利用、收集和整理開辟了一個(gè)高效全新的技術(shù)環(huán)境。數(shù)字檔案館以其全新的信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施，必須盡快采用新技術(shù)增強(qiáng)自身服務(wù)水平，加快嘗試新的服務(wù)模式的步伐，探尋檔案館行之有效的服務(wù)途徑。因此，數(shù)字檔案館應(yīng)創(chuàng)新理念，積極探索，有選擇的引入云計(jì)算技術(shù)服務(wù)，提升數(shù)字檔案館的服務(wù)能力。

一、云計(jì)算概念

云計(jì)算是一種新型計(jì)算模型，是在發(fā)展網(wǎng)格計(jì)算、并行計(jì)算、分布式系統(tǒng)等基礎(chǔ)上提出的，是一種新興的架構(gòu)共享的基礎(chǔ)方法，它的核心是面對規(guī)模龐大的分布式環(huán)境提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。“云”是應(yīng)用服務(wù)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的中心，就是計(jì)算機(jī)群，其作用是負(fù)責(zé)計(jì)算和存儲(chǔ)工作。云計(jì)算的基本原理是：用戶所需的應(yīng)用程序運(yùn)行在互聯(lián)網(wǎng)規(guī)模龐大的集群服務(wù)器中，并非運(yùn)行在終端設(shè)備上如用戶的個(gè)人電腦或手機(jī)上等。用戶所處理的數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)中心中保存，也并非存在本地。其數(shù)據(jù)中心的正常維護(hù)和管理則由云計(jì)算服務(wù)提供商來負(fù)責(zé)，他們承擔(dān)確保用戶使用上超大的存儲(chǔ)空間和超強(qiáng)的計(jì)算能力，保證用戶無論在何時(shí)何地都能任意與互聯(lián)網(wǎng)的終端設(shè)備連接。[1]因此，不管是個(gè)人還是企業(yè)，在云上都能實(shí)現(xiàn)任意的隨需隨用。與此同時(shí)，復(fù)雜繁瑣的諸多功能將會(huì)被轉(zhuǎn)移，在遠(yuǎn)離終端的網(wǎng)絡(luò)上完成，從而極大的簡化了用戶終端的功能。

通過分析云計(jì)算的概念和優(yōu)點(diǎn)，再與數(shù)字檔案館的屬性和特征結(jié)合進(jìn)行比較，可以看出，云計(jì)算這種新技術(shù)新理念應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)，必然會(huì)有新服務(wù)體系的形成，新理念新服務(wù)體系正是數(shù)字檔案館實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的體現(xiàn)。縱觀檔案館發(fā)展歷程，歷次新信息技術(shù)的問世，都會(huì)引起檔案界的極大關(guān)注并將大力推動(dòng)檔案館服務(wù)的提升和發(fā)展。從云計(jì)算服務(wù)和數(shù)字檔案館的共性可知，云計(jì)算服務(wù)有望解決檔案館存在的弊端、檔案存取、數(shù)據(jù)保密、安全、觀念保守及版權(quán)、接口、協(xié)議等問題，這正是數(shù)字檔案館與云計(jì)算其屬性所表現(xiàn)出的共鳴。不難想象，接下來數(shù)字檔案館的信息服務(wù)將會(huì)受到云計(jì)算技術(shù)的深刻影響。

二、云計(jì)算應(yīng)用于數(shù)字檔案館的現(xiàn)實(shí)性和可能性

根據(jù)云計(jì)算的概念和基本原理，再與數(shù)字檔案館的服務(wù)目標(biāo)聯(lián)系，不難看出，作為服務(wù)創(chuàng)新理念和諸多計(jì)算技術(shù)合為一體的云計(jì)算，將會(huì)積極影響著服務(wù)方式、創(chuàng)新方式、經(jīng)營成本、服務(wù)系統(tǒng)和信息資源建設(shè)等各個(gè)方面，并給數(shù)字檔案館的發(fā)展和服務(wù)提出新的挑戰(zhàn)。所以，檔案館將怎樣更好的提高信息服務(wù)和資源建設(shè)能力，借助云計(jì)算顯然是歷史的必然選擇。那么云計(jì)算的應(yīng)用將給數(shù)字檔案館帶來什么變化呢？云計(jì)算服務(wù)數(shù)字檔案館扮演的是什么身份呢？

很明顯，云計(jì)算應(yīng)用于數(shù)字檔案館其矛盾是不可避免的，然而檔案管理者們在困境面前應(yīng)該認(rèn)真分析、充分考慮云計(jì)算的服務(wù)性質(zhì)，全面理解云計(jì)算服務(wù)數(shù)字檔案館的優(yōu)缺點(diǎn)，與數(shù)字檔案館的實(shí)際業(yè)務(wù)和目標(biāo)緊密結(jié)合，開拓創(chuàng)新，積極促進(jìn)數(shù)字檔案館管理水平的提升，用辯證全新的眼光來審視云計(jì)算服務(wù)數(shù)字檔案館的變化和發(fā)展。

1.數(shù)字檔案館存在的弊端。數(shù)字檔案館建設(shè)在實(shí)踐過程中也暴露出了很多弊端，表現(xiàn)在：（1）檔案信息資源孤立分散。各個(gè)檔案館各自為政，互不聯(lián)系，造成檔案信息資源孤立分散，出現(xiàn)了嚴(yán)重的“信息孤島”現(xiàn)象。[2]（2）信息服務(wù)難以滿足用戶的個(gè)性化需求。由于用戶的知識要求和個(gè)性化需求日益提高，導(dǎo)致了服務(wù)與用戶個(gè)性化信息需求的矛盾也與日俱增。（3）信息人才配置亟待更新。檔案管理人員知識層次低，思想落后又保守，創(chuàng)新能力和意識極其缺乏。（4）信息安全保障設(shè)施缺乏。檔案館通訊網(wǎng)絡(luò)缺乏安全，安全保障設(shè)施及措施亟待加強(qiáng)，保護(hù)軟件和硬件設(shè)施的安全，杜絕來自各方的威脅和攻擊。數(shù)字檔案館在建設(shè)中暴露出的許多弊端，不僅會(huì)對數(shù)字檔案館平臺管理的一致性產(chǎn)生影響，還會(huì)使信息資源的價(jià)值和共享水平難以充分施展。

2.解決弊端的良好選擇――云計(jì)算。云計(jì)算不僅具有數(shù)據(jù)共享、方便、安全等無所不能的特點(diǎn)和優(yōu)勢，而且其計(jì)算技術(shù)備受贊譽(yù)，還是互聯(lián)網(wǎng)精神的完美體現(xiàn)，利用這些優(yōu)勢和價(jià)值完全可以對數(shù)字檔案館的管理服務(wù)方式加以改變和提升，并對以上弊端加以解決克服。其一，數(shù)據(jù)共享是云的突出特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)中運(yùn)用云計(jì)算，在云的另一端保存一份數(shù)據(jù)，只要你連接上網(wǎng)，就可以在確保安全的情況下同時(shí)使用和訪問同一份相同的數(shù)據(jù)。[3]因此，只有將云計(jì)算應(yīng)用于數(shù)字檔案館，構(gòu)建共建共享模式，在數(shù)字檔案館的資源建設(shè)上才能避免浪費(fèi)、重復(fù)，才能節(jié)約建設(shè)成本。其二，在云計(jì)算下，需要升級換代的是由專人負(fù)責(zé)的服務(wù)器集群。因此，在云計(jì)算平臺下，數(shù)字檔案館的軟硬件沒有必要頻繁的升級換代，這不僅使硬件的維護(hù)和升級費(fèi)用得到了節(jié)省，還極大的降低了有關(guān)的技術(shù)人員的工作強(qiáng)度。另外，云計(jì)算以豐富多彩的個(gè)性化服務(wù)，促使數(shù)字檔案館的信息服務(wù)效率得到了極大提高。由數(shù)字檔案館的現(xiàn)存弊端來看，選擇云計(jì)算來解決弊端及解決弊端的程度，不難看出，云計(jì)算確實(shí)是數(shù)字檔案館的現(xiàn)實(shí)需求。一切從實(shí)際出發(fā)，在數(shù)字檔案館中運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)及其服務(wù)創(chuàng)新理念，檔案事業(yè)與發(fā)展必將邁向新的飛躍。

三、云計(jì)算技術(shù)服務(wù)數(shù)字檔案館的應(yīng)用途徑探析

云計(jì)算的服務(wù)新理念新模式向我們提出了新的挑戰(zhàn)，當(dāng)前如何將云計(jì)算服務(wù)應(yīng)用到數(shù)字檔案館中，提升數(shù)字檔案館的服務(wù)能力，是我們亟待解決的問題。現(xiàn)在結(jié)合數(shù)字檔案館存在的弊端和云計(jì)算的優(yōu)勢嘗試從以下四個(gè)方面，來探析云計(jì)算服務(wù)在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用途徑，從而促進(jìn)數(shù)字檔案館服務(wù)空間和能力的不斷發(fā)展。

1.云計(jì)算確保了資源安全，提升資源處理速度和利用率，實(shí)現(xiàn)資源全面共享

（1）提高檔案資源利用率，共享信息資源。云計(jì)算實(shí)施的最終目標(biāo)乃是實(shí)現(xiàn)全面共享信息資源，資源的所有格式已被云計(jì)算技術(shù)統(tǒng)一，并連通網(wǎng)上的全部資源，把一切孤立信息統(tǒng)統(tǒng)消除，展現(xiàn)在用戶面前的是一站式跨庫檢索，檔案信息資源徹底實(shí)現(xiàn)智能化共享。檔案信息資源運(yùn)用云計(jì)算的共享性，可以集成分布在各個(gè)部門和地域的檔案館信息資源，實(shí)現(xiàn)異地資源共享，另外還設(shè)置統(tǒng)一接口供用戶訪問，依照用戶的不同需求擇定合適的訪問協(xié)議。[4]云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，不僅使檔案館的服務(wù)質(zhì)量水平得到提升，還使信息資源的利用率得到極大提高。

（2）數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和存儲(chǔ)，資源安全得到了保障。由于云計(jì)算能集中資源數(shù)據(jù)并存儲(chǔ)，技術(shù)監(jiān)測起來比較方便，故其安全性比較高。配備專人管理數(shù)據(jù)中心，統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)、進(jìn)行資源分配、實(shí)時(shí)監(jiān)測安全和控制安全。[5]不僅保證了網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和通信的安全，還確保了信息資源的存取安全，設(shè)定了不同用戶各自的訪問權(quán)限，檔案信息資源的安全要求得到滿足。

（3）計(jì)算能力超強(qiáng)的云計(jì)算，有利于處理海量檔案數(shù)據(jù)。隨著辦公自動(dòng)化和信息化的迅速發(fā)展，亟待處理的電子檔案數(shù)據(jù)與日俱增，如何利用云計(jì)算，更好地分析、計(jì)算、處理海量數(shù)據(jù)呢？云計(jì)算不僅為海量數(shù)據(jù)資源提供了無與倫比的存儲(chǔ)空間，還提供了解決海量數(shù)據(jù)的方法。云計(jì)算既能輕松的對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行較好地分析、計(jì)算和處理，又能高效迅速的存取資源。另外，云計(jì)算還能聯(lián)合處理超復(fù)雜的計(jì)算，提供的技術(shù)支持優(yōu)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。運(yùn)用云計(jì)算，不僅優(yōu)化了資源，使資源分配更加智能化，還能加快處理數(shù)據(jù)速度和提高檢索率，從而使處理海量檔案信息資源數(shù)據(jù)的時(shí)間更短、成本更低。

2.云計(jì)算提供了方便而快捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，極大的滿足了用戶的個(gè)性化需求

數(shù)字檔案館的發(fā)展和生存離不開檔案用戶，檔案用戶是檔案館服務(wù)的對象和主體。云計(jì)算提供的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)既方便又快捷，使數(shù)字檔案館的用戶體驗(yàn)得到了極大的改善。

（1）提升檔案資源服務(wù)能力，使用戶的個(gè)性化需求得以滿足。現(xiàn)代信息服務(wù)的主要內(nèi)容當(dāng)數(shù)個(gè)性化服務(wù)，對于檔案個(gè)性化服務(wù)的改善，云計(jì)算的優(yōu)勢極其顯著。[6]其一，可以在云計(jì)算提供的共享模式下建構(gòu)交互環(huán)境，通過交互了解用戶需求，及時(shí)有針對性地為用戶提供個(gè)性化服務(wù)；其二，云計(jì)算可以依靠其強(qiáng)大平臺整合服務(wù)模式如博客、播客等，促進(jìn)檔案資源服務(wù)能力的提升，使利用者的個(gè)性化需求得到滿足。

（2）降低使用要求，享受便利服務(wù)。云計(jì)算為用戶提供了統(tǒng)一的信息平臺，用戶使用檔案資源無需在個(gè)人終端上安裝任何軟件，只要你和互聯(lián)網(wǎng)相連，不管你在何時(shí)身處何地，都能享受服務(wù)。云計(jì)算不僅改進(jìn)了網(wǎng)格運(yùn)算模式，還使其得到了發(fā)展，提供了層次極高的虛擬技術(shù)、超強(qiáng)的運(yùn)作機(jī)制和自動(dòng)化部署，資源共享將實(shí)現(xiàn)最大化[7]。云計(jì)算平臺的應(yīng)用，造就了一個(gè)全社會(huì)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的近乎完美的數(shù)據(jù)庫，盡享美好體驗(yàn)，感受便利服務(wù)。

3.云計(jì)算轉(zhuǎn)變了信息人員的角色，工作重心轉(zhuǎn)移到了知識管理和創(chuàng)新服務(wù)上

云計(jì)算的應(yīng)用不僅僅是一種超強(qiáng)的實(shí)踐技術(shù)，還是一種嶄新理念的建構(gòu)。因此，檔案管理人員只掌握技能和知識是不夠的，更重要的是服務(wù)觀念的創(chuàng)新、知識的更新和服務(wù)意識的樹立。云計(jì)算下的檔案工作人員其角色發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不再是單純的檔案管理員，還擔(dān)當(dāng)知識創(chuàng)新者和信息導(dǎo)航員的角色。

云計(jì)算下的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)其功能極其強(qiáng)大，平臺既是交互高效的，又是全方位的，所以數(shù)字檔案館要求信息人員必須具有超強(qiáng)的服務(wù)能力，以服務(wù)主導(dǎo)而又靈活的方式來有效的滿足用戶的個(gè)性化需求。數(shù)字檔案館視用戶的個(gè)性化信息需求為頭等大事，根據(jù)其反饋情況，隨時(shí)把服務(wù)方式和策略進(jìn)行調(diào)整。通過平臺交互，依據(jù)反饋需求及時(shí)作出反應(yīng)，以此增強(qiáng)個(gè)性化服務(wù)的實(shí)用效果。另外，云計(jì)算服務(wù)之強(qiáng)大功能，不僅便于信息人員運(yùn)用其技術(shù)參與管理知識，還便于信息人員對知識進(jìn)行搜尋、分析和組織，實(shí)現(xiàn)知識的應(yīng)用和創(chuàng)新服務(wù)。總之，云計(jì)算的應(yīng)用使檔案信息人員進(jìn)行管理更加便捷和簡單，維護(hù)檔案館的軟硬件設(shè)施和管理數(shù)據(jù)不必再花費(fèi)更大的精力，也不必再擔(dān)憂病毒引起的數(shù)據(jù)丟失。這樣檔案信息員可以省出更多的時(shí)間和精力投身于服務(wù)創(chuàng)新中。

4.云計(jì)算降低了基礎(chǔ)設(shè)施更新和維護(hù)費(fèi)用，提高了利用率

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，作為支撐數(shù)字檔案館穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)設(shè)施必須不斷的升級和更新?lián)Q代，以便跟上時(shí)代的步伐。無論是設(shè)施的更新，還是硬件的維護(hù)，都需要強(qiáng)大財(cái)力的支持。然而，云計(jì)算的應(yīng)用將不再有硬件水平的限制，這無疑給檔案館省下了一大筆費(fèi)用。在不久的將來，云計(jì)算環(huán)境下用戶的需求僅憑一臺瀏覽器便可滿足，云計(jì)算服務(wù)商包攬解決其他一切事情。當(dāng)然，應(yīng)用云計(jì)算并非要舍棄原有的基礎(chǔ)設(shè)施，而是整合所有資源，提高設(shè)施資源利用率，實(shí)現(xiàn)最大化共享。所以，云計(jì)算的實(shí)施應(yīng)用就是充分利用原有基礎(chǔ)設(shè)施資源的基礎(chǔ)上，對新增及現(xiàn)有設(shè)施進(jìn)行高效的監(jiān)控和管理。

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