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篇(1)

關(guān)鍵詞：檔案安全防護(hù)；檔案應(yīng)急管理；檔案庫房

引言

檔案是國家重要的信息資源，檔案的管理與安全保護(hù)工作對(duì)檔案本身具有重要意義，在日常的生產(chǎn)生活中，檔案管理工作者應(yīng)該注重檔案的管理與安全保護(hù)工作，經(jīng)常進(jìn)行相應(yīng)的安全檢查，尤其是在存放檔案的庫房?jī)?nèi)部，應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的檔案安全管理制度和應(yīng)急機(jī)制，確保檔案庫房的安全性和檔案保管環(huán)境的良好，這樣才有利于檔案的安全管理工作，可以確保檔案工作輔助我國的經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)，下面將具體的闡述一些有利于檔案安全防護(hù)工作的具體措施。

1人員進(jìn)出庫制度

在進(jìn)行檔案的安全管理工作時(shí)，一定要對(duì)檔案庫房的人員出入進(jìn)行嚴(yán)格的管理。檔案庫房是檔案管理部門的重要工作部門，相關(guān)的管理人員應(yīng)該根據(jù)本部門的具體情況制定一個(gè)合理的進(jìn)出庫制度：嚴(yán)格限制非本部門的工作人員進(jìn)入庫房；工作時(shí)間外遇緊急情況進(jìn)入庫房要進(jìn)行登記；不可在檔案庫房?jī)?nèi)進(jìn)行與檔案管理工作無關(guān)的事情，包括吸煙、吃飯；工作人員下班前應(yīng)該對(duì)檔案庫房的門窗進(jìn)行上鎖，確保其安全等等。檔案管理工作人員一定要嚴(yán)格執(zhí)行人員進(jìn)出庫制度，已確保檔案的安全性。

2庫房溫濕度控制

檔案庫房對(duì)溫度和濕度的要求比較高，因?yàn)闇囟群蜐穸葧?huì)影響檔案的質(zhì)量，縮短其使用壽命。檔案管理人員應(yīng)該在檔案庫房?jī)?nèi)設(shè)置一個(gè)檢測(cè)室內(nèi)溫度和濕度的設(shè)備，及時(shí)檢測(cè)庫房?jī)?nèi)的溫度和濕度，看其是否符合要求。一般情況下，檔案庫房的溫度應(yīng)該在十四到二十四度之間，而相對(duì)濕度應(yīng)該保持在45%-60%之間。一旦發(fā)現(xiàn)溫度和濕度出現(xiàn)異常狀況，應(yīng)該及時(shí)采取措施，使之恢復(fù)到正常狀況。檔案管理部門也可在大型庫房?jī)?nèi)加裝一些恒溫、恒濕設(shè)備，確保檔案庫房的溫濕度一直處在合理范圍，以保障檔案的壽命。

3庫房“八防”措施

在進(jìn)行檔案庫房安全防護(hù)管理工作時(shí)，應(yīng)首要從八個(gè)方面注意，這八個(gè)方面被稱為庫房“八防”措施，具體防護(hù)手段如下：

（1）防火措施。檔案庫房防火是重中之重，因?yàn)闄n案大部分為紙質(zhì)，具有易燃性，火災(zāi)隱患大。因此，檔案庫房一定要注重火災(zāi)防護(hù)工作。經(jīng)常檢修庫房?jī)?nèi)的電路，防止因電路老化等問題造成的火災(zāi)的發(fā)生；安裝火災(zāi)報(bào)警器和設(shè)立相關(guān)的火災(zāi)預(yù)警制度；在庫房?jī)?nèi)配備足夠的消防器材和滅火設(shè)備；檔案庫房?jī)?nèi)實(shí)行禁煙制度；等等。

（2）防水措施。檔案庫房應(yīng)該建立在干燥的環(huán)境下，盡量設(shè)置在辦公區(qū)的高層，遠(yuǎn)離低地勢(shì)；庫房?jī)?nèi)不設(shè)供水管道；檔案管理工作人員盡量不要在庫房?jī)?nèi)喝水，以防損壞檔案。

（3）防潮措施。檔案庫房管理工作人員應(yīng)該嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度和濕度，避免檔案潮濕現(xiàn)象的出現(xiàn)，保障檔案庫房的通風(fēng)性良好，經(jīng)常對(duì)庫房進(jìn)行防潮處理，確保檔案庫房的干燥通風(fēng)。

（4）防霉措施。檔案發(fā)霉現(xiàn)象在檔案庫房中經(jīng)常出現(xiàn)，其原因是在檔案庫房?jī)?nèi)密集陰暗環(huán)境的影響下，微生物極易發(fā)生霉變。微生物的霉變與空氣的濕度、光照等因素有關(guān)。因此檔案庫房應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行防霉：及時(shí)清理檔案庫房?jī)?nèi)的各種垃圾和灰塵，保持檔案庫房的清潔和整潔；經(jīng)常對(duì)庫房進(jìn)行通風(fēng)，保障檔案庫房的干燥；對(duì)檔案庫房進(jìn)行空氣凈化，保障檔案庫房?jī)?nèi)空氣清新；進(jìn)行一些防霉處理，例如在易發(fā)霉的角落內(nèi)放置一些防霉藥品等；確保檔案庫房?jī)?nèi)的溫度和濕度在合理的范圍內(nèi)。

（5）防蟲措施。在檔案庫房防蟲上應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：首先在檔案庫房的選址時(shí)，最好遠(yuǎn)離潮濕陰暗的環(huán)境，遠(yuǎn)離易產(chǎn)生蟲害的廚房、貨倉等地；其次，在進(jìn)行檔案入庫前，要對(duì)庫房進(jìn)行防蟲害預(yù)處理，在角落內(nèi)放置驅(qū)蟲藥物，做好預(yù)防措施；最后，一旦發(fā)現(xiàn)蟲害現(xiàn)象，要及時(shí)處理，對(duì)受害的檔案也要進(jìn)行處理，盡最大可能的減少損失。

（6）防光措施。光的直接照射對(duì)檔案具有破壞性，尤其是紫外線，會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)變脆，壽命降低。檔案庫房應(yīng)盡量建設(shè)在沒有窗戶的房屋內(nèi)，減少光照。如若，庫房?jī)?nèi)設(shè)有小窗戶或通風(fēng)窗戶，也應(yīng)該安裝遮光板或者防紫外線直射窗簾，盡最大可能的減少光照。檔案工作人員在工作時(shí)也應(yīng)該減少使用大光源，盡量減少光輻射。

（7）防塵措施?；覊m會(huì)對(duì)檔案造成隱形的破壞與污染，在檔案管理工作中，檔案管理人員不可忽視灰塵對(duì)檔案的破壞作用。檔案管理工作人員應(yīng)該經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行清理，保持其清潔度；盡量采取一些行之有效的空氣凈化措施；減少人員的出入，避免帶來更多的灰塵。

（8）防盜措施。檔案庫房應(yīng)該安裝防盜報(bào)警系統(tǒng)，設(shè)立安全預(yù)警機(jī)制；檔案管理工作人員進(jìn)出庫房要及時(shí)鎖好門窗并確保門窗的牢固性，發(fā)現(xiàn)安全隱患，及時(shí)上報(bào)，及時(shí)解決。

4定期檢查、清點(diǎn)檔案

檔案人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)應(yīng)該遵循相關(guān)工作制度和規(guī)范定期對(duì)庫房?jī)?nèi)的檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)工作。尤其是在進(jìn)行檔案遷移或更換庫房的工作時(shí)，一定要認(rèn)真、細(xì)致地做好庫房的檢查、清點(diǎn)工作，確保庫房?jī)?nèi)檔案無問題。在進(jìn)行檢查、清點(diǎn)工作時(shí)要注意以下幾個(gè)方面：（1）檔案是否存在缺失、損壞、發(fā)霉、潮濕等現(xiàn)象；（2）庫房?jī)?nèi)是否存在安全隱患；（3）檔案數(shù)量是否正確無誤，調(diào)出及借用的檔案是否手續(xù)齊全，是否有尚未歸還的檔案。

5檔案應(yīng)急管理

檔案的應(yīng)急管理工作十分重要，檔案的應(yīng)急管理是指在發(fā)生災(zāi)害時(shí)，及時(shí)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行搶救，盡最大可能的減少災(zāi)害損失。在檔案管理工作中，管理部門應(yīng)該根據(jù)本部門的具體情況設(shè)立檔案應(yīng)急管理方案，組織專人進(jìn)行培訓(xùn)和預(yù)演，加強(qiáng)檔案管理工作人員的危機(jī)處理能力。在檔案應(yīng)急管理過程中，應(yīng)該對(duì)珍貴的、重要的檔案進(jìn)行備案和異地備份存儲(chǔ)，保障檔案的安全，發(fā)生災(zāi)害時(shí)，優(yōu)先搶救；合理進(jìn)行人力資源的優(yōu)化配置，根據(jù)險(xiǎn)情，制定具體的搶救措施，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門設(shè)立專門的搶救小組，指揮搶救工作，協(xié)調(diào)各部門進(jìn)行檔案的搶救；及時(shí)關(guān)注和轉(zhuǎn)移受到災(zāi)害威脅的檔案，避免其受到災(zāi)害侵蝕；與專業(yè)的搶險(xiǎn)救災(zāi)部門聯(lián)系，在他們的指導(dǎo)下進(jìn)行救援工作；迅速找到危害庫房檔案的危險(xiǎn)源，及時(shí)控制，防止災(zāi)害進(jìn)一步擴(kuò)大；等等。在災(zāi)害發(fā)生過后，檔案管理工作人員應(yīng)該及時(shí)清點(diǎn)損失，對(duì)受災(zāi)的檔案進(jìn)行處理，恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)。對(duì)檔案庫房要進(jìn)行修整或更換庫房，及時(shí)總結(jié)搶險(xiǎn)救援工作，總結(jié)優(yōu)點(diǎn)，摒棄缺點(diǎn)，以確保更好的做好檔案應(yīng)急管理工作。

6結(jié)束語

作為國家重要的信息資源之一，檔案對(duì)國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步具有重大的推動(dòng)作用，在日常的檔案管理工作中，一定要對(duì)檔案的安全防護(hù)工作加以重視，在日常的生產(chǎn)與生活中，相關(guān)的檔案行業(yè)工作者應(yīng)該注重對(duì)檔案安全防護(hù)工作方式方法的研究，在工作中不斷總結(jié)，尋找最優(yōu)方法，以期能夠?yàn)闄n案安全防護(hù)工作和應(yīng)急管理提供更大的幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]彭紅.檔案管理與信息化建設(shè)[J].河南科技，2011（13）.

[2]黃曉艷.淺談保障檔案安全的管理措施[J].中國科技信息，2010（9）.

篇(2)

1 醫(yī)院檔案的作用

醫(yī)院檔案包括醫(yī)院在醫(yī)療業(yè)務(wù)及相關(guān)活動(dòng)中形成的文件、報(bào)表、圖像、圖表、錄音、錄像、光盤等各種檔案。檔案不僅記錄了醫(yī)院歷史和現(xiàn)今的管理工作，也包括醫(yī)囑、病程記錄、手術(shù)記錄、會(huì)診記錄、病理報(bào)告、X光膠片、各種檢查圖文資料等醫(yī)療文書檔案，事關(guān)廣大人民群眾的生命健康和醫(yī)學(xué)學(xué)科學(xué)的發(fā)展，對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要。

2 醫(yī)院檔案應(yīng)急預(yù)案編制的目的

檔案的安全保管及險(xiǎn)情處置是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，也是醫(yī)院整體安全工作的重要組成部分。檔案資料是不可再生的資料，一旦毀損，很難補(bǔ)救。為了有效預(yù)防、及時(shí)控制和迅速消除突發(fā)災(zāi)害事件對(duì)重要檔案造成的損害，提高工作人員對(duì)各類突發(fā)事件的反應(yīng)和處理能力，加強(qiáng)各部門對(duì)各種險(xiǎn)情的應(yīng)急指揮和協(xié)同作戰(zhàn)能力，達(dá)到處置得當(dāng)，減少損失，確保檔案信息安全為目的，就必須根據(jù)本單位實(shí)際，編制科學(xué)合理的應(yīng)急預(yù)案。

3 編制依據(jù)

主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和省、市檔案局的《檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急工作預(yù)案》及醫(yī)院各項(xiàng)應(yīng)急管理規(guī)定，并結(jié)合本醫(yī)院實(shí)際情況，制定應(yīng)急預(yù)案。從而做到有法可依，科學(xué)實(shí)際。

4 工作原則

4.1 以人為本，檔案優(yōu)先的原則。檔案是歷史真實(shí)的記錄，具有不可再生性，所以在遇到突發(fā)狀況時(shí)，要采取有效措施，在保障人員安全的情況下最大限度的減少對(duì)檔案的影響。

4.2 主動(dòng)預(yù)防的原則。應(yīng)急預(yù)案主要是以預(yù)防為主，所以在日常的工作中，要加強(qiáng)安全管理，做到專人負(fù)責(zé)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)和宣傳，增強(qiáng)安全意識(shí)。

4.3 完善工作機(jī)制和防范手段。實(shí)行全院一盤棋，全科一盤棋，強(qiáng)化分工與協(xié)作，層層分工，各負(fù)其責(zé)，落實(shí)定期檢查，落實(shí)責(zé)任追究制度。

5 應(yīng)急突發(fā)事件種類及范圍

編制應(yīng)急預(yù)案時(shí)，要充分考慮到各類突發(fā)事件，并制定出相應(yīng)的處理意見。災(zāi)害可以分為自然災(zāi)害和人為災(zāi)害兩大類。

5.1 自然災(zāi)害。是指自然現(xiàn)象引起的，如洪水、臺(tái)風(fēng)、暴雨、地震等。

5.2 人為災(zāi)害。主要是因人而引發(fā)的。一是安全事故，由于安全防范不當(dāng)引發(fā)的，如插座電路引發(fā)火災(zāi)、設(shè)備老化導(dǎo)致的不安全因素等；二是各種人為破壞，如恐怖事件、蓄意縱火、偷盜、爆炸等。

6 健全領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)職責(zé)

領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主要是指要成立相應(yīng)的檔案安全應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案搶險(xiǎn)救災(zāi)隊(duì)伍。領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)是：

6.1 負(fù)責(zé)召開應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議，傳達(dá)上級(jí)相關(guān)文件與會(huì)議精神，部署檢查落實(shí)檔案保存安全事宜。

6.2 負(fù)責(zé)制定單位應(yīng)急預(yù)案。

6.3 負(fù)責(zé)日常工作的管理，加強(qiáng)宣傳和教育。

6.4 負(fù)責(zé)發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，宣布應(yīng)急狀態(tài)的啟動(dòng)和解除；全面指揮調(diào)動(dòng)應(yīng)急組織，調(diào)配應(yīng)急資源，按應(yīng)急程序組織實(shí)施應(yīng)急搶險(xiǎn)。

6.5 做好處理中的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)工作。

7 應(yīng)急隊(duì)伍的建設(shè)

在應(yīng)急預(yù)案中，要制定一整完整的應(yīng)急指揮體系，一旦發(fā)生應(yīng)急事件，根據(jù)事件性質(zhì)，各應(yīng)急隊(duì)伍能聽從指揮，及時(shí)主動(dòng)地趕赴場(chǎng)參與。應(yīng)急隊(duì)伍主要包括火災(zāi)應(yīng)急救援人員，檔案工作人員，傷員搶救人員和設(shè)備維修人員、安保人員等。平時(shí)，還要根據(jù)預(yù)案要求，經(jīng)常組織桌面推演或?qū)嵄菥??？梢允垢麝?duì)伍能在緊急情況下，各司其職，密切協(xié)作，采取最有效行動(dòng)消除對(duì)檔案、資料的威脅，保護(hù)、搶救好檔案、資料。

8 強(qiáng)化預(yù)防備災(zāi)工作

8.1 建立災(zāi)情預(yù)警聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)。指定安全責(zé)任人，負(fù)責(zé)與公安消防、水文、氣象、地震、人防等部門聯(lián)系，建立有關(guān)突發(fā)性重大事件報(bào)告制度。檔案室列入醫(yī)院重點(diǎn)安全管理部門，及時(shí)溝通信息，按要求做好災(zāi)情預(yù)警工作。

8.2 建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制。一旦發(fā)生突發(fā)事件，不僅要與醫(yī)院內(nèi)的應(yīng)急隊(duì)伍配合外，還要加強(qiáng)與公安、消防、武警之間的聯(lián)動(dòng)，以確保處置及時(shí)有效，保障檔案安全。

8.3 完善搶險(xiǎn)救災(zāi)的日常訓(xùn)練工作。做好科室人員救災(zāi)能力的培訓(xùn)，定期開展應(yīng)急演練活動(dòng)，使所有人員均熟悉自己的搶險(xiǎn)崗位、職責(zé)、消防器材的存放位置、使用方法等，真正做到責(zé)任到人，措施到位，方法得力，搶救迅速。

8.4 辦公室要完善搶險(xiǎn)救災(zāi)器材配置，保障后勤供給。消防器具應(yīng)每年檢查（更換）一次，并與相關(guān)處室配合，保證消防通道暢通。檔案室均應(yīng)配備鑰匙兩套，一套由庫房管理人員使用，一套由辦公室主任保管以備急用。

8.5 建立檔案安全檢查制度。特別是要制定日常檢查制度，落實(shí)到人。把安全工作的重點(diǎn)從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來，樹立預(yù)防重于搶險(xiǎn)的思想。庫房管理人員應(yīng)對(duì)檔案室安全情況進(jìn)行檢查登記，加強(qiáng)檢查，發(fā)現(xiàn)問題和隱患及時(shí)整改。杜絕安全隱患，加強(qiáng)巡視。

9 應(yīng)急處置程序

9.1 預(yù)案啟動(dòng)。一旦發(fā)生突發(fā)事件，第一時(shí)間通知領(lǐng)導(dǎo)小組和救援隊(duì)伍，及時(shí)出現(xiàn)場(chǎng)，指揮撲救工作。啟動(dòng)預(yù)案后要及時(shí)上報(bào)衛(wèi)生局等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門。

9.2 處置程序。根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況，及時(shí)作出判斷事故的嚴(yán)重程度，按照預(yù)先的應(yīng)急計(jì)劃實(shí)施救援。

9.3 善后處理。應(yīng)全面客觀核實(shí)受災(zāi)情況，保證災(zāi)情數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)要全面分析事故發(fā)生原因，提出處理意見和整改措施。做好轉(zhuǎn)移后檔案的保管工作。

10 獎(jiǎng)勵(lì)和懲處

檔案突發(fā)事件發(fā)生后，參與處置的人員要反應(yīng)迅速，各司其責(zé)，處置得當(dāng)，行動(dòng)有序。對(duì)在搶險(xiǎn)救災(zāi)中有功人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，反之，對(duì)、消極冷漠、貽誤戰(zhàn)機(jī)、不聽指揮者給予處分，對(duì)有關(guān)事故主要責(zé)任人將按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。以確保政令暢通。

總之，編制醫(yī)院檔案工作的應(yīng)急預(yù)案，要從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)各單位檔案保管的特點(diǎn)，建立和完善應(yīng)急管理體系，加強(qiáng)安全防范，提高全體工作人員對(duì)檔案工作的重視意識(shí)。同時(shí)，還要采用一些高科技的手段，充分發(fā)揮各類專業(yè)人員的作用，提高預(yù)警能力，把不安全因素盡量消滅于萌芽中，全面提高醫(yī)院檔案室應(yīng)對(duì)各類突發(fā)事件的能力。

參考文獻(xiàn)

[1] 李玉霞，《醫(yī)院檔案管理的體會(huì)》，《醫(yī)學(xué)信息》，2006年第12期。

[2] 張捷，《醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)注意的幾個(gè)問題》，《中國誤診學(xué)雜志》，2003年第11期。

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關(guān)鍵詞：檔案管理方法 海上應(yīng)急救助值班 文檔管理

海上應(yīng)急救助是海上安全保障工作的“最后一道防線”，是保障涉海經(jīng)濟(jì)活動(dòng)安全有序進(jìn)行的重要舉措，隨著國家海上“一路一帶”海洋發(fā)展戰(zhàn)略的提出，海上應(yīng)急救助工作也必然面臨新的更高的要求。在海上應(yīng)急救助值班工作中，積累了大量的文檔資料，如何對(duì)這些文檔進(jìn)行甄別區(qū)分、科學(xué)歸檔，進(jìn)而更好地服務(wù)于海上應(yīng)急救助值班工作，提高海上應(yīng)急救助工作成效也是從業(yè)者迫切思考解決的問題。

一、規(guī)范海上應(yīng)急救助值班文檔管理工作的必要性

海上應(yīng)急救助值班文檔是專業(yè)單位履行海上應(yīng)急救助職責(zé)的重要履職文件，是應(yīng)急救助事件處置工作的客觀真實(shí)反映，也是指導(dǎo)后續(xù)應(yīng)急處置工作的重要依據(jù)。但是由于海上應(yīng)急救助值班存在文檔存檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、工作人員流動(dòng)性大等原因，導(dǎo)致救助值班文檔存檔不規(guī)范、不及時(shí)等情況，規(guī)范海上應(yīng)急救助值班文檔管理工作很有必要。

一是有利于提高應(yīng)急處置效率。海上應(yīng)急救助工作事關(guān)重大，對(duì)于處置的工作效率要求非常高，要在第一時(shí)間進(jìn)行快應(yīng)急響應(yīng)和處置。規(guī)范海上應(yīng)急救助值班文檔管理，對(duì)救助值班文檔進(jìn)行合理分類，并充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)辦公的優(yōu)勢(shì)，快速檢索所需要文件檔案，為應(yīng)急處置的科學(xué)決策提供參考非常必要。

二是有利于總結(jié)評(píng)估分析。海上應(yīng)急事件千變?nèi)f化，處置工作一般都沒有現(xiàn)成的范本可供參考，經(jīng)常要借鑒以往的應(yīng)急處置案例，規(guī)范海上應(yīng)急救助值班文檔管理，有利于總結(jié)評(píng)估分析，發(fā)現(xiàn)事故規(guī)律和特點(diǎn)，以更好指導(dǎo)類似應(yīng)急事件的處置工作，避免重大人員傷亡和財(cái)產(chǎn)損失等情況出現(xiàn)。

三是有利于規(guī)范檔案管理。采用合理的檔案管理方法對(duì)海上應(yīng)急救助值班文檔進(jìn)行規(guī)范管理，尤其是在一定范圍實(shí)現(xiàn)全面覆蓋，有利于救助文檔的存儲(chǔ)和調(diào)取使用。

二、常見檔案分類管理方法及適用范圍

在日常檔案管理工作中，最常見檔案分類管理方法有四種，具體如下：

（一）年度分類法。年度分類法以形成和處理文件的年度為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成各個(gè)類別。適用于使用文書檔案逐年歸檔工作制度的單位。

（二）組織機(jī)構(gòu)分類法。組織機(jī)構(gòu)分類法是根據(jù)文件的承辦單位將檔案進(jìn)行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將檔案分成若干類別。適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)穩(wěn)定、機(jī)構(gòu)設(shè)置不多的單位。

（三）問題分類法。問題分類法是以文件內(nèi)容所涉及的問題為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成若干個(gè)類別。適用于存在時(shí)間不長(zhǎng)，組織機(jī)構(gòu)模糊不清、檔案數(shù)量不大的單位。

（四）復(fù)式分類法。以年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法為基礎(chǔ)，由年度和組織機(jī)構(gòu)、年度和問題靈活組合形成檔案分類方法。具體包括：年度-組織機(jī)構(gòu)分類法、組織機(jī)構(gòu)-年度分類法、年度-問題分類法、問題-年度分類法以及組織機(jī)構(gòu)-問題分類法、問題-組織機(jī)構(gòu)分類法等等。

在實(shí)際工作中，由于檔案卷宗中文書構(gòu)成的復(fù)雜性，單純采用一種分類方法進(jìn)行文書檔案管理相對(duì)比較少，通常都會(huì)根據(jù)單位檔案管理工作實(shí)際將兩種或者兩種以上的分類方法進(jìn)行有機(jī)結(jié)合來進(jìn)行檔案管理。

三、檔案分類管理方法在海上應(yīng)急救助值班文檔管理工作中的應(yīng)用

考慮海上應(yīng)急救助值班的文檔管理具有時(shí)效性強(qiáng)、分類標(biāo)準(zhǔn)缺失、涵蓋問題復(fù)雜、檢索要求高等特點(diǎn)，筆者結(jié)合日常工作實(shí)際，擬采用“年度-問題分類法”對(duì)海上應(yīng)急救助值班文檔進(jìn)行分類管理，具體如下：

（一）確定主線。以年度為分類主線，將海上應(yīng)急救助值班文檔按照年度順序進(jìn)行分類，詳見組織結(jié)構(gòu)圖1：

（二）明確問題。在年度工作目錄下，將海上應(yīng)急救助值班文檔按照問題分類法，歸結(jié)為四大類，即：救助工作、日常值班、專項(xiàng)任務(wù)、崗位工作，詳見組織結(jié)構(gòu)圖2：

（三）細(xì)化問題。同時(shí)，為更好歸類和存檔管理，將涉及救助工作相關(guān)問題進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化分類，包括：救助報(bào)告、救助影像、救助統(tǒng)計(jì)、案例評(píng)估、其他問題等內(nèi)容。

將日常值班相關(guān)問題進(jìn)行細(xì)分，包括每日交班、船艇油水、補(bǔ)給動(dòng)態(tài)、應(yīng)急物資、日常工作影像、值班基礎(chǔ)文件、節(jié)假日專用、惡劣氣象防抗、其他問題等。

將專項(xiàng)任務(wù)相關(guān)問題進(jìn)行細(xì)分，包括專項(xiàng)保障、專項(xiàng)演練、實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練和其他問題。

將崗位工作相關(guān)問題按照值班人員崗位進(jìn)行細(xì)分，包括崗位1、2、3、4等等。詳見組織結(jié)構(gòu)圖3。

（四）歸納匯總。通過對(duì)年度救助工作相關(guān)問題進(jìn)行分類匯總，歸納出“救助工作”四大類問題，對(duì)四大類問題進(jìn)行逐級(jí)細(xì)化，形成了18類小問題，并對(duì)每一個(gè)小問題命名方式和存放要求進(jìn)行細(xì)化完善，基本覆蓋了海上應(yīng)急救助值班的主要問題，具體見下表：XX單位XX年度海上應(yīng)急救助值班文檔分類一覽表。

四、加強(qiáng)海上應(yīng)急救助值班文檔管理的工作建議

（一）要準(zhǔn)確理解文檔歸檔時(shí)間

使用年度分類法經(jīng)常會(huì)遇到由于成文日期、簽發(fā)日期、日期不盡相同，無法進(jìn)行合理歸類的問題。針對(duì)這一情況，可以參照該文件的文體種類細(xì)分進(jìn)行科學(xué)分類：

1.法規(guī)性的文件以批準(zhǔn)日期為依據(jù);

2.指導(dǎo)性的文件以簽發(fā)日期為依據(jù);

3.會(huì)議記錄以開會(huì)日期為依據(jù);

4.計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以該文件針對(duì)的時(shí)間為依據(jù);

5.跨年度的計(jì)劃以開始年度為準(zhǔn);

6.跨年度總結(jié)以最后年度為依據(jù)。

（二）要合理設(shè)置歸檔問題

使用問題分類法對(duì)救助值班檔案進(jìn)行文類管理時(shí)，由于救助值班工作內(nèi)容涉及的問題相當(dāng)復(fù)雜，加上值班人員的對(duì)問題認(rèn)識(shí)局限性和差異性，且沒有統(tǒng)一規(guī)范的分類標(biāo)準(zhǔn)，因而對(duì)類目的設(shè)置往往難以做到準(zhǔn)確規(guī)范，使分類有失準(zhǔn)確。建議在進(jìn)行問題設(shè)置時(shí)，一是要對(duì)救助值班工作相關(guān)問題的概括應(yīng)當(dāng)盡量準(zhǔn)確并且明確范圍，各個(gè)同級(jí)類目應(yīng)當(dāng)互相排斥，類目之間盡量做到互不相容。二是分類層次和類目不宜過多和瑣碎，否則容易造成理解偏差。三是如果一份文件同時(shí)涉及幾個(gè)問題，應(yīng)研究并確認(rèn)其中的主要問題，將文件歸入相應(yīng)類目。四是應(yīng)設(shè)立一個(gè)綜合類以包容一些綜合性文件和數(shù)量過少問題的文件。

（三）要加強(qiáng)對(duì)文檔的日常管理

考慮值班人員對(duì)問題理解差異性和文檔管理相對(duì)的固定性，建議：一是盡量安排具有一定文檔管理能力的人專門負(fù)責(zé)對(duì)救助值班文檔進(jìn)行管理，避免分類不清的情況出現(xiàn);二是要規(guī)范對(duì)文檔命名工作，例如在前面列舉的“救助報(bào)告”命名上，可以采用“年度+任務(wù)次數(shù)+任務(wù)概述”方式進(jìn)行命名，即15-XXX：“XXX”輪（施救單元）救助“XXX”輪（被救對(duì)象）。三是要定期對(duì)文檔存放情況進(jìn)行復(fù)核。在文檔管理過程中，根據(jù)文檔生成數(shù)量大小，定期對(duì)文檔存放情況進(jìn)行復(fù)核，避免未及時(shí)存檔造成大量積累進(jìn)而導(dǎo)致管理混亂。四是要對(duì)文檔及時(shí)歸檔?？紤]到電子文檔保存要求相對(duì)較高，建議每半年采用移動(dòng)硬盤和光盤同步備份的方式對(duì)救助值班文檔進(jìn)行歸檔處理，避免因電腦癱瘓等造成不可挽回的損失。

海上應(yīng)急救助值班文檔管理是海上應(yīng)急處置工作的基礎(chǔ)，只有不斷規(guī)范管理、夯實(shí)基礎(chǔ)，才能逐步地實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策、科學(xué)施救，不斷提高海上應(yīng)急處置工作成效，更好地保障海區(qū)安全形勢(shì)的穩(wěn)定。

參考文獻(xiàn)

篇(4)

關(guān)鍵詞:檔案管理 防災(zāi)抗災(zāi) 機(jī)制

各級(jí)檔案館中保存著大量“孤本”檔案，且多數(shù)是記錄在脆弱的載體材料上的，任何形式的自然災(zāi)難和人為災(zāi)害都有可能對(duì)檔案文獻(xiàn)資料造成部分損害或永久性無法彌補(bǔ)的破壞。如2003年4月的伊拉克戰(zhàn)爭(zhēng)，戰(zhàn)火使成千上萬的檔案文獻(xiàn)永遠(yuǎn)丟失;①2008年5.12汶川特大地震，北川縣檔案館最珍貴的“孤本”檔案《石泉縣志》仍未找到②。面對(duì)各類潛在或可能遭遇的若干突發(fā)事件和災(zāi)害，如何增強(qiáng)檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制(以下簡(jiǎn)稱“機(jī)制”)的協(xié)調(diào)運(yùn)作，正成為當(dāng)今世界檔案界面臨的重要研究課題。

筆者認(rèn)為“機(jī)制”的建立有利于提高檔案防災(zāi)抗災(zāi)工作管理效率;有利于提高措施的針對(duì)性和適用性;有利于降低成本，發(fā)揮更大效益。我們不僅需要從理論上去說明檔案防災(zāi)抗災(zāi)工作的重要性，更需要從實(shí)踐性、應(yīng)用性上去研究，去總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。通過對(duì)“機(jī)制”的研究，掌握抵御災(zāi)害的措施、方法，以最大限度地延續(xù)人類社會(huì)記憶。

一、構(gòu)建“機(jī)制”體系的主要內(nèi)容

機(jī)制的建立是一項(xiàng)巨大而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，一靠體制，二靠制度。這里所謂體制，主要是指檔案防災(zāi)抗災(zāi)各組織機(jī)構(gòu)的職能和崗位責(zé)權(quán)的調(diào)整與配置;所謂制度，廣義上講包括涉及檔案防災(zāi)抗災(zāi)中國家和地方的法律、法規(guī)以及任何組織內(nèi)部的規(guī)章制度。

1.建立健全“機(jī)制”的組織體系。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立“危機(jī)是常態(tài)”的憂患意識(shí)，把“機(jī)制”納入日常工作體系中，應(yīng)對(duì)重大災(zāi)害事故，非單一的檔案部門可以應(yīng)對(duì)的，需要在各級(jí)黨委和政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，檔案部門與各相關(guān)部門密切配合，通力合作。正因如此，在體制上，應(yīng)建立起統(tǒng)一指揮、分級(jí)負(fù)責(zé)、相互協(xié)調(diào)的綜合處理檔案災(zāi)害的常設(shè)機(jī)構(gòu)。建立健全中央至地方四級(jí)兩層防災(zāi)體系，即中央、省(市)、市、縣(市、區(qū))四級(jí)，兩層即為制訂策略的防災(zāi)抗災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組和推行防災(zāi)抗災(zāi)措施的行動(dòng)小組。各小組制定相應(yīng)的工作職責(zé)，并落實(shí)到具體的工作人員。

2.建立 “機(jī)制”制度體系。根據(jù)災(zāi)害的等級(jí)(大體劃分為特大、重大、較大、一般四個(gè)等級(jí))、范圍(僅檔案機(jī)構(gòu)的單一型和涉及全社會(huì)的綜合型)采取縱向救援、橫向聯(lián)動(dòng)的協(xié)調(diào)機(jī)制。圍繞災(zāi)害的三個(gè)階段(災(zāi)前、災(zāi)中和災(zāi)后)，建立健全三大機(jī)制:一是災(zāi)前監(jiān)測(cè)預(yù)警機(jī)制。在災(zāi)前預(yù)防階段，制定防災(zāi)計(jì)劃，開展對(duì)防災(zāi)抗災(zāi)知識(shí)的宣傳教育，通過預(yù)案將責(zé)任落實(shí)到部門，任務(wù)到人，努力做到災(zāi)害來臨之前未雨綢繆，防患于未然。二是災(zāi)中防災(zāi)抗災(zāi)機(jī)制。領(lǐng)導(dǎo)迅速?zèng)Q策，啟動(dòng)應(yīng)急處置保障措施，對(duì)災(zāi)害及時(shí)反應(yīng)。三是災(zāi)后恢復(fù)重建機(jī)制。及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)移到安全的場(chǎng)所，對(duì)受災(zāi)檔案采取科學(xué)的方法修復(fù)處理。根據(jù)三大機(jī)制，制定相應(yīng)的法律、法規(guī)、制度和辦法。

二、增強(qiáng)“機(jī)制”協(xié)調(diào)動(dòng)作的建議與對(duì)策

1.要強(qiáng)化檔案管理應(yīng)對(duì)災(zāi)害的基礎(chǔ)能力建設(shè)。堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)設(shè)施是抵御各種風(fēng)險(xiǎn)戰(zhàn)勝各類災(zāi)害的根本，檔案管理的基礎(chǔ)能力包含軟、硬件兩方面。在硬的方面，要提高檔案建筑抗災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，其相關(guān)設(shè)施也要從防災(zāi)角度去考慮;加大檔案安全技術(shù)投入力度，推廣運(yùn)用新技術(shù)、新工藝和新設(shè)備，改善檔案安全保管條件。在軟的方面，健全隱患排查監(jiān)控機(jī)制，對(duì)檔案庫房、辦公用房及周圍環(huán)境進(jìn)行全面細(xì)致的安全檢查，定期檢查檔案館建筑物的水電線路和做好相關(guān)設(shè)備檢修、維護(hù)工作，發(fā)現(xiàn)庫房漏雨、危房、防雷裝置失效等不安全因素，及時(shí)采取措施，堅(jiān)決消除事故隱患，確保檔案安全;加強(qiáng)門衛(wèi)管理制度，進(jìn)出登記，切實(shí)有效地執(zhí)行;建立科學(xué)有效的利益協(xié)調(diào)機(jī)制，善于化解檔案利用者間、檔案工作者間以及二者之間的矛盾，開展和諧平安檔案創(chuàng)建活動(dòng)，嚴(yán)防對(duì)檔案工作影響較大的惡性事件發(fā)生。

2.要全方位推進(jìn)綜合長(zhǎng)效“機(jī)制”建設(shè)。按照國家檔案局制定的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、及時(shí)反應(yīng)、果斷決策、合作互助的原則”③要求，進(jìn)一步理順“機(jī)制”，積極推進(jìn)常態(tài)化、綜合化。建立強(qiáng)有力的檔案防災(zāi)抗災(zāi)管理組織體系，國家檔案局要建立常設(shè)專門機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一指揮全國檔案系統(tǒng)的防災(zāi)抗災(zāi)工作，將檔案的防災(zāi)抗災(zāi)工作納入各級(jí)檔案部門的日常工作體系，每五年要制定檔案防災(zāi)基本規(guī)劃，每年要編制當(dāng)年度的防災(zāi)抗災(zāi)執(zhí)行計(jì)劃。強(qiáng)化突發(fā)事件監(jiān)測(cè)預(yù)警機(jī)制，目前，我國多數(shù)災(zāi)害的防范機(jī)制更多的是事后救助，而不是事前預(yù)防和預(yù)測(cè)，是被動(dòng)的“撞擊式”反應(yīng)而不是主動(dòng)出擊，各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)要在構(gòu)建檔案防災(zāi)新機(jī)制上下功夫，探索檔案災(zāi)害防治工作由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變的新觀念、新思路、新辦法，在做好應(yīng)急處置的同時(shí)，注重事前的防范。強(qiáng)化應(yīng)急處置綜合協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)機(jī)制和社會(huì)動(dòng)員機(jī)制。防災(zāi)抗災(zāi)反應(yīng)不是一種孤立的現(xiàn)象，檔案部門在承擔(dān)部門職責(zé)的同時(shí)，更加注重與相關(guān)部門構(gòu)建共同責(zé)任機(jī)制，營(yíng)造“合作互動(dòng)”的局面，實(shí)現(xiàn)快速反應(yīng)，高速運(yùn)轉(zhuǎn)，形成協(xié)調(diào)有效的應(yīng)急管理工作機(jī)制。加強(qiáng)與水利、氣象、地震、地質(zhì)等相關(guān)部門的聯(lián)系，建立靈敏的災(zāi)害信息聯(lián)動(dòng)處置系統(tǒng)，提高對(duì)災(zāi)害的及時(shí)反應(yīng)。要積極加強(qiáng)檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)國際間合作和地區(qū)間合作，健全國際合作機(jī)制，及時(shí)交流信息、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、聯(lián)合行動(dòng)，大大增強(qiáng)應(yīng)急反應(yīng)的實(shí)際效果。

3.要進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作應(yīng)急管理法律建設(shè)，制定各項(xiàng)配套規(guī)定。最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，不僅是檔案工作者的崇高使命和艱巨任務(wù)，也是《中華人民共和國檔案法》賦予每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)。其一檔案部門應(yīng)當(dāng)在國家防災(zāi)抗災(zāi)的相關(guān)法律基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案工作特點(diǎn)出臺(tái)一些具有專業(yè)性、技術(shù)性的法律規(guī)范。目前，國家檔案局制定的《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，應(yīng)當(dāng)完善法律法規(guī)，并制定配套規(guī)定，完善具體制度。在檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)中建立完備的法律支撐體系，對(duì)與防災(zāi)抗災(zāi)有關(guān)的一些重大事項(xiàng)做出比較明確的規(guī)定，如各級(jí)政府、檔案機(jī)構(gòu)乃至公民對(duì)于檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)所負(fù)有的責(zé)任、防災(zāi)抗災(zāi)規(guī)劃的制定、發(fā)生災(zāi)害后的應(yīng)急程序和職責(zé)所在等等。完備的法律體系為檔案防災(zāi)抗災(zāi)提供法律保障和制度規(guī)范，有利于“機(jī)制”的有效運(yùn)行。其二要做好相關(guān)法律的宣傳普及工作，增強(qiáng)履行檔案管理防災(zāi)抗災(zāi)法律所規(guī)定的責(zé)任和義務(wù)的自覺性。其三要加強(qiáng)貫徹實(shí)施情況的監(jiān)督檢查，確?！皺C(jī)制”依法開展，落到實(shí)處。

4.要健全檔案工作應(yīng)急管理保障體系。一是加強(qiáng)檔案應(yīng)急隊(duì)伍建設(shè)，建議在全國“防災(zāi)減災(zāi)日”這天，檔案部門要開展普及檔案防災(zāi)抗災(zāi)知識(shí)的教育和受災(zāi)檔案的搶救修復(fù)技術(shù)講座，舉辦防災(zāi)抗災(zāi)演習(xí)和訓(xùn)練，增強(qiáng)檔案工作者的災(zāi)害預(yù)防意識(shí)。建立專家組，讓他們參與組織重大災(zāi)害救援的技術(shù)指導(dǎo)，培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)精湛、訓(xùn)練有素、作風(fēng)過硬的應(yīng)急救援專業(yè)化隊(duì)伍。二是加大資金投入，每年適度安排專項(xiàng)資金，建立救災(zāi)資金應(yīng)急撥付機(jī)制，確保24小時(shí)內(nèi)將各項(xiàng)救災(zāi)措施落實(shí)到位，檔案災(zāi)害得到及時(shí)救護(hù)。三是加強(qiáng)物資儲(chǔ)備，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范的要求，設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，配備自動(dòng)報(bào)警、滅火、去濕、消毒、防火、防水等必要的檔案安全保護(hù)設(shè)備和器材。

5.運(yùn)用科學(xué)方法，積極做好災(zāi)后檔案的搶救和保護(hù)工作。國家檔案局要及時(shí)派出檔案保護(hù)方面的專家到災(zāi)區(qū)指導(dǎo)災(zāi)后的檔案搶救和保護(hù)工作。對(duì)于受災(zāi)較重、庫房坍塌、檔案被埋的要及時(shí)與抗震救災(zāi)指揮部門溝通，取得他們支持，盡早將檔案搶救出來，轉(zhuǎn)移到安全地帶。對(duì)于庫房開裂，裝具損壞的，要根據(jù)實(shí)際情況，在確保人員安全的前提下，盡可能地將檔案轉(zhuǎn)移出來，妥善保管。對(duì)于不同的受損材料和水淹材料，在檔案保護(hù)專家的指導(dǎo)下，采取不同的科學(xué)處理方法。特別是對(duì)水淹檔案，要及時(shí)采取冷凍或干燥的辦法穩(wěn)定檔案的狀態(tài)，避免災(zāi)情進(jìn)一步惡化。

6.進(jìn)一步完善異地檔案災(zāi)害備份管理制度。每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)推行歷史檔案分級(jí)保護(hù)，建立極其重要檔案名冊(cè)，制定極其重要檔案的保護(hù)計(jì)劃。建議一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的1%至7%可作為極其重要的檔案，對(duì)館藏中最珍貴的歷史檔案，建立本地特藏室，實(shí)行特殊的保管方式和保護(hù)措施，同時(shí)，異地保存極其重要檔案的復(fù)本，并定期更新。縮微和出版極其重要檔案也是切實(shí)可行的異地備份保存方式。隨著電子政務(wù)工程的推進(jìn)，各地方政府還可以創(chuàng)建“電子政務(wù)災(zāi)難備份中心”，以降低電子政務(wù)信息的災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)。為維護(hù)我國檔案信息數(shù)據(jù)的安全，政府應(yīng)盡早頒布可維護(hù)數(shù)據(jù)災(zāi)備市場(chǎng)誠信度的法規(guī)與制約措施，創(chuàng)建我國檔案信息數(shù)據(jù)遠(yuǎn)端異地災(zāi)備平臺(tái)或基地。

7.建立檔案信息處理機(jī)制，發(fā)揮檔案資料在抗震救災(zāi)中的重要作用。各級(jí)檔案館和機(jī)關(guān)檔案室要打破常規(guī)、特事特辦，將抗震救災(zāi)工作急需的工程圖紙、建筑藍(lán)圖、城市地圖、地下管線、人口戶籍以及單位人員名冊(cè)等檔案主動(dòng)提供給抗震救災(zāi)指揮部門。檔案部門要堅(jiān)守崗位、及時(shí)服務(wù)，做到抗震救災(zāi)需要什么檔案資料，就提供什么檔案資料，充分發(fā)揮檔案資料在抗震救災(zāi)中的重要作用。

注 釋:

①侯怡敏.論災(zāi)難預(yù)防對(duì)檔案保護(hù)的重要性.蘭臺(tái)世界， 2007年3月下半月.

②新浪網(wǎng)finance.sina.com.cn/g/20080707/19075064367.shtml.

③國家檔案局.檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法.中國檔案報(bào)，2008年10月2日第二版

參考文獻(xiàn)

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3.劉家真，許杰.影響我國數(shù)字信息長(zhǎng)期保存問題與解決方案.檔案學(xué)研究，2008(4).

篇(5)

一、適用范圍

因發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、雷擊、雪災(zāi)、地震和其它嚴(yán)重突發(fā)事件，造成或可能造成檔案損毀、檔案室損壞，適用于本預(yù)案。

二、組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)

成立局檔案安全保管應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組。由紀(jì)檢組長(zhǎng)、工會(huì)主席向燕妮同志任組長(zhǎng)，全面負(fù)責(zé)指揮突發(fā)事件的處置工作；局辦公室主任熊銀娥同志任副組長(zhǎng)，具體負(fù)責(zé)綜合檔案室的救災(zāi)組織和協(xié)調(diào)工作；檔案員趙美容和各股室負(fù)責(zé)人為小組成員，積極參與檔案搶險(xiǎn)救災(zāi)工作。

局檔案安全保管應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)我局綜合檔案室檔案的救災(zāi)組織管理和協(xié)調(diào)工作。一旦發(fā)生災(zāi)情時(shí)，立即啟動(dòng)預(yù)案，領(lǐng)導(dǎo)小組馬上投入到具體組織救災(zāi)管理和協(xié)調(diào)工作中，會(huì)同各股室，及時(shí)救援和轉(zhuǎn)移檔案，調(diào)查統(tǒng)計(jì)災(zāi)害影響范圍和受災(zāi)程度，評(píng)估、核實(shí)災(zāi)害所造成的損失情況，及時(shí)報(bào)上級(jí)部門。

三、工作原則

1、檔案優(yōu)先原則。面臨其他財(cái)產(chǎn)損失和檔案安全的選擇時(shí)，要把保障檔案的安全作為災(zāi)害緊急處置的首要任務(wù)，在確保人員安全的前提下，最大限度地減少災(zāi)害對(duì)檔案的損害和影響。

2、預(yù)防為主原則。把災(zāi)害預(yù)防作為檔案安全工作的中心環(huán)節(jié)和主要任務(wù)，完善工作機(jī)制，強(qiáng)化安全管理，健全防范手段，建立安全預(yù)報(bào)機(jī)制，提高對(duì)各種災(zāi)害的緊急處置能力。

3、分級(jí)管理原則。在局領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，按照“分級(jí)管理、按級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，檔案室發(fā)生的災(zāi)害由局辦公室負(fù)責(zé)組織處置，檔案員和各股室人員配合開展應(yīng)急處理工作。

四、啟動(dòng)條件

凡出現(xiàn)下列任何一種情況，啟動(dòng)本預(yù)案。

（一）檔案室發(fā)生火災(zāi)，造成檔案庫房坍塌、檔案被毀的；或檔案室附近區(qū)域發(fā)生特大火災(zāi)，嚴(yán)重威脅檔案安全，需要各股室配合緊急轉(zhuǎn)移檔案的；

（二）檔案室發(fā)生重大盜竊檔案事件，造成社會(huì)影響的；

（三）發(fā)生破壞性地震，造成檔案室?guī)旆刻?，需要各股室配合救援和轉(zhuǎn)移檔案的；

（四）發(fā)生戰(zhàn)爭(zhēng)、社會(huì)對(duì)抗，嚴(yán)重威脅檔案安全的；

（五）發(fā)生特大洪水，檔案室進(jìn)水，造成檔案庫房坍塌，檔案被淹，急需組織力量緊急救援和轉(zhuǎn)移檔案的；

（六）直接危及檔案安全的其它災(zāi)情。

五、應(yīng)急保障

綜合檔案室按照檔案管理規(guī)范的要求，設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，配備滅火、去濕、去酸、消毒等必要的檔案安全保護(hù)設(shè)備和耗材。同時(shí)，配備救災(zāi)必需的工具設(shè)備，緊急轉(zhuǎn)移檔案所需的裝具和緊急避險(xiǎn)場(chǎng)所、臨時(shí)保管檔案所需的帳篷、簡(jiǎn)易房等設(shè)施設(shè)備。

篇(6)

   突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案1

   為了預(yù)防自然災(zāi)害突發(fā)事件(火災(zāi)、澇災(zāi)、地震等自然災(zāi)害事故)，快速有序地進(jìn)行搶險(xiǎn)救災(zāi)，保護(hù)學(xué)校和人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全，現(xiàn)制定搶險(xiǎn)救災(zāi)應(yīng)急預(yù)案。

   一、組織結(jié)構(gòu)

   1、領(lǐng)導(dǎo)小組

   組長(zhǎng)：

   組員：

   職責(zé)：協(xié)調(diào)處理自然災(zāi)害突發(fā)事件搶險(xiǎn)救災(zāi).

   2、設(shè)置三個(gè)突發(fā)事件應(yīng)急分隊(duì)，各自分工負(fù)責(zé)。

   （1）消防應(yīng)急分隊(duì)

   負(fù)責(zé)人:

   成員及聯(lián)系方式：吳勝寧李世平、曾滔、曾強(qiáng)、陳澤民、楊東、李渝、楊杰、王樂勇、王政、陳同軍等。接到報(bào)告立即奔赴現(xiàn)場(chǎng)撲滅初期火災(zāi)、協(xié)助撲滅火災(zāi)。(應(yīng)急分隊(duì)隊(duì)員每天24小時(shí)通訊暢通)

   職責(zé)：根據(jù)《消防控制程序》《義務(wù)消防隊(duì)工作職責(zé)》處理,保護(hù)學(xué)校、人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全.

   （2）防汛應(yīng)急分隊(duì)

   負(fù)責(zé)人:

   成員及聯(lián)系方式：

   第一梯隊(duì):應(yīng)急分隊(duì)隊(duì)員每天24小時(shí)通訊暢通)

   第二梯隊(duì):全體保安隊(duì)員奔赴現(xiàn)場(chǎng),職能部門增派中青年積極配合搶險(xiǎn)救災(zāi).

   職責(zé)：阻擋、排泄洪澇,保護(hù)重點(diǎn)部位，搶救人員物資,保護(hù)學(xué)校、群眾生命財(cái)產(chǎn)安全.

   （3）地震應(yīng)急分隊(duì)

   負(fù)責(zé)人:

   成員及聯(lián)系方式：以家屬區(qū)保安、巡邏隊(duì)員作為家屬區(qū)疏散引導(dǎo)員；以教學(xué)區(qū)保安、巡邏隊(duì)員作為家屬區(qū)疏散引導(dǎo)員。其他物業(yè)服務(wù)人員配合做好疏散引導(dǎo)和救助工作。(應(yīng)急分隊(duì)隊(duì)員每天24小時(shí)通訊暢通)

   職責(zé)：及時(shí)疏散引導(dǎo)家區(qū)群眾到達(dá)避難地點(diǎn)，及時(shí)救助和協(xié)助救助傷員，減少人員傷亡。

   二、處置步驟

   自然災(zāi)害突發(fā)事件發(fā)生后，應(yīng)嚴(yán)格按下列步驟處理：

   1、在第一時(shí)間報(bào)告災(zāi)害的地點(diǎn)、類別和損害程度。啟動(dòng)預(yù)案。

   2、以在現(xiàn)場(chǎng)工作的保安、城管隊(duì)員作為第一梯隊(duì)，立即奔赴現(xiàn)場(chǎng)搶險(xiǎn)救災(zāi)。

   3、其他保安、城管隊(duì)員，聞?dòng)嵄M快奔赴現(xiàn)場(chǎng)；各個(gè)部門50歲以下健壯中青年聞?dòng)嵄M快奔赴現(xiàn)場(chǎng)搶險(xiǎn)救災(zāi)。

   三、預(yù)防措施

   1、各應(yīng)急分隊(duì)造具名冊(cè)，明確崗位職責(zé)和聯(lián)系方式,進(jìn)行崗位培訓(xùn),接受領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一指揮.發(fā)生自然災(zāi)害突發(fā)事件迅速奔赴現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施搶險(xiǎn)救災(zāi).

   2、物管中心各業(yè)務(wù)部門，作好預(yù)防自然災(zāi)害防災(zāi)減災(zāi)工作。檢查本部門預(yù)防自然災(zāi)害的程度,發(fā)現(xiàn)并堵塞漏洞,實(shí)施本部門自然災(zāi)害防范責(zé)任制.制定本部門搶險(xiǎn)救災(zāi)預(yù)案，發(fā)現(xiàn)災(zāi)害，率先對(duì)管轄范圍自行搶險(xiǎn)救災(zāi)，及時(shí)報(bào)告引導(dǎo)實(shí)施綜合搶險(xiǎn)救災(zāi)。同時(shí)為支援學(xué)校搶險(xiǎn)救災(zāi)作好人員準(zhǔn)備.

   3、消防器材儲(chǔ)藏室（滅火器、水帶等），設(shè)在慧園小區(qū)培訓(xùn)樓二樓學(xué)校安管處。

   4、防澇器材儲(chǔ)藏室（沙袋、水靴、電筒等），設(shè)在地下車庫。負(fù)責(zé)人；抽水機(jī)放置在能源中心，負(fù)責(zé)人

   5、地震避難所：設(shè)在教學(xué)區(qū)兩個(gè)足球廣場(chǎng)。

   地震發(fā)生后，地震應(yīng)急分隊(duì)：

   （1）地震發(fā)生前，根據(jù)地震預(yù)報(bào)有序疏散室內(nèi)人員到地震避難所。

   （2）地震發(fā)生后，迅速疏散家屬區(qū)各住戶室內(nèi)人員到地震避難所，搶救被壓人員。

   （3）迅速疏散教學(xué)區(qū)各大樓及學(xué)生宿舍室內(nèi)師生到地震避難所，搶救被壓人員。

       突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案2    第一章總則

   第一條為迅速、有效地處置突發(fā)事件，并盡早予以防范，確保檔案安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施細(xì)則》，省、寧波市《檔案工作條例》和市委、市政府及市檔案局的相關(guān)要求，結(jié)合本局檔案管理實(shí)際，特制定本預(yù)案。

   第二條突發(fā)事件應(yīng)急處置是指可能危及檔案安全的汛期警報(bào)、火災(zāi)警報(bào)、防盜保密事件等處理與防范措施，以期及時(shí)地組織人員，保證檔案安全的活動(dòng)。

   第三條突發(fā)事件應(yīng)急處置應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工負(fù)責(zé)，立足防范，分級(jí)指導(dǎo)相結(jié)合的原則。

   第四條凡涉及突發(fā)事件的部門和個(gè)人，均應(yīng)遵守本預(yù)案中的有關(guān)規(guī)定。

   第二章事件報(bào)告

   第五條一旦發(fā)生事件預(yù)警，應(yīng)立即向責(zé)任處辦公室領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，同時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)。

   第六條主管領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任處室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)按照已發(fā)生、可能發(fā)生之事件性質(zhì)和等級(jí)，趕赴現(xiàn)場(chǎng)，組織處理。必要時(shí)，應(yīng)迅速報(bào)告局領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門。

   第三章應(yīng)急處置

   第七條本級(jí)檔案庫房為特級(jí)應(yīng)急處置的區(qū)域；計(jì)算機(jī)中心和其它檔案保管場(chǎng)所為一級(jí)應(yīng)急處置的區(qū)域；檔案查閱利用室為三級(jí)應(yīng)急處置的區(qū)域。

   第八條各級(jí)區(qū)域應(yīng)急處置以本級(jí)為主，并視情況請(qǐng)求市公安、消防中心等部門支持。

   第九條突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，建立以局長(zhǎng)為總指揮、業(yè)務(wù)分管局長(zhǎng)具體抓落實(shí)和思想發(fā)動(dòng)、其他中層以上領(lǐng)導(dǎo)協(xié)作配合的突發(fā)事件應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)做好組織、協(xié)調(diào)和指揮處置突發(fā)事件的工作。具體名單如下：

   總指揮：戴時(shí)鑫

   現(xiàn)場(chǎng)指揮：余為群

   協(xié)調(diào)：邢良波

   成員：鄔益良、鮑廣瑋、葛天威、王燕萍

   第十條承擔(dān)突發(fā)事件應(yīng)急處置的科室職責(zé)：

   （一）檔案管理員應(yīng)按檔案存放區(qū)域等級(jí)依次指導(dǎo)處置：汛警期查漏防潮，發(fā)生期不間斷監(jiān)控排查，危險(xiǎn)期按要求立即組織力量把特級(jí)區(qū)域的檔案向高位轉(zhuǎn)移?；鹁趹?yīng)迅速告知庫區(qū)人員撤至安全區(qū)域；盜竊泄密發(fā)生期應(yīng)立即控制和保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，禁止一切人員進(jìn)入，同時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)和公安部門查勘；重大突發(fā)事件預(yù)警期應(yīng)做好珍貴和保密檔案撤離準(zhǔn)備，發(fā)生期應(yīng)視上級(jí)要求和現(xiàn)實(shí)需要，指導(dǎo)處置人員搬運(yùn)至設(shè)定區(qū)域。

   （二）管理員在汛警期作好通氣排濕、設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行檢查，確保設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)作，危險(xiǎn)期按要求組織力量把計(jì)算機(jī)、貴重設(shè)備向安全場(chǎng)所轉(zhuǎn)移；火警期在報(bào)119火警的同時(shí)，報(bào)告安全領(lǐng)導(dǎo)小組，并迅速組織義務(wù)消防隊(duì)員按消防應(yīng)急預(yù)案的規(guī)定程序?qū)嵤┨幹谩?/p>

   （三）辦公室應(yīng)在汛警期及時(shí)了解汛警情況，向主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室通報(bào)，并協(xié)助做好止漏防潮工作，發(fā)生期應(yīng)按主管領(lǐng)導(dǎo)要求和現(xiàn)實(shí)需要通知人員到位；火警、失竊泄密發(fā)生期應(yīng)及時(shí)掌握信息，協(xié)助做好聯(lián)絡(luò)工作；整體重大突發(fā)事件預(yù)警期應(yīng)落實(shí)搬運(yùn)裝具、車輛和場(chǎng)地以應(yīng)急需，發(fā)生期當(dāng)按上級(jí)要求和現(xiàn)實(shí)需要，保障后勤到位和信息溝通。

   （四）其它科室應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)指派協(xié)助處置。

   第四章獎(jiǎng)勵(lì)懲戒

   第十一條在突發(fā)事件應(yīng)急處置工作中作出顯著成績(jī)的，應(yīng)報(bào)由市有關(guān)部門給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

   第十二條因參加應(yīng)急處置致傷殘或犧牲人員之善后事項(xiàng)按照國家有關(guān)因公（工）受傷致殘或犧牲的規(guī)定辦理。

   第十三條在突發(fā)事件應(yīng)急處置工作中，因玩忽職守等問題，造成嚴(yán)重后果的；對(duì)借故逃避或拒不執(zhí)行處置命令的，應(yīng)按照相關(guān)法律和規(guī)章對(duì)責(zé)任人員予以行政處罰；構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。

   突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案3

   為加強(qiáng)值班安全管理，及時(shí)妥善處理發(fā)生的各類安全緊急事件，提高緊急突發(fā)性事件的快速反映和各項(xiàng)應(yīng)急工作的協(xié)調(diào)開展，確保企業(yè)及員工財(cái)產(chǎn)和人身安全，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制定企業(yè)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。

   一、指導(dǎo)思想

   依據(jù)企業(yè)安全生產(chǎn)管理制度，本著預(yù)防為主，迅速及時(shí)、有效地開展各項(xiàng)處置工作，切實(shí)維護(hù)企業(yè)的安全與穩(wěn)定。在處置突發(fā)事件時(shí)，要態(tài)度明確，區(qū)分性質(zhì)，嚴(yán)格紀(jì)律，講究策略，措施得力，處置果斷，防止事態(tài)擴(kuò)大。

   二、 報(bào)告制度和程序

   1、發(fā)生安全事故后，值班人員應(yīng)及時(shí)向企業(yè)安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告，并視情況迅速撥打110、120、119應(yīng)急電話(110匪警、120救護(hù)、119火警)。

   2、值班人員應(yīng)根據(jù)事故情況，在24小時(shí)內(nèi)寫出書面報(bào)告，逐級(jí)上報(bào)。

   3、報(bào)告內(nèi)容如下：事故的時(shí)間、地點(diǎn)、事故簡(jiǎn)要經(jīng)過、已采取措施和事故控制情況以及報(bào)告人。

   三、安全事故應(yīng)急預(yù)案

   (一)消防應(yīng)急預(yù)案

   1、發(fā)現(xiàn)火警后，在場(chǎng)工作人員應(yīng)及時(shí)向值班領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，迅速撲滅火源，值班人員在接到火警信息后立即組織搶險(xiǎn)，并視火情及時(shí)撥打119火警電話。

   2、保障安全通道暢通，有組織的做好人員疏散工作，在疏散過程中，應(yīng)井然有序，避免擁擠所發(fā)生的人身傷亡事故。

   3、應(yīng)堅(jiān)持先救人，后救火的原則，如有人被火圍困，需立即組織力量搶救。

   4、控制火勢(shì)，防止火勢(shì)蔓延，極力搶救財(cái)物，降低火災(zāi)所造成的損失。

   (二)食品衛(wèi)生應(yīng)急預(yù)案

   1、如發(fā)現(xiàn)生病員工，應(yīng)及時(shí)就醫(yī)，不得帶病上班。

   2、通知員工所屬部門領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)做出工作安排，配合開展搶救工作。

   3、若遇員工非正常中毒或發(fā)生疑似食物中毒事故，應(yīng)立即停止食堂的生產(chǎn)活動(dòng)，迅速報(bào)告衛(wèi)生行政部門，積極配合救助病人。

   4、保留可能造成食物中毒或?qū)е率澄镏卸镜氖称芳捌湓稀⒐ぞ摺⒃O(shè)備和現(xiàn)場(chǎng)，并配合衛(wèi)生行政部門進(jìn)行調(diào)查。

   5、根據(jù)衛(wèi)生行政部門的要求，封存和銷毀導(dǎo)致食物中毒的食品及其原料，對(duì)中毒食品加工場(chǎng)地、工具、設(shè)備進(jìn)行消毒，控制事態(tài)發(fā)展。

   (三)停水停電應(yīng)急預(yù)案

   1、首先查明原因，如因上級(jí)管理部門決定停水停電，應(yīng)立即將詳細(xì)情況通知有關(guān)部門和員工;

   2、突發(fā)水管爆裂：迅速關(guān)掉總閘，并立即將積水清除，保護(hù)財(cái)物，同時(shí)通知維修人員進(jìn)行搶修，并及時(shí)說明停水原因以及來水時(shí)間。

   3、突發(fā)大面積停水停電：迅速打電話向物業(yè)管理部查明停水、停電原因，并及時(shí)說明原因以及來水、來電時(shí)間。

   4、下水管堵塞：立即組織維修人員找出堵塞處，及時(shí)進(jìn)行疏通。

   (四)自然災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案

   1、自然災(zāi)害發(fā)生后，值班人員應(yīng)立即通知安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，迅速到位; 2、認(rèn)真組織員工疏散到安全地帶，對(duì)沒有及時(shí)撤出的人員，應(yīng)極力查找或營(yíng)救。

   3、沉著應(yīng)對(duì)突發(fā)災(zāi)害性事故的發(fā)生，積極開展自救和互救工作，使人員和財(cái)產(chǎn)損失降到最低限度，有效保障員工的生命和企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全。

   4、各部門應(yīng)積極主動(dòng)協(xié)助配合領(lǐng)導(dǎo)小組維護(hù)好企業(yè)秩序，并向上級(jí)部門報(bào)告?zhèn)鋈藬?shù)及損失情況。

   (五)防范被盜應(yīng)急預(yù)案

   1、盜竊事件發(fā)生后，立即保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，并通知物業(yè)管理部來進(jìn)行調(diào)查，查找被盜原因;

   2、及時(shí)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告情況;

   3、如發(fā)現(xiàn)有人現(xiàn)場(chǎng)作案，應(yīng)先撥打“110”，并對(duì)正 在實(shí)施犯罪行為的不法分子預(yù)以制止，組織保衛(wèi)力量將其抓獲交公安部門處理。

   (六)侵害員工事件應(yīng)急預(yù)案

   1、員工之間發(fā)生矛盾沖突，在場(chǎng)人員應(yīng)加以勸阻，并向值班領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，如有受傷人員應(yīng)及時(shí)就醫(yī)，調(diào)查事實(shí)經(jīng)過，對(duì)當(dāng)事雙方做出相應(yīng)處分。

   2、若有外來人員不履行登記手續(xù)，強(qiáng)行闖入，門衛(wèi)保安員應(yīng)加以阻止，并報(bào)值班領(lǐng)導(dǎo)，不得隨意放行。

   3、發(fā)現(xiàn)不法分子來企業(yè)滋事、斗毆、行兇，應(yīng)予以制止以防意外和不測(cè)，同時(shí)應(yīng)撥打“110”。

   4、 如有敲詐、傷害事件發(fā)生，必須立刻采取救治措施，視情況必要時(shí)撥打“120”救護(hù)電話 。

篇(7)

一、紙質(zhì)檔案管理的重要性

“檔案”對(duì)于任何一個(gè)國家、任何一個(gè)單位而言，都是非常重要的。如果檔案管理工作不利，不僅會(huì)使原始檔案遭到損壞，同時(shí)也有可能泄露該國家或該單位的機(jī)密，對(duì)檔案主體的發(fā)展造成威脅。但是由于紙質(zhì)檔案的存在符合人們生活和工作的習(xí)慣，人們不可能立刻就將它淘汰，雖然“無紙化辦公”已經(jīng)開始好多年了，“紙質(zhì)檔案”仍然存在于每一個(gè)機(jī)構(gòu)。此外，凡是具有印章或簽署的文件都是具有法律效力的，因此這類型的文件必須以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存并加以管理。

二、紙質(zhì)檔案管理工作存在的問題

所有的紙質(zhì)文件都是張紙、筆跡以及筆跡材料的集合體。那么紙質(zhì)檔案可以保存多長(zhǎng)時(shí)間，就與檔案本身的材料、管理人員的工作態(tài)度、單位的檔案管理?xiàng)l件以及外界借閱人員的愛護(hù)程度、一些突發(fā)事故有關(guān)了。

首先，從管理人員的工作態(tài)度及檔案管理?xiàng)l件來看。當(dāng)前紙質(zhì)檔案的管理流程是：收集、整編檔案資料――檔案除塵、除蟲――檔案歸檔、入庫――檔案管理。但是，能夠嚴(yán)格的按照流程進(jìn)行檔案管理的單位少之又少。此外，檔案管理室都配有“溫濕度管理系統(tǒng)”，能夠仔細(xì)的根據(jù)檔案室內(nèi)環(huán)境的變化進(jìn)行溫濕度調(diào)節(jié)的工作人員，可以說幾乎是沒有的。還有，部分單位還存在檔案借閱信息不入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的現(xiàn)象。這些都對(duì)紙質(zhì)檔案資料的管理保護(hù)工作不利。

其次，從檔案借閱者來看，有部分借閱者缺乏保護(hù)意識(shí)，在查閱檔案資料時(shí)，也不查看桌面是否干凈、也不在乎不帶手套對(duì)檔案資料的損壞、翻閱資料時(shí)也不小心、也不注意資料的借閱期限，對(duì)紙質(zhì)檔案資料造成了很大的破壞。

再次，從預(yù)防突發(fā)事件的情況看，由于各單位檔案管理室的條件不同，有的位置比較偏僻，房屋年久失修，有的位于山區(qū)，受自然災(zāi)害的威脅較大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分檔案資料管理室都沒有嚴(yán)格的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，即時(shí)有，也很少進(jìn)行演習(xí)。

三、解決對(duì)策

首先，要做好檔案保護(hù)宣傳工作，明確懲治規(guī)則，提高檔案管理人員及紙質(zhì)檔案資料借閱者的責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員要明確自己的工作職責(zé)，確保檔案管理室的整潔，保證檔案室的溫度及濕度在合理的范圍之內(nèi)。同時(shí)，管理人員要及時(shí)提醒資料借閱者，帶上配備的手套翻閱資料，明確借閱的規(guī)則及懲治條款，對(duì)于資料的借閱狀況要及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中去。對(duì)于珍貴的紙質(zhì)資料，能利用復(fù)印件的一定不要隨意使用原件，避免對(duì)原件的損壞。一旦發(fā)現(xiàn)損壞資料的現(xiàn)象，一定要懲，還要及時(shí)修補(bǔ)破損資料。此外，要保證密封殺蟲消毒工作的正常有效開展。由于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的引入，不僅方便紙質(zhì)檔案編碼歸檔，還方便資料的查閱、更新，提高了資料管理的有效性，所以，管理工作人員一定要掌握計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，集合本單位的具體工作內(nèi)容，制定出一套適合自己的管理規(guī)則。

其次，要提高對(duì)于突發(fā)事件的重視程度。首先，對(duì)于各地各單位的紙質(zhì)檔案管理機(jī)構(gòu)而言，紙質(zhì)檔案不像電子檔案一樣，它具有獨(dú)一無二的特征，特別是對(duì)于一些珍貴的原始資料來件，更是不可替代。所以針對(duì)突發(fā)事件，各單位一定要提前制定好不同事件的應(yīng)急預(yù)案，從上之下貫徹落實(shí)，一定要提起相關(guān)工作人員的重視。一切以保護(hù)資料為原則。此外，相關(guān)的應(yīng)急預(yù)案，也要不定期的進(jìn)行演習(xí)，同時(shí)，還要對(duì)員工開展災(zāi)害預(yù)防及應(yīng)急措施培訓(xùn)，提高其突發(fā)事件的處理能力及應(yīng)變能力。為了能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理室周圍環(huán)境的變化，各單位最好可以指定出相關(guān)的規(guī)定，對(duì)于可以及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)的同志進(jìn)行一定的激勵(lì)或者獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于故意制造時(shí)間的人員進(jìn)行嚴(yán)懲。使得同志們?cè)谌粘５馁Y料管理工作中能夠做到發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)上報(bào)，降低突發(fā)事件對(duì)紙質(zhì)檔案管理室的破壞。