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檔案論文:民辦高校畢業(yè)生就業(yè)檔案管理論文

一、民辦高職院校畢業(yè)生檔案的歸屬

民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒(méi)有落實(shí)就業(yè)單位的學(xué)生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導(dǎo)中心派人送至即人才交流中心進(jìn)行登記編號(hào)，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內(nèi)可以進(jìn)行免費(fèi)存放。

二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序

1.開(kāi)具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開(kāi)具存放檔案證明、開(kāi)具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。

2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書(shū)，到各級(jí)人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒(méi)有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。

3.對(duì)于自謀職業(yè)、出國(guó)留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國(guó)留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別

民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過(guò)參加全國(guó)統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、家庭狀況、高考成績(jī)、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過(guò)畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。

四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問(wèn)題及解決辦法

一是畢業(yè)生進(jìn)入國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營(yíng)機(jī)構(gòu)他們沒(méi)有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級(jí)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過(guò)程中需要注意一下幾點(diǎn)：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。

2.個(gè)別沒(méi)有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問(wèn)用人單位的性質(zhì)，在確定對(duì)方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再?zèng)Q定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開(kāi)學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來(lái)回調(diào)離，最好做到一步到位。

4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無(wú)法確定是否在用人單位長(zhǎng)期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。

五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補(bǔ)辦辦法

一是畢業(yè)生還沒(méi)畢業(yè)，檔案不可能調(diào)走，當(dāng)畢業(yè)生找到工作單位時(shí)，一般公司會(huì)把員工檔案統(tǒng)一存在當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鞣?wù)中心，不過(guò)學(xué)校一般建議學(xué)生檔案不要交由企業(yè)管理，以防離職時(shí)候被企業(yè)扣留。學(xué)生可以選擇將檔案掛靠在學(xué)校所在地的人才交流服務(wù)中心，期限為兩年。二是畢業(yè)生找到工作時(shí)，必須要及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，將檔案放回原籍人事局或人才交流服務(wù)中心。三是若畢業(yè)生更換工作單位，所在單位可發(fā)函將檔案調(diào)出。如果超過(guò)擇業(yè)期仍未落實(shí)工作，注意這些學(xué)生的檔案將被打回原籍過(guò)程中容易丟失。四是檔案由學(xué)生本人保管超過(guò)兩年時(shí)就會(huì)變成黑檔。五是建議民辦高職院校學(xué)生盡快補(bǔ)辦存檔手續(xù)，未超過(guò)擇業(yè)期的畢業(yè)生去人才市場(chǎng)補(bǔ)辦，超過(guò)擇業(yè)期但年齡未超過(guò)35歲的按非普通高校畢業(yè)生身份重新辦理，檔案在本人手上需要盡快向相關(guān)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢，若檔案曾經(jīng)被打開(kāi)，需要將相關(guān)資料向有關(guān)部門(mén)核實(shí)，補(bǔ)齊代管費(fèi)。綜上所述，目前我國(guó)民辦高職院校畢業(yè)生量大面廣，所進(jìn)的就業(yè)單位大部分是民營(yíng)企業(yè)，檔案管理、檔案去向、檔案歸屬、檔案作用、檔案的重要性等系列工程，管理起來(lái)都很困難，并且民辦高職院校畢業(yè)生是一個(gè)正在集中進(jìn)入社會(huì)的龐大群體，也是企業(yè)發(fā)展后備力量。民辦高職院校畢業(yè)生對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，同時(shí)也是目前檔案管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。民辦高職院校檔案管理意識(shí)應(yīng)從在校生抓起，高度重視畢業(yè)生檔案的重要性，讓學(xué)生在校內(nèi)就了解個(gè)人檔案的重要性，提高學(xué)生檔案管理的意識(shí)。對(duì)學(xué)生采取開(kāi)設(shè)專題講座、讓學(xué)生積極參與，共同做好民辦高職院校檔案工作。

作者：鄭瑩瑩 單位：惠州經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

檔案論文:行政事業(yè)單位檔案管理論文

1目前行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視

國(guó)家對(duì)檔案管理工作有明文規(guī)定，制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)供相關(guān)行政單位進(jìn)行學(xué)習(xí)與貫徹，但是實(shí)際工作中行政事業(yè)單位對(duì)相關(guān)的法律規(guī)定并沒(méi)有引起足夠的重視，在工作中對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，而且貫徹力度不到位，這樣就導(dǎo)致一些檔案工作在實(shí)際工作中并沒(méi)有發(fā)揮正常的作用，這樣長(zhǎng)期不重視檔案管理工作，容易導(dǎo)致檔案管理工作的混亂，影響企業(yè)的發(fā)展。

1.2檔案管理工作中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱

目前行政事業(yè)單位中檔案管理工作相對(duì)基礎(chǔ)比較薄弱，雖然一些單位已經(jīng)建立了檔案的管理制度，但是在實(shí)際工作中卻沒(méi)有真正去落實(shí)這些制度，許多檔案在整理過(guò)程中不夠規(guī)范，沒(méi)有按照要求進(jìn)行檔案歸整，這樣經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的組卷混亂現(xiàn)象。同時(shí)行政事業(yè)單位沒(méi)有進(jìn)行有效的檔案鑒定與監(jiān)督工作，許多工作未能夠按照相關(guān)的法定程序進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而引發(fā)一些工作上的問(wèn)題。

1.3檔案管理的設(shè)施比較落后

行政事業(yè)單位因?yàn)闆](méi)有對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠強(qiáng)烈，進(jìn)而導(dǎo)致單位內(nèi)部的檔案管理部門(mén)的現(xiàn)代化設(shè)施不夠齊全，設(shè)施趨于落后狀態(tài)，比如說(shuō)，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫(kù)房簡(jiǎn)陋，有些儲(chǔ)藏室內(nèi)竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡(jiǎn)陋，未能實(shí)現(xiàn)三室（辦公室、接待室、檔案室）分開(kāi)辦公等，這些因素都會(huì)影響到行政事業(yè)單位的檔案管理工作。

1.4檔案管理工作人員整體素質(zhì)有待提高

行政事業(yè)單位中檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題的原因還有管理人員自身的素質(zhì)和專業(yè)水平不高，一些管理人員經(jīng)常會(huì)進(jìn)行變動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)即使對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，但出現(xiàn)工作調(diào)整時(shí)，都會(huì)影響到整個(gè)檔案管理工作的正常運(yùn)行。

2行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思路與對(duì)策研究

2.1建立比較健全的檔案管理制度

為了保證檔案管理工作更加明確，具有創(chuàng)新性，應(yīng)該要建立比較合理的、科學(xué)的檔案管理制度，根據(jù)行政事業(yè)單位實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行制度建立，同時(shí)要確保檔案管理制度可操作、實(shí)用、簡(jiǎn)明，能夠在實(shí)際的檔案管理工作中發(fā)揮作用；要保證制度在約束的地位上是平等的，這樣能夠有效約束領(lǐng)導(dǎo)與職員的工作行為，使單位上下嚴(yán)格按照制度進(jìn)行工作，保證制度的執(zhí)行力度；建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，這樣能夠在檔案管理工作中對(duì)員工的工作進(jìn)行公平的、嚴(yán)肅的管理，保證制度在執(zhí)行和管理工作中發(fā)揮其重要的制約作用，保證獎(jiǎng)懲分明。

2.2加強(qiáng)管理，使檔案管理的水平有所提高

為了保證檔案管理工作有序開(kāi)展，應(yīng)該要對(duì)單位進(jìn)行一定力度的宣傳，使員工進(jìn)行相關(guān)工作的學(xué)習(xí)，進(jìn)而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提高檔案管理的水平。所以，行政事業(yè)單位要建立一支完善的領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，定期檢查和指導(dǎo)檔案管理工作，并且要根據(jù)單位發(fā)展情況，制定合適的考核機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實(shí)行動(dòng)態(tài)的管理，使員工能夠加深對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而能夠提高檔案管理工作質(zhì)量，確保檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

2.3引進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，有效提高工作質(zhì)量

隨著信息化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)無(wú)疑為各個(gè)行業(yè)的發(fā)展注進(jìn)了一股活力，因此在檔案管理工作中進(jìn)行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質(zhì)量，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展的客觀需要。利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開(kāi)發(fā)與利用，延長(zhǎng)檔案的使用壽命，同時(shí)能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創(chuàng)新性。為了在檔案管理工作中進(jìn)行信息化技術(shù)管理，首先行政事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)之間的信息傳遞要保證及時(shí)與準(zhǔn)確，這樣能夠保證檔案管理的時(shí)效性；然后給單位各個(gè)部門(mén)配置先進(jìn)的設(shè)備，這樣在進(jìn)行檔案資料輸入時(shí)，能夠更加便捷，并且可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文字、圖片與數(shù)據(jù)資料之間的轉(zhuǎn)化，進(jìn)而保存紙質(zhì)和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新，可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向社會(huì)提供更多的檔案信息服務(wù)，這樣能夠保證資料信息共享，進(jìn)而能夠提高檔案的使用效率和工作質(zhì)量。

2.4做好行政事業(yè)單位的檔案保密工作

行政事業(yè)單位的檔案資料十分重要，因此要對(duì)資料進(jìn)行保密工作，首先在進(jìn)行庫(kù)房選址和建造問(wèn)題上，要根據(jù)國(guó)家規(guī)定進(jìn)行建筑物設(shè)計(jì)和施工，要將庫(kù)房與閱覽室、辦公室分開(kāi)，為了防止資料被盜竊，要保證庫(kù)房的門(mén)窗是牢固的；同時(shí)加強(qiáng)庫(kù)房的管理，安排專業(yè)人士進(jìn)行庫(kù)房看管和巡視，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)；在管理庫(kù)房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業(yè)技能、能夠區(qū)分開(kāi)保密檔案與保管檔案的人才，確保檔案在保存過(guò)程中的完整性。

3結(jié)語(yǔ)

綜上所述，行政事業(yè)單位在檔案管理上存在著一些較為明顯的問(wèn)題，這些問(wèn)題如果不加以解決就會(huì)導(dǎo)致檔案管理沒(méi)法科學(xué)進(jìn)行歸檔和在必要時(shí)提供信息，因此在管理上行政單位必須加以創(chuàng)新和改善。

作者：蔡麗華 單位：邵武市水利局水利管理站

檔案論文:新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理論文

一、事業(yè)單位檔案管理的原則及檔案管理創(chuàng)新意義

事業(yè)單位是國(guó)家機(jī)構(gòu)的組成部分，其檔案是事業(yè)單位所有信息的匯聚地，必須在一定的標(biāo)準(zhǔn)與原則下進(jìn)行管理：

（1）規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即事業(yè)單位檔案管理方法應(yīng)該規(guī)范、靈活，在遵循相關(guān)規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點(diǎn)對(duì)檔案檔案進(jìn)行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實(shí)用性；

（2）職責(zé)、權(quán)益兼顧原則，即事業(yè)單位檔案管理制度中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及工作人員的工作職責(zé)及權(quán)益都有明確的范圍確定，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理的紕漏問(wèn)題，能公平處理和責(zé)任到人；

（3）制定、執(zhí)行并重原則，即事業(yè)單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學(xué)和系統(tǒng)，并確保其執(zhí)行效率，促進(jìn)檔案管理制度在實(shí)踐過(guò)程中的不斷完善；

（4）靜態(tài)、動(dòng)態(tài)相結(jié)合原則，即事業(yè)單位檔案管理要在保持其科學(xué)穩(wěn)定的同時(shí)與時(shí)俱進(jìn)，與國(guó)際接軌，在時(shí)展的大背景下創(chuàng)新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學(xué)化水平。毋庸置疑，在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)于滿足新時(shí)期事業(yè)單位全面改革具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

首先，通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育與培訓(xùn)，能強(qiáng)化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準(zhǔn)的檔案資料的詳細(xì)數(shù)據(jù)，提升了事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化水平，進(jìn)而大大提升了事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化水平；最后，通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工具及管理人員等方面的優(yōu)化，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題，能不斷的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理體制在理論及實(shí)踐上的完善，是推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理走向現(xiàn)代化的重要途徑。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱

由于有些事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)，對(duì)國(guó)家相關(guān)法律學(xué)習(xí)和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作來(lái)看，其檔案管理工作缺乏明確的機(jī)制、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執(zhí)行落實(shí)方面有待欠缺，缺少專人負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也未真正督促落實(shí)，使得檔案整理不規(guī)范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷(xiāo)毀應(yīng)歸檔文件資料的現(xiàn)象比比皆是，不僅違背了事業(yè)單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費(fèi)。

2.檔案管理方式陳舊，缺乏創(chuàng)新

通常情況下，要保證事業(yè)單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，在事業(yè)單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門(mén)對(duì)于檔案信息的管理缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，傳統(tǒng)的檔案處理流程也無(wú)法對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行及時(shí)整理、裝訂和歸檔，同時(shí)由于缺乏對(duì)現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的利用，缺乏對(duì)檔案管理方式的創(chuàng)新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。

3.檔案管理設(shè)施落后，檔案資源開(kāi)發(fā)

利用不夠科技及時(shí)代的發(fā)展，使得現(xiàn)代信息化技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域，但是由于我國(guó)較多的事業(yè)單位未充分的重視檔案工作，因而沒(méi)有將現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備合理的應(yīng)用到檔案管理中來(lái)。有些單位的檔案管理室條件較差，設(shè)備配置不齊全，軟硬件設(shè)施更新不及時(shí)，一些現(xiàn)代化的光盤(pán)和電子檔案處理需求不能得到滿足。現(xiàn)代化的檔案管理僅對(duì)相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)保存，并未實(shí)現(xiàn)信息化的處理，造成了檔案信息資料的無(wú)形損失。正由于事業(yè)單位檔案管理設(shè)施的落后，也造成了單位檔案資源開(kāi)發(fā)利用效率不高的局面。對(duì)于檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，有些事業(yè)單位并未重視起來(lái)，僅將檔案管理停留在檔案的收集、整理及保管的工作上，對(duì)于后期檔案資源的利用力度不夠，一些能為單位帶來(lái)有效參考價(jià)值及系統(tǒng)服務(wù)的檔案資源并未在合適的條件下發(fā)揮出作用，使得檔案管理一直處于較為被動(dòng)的狀態(tài)中。

4.檔案管理人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作的效率有重要影響。縱觀當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員隊(duì)伍現(xiàn)狀，一方面，部分事業(yè)單位的檔案管理人員并非專職管理人員，其身兼多職，對(duì)檔案管理工作難以應(yīng)付，缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)也工作責(zé)任心，在頻繁的工作變動(dòng)中，致使檔案管理工作穩(wěn)定性受到消極影響。另一方面，有些事業(yè)單位中在職的檔案管理人員，其本身缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加之單位未進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得有些檔案管理人員并不十分了解檔案工作的具體程序，對(duì)于檔案文件的整理、分類及劃分保管等問(wèn)題出現(xiàn)錯(cuò)誤，檔案的立卷、歸卷及移交工作也難以順利完成，進(jìn)而使得單位檔案管理質(zhì)量低下。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

1.創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理能力

一項(xiàng)完善的管理制度通常都是保證工作效率的重要基礎(chǔ)，基于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套適合于事業(yè)單發(fā)展實(shí)際的檔案管理制度已顯得極為迫切。首先，事業(yè)單位應(yīng)該在單位檔案管理的特點(diǎn)基礎(chǔ)上建立與之相適應(yīng)的科學(xué)合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創(chuàng)新方向及內(nèi)容，重點(diǎn)對(duì)單位檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置及崗位設(shè)置進(jìn)行制度規(guī)定，對(duì)制度中的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，不斷與時(shí)俱進(jìn)。其次，要堅(jiān)持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創(chuàng)新中，其制度既要對(duì)檔案管理人員約束，也要對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束，以此保證檔案管理的獨(dú)立性與規(guī)范性。最后，要在檔案管理制度中確保獎(jiǎng)懲分明，對(duì)于檔案管理工作中高度負(fù)責(zé)的職工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進(jìn)行懲罰，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

2.創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理水平

在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，不斷發(fā)展的事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出檔案信息的作用，就應(yīng)該采用科學(xué)的現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案信息進(jìn)行高效管理。為此，事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，并在確保單位內(nèi)檔案信息傳遞準(zhǔn)確且及時(shí)的條件下，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供有用的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，以此提高檔案管理的質(zhì)量。

3.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用效率

在我國(guó)各領(lǐng)域中，檔案利用效率低下的現(xiàn)象是一個(gè)極為普遍的現(xiàn)象，事業(yè)單位檔案同樣也不例外。因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因?yàn)闄n案利用率較低，而又因影響到事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視起檔案開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新，而促進(jìn)檔案利用率的提升。具體而言，事業(yè)單位可以通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)，增強(qiáng)網(wǎng)站的信息檢索功能，并模仿數(shù)字化圖書(shū)館的建立方式，提高檔案服務(wù)手段。除此之外，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)還可以建立高效的在線服務(wù)系統(tǒng)，為用戶提供在線服務(wù)功能，以此促進(jìn)檔案利用率的提升，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升。

4.創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力

隨著事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)的增強(qiáng)，事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也亟待強(qiáng)化。為了提升事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，筆者認(rèn)為應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合單位自身檔案管理實(shí)施的現(xiàn)狀，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實(shí)體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機(jī)制。通過(guò)對(duì)管理人員方案管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，引導(dǎo)其進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)，以及各種檔案管理理論與是實(shí)踐知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化其自身專業(yè)技能，以推動(dòng)檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。

四、總結(jié)

綜上所屬，新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)是創(chuàng)新，只有從管理制度、管理方法、管理建設(shè)及管理人才等方面加大創(chuàng)新力度，才能改變當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作效率低下的現(xiàn)狀，也才能保證事業(yè)單位檔案管理工作更好的服務(wù)于人民大眾。

作者：王璠 單位：鄖陽(yáng)師范高等專科學(xué)校

檔案論文:地質(zhì)勘查單位檔案管理論文

一、地質(zhì)勘查單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）檔案管理制度有待進(jìn)一步規(guī)范、健全。

主要表現(xiàn)為檔案管理職責(zé)分散、不明確，不同單位的檔案管理可謂是各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一，存在著嚴(yán)重的檔案資料重復(fù)保存且利用率低下問(wèn)題，需從制度上加以解決。

2）檔案管理工作水平有待提高。

目前，我國(guó)部分地質(zhì)勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開(kāi)發(fā)和利用。

3）檔案管理工作開(kāi)展欠缺協(xié)調(diào)、合作。

部分地質(zhì)勘測(cè)單位的檔案管理工作人員與同單位負(fù)責(zé)其他工作人員之間欠缺協(xié)調(diào)、合作，沒(méi)有更好的利用協(xié)調(diào)、合作支持檔案管理工作開(kāi)展，導(dǎo)致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。

4）檔案管理工作未與地勘行業(yè)建設(shè)實(shí)現(xiàn)同步規(guī)劃、發(fā)展。

任意一個(gè)地勘單位都有自己的近期、遠(yuǎn)期規(guī)劃，規(guī)劃涉及地勘單位的未來(lái)規(guī)模、發(fā)展技術(shù)水平、形成何種人員結(jié)構(gòu)等都會(huì)做出詳細(xì)規(guī)劃；而這些規(guī)劃中卻很少涉及單位的檔案管理，導(dǎo)致單位的檔案管理工作水平落后于地勘事業(yè)發(fā)展，勢(shì)必會(huì)影響地勘單位整體管理工作水平的提高。

5）監(jiān)督、指導(dǎo)工作不到位問(wèn)題。

本級(jí)檔案管理部門(mén)工作離不開(kāi)上級(jí)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)，起到把關(guān)下屬單位檔案管理的作用。但在實(shí)際工作過(guò)程中，由于欠缺上級(jí)部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)，本級(jí)檔案管理部門(mén)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，導(dǎo)致本級(jí)檔案管理部門(mén)工作水平難以得到有效提高。

6）管理經(jīng)費(fèi)不足問(wèn)題。

部分地勘單位由于經(jīng)濟(jì)效益不高影響，可用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，這樣用于檔案管理的設(shè)施、設(shè)備就難以及時(shí)得到更新，嚴(yán)重限制單位檔案管理工作水平的提高。

7）工作人員隊(duì)伍素質(zhì)問(wèn)題。

較高的地勘單位的檔案管理工作水平，離不開(kāi)高素質(zhì)的檔案管理工作人員，特別是工作人員高水平的專業(yè)素質(zhì)支持。存在部分地勘單位檔案管理工作由其他工作人員兼職現(xiàn)象，這些“兼職”人員的檔案管理專業(yè)素質(zhì)勢(shì)必不高，加之這些人員的頻繁調(diào)動(dòng)、調(diào)整也會(huì)進(jìn)一步影響到單位的檔案管理工作。

8）不能得到有效開(kāi)放和利用問(wèn)題。

新時(shí)期的我們必須充分發(fā)揮檔案及其管理工作作用，使檔案能真正的為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù)，而這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)檔案的開(kāi)放和利用。開(kāi)放恰恰是地勘單位檔案管理工作的短板，原因一方面是數(shù)字化檔案工作相對(duì)滯后，不能很好支持檔案開(kāi)入工作，另一方面則是受到管理觀念落后影響不能大膽進(jìn)行檔案開(kāi)放、利用工作。

二、地質(zhì)勘查單位檔案管理工作問(wèn)題對(duì)策與建議

（一）建立、健全檔案管理制度，拓展檔案歸檔范圍

通過(guò)建立科學(xué)的檔案管理體系來(lái)進(jìn)一步健全地勘單位檔案管理工作規(guī)章制度，是提高地勘單位檔案管理工作水平的關(guān)鍵。伴隨社會(huì)的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，必須建立與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，必須建立與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理體系。比如，在地勘單位內(nèi)部建立專門(mén)的檔案科室，明確檔案管理工作職能，以及將檔案管理工作與單位其他工作共同納入到單位發(fā)展規(guī)劃、制度制定和考核范圍之中。

（二）做好檔案收集、整理、歸檔工作

文件收集是檔案歸檔的重要環(huán)節(jié)，收集人員要與各部門(mén)定期進(jìn)行溝通聯(lián)系，建立良好的協(xié)作關(guān)系，做到重要文件、材料不分散、遺失，能夠完好無(wú)缺的歸檔。

（三）促進(jìn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理

為保證地勘單位檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，首先要增強(qiáng)地勘單位領(lǐng)導(dǎo)、職工的檔案管理工作意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理工作意識(shí)尤為重要。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)重視是地勘單位檔案管理工作順利開(kāi)展的前提和基礎(chǔ)，必須視作為地勘單位重要的工作內(nèi)容來(lái)抓，地勘單位檔案管理工作與其他工作同樣重要，同樣需要制定相關(guān)發(fā)展規(guī)劃來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)

上級(jí)檔案管理部門(mén)有責(zé)任、有必要對(duì)下級(jí)部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；首先，在做好本級(jí)檔案管理工作基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)對(duì)下級(jí)檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，工作效果的堅(jiān)決予以表彰，不符合相關(guān)要求、規(guī)范的堅(jiān)決予以通報(bào)、批評(píng)，并限期整改；其次，逐步擴(kuò)大對(duì)下級(jí)檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)范圍，除對(duì)工作進(jìn)行成果監(jiān)督外，還要嘗試監(jiān)督其工作過(guò)程，保證檔案管理工作的規(guī)范化操作。

（五）加大檔案管理投入，保證管理質(zhì)量

各級(jí)地勘單位都應(yīng)該有計(jì)劃的加大檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入，目的在于確保地勘單位檔案管理工作的順利開(kāi)展和工作水平的順利提高。無(wú)論是硬件條件還是軟件條件都需要一定經(jīng)費(fèi)的投入。檔案管理專用設(shè)施是檔案管理工作的硬件條件，例如檔案消毒滅菌機(jī)、防磁聲像柜、除濕機(jī)、移動(dòng)密集架等對(duì)檔案具有極強(qiáng)的保護(hù)作用，而檔案管理系統(tǒng)則是軟件條件，它也是檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵條件。

（六）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理事業(yè)發(fā)展水平高低，很大程度上取決于人才專業(yè)素質(zhì)水平的高低，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響檔案管理工作的水平。鑒于此，有必要將專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)納入地勘單位檔案管理人才培養(yǎng)計(jì)劃之中，旨在建立一支高水平的地勘單位檔案管理人才隊(duì)伍，為地勘單位檔案管理工作水平的提高、我國(guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展提供保證。特別是伴隨我國(guó)改革開(kāi)放政策的深入，社會(huì)環(huán)境已經(jīng)發(fā)生很大變化，越來(lái)越多的檔案開(kāi)放、利用需求在產(chǎn)生，要求檔案管理必須向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，借網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性特點(diǎn)為更多人提供服務(wù)，這些都離不開(kāi)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的支持，特別是較高信息技術(shù)素質(zhì)的支持，因此必須加大地勘單位檔案管理工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，以及嘗試招聘正規(guī)高等院校、專業(yè)的檔案管理畢業(yè)生來(lái)充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍；總之，多措并舉加強(qiáng)地勘單位檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，為高水平的地勘單位檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

作者：金麗雙 單位：山東省第六地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院

檔案論文:信息化廣播電視檔案管理論文

1廣播電視行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1管理人員存在問(wèn)題

由于缺乏對(duì)廣播電視檔案管理人員的管理，有些單位在工作中并未設(shè)置管理崗位，很多崗位都是由辦公室人員兼職的；再加上檔案的管理形式和管理手段落后，員工缺乏主動(dòng)的工作的意識(shí)，執(zhí)行能力不強(qiáng)，所以，在工作過(guò)程中，經(jīng)常存在調(diào)理不清、工作混亂的情況。另外，各部門(mén)之間總是各自為政，相互不聯(lián)系，很容易造成人才和物品的浪費(fèi)，削弱了其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，阻礙了其各種效益的發(fā)揮。

1.2不重視檔案管理工作

在廣播電視系統(tǒng)內(nèi)部，并沒(méi)有將檔案管理工作納入具體的工作中。我國(guó)相關(guān)法律已經(jīng)明確指出，在實(shí)際工作中，要加大檔案管理工作的力度，但是，在實(shí)際工作中，總會(huì)出現(xiàn)前后觀念不一的情況，而且工作人員的法制意識(shí)不夠強(qiáng)烈，行業(yè)內(nèi)部的檔案管理只限制在文件處理內(nèi)容中，并沒(méi)有按照國(guó)家的要求形成檔案管理，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。

1.3檔案管理制度不健全

從我國(guó)廣電檔案管理的角度來(lái)看，管理制度不健全是目前檔案管理工作中存在的最大問(wèn)題。在正常的工作中，一個(gè)單位不僅要形成各種檔案管理，而且內(nèi)容也是需要集中管理的，這是檔案管理最基本的原則。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，廣播電視行業(yè)受各種因素的影響，檔案管理缺乏有效的約束制度，與實(shí)際要求相差很遠(yuǎn)，而有的部門(mén)并沒(méi)有任何制度可以遵照?qǐng)?zhí)行，檔案管理流程也沒(méi)有按照相關(guān)的規(guī)章制度制訂，各自為政的現(xiàn)象比較普遍。

2提升廣播電視檔案管理的辦法

2.1確定工作重心，加強(qiáng)信息化建設(shè)

廣播電視檔案管理與文書(shū)檔案相比，具有一定的鮮活性，與現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)的結(jié)合比較緊密，常被利用的內(nèi)容也比較多。鑒于此，要將廣播電視檔案管理納入到重要的管理內(nèi)容中，堅(jiān)持貫徹國(guó)家的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一集中管理。同時(shí)，還要加快檔案信息化建設(shè)的步伐，收集和整理原生電子文件，加強(qiáng)單位內(nèi)部業(yè)務(wù)技術(shù)的整合，做好檔案信息化的規(guī)劃管理工作，不斷分封媒體資源，加強(qiáng)資源整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，加大服務(wù)力度，為檔案的高效利用提供一定的幫助。

2.2重視檔案管理人才的培養(yǎng)

檔案管理作為廣播電視系統(tǒng)的核心部分，要想提升其管理效率，就要從根本上加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。按照國(guó)家的相關(guān)要求，努力配備相關(guān)的專職檔案管理人員，從根本上保證管理人員的穩(wěn)定性。另外，要結(jié)合文件的數(shù)量，確定專職管理和兼職管理人員。檔案的種類復(fù)雜，廣播電視行業(yè)的檔案管理不能按照傳統(tǒng)檔案的管理方式執(zhí)行，它需要與數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)容聯(lián)合在一起，加大對(duì)人員的培養(yǎng)力度，建立一支高效的檔案管理隊(duì)伍，這對(duì)廣播電視檔案管理行業(yè)的發(fā)展有非常重要的作用。

2.3落實(shí)有關(guān)檔案管理的全部規(guī)定

廣播電視相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理方面的工作，設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，同時(shí)，各個(gè)管理部門(mén)也要承擔(dān)相關(guān)文件、材料的歸檔工作，負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案管理。另外，根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)收集、整理資料，明確管理原則和管理體制，按照要求管理檔案，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，健全組織機(jī)構(gòu)，為檔案管理工作提供更多的保證。

3廣播電視檔案管理的創(chuàng)新舉措

3.1體制建設(shè)的創(chuàng)新

從整體情況出發(fā)，要不斷完善廣播電視檔案管理體制，明確檔案管理各個(gè)部門(mén)的規(guī)章制度，健全檔案管理體系，制訂檔案管理的期限表，定期檢查檔案管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，規(guī)范檔案管理的要求，嚴(yán)肅處理不按規(guī)定移交檔案的人員。另外，還要加強(qiáng)檔案管理內(nèi)部人員對(duì)職責(zé)和義務(wù)的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理自身的運(yùn)行規(guī)范，定期開(kāi)辦研討會(huì)，增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)、干部和職工的檔案管理意識(shí)。在這個(gè)大前提下，要努力落實(shí)檔案管理工作，為廣電檔案管理開(kāi)發(fā)工作提供必要的條件。

3.2服務(wù)宗旨的創(chuàng)新

對(duì)于廣播電視檔案管理工作，要堅(jiān)持“服務(wù)群眾”的宗旨，增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)意識(shí)，不斷發(fā)展廣播電視事業(yè)，做出優(yōu)質(zhì)的節(jié)目。如果在工作過(guò)程中稍有不慎，就會(huì)導(dǎo)致巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，當(dāng)廣播電視檔案管理借出時(shí)，需要填寫(xiě)借用資料的編號(hào)，確認(rèn)送回時(shí)間，避免出現(xiàn)丟失或誤用的情況。鑒于此，可以采用電子掃碼技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)素材的全方位管理。另外，要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳，提高其宣傳力度，采用形式多樣、內(nèi)容新穎的宣傳方式，努力提升工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面發(fā)展。

3.3人員素質(zhì)提升的創(chuàng)新

在廣播電視檔案管理工作中，要不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)，以便其能更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)的發(fā)展要求。同時(shí)，要摒棄過(guò)去檔案管理中的不科學(xué)觀念，將科學(xué)發(fā)展觀作為重要的指導(dǎo)思想，努力做好檔案管理工作，切實(shí)解決工作中存在的問(wèn)題。另外，還要樹(shù)立嚴(yán)格的檔案管理工作意識(shí)，增強(qiáng)管理人員的職能意識(shí)，使管理過(guò)程能夠與時(shí)俱進(jìn)，以創(chuàng)新的思維應(yīng)對(duì)創(chuàng)新的知識(shí)面，實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程的全面發(fā)展。同時(shí)，還需要堅(jiān)持以人為本的理念，加強(qiáng)新觀念、新意識(shí)的應(yīng)用，采用創(chuàng)新的思維，全面發(fā)展檔案管理，建立完善的學(xué)習(xí)和考核機(jī)制，并嚴(yán)格落實(shí)持證上崗制度。檔案管理工作人員還需要具備一定的業(yè)務(wù)技能，不斷提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷吸收年輕的工作人員，給檔案管理工作注入新的生命力，而檔案管理工作人員要加強(qiáng)對(duì)文化、技能的學(xué)習(xí)，認(rèn)清檔案管理的工作內(nèi)容，不斷提升服務(wù)品質(zhì)。

4發(fā)展趨勢(shì)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化發(fā)展已經(jīng)逐漸進(jìn)入了廣播電視行業(yè)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，這也是我國(guó)檔案管理工作的重要內(nèi)容。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，廣播電視檔案管理行業(yè)將會(huì)向信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展。信息化的發(fā)展需要與IT技術(shù)聯(lián)合在一起，高效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是其傳播和發(fā)展的重要內(nèi)容，這就意味著，廣播電視的數(shù)字化發(fā)展決定了信息化發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)，也提升了廣播電視檔案管理被重視的程度。所以，在管理過(guò)程中，要增加有關(guān)廣播電視檔案管理的資金，增強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)，更新陳舊的設(shè)備，以保證廣播電視檔案管理工作的高效性和穩(wěn)定性。另外，要加大在軟件方面的投入，落實(shí)相應(yīng)的管理體制，努力實(shí)現(xiàn)專業(yè)化和現(xiàn)代化建設(shè)的要求，加大廣播電視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)力度，加強(qiáng)崗位建設(shè)，努力提高檔案管理人員的工作素質(zhì)和能力。對(duì)于廣播電視檔案管理，在工作過(guò)程中，要堅(jiān)持以人為本的合作理念，而過(guò)去的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代行政檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，不會(huì)為企業(yè)帶來(lái)任何物質(zhì)財(cái)富。從檔案管理本身出發(fā)，檔案管理的目的就是為后續(xù)工作提供科學(xué)的經(jīng)驗(yàn)和可靠的依據(jù)。因此，在管理過(guò)程中，要加強(qiáng)以人為本的工作理念的落實(shí)，將管理過(guò)程落到整個(gè)檔案管理中，以服務(wù)群眾為中心，將廣播電視檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)落到廣播電視檔案管理的總體內(nèi)容中。

5結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，廣播電視檔案管理工作是廣播電視整體工作的重要組成部分，它是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是維護(hù)歷史真實(shí)的重要工作，對(duì)廣播電視行業(yè)的發(fā)展起著重要的作用。因此，要做好相關(guān)方面的工作，為促進(jìn)廣播電視行業(yè)的繁榮發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

作者：方惠華 單位：清新廣播電視臺(tái)

檔案論文:基層計(jì)劃生育檔案管理論文

1實(shí)現(xiàn)基層現(xiàn)代化計(jì)劃生育檔案管理勢(shì)在必行

在新的歷史時(shí)期背景下，需要對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作進(jìn)行一定的調(diào)整和改善，即將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于計(jì)劃生育檔案管理工作中。這樣的調(diào)整和改善的意義主要體現(xiàn)在三方面。第一方面，將現(xiàn)代化管理理念應(yīng)用于該工作中，既可以提高基層計(jì)劃生育檔案管理的質(zhì)量和保證其真實(shí)性，還可以提升基層計(jì)劃生育檔案管理的水平；第二方面，現(xiàn)代化的管理技術(shù)，可以提高檔案管理的效率，因?yàn)橥ㄟ^(guò)應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)可以減少檔案管理的任務(wù)量和節(jié)約資源，從而實(shí)現(xiàn)了資源的合理優(yōu)化配置；第三方面，現(xiàn)代化管理系統(tǒng)可以切實(shí)的反饋基層計(jì)劃生育管理工作，從而促進(jìn)計(jì)劃生育管理水平和質(zhì)量的提高。由此可見(jiàn)，將現(xiàn)代化科技應(yīng)用到基層計(jì)劃生育檔案管理工作中已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2計(jì)劃生育檔案管理存在的不足

2.1計(jì)劃生育檔案管理工作意識(shí)薄弱。

在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，由于檔案管理崗位的工作人員專業(yè)知識(shí)的薄弱，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位，因而導(dǎo)致計(jì)劃生育檔案管理工作得不到重視，使得計(jì)劃生育檔案管理工作程序科學(xué)性和程序性不強(qiáng)。尤其是涉及到崗位和工作請(qǐng)辭等方面的問(wèn)題時(shí)，工作人員對(duì)檔案的移交、審查、清理、簽字等工作流程認(rèn)識(shí)不夠清晰，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案的混亂和檔案數(shù)據(jù)的丟失以及檔案分類不夠明確。

2.2基礎(chǔ)計(jì)劃生育工作效率低，檔案管理體系有待完善。

檔案管理工作的管理體制是否完善與工作效率有著直接的關(guān)系。如果在檔案管理工作中，信息內(nèi)容登記過(guò)程中沒(méi)有相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范，會(huì)導(dǎo)致一些重要信息的丟失，從而嚴(yán)重影響了檔案信息的真實(shí)性和有效性，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

2.3計(jì)劃生育檔案管理內(nèi)容的真實(shí)性低。

由于計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性得不到充分肯定，進(jìn)而使得檔案管理工作者在完成工作任務(wù)時(shí)不夠認(rèn)真，責(zé)任心不夠強(qiáng)，登記的內(nèi)容隨意性增加，檔案內(nèi)容的真實(shí)性不夠高，這樣嚴(yán)重阻礙了計(jì)劃生育檔案管理工作的進(jìn)步。

2.4計(jì)劃生育檔案管理工作者的專業(yè)水平較低。

檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)不完整和專業(yè)水平低均是導(dǎo)致檔案管理工作得不到發(fā)展的重要影響因素。由于工作人員得不到專業(yè)技能的培訓(xùn)，甚至出現(xiàn)一個(gè)工作人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，從某種程度上講，工作人員不能將全部精力集中到檔案管理工作中，同時(shí)也不能完全掌握檔案管理的信息內(nèi)容。

2.5計(jì)劃生育生育檔案管理水平和基礎(chǔ)設(shè)備均不健全。

在效率決定發(fā)展速度的今天，基層的計(jì)劃生育檔案管理仍然采用庫(kù)存的方式，然而隨著檔案數(shù)據(jù)的增加，檔案庫(kù)存的方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，還浪費(fèi)經(jīng)濟(jì)，大大降低了工作效率。同樣制約檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)因素是較低的管理水平，大部分的地方檔案管理不能缺乏高新技術(shù)的指導(dǎo)，無(wú)法將最先進(jìn)的管理手段應(yīng)用到計(jì)劃生育檔案管理工作中，從而一定程度上制約了檔案管理的發(fā)展。

3提高基層計(jì)劃生育檔案管理水平的基本措施

3.1提高現(xiàn)代化基層計(jì)劃生育檔案管理的意識(shí)。

我國(guó)計(jì)劃生育工作的重要組成部分之一是基層計(jì)劃生育檔案管理工作。因此從事計(jì)劃生育檔案管理的工作人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和法制觀念，同時(shí)還要具有較強(qiáng)的思想道德修養(yǎng)和較高的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，政府部門(mén)可以分設(shè)專門(mén)的計(jì)劃生育網(wǎng)站，對(duì)從事檔案管理的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和提供必要的檔案管理資源。同為重要的是政府部門(mén)還要提供檔案管理工作人員與專家交流的機(jī)會(huì)，這樣可以有效的提高工作人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)和水平。

3.2應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)合理分配計(jì)劃生育檔案管理資源。

高新技術(shù)的飛速發(fā)展，要想提高基層計(jì)劃生育檔案管理工作的效率，需要充分的利用網(wǎng)絡(luò)資源。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理方式可以實(shí)現(xiàn)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，從而使得資源的管理更加快捷、高效。而網(wǎng)絡(luò)資源技術(shù)的應(yīng)用是實(shí)施基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理的有效手段之一。如果將計(jì)劃生育的信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行整合，這樣可以達(dá)到資源共享的目的，這樣也可以有助于檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.3完善計(jì)劃生育檔案管理體系。

實(shí)現(xiàn)基層計(jì)劃生育檔案管理的現(xiàn)代化的另一個(gè)重要手段之一是建立完善的計(jì)劃生育檔案管理體系?；鶎佑?jì)劃生育檔案管理的工作需要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行。因?yàn)楦鱾€(gè)地方存在一定的差異性，所以在制定計(jì)劃生育檔案管理制度時(shí)，需要做到聯(lián)系實(shí)際，依據(jù)不同地方的特色和工作特點(diǎn)，這樣做到相關(guān)的規(guī)章制度最大程度上應(yīng)用到實(shí)際工作中。

3.4計(jì)劃生育檔案信息登記時(shí)做到有章可循。

實(shí)事求是是基礎(chǔ)計(jì)劃生育檔案管理工作的基本要求，因?yàn)檫@樣可以有效的保障計(jì)劃生育檔案信息的真實(shí)性。工作人員在遇到比較模糊的信息時(shí)，需要經(jīng)過(guò)認(rèn)真核對(duì)后再填寫(xiě)，嚴(yán)格禁止隨意填寫(xiě)，這樣可以有效的保證檔案信息的真實(shí)性。

3.5提高計(jì)劃生育檔案管理工作人員的專業(yè)水平。

計(jì)劃生育檔案管理工作人員不僅要通過(guò)自身的學(xué)習(xí)不斷的提高自己的專業(yè)知識(shí)水平，還要積極抓住政府部門(mén)給提供的與專家交流的機(jī)會(huì)。通過(guò)專家的指導(dǎo)，可以有效的提高工作人員在實(shí)際工作中的應(yīng)變能力和提高基層計(jì)劃生育檔案管理現(xiàn)代化水平。除此以外，計(jì)劃生育檔案管理工作人員要提高自己的工作熱情和工作態(tài)度，做到工作中沒(méi)有隨意性和敷衍了事的現(xiàn)象出現(xiàn)。而且，每一個(gè)計(jì)劃生育檔案管理工作人員要有積極的態(tài)度和熱忱來(lái)對(duì)待檔案管理工作。同時(shí)還要在工作中勇于挑戰(zhàn)自己、敢于創(chuàng)新，積極解決工作中遇到的問(wèn)題，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化作用一定的貢獻(xiàn)。基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理體系的構(gòu)建對(duì)發(fā)展計(jì)劃生育管理工作起到重要的作用。在計(jì)劃生育檔案管理工作中，不僅要樹(shù)立全局的觀念，還要建立起全國(guó)范圍內(nèi)的計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理體系，從而促進(jìn)計(jì)劃生育工作的發(fā)展。通過(guò)了解基層檔案管理存在的問(wèn)題，探索出相應(yīng)的現(xiàn)代化管理措施，對(duì)基層計(jì)劃生育管理的發(fā)展又非常重要的意義。計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理體系的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，是一場(chǎng)持久戰(zhàn)，但是隨著實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累，人力資源的不斷擴(kuò)大、制度體系的不斷完善、工作責(zé)任意識(shí)的不斷增強(qiáng)，基層計(jì)劃生育檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的目標(biāo)也會(huì)很快得以實(shí)現(xiàn)。

作者：楊振春 單位：黑河市嫩江縣前進(jìn)鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心

檔案論文:業(yè)務(wù)外包視角下文件檔案管理論文

1檔案業(yè)務(wù)外包實(shí)踐

為拓展檔案館業(yè)務(wù)，深圳市檔案館于2004年5月成立了全國(guó)首個(gè)文件檔案服務(wù)中心（下簡(jiǎn)稱文檔中心）。它拓展了國(guó)內(nèi)早期文件中心的職能，承擔(dān)了文件移交單位從整理、鑒定到保管及提供利用的全過(guò)程工作，以及協(xié)助檔案行政管理部門(mén)對(duì)文件移交單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作等。隨后，各地也相繼開(kāi)展了機(jī)關(guān)事業(yè)單位半現(xiàn)行文件集中管理工作，文檔中心在各地紛紛成立。2010年9月，國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)李明華在全國(guó)文件（檔案）管理中心工作座談會(huì)上指出：“統(tǒng)一集中管理各機(jī)關(guān)形成的文檔，是新形勢(shì)下創(chuàng)建機(jī)關(guān)檔案工作新格局的新思路、新嘗試。建立文檔中心，整合機(jī)關(guān)文檔資源，實(shí)行集約管理，適應(yīng)了社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，是檔案部門(mén)貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、推進(jìn)管理體制改革和工作機(jī)制創(chuàng)新的重要舉措，是提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和效率的迫切要求，是推動(dòng)檔案事業(yè)安全、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的時(shí)代要求。”

2文檔中心業(yè)務(wù)外包實(shí)踐

目前，檔案界對(duì)文檔中心的定位不盡相同，對(duì)文檔中心定位的認(rèn)識(shí)也在發(fā)生變化。隨著理論與實(shí)踐的發(fā)展和成熟，學(xué)者和檔案部門(mén)對(duì)文檔中心定位的認(rèn)識(shí)逐步趨于統(tǒng)一，即其主要職能是負(fù)責(zé)行政中心內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、保管和向檔案館移交工作，承接了檔案行政管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能和機(jī)關(guān)檔案室的檔案保管職能，是處于機(jī)關(guān)事業(yè)單位和檔案行政管理部門(mén)的中間機(jī)構(gòu)，是一個(gè)特殊的政府性的檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)提供機(jī)構(gòu)。

2.1文檔中心與機(jī)關(guān)檔案室的業(yè)務(wù)外包關(guān)系

文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位不再設(shè)立檔案室，原來(lái)由機(jī)關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)的檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用及移交工作轉(zhuǎn)由文檔中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)。有些地方（如北京市海淀區(qū)）文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位甚至不再設(shè)立專職檔案人員，只配一名兼職人員負(fù)責(zé)歸檔文件收集工作，文檔中心負(fù)責(zé)歸檔文件從整理、編目到保管、利用的全過(guò)程工作。因此，文檔中心和各機(jī)關(guān)檔案室之間是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。

2.2文檔中心與檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)外包關(guān)系

文檔中心除了承接各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室的相關(guān)檔案管理工作外，還對(duì)集中辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位承擔(dān)著一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督職責(zé)。在文檔中心成立前，集中辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé)由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)，文檔中心成立后，檔案行政管理部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到這些機(jī)關(guān)及事業(yè)單位以外。因此，文檔中心和檔案行政管理部門(mén)之間也是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。

3文檔中心法律地位和職能定位

3.1文檔中心的現(xiàn)實(shí)困境

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和完善，政府職能逐步轉(zhuǎn)變，“小政府、大社會(huì)”已成為機(jī)構(gòu)改革的發(fā)展方向和目標(biāo)。檔案行政管理部門(mén)由于專業(yè)優(yōu)勢(shì)，首先提出了創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理的思路并付諸實(shí)踐，于是文檔中心應(yīng)運(yùn)而生。也正是因?yàn)槠渥畛跤蓹n案行政管理部門(mén)首先提出，文檔中心一經(jīng)成立就成為檔案行政管理部門(mén)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，與當(dāng)?shù)卣案鳈C(jī)關(guān)關(guān)系不大，隨之而來(lái)的是文檔中心在機(jī)構(gòu)定位、人員編制、管理職責(zé)、經(jīng)費(fèi)來(lái)源等方面問(wèn)題長(zhǎng)期未得到解決。如2012年，四川省瀘州市檔案局在總結(jié)文檔中心運(yùn)行情況時(shí)指出，文檔中心限于檔案部門(mén)自身下達(dá)和完成任務(wù)，各級(jí)黨委、政府對(duì)此項(xiàng)工作還不夠重視和支持，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位也不夠了解和主動(dòng)。各地文檔中心實(shí)踐中存在的主要問(wèn)題是：其一，由于文檔中心成立時(shí)定位過(guò)低，依附于檔案行政管理部門(mén)，沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，人員編制普遍較少，財(cái)政經(jīng)費(fèi)不足，致使文檔中心開(kāi)展各項(xiàng)工作顯得力不從心。其二，由于文檔中心事實(shí)上是檔案行政管理部門(mén)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，檔案行政管理部門(mén)不僅要繼續(xù)做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)及檔案接收、保管工作，還要增援文檔中心所面對(duì)的機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作，工作量很大，常感力不從心。其三，各機(jī)關(guān)從檔案業(yè)務(wù)工作中解脫出來(lái)，體驗(yàn)到了文檔中心帶來(lái)的益處，但逐漸淡忘了自身責(zé)任，檔案意識(shí)有所減弱?？梢?jiàn)，如今文檔中心管理模式的優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有得到凸顯，文檔中心面臨的處境不僅給檔案行政管理部門(mén)帶來(lái)了巨大的壓力，而且不但文檔中心管理模式的優(yōu)勢(shì)沒(méi)能得到凸顯，長(zhǎng)期下去，也將對(duì)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作造成不利的影響。當(dāng)然，我們不能因此而否定文檔中心的創(chuàng)新管理思路，更不能倒退回原有的機(jī)關(guān)檔案室管理模式，我們要做的是分析其原因，并對(duì)文檔中心的法律地位、行政隸屬關(guān)系、工作職能、管轄范圍等進(jìn)行重新梳理和定位。

3.2文檔中心的法律地位

檔案界對(duì)文檔中心法律地位的認(rèn)知有以下幾種：第一，應(yīng)定位為檔案行政管理部門(mén)的下屬機(jī)構(gòu)，依附于檔案行政管理部門(mén)；第二，應(yīng)定位為政府的直屬機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)上接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)；第三，應(yīng)定位為獨(dú)立的企業(yè)法人。從目前國(guó)內(nèi)各地文檔中心實(shí)踐看，第一種觀點(diǎn)被檔案行政管理部門(mén)普遍認(rèn)可，如深圳市文檔服務(wù)中心、太倉(cāng)市機(jī)關(guān)文檔管理中心、重慶市北碚區(qū)文檔中心等均為檔案局下屬機(jī)構(gòu)。然而這種實(shí)踐已經(jīng)給檔案行政管理部門(mén)帶來(lái)了尷尬。第三種觀點(diǎn)直接受歐美國(guó)家商業(yè)文件中心實(shí)踐的啟發(fā)，但忽視了國(guó)內(nèi)文件、檔案管理工作的實(shí)踐和背景，文件中心這種半現(xiàn)行文件管理模式可以借鑒，但不能照搬。國(guó)內(nèi)文檔中心的工作對(duì)象是機(jī)關(guān)檔案，文檔中心的成立是一種政府行為，不同于社會(huì)上的一般檔案服務(wù)外包企業(yè)，不宜直接推行社會(huì)化?；趯?duì)國(guó)內(nèi)文檔中心與機(jī)關(guān)檔案室和檔案行政管理部門(mén)之間的業(yè)務(wù)外包關(guān)系分析，結(jié)合各地文檔中心實(shí)踐，本文比較認(rèn)同第二種觀點(diǎn)，即文檔中心為政府直屬機(jī)構(gòu)，擁有獨(dú)立法人資格，在業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)。其優(yōu)勢(shì)在于：一是文檔中心更能得到政府及各機(jī)關(guān)的重視，以便在人員編制、經(jīng)費(fèi)等方面得到更大支持；二是能夠厘清文檔中心、機(jī)關(guān)檔案室和檔案行政管理部門(mén)之間的職責(zé)，發(fā)揮文檔中心創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展；三是有利于強(qiáng)化文檔中心對(duì)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的力度，更好地開(kāi)展檔案接收、保管及提供利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

3.3文檔中心的職能定位

依據(jù)文檔中心設(shè)立的背景及機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)踐，文檔中心的主要職能包括：統(tǒng)一接收、保管一定區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案；為文件形成單位提供檔案利用；向檔案館移交作為國(guó)家檔案保存的檔案；協(xié)助檔案行政管理部門(mén)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督等。此外，在涉及歸檔文件整理是否應(yīng)納入文檔中心職責(zé)范圍、文檔中心能否開(kāi)展有償服務(wù)以及文檔中心服務(wù)范圍能否擴(kuò)大到行政區(qū)域內(nèi)所有機(jī)關(guān)事業(yè)單位等問(wèn)題上，理論界和檔案行政管理部門(mén)尚未形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，本文在分析檔案業(yè)務(wù)外包及文檔中心實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，認(rèn)為答案是否定的。首先，歸檔文件整理不應(yīng)納入文檔中心職責(zé)范圍。在實(shí)踐中，少數(shù)文檔中心不僅承擔(dān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的接收保管及統(tǒng)計(jì)利用工作，還擔(dān)負(fù)著移交單位歸檔文件的分類、整理、鑒定和數(shù)字化處理等前期工作。這種服務(wù)意識(shí)無(wú)疑是好的，但工作方式欠妥。因?yàn)椋募姆诸悺⒄沓哂幸欢ǖ膶I(yè)性，更離不開(kāi)機(jī)關(guān)的具體業(yè)務(wù)，它需要文件整理人員熟悉機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，否則文件整理的基本原則就無(wú)法落實(shí)。如果文檔中心要做好這些工作，必須安排人員介入各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)前端控制，而文檔中心人員編制有限，顯然是做不到的。所以，歸檔文件分類、整理工作應(yīng)該由形成單位負(fù)責(zé)開(kāi)展。其次，文檔中心不能開(kāi)展有償服務(wù)。文檔中心的成立是政府行為，為全額財(cái)政撥款的非營(yíng)利性單位，它不同于商業(yè)性的文件中心等社會(huì)化檔案業(yè)務(wù)外包企業(yè)。因此，文檔中心應(yīng)專注于集中式辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的保管及提供利用，不能以追求經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)。最后，文檔中心服務(wù)范圍不宜隨意擴(kuò)大。文檔中心成立的一個(gè)實(shí)踐背景是政府集中式辦公，除了出于機(jī)構(gòu)、人員精簡(jiǎn)的考慮外，主要源于檔案保管及利用的集約化管理的需要。因此，文檔中心服務(wù)對(duì)象應(yīng)僅限于行政中心集中辦公的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，不應(yīng)隨意擴(kuò)大范圍。區(qū)域外的機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以考慮通過(guò)建立聯(lián)合檔案室等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案保管和利用的集約化效果。

作者；曹吉超 單位：蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心

檔案論文:成人教育電子學(xué)籍檔案管理論文

一、電子檔案的含義

電子檔案是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì):都是文件存在的一種方式、都具有物理實(shí)態(tài)的特征、都是形成者真實(shí)活動(dòng)的記錄，有參考利用價(jià)值，需要存檔備查。但相比之下電子檔案在記錄方式上有許多獨(dú)特的特性:即電子檔案依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其信息存儲(chǔ)量大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì)。而且便于存放、方便快捷，極大地提高了工作效率，信息可以實(shí)現(xiàn)共享且不受地域的限制。

二、成人教育電子學(xué)籍檔案管理的作用

首先，計(jì)算機(jī)內(nèi)存容量滿足大，可以滿足由于招生規(guī)模擴(kuò)大而導(dǎo)致的學(xué)籍檔案數(shù)量迅速增加的需要。一臺(tái)配備電子檔案管理軟件的計(jì)算機(jī)就可以存儲(chǔ)歷年歷屆學(xué)生的學(xué)籍檔案，這樣就能夠安全高效地完成各級(jí)學(xué)生學(xué)籍檔案的日常管理。同時(shí)電子檔案管理通常情況下實(shí)行專人管理，檔案的保密性強(qiáng)，工作效率高。其次，由于電子檔案管理軟件具有搜索和查詢功能，管理人員可以隨時(shí)輸入查詢條件僅需幾分鐘甚至更短的時(shí)間就可以調(diào)取任何一個(gè)考生的信息。如果是傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行查詢往往需要數(shù)小時(shí)甚至更長(zhǎng)時(shí)間才能找到，為管理人員節(jié)約了大量的時(shí)間和精力，既減少了檔案管理的成本，也大大提高了工作的效率。再次，利用計(jì)算機(jī)中某些軟件，可以對(duì)相關(guān)學(xué)籍信息進(jìn)行分析處理，對(duì)每個(gè)學(xué)生的信息進(jìn)行綜合處理，為學(xué)生加深對(duì)自身的了解、高校提高管理水平、用人單位找到更合適的員工和制定合理的用人計(jì)劃提供方便。

三、目前成人教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、成人電子檔案管理重視程度不夠。

一部分成教管理工作人員對(duì)學(xué)籍管理工作認(rèn)識(shí)模糊，思想上只把成教當(dāng)成普教的附屬品;還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員僅將它看成創(chuàng)收的渠道。這種思想導(dǎo)致許多軟件和硬件的配備都不能滿足電子檔案的管理需要，硬件設(shè)施不夠完善，不能按崗配備專門(mén)人才及檔案管理混亂等。

2、成人電子檔案管理仍然存在手段落后和模式陳舊現(xiàn)象。

雖然目前很多成人教育都采用了電子檔案管理方法，但實(shí)踐中還有許多高校的成人教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用的是傳統(tǒng)手工操作，沒(méi)有采用電子檔案管理，沒(méi)有配備專門(mén)的電子檔案管理軟件。有一些學(xué)校的學(xué)籍管理的常規(guī)性工作雖然也一部分使用了計(jì)算機(jī)，但也僅僅是采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是打印的工具而已。這些手段明顯落后于形勢(shì)，跟不上時(shí)展的需要，從而必然阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。

3、電子檔案管理存在忽視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)的現(xiàn)象。

成教學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求成人電子檔案管理人員不僅要有過(guò)硬的專業(yè)素養(yǎng)，而且要把握工作中的準(zhǔn)確性和原則性。隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的不斷升級(jí)，要求電子檔案管理人員要不定期的參加系統(tǒng)培訓(xùn)。但是實(shí)踐中，許多地方高校普遍存在著忽視學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)的現(xiàn)狀，學(xué)籍管理人員存在著綜合素質(zhì)偏低、專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理等現(xiàn)象。高校只有緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)展對(duì)成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊和落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域，才能有效地加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)工作。

4、成人電子檔案管理存在著信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的一些難題

如學(xué)籍管理密鑰升級(jí)過(guò)于繁復(fù)、網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在。而且電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無(wú)形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過(guò)計(jì)算機(jī)或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒(méi)有傳統(tǒng)檔案的直觀性等等。可以說(shuō)，保證電子文件的真實(shí)性和原始性的技術(shù)難題很多，這些因素都制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。當(dāng)然，電子檔案當(dāng)前還處于發(fā)展的初級(jí)階段，需要不斷的改進(jìn)和完善。

四、成人教育學(xué)籍電子檔案管理的具體措施

1.成人教育學(xué)籍管理需要引進(jìn)一套規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)籍檔案管理軟件。

目前大部分高校使用的學(xué)籍檔案管理軟件是購(gòu)買(mǎi)軟件公司開(kāi)發(fā)的通用的檔案管理軟件，比較有實(shí)力的高校也可能根據(jù)本校的實(shí)際情況自行開(kāi)發(fā)管理軟件。軟件公司開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件雖然設(shè)計(jì)的原理遵循了國(guó)家檔案實(shí)體分類法的規(guī)定，能夠基本適應(yīng)高校學(xué)籍檔案管理的需要，但是這類軟件更適用于文書(shū)檔案的管理。將其用于高校的學(xué)籍檔案管理比較牽強(qiáng)。而部分學(xué)校自行開(kāi)發(fā)的軟件由于根據(jù)本校實(shí)際進(jìn)行設(shè)計(jì)，所以比較適合本單位檔案管理工作。但自行開(kāi)發(fā)的軟件分類標(biāo)準(zhǔn)卻欠規(guī)范。兩種類型都各有利弊，如何揚(yáng)長(zhǎng)避短?實(shí)踐中購(gòu)買(mǎi)軟件的高?？梢栽谝M(jìn)軟件時(shí)與軟件公司進(jìn)行約定，要求開(kāi)發(fā)人員根據(jù)本校實(shí)際，在原有通用軟件的基礎(chǔ)上做適當(dāng)?shù)男薷摹６袟l件自行開(kāi)發(fā)軟件的高校，可以在基于本校工作實(shí)際的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案實(shí)體分類法的規(guī)定制定分類標(biāo)準(zhǔn)，使其在適應(yīng)自身學(xué)籍檔案管理需要的同時(shí)，更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

2.配備專職的成人學(xué)籍檔案管理人員，并加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)。

首先，先進(jìn)的學(xué)籍管理軟件需要掌握信息技術(shù)知識(shí)并能熟練操作使用這些管理軟件的專職管理隊(duì)伍才能實(shí)現(xiàn)發(fā)揮作用。要保障成人學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，不僅要大力提高學(xué)籍管理人員的知識(shí)水平及管理能力，尤其要管理人員具有熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)施的能力。所以配備專職的成人學(xué)籍檔案管理人員至關(guān)重要。其次由于信息技術(shù)是不斷更新的，所以重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育也不容忽視。學(xué)籍管理人員必須及時(shí)學(xué)習(xí)新技能和新知識(shí)以提高他們的信息管理意識(shí)和水平，這樣才能更好地為本職工作服務(wù)。

3.成人電子學(xué)籍檔案管理需要建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)平臺(tái)以實(shí)現(xiàn)信息共享。

成人教育的學(xué)籍管理不僅部門(mén)自身需要查閱，各級(jí)教育主管部門(mén)也要在需要時(shí)對(duì)成人教育學(xué)籍檔案的相關(guān)信息進(jìn)行查詢。如何提高辦事效率，減少重復(fù)勞動(dòng)和查閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間?這就需要建立網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)平臺(tái)以實(shí)現(xiàn)信息共享，實(shí)現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案相關(guān)管理模塊與教育主管部門(mén)的對(duì)接。各部門(mén)可以根據(jù)工作需要直接調(diào)用學(xué)籍檔案中的信息。

4.成人電子學(xué)籍檔案管理要注意學(xué)籍檔案的安全性和保密性。

成人電子學(xué)籍檔案由于教育系統(tǒng)分布廣泛，多個(gè)校區(qū)和工作站或總校與各分校及各分校之間都要進(jìn)行相關(guān)信息的交流和傳遞，所以不可避免的具有一定的開(kāi)放性。但是學(xué)籍檔案中又包含了很多如身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式及家庭住址等涉及學(xué)生個(gè)人隱私的信息，這些信息的泄露會(huì)影響學(xué)生個(gè)人正常生活，為了避免學(xué)生的隱私信息不被不法分子利用，保護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，成人的電子學(xué)籍信息是需要保密的。這就要求管理軟件首先要具有一定的學(xué)籍信息安全與保密功能。另一方面學(xué)籍管理工作還要嚴(yán)格審查網(wǎng)上公布的信息，避免涉及學(xué)生隱私的信息泄露以保障成人教育學(xué)籍檔案信息的安全。

作者：徐松 單位：營(yíng)口職業(yè)技術(shù)學(xué)院

檔案論文:工程檔案編制質(zhì)量管理論文

一、檔案的價(jià)值

對(duì)施工企業(yè)而言，各施工單位可以借助過(guò)往形成的工程檔案，為以后的施工進(jìn)行良好的準(zhǔn)備與學(xué)習(xí)。對(duì)組織內(nèi)部而言，施工組織也可以通過(guò)各時(shí)期形成的工程檔案，對(duì)內(nèi)作為憑證、參考、溝通和互動(dòng)的工具；對(duì)組織外部而言，工程檔案可以說(shuō)明該組織的施工情況與發(fā)展歷程，了解其施工效果與效率。事實(shí)上，作為信息世界的一份子，工程檔案是珍貴的一手施工記錄物，其功能包括累積先前的施工經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)、證明施工組織的運(yùn)行效率、促進(jìn)不同利益相關(guān)者之間的互動(dòng)與凝聚、以及提供施工權(quán)利的合法正當(dāng)性，同時(shí)也是了解和認(rèn)同組織自身、社會(huì)要求的來(lái)源，也是傳播市場(chǎng)、社會(huì)與文化價(jià)值的媒介。由此看來(lái)，工程檔案不僅只是一種傳達(dá)信息的媒介，更是形塑施工組織資產(chǎn)與先前施工情況的重要材料。因此，若是沒(méi)有編制并保存完整確實(shí)的檔案資料，除會(huì)造成知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的斷裂和證據(jù)憑證的消失外，更重要是許多歷史發(fā)展脈絡(luò)與事件真相將可能無(wú)法原貌在未來(lái)無(wú)法重現(xiàn)，使得施工組織及其利益相關(guān)者的整體記憶與資產(chǎn)喪失其原有的真實(shí)與完整性。

二、工程檔案編制質(zhì)量管理的提升措施

（一）完善工程檔案編制的制度與責(zé)任體系

首先，完善檔案編制的相關(guān)制度。目前在工程檔案的編制過(guò)程中，存在著一定的問(wèn)題，而這些問(wèn)題歸根結(jié)底的原因在于制度方面的不完善，難以做到依法管理、依規(guī)編制。因而有必要在制度完善方面下功夫，這需要做好如下幾點(diǎn)工作。一是對(duì)于編制程序與管理程序進(jìn)行強(qiáng)化。建設(shè)單位在整個(gè)建設(shè)工程招投標(biāo)、合同簽訂等的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)在標(biāo)書(shū)與合同中添加關(guān)于工程檔案方面的內(nèi)容與要求。二是構(gòu)建檔案的臨時(shí)檢查規(guī)范。這種制度體系應(yīng)當(dāng)由工程建設(shè)的主管部門(mén)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)而將檔案編制部門(mén)、城建檔案管理部門(mén)等的工作融合進(jìn)來(lái)，對(duì)于整個(gè)施工過(guò)程中的檔案編制情況進(jìn)行定期的檢查，從而及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，并加以改進(jìn)。三是配備必要的工程檔案編制與管理體系。不管是建設(shè)單位或是施工單位、管理單位，都應(yīng)當(dāng)設(shè)置專兼職人員崗位，進(jìn)行定期的溝通與合作，并向城建檔案管理部門(mén)取得聯(lián)系，確保落實(shí)好檔案編制過(guò)程中的各項(xiàng)工作。其次，完善檔案編制的責(zé)任體系。建設(shè)、施工單位及各參建單位應(yīng)依照法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，自覺(jué)履行建立和完善建設(shè)工程檔案的職責(zé)。建設(shè)與施工單位對(duì)工程檔案的重視程度，是建設(shè)工程檔案歸檔是否完整、準(zhǔn)確的關(guān)鍵因素。建設(shè)單位要做好工程前期文件材料的收集，并督促施工單位按期完成竣工檔案及竣工圖的收集與整理。施工單位要在布置施工任務(wù)的同時(shí)，安排布置工程竣工文件的收集與編制工作，確?？⒐の募男纬膳c施工進(jìn)度同步，工程驗(yàn)收交接與建設(shè)工程檔案同步交接。對(duì)于設(shè)計(jì)修改較多的建設(shè)工程，施工單位應(yīng)及時(shí)做好竣工圖的修訂編制工作。

（二）強(qiáng)化組織宣傳工作

一是在工程檔案編制中加強(qiáng)倡導(dǎo)職能分析。工程檔案的編制決策主要是以檔案編制者職能為出發(fā)點(diǎn)，因此了解檔案來(lái)源的職能內(nèi)容與性質(zhì)成為非常重要的工作，這也即在現(xiàn)行以內(nèi)容為主、職能為輔的編制方式中，職能分析成為形成檔案編制和保存決策的基礎(chǔ)，因此檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)倡導(dǎo)職能分析的作用與功能，讓檔案編制人員了解其對(duì)檔案編制與保存的重要性。其次，在實(shí)際的檔案編制過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程內(nèi)容進(jìn)行分類，并根據(jù)工程不同工作的特征來(lái)進(jìn)行分類編制。在這種背景下，工程檔案編制過(guò)程中，有必要在編制規(guī)范中明確工程內(nèi)容的類別，從而以指導(dǎo)具體編制工作的有針對(duì)性。二是強(qiáng)化檔案編制部門(mén)的主動(dòng)權(quán)。在檔案的形成過(guò)程中，檔案部門(mén)扮演重要的角色。除行政程序上的限制外，檔案部門(mén)的心理因素會(huì)影響編制工作的進(jìn)行。基本來(lái)看，檔案部門(mén)通常會(huì)認(rèn)為自身對(duì)具體的施工業(yè)務(wù)知識(shí)與能力有所欠缺，因此無(wú)法在檔案編制的內(nèi)容上扮演積極的功能。此外，檔案部門(mén)也會(huì)傾向于將自己定位為只是一個(gè)檔案保存單位，只要確實(shí)保管好業(yè)務(wù)單位所需的檔案即可。再加上檔案部門(mén)也普遍認(rèn)為工程管理人員并不重視他們，在工程組織內(nèi)部的地位低微，更使得檔案人員認(rèn)為檔案部門(mén)的角色與功能都不如具體的施工單位重要。盡管外在因素能夠限制檔案部門(mén)的角色與功能，但檔案人員也需要不斷突破自己的心理因素，積極加強(qiáng)本身在工程檔案編制內(nèi)容方面的知識(shí)與技能外，還應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)單位人員的合作，多加培養(yǎng)對(duì)工程業(yè)務(wù)專業(yè)性的了解，讓自己具備更多的專業(yè)知識(shí)與技能，爭(zhēng)取在檔案編制內(nèi)容方面的主動(dòng)權(quán)，這也可以使其在工程組織內(nèi)部扮演更積極的角色。

（三）提升檔案部門(mén)人員的業(yè)務(wù)水平

一是協(xié)助工程檔案人員建立工程內(nèi)部的職能輪廓。除強(qiáng)調(diào)和倡導(dǎo)職能分析的重要性，改變編制標(biāo)準(zhǔn)重點(diǎn)外，檔案部門(mén)還應(yīng)制訂相關(guān)的分析方法或策略，積極協(xié)助各施工團(tuán)體進(jìn)行本身的職能分析工作，并進(jìn)而將這一工作與檔案編制工作相結(jié)合。此外，檔案部門(mén)還可扮演協(xié)調(diào)的角色，借助協(xié)助各施工單位建立職能輪廓，從宏觀或全面的角度提供可能的全面保存建議，讓各施工單位除從本身的角度思考檔案的編制之外，還應(yīng)從企業(yè)整體的立場(chǎng)著眼，決定其檔案編制的優(yōu)先級(jí)。二是推廣檔案專業(yè)培訓(xùn)與教育。普遍說(shuō)來(lái)，工程檔案人員的檔案編制意識(shí)薄弱，并且對(duì)工程價(jià)值的內(nèi)涵、形成過(guò)程與應(yīng)用等方面的了解有限，使得他們?cè)诠こ虣n案的編制決策上無(wú)法扮演更積極的角色。因此，加強(qiáng)工程檔案編制人員的相關(guān)知識(shí)與技能，使之認(rèn)識(shí)到檔案編制與管理工作不僅是為工程提供施工上的參考，更要為日后的相思施工奠定良好的基礎(chǔ)。為此，建議檔案管理部門(mén)定期開(kāi)辦相關(guān)課程，提供工程檔案人員更多進(jìn)修的機(jī)會(huì)，來(lái)強(qiáng)化他們的專業(yè)知識(shí)與技能。此外，也建議檔案管理部門(mén)與大專院校相關(guān)科系合作，通過(guò)設(shè)置學(xué)科的方式，在正式教育機(jī)構(gòu)當(dāng)中培育更多的工程檔案編制專業(yè)人員。

（四）充分應(yīng)用信息化技術(shù)

在檔案編制過(guò)程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用的突出體現(xiàn)是充分應(yīng)用數(shù)字技術(shù)來(lái)對(duì)資料進(jìn)行收集、分類、編碼、儲(chǔ)藏等工作。這種數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用能夠有效的提升檔案編制的效率。當(dāng)然，在使用過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)注重如下兩個(gè)方面的問(wèn)題：一是數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的安全性問(wèn)題，必須做好防火墻技術(shù)，避免檔案信息資料的外泄；二是提升員工信息化技術(shù)的水平，從而能夠確保各種較為先進(jìn)的技術(shù)得到有效的利用。

作者：曾云云 單位：隆陽(yáng)區(qū)城建檔案館

檔案論文:人事檔案信息人事管理論文

一、人事檔案信息是了解員工的直接材料

（一）人事檔案的基本信息

人事檔案是企業(yè)了解員工信息的直接途徑。檔案是歷史的真實(shí)記錄，企業(yè)通過(guò)檔案可以清楚地了解員工過(guò)去的工作軌跡，可全面、準(zhǔn)確地了解員工，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，做到知人善任、選賢舉能，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。在人事檔案中一般會(huì)顯示員工的免冠照片，企業(yè)可以通過(guò)照片直觀地看到員工的相貌氣質(zhì)，為企業(yè)人力資源部門(mén)給員工安排崗位提供依據(jù)。相貌氣質(zhì)清麗溫婉的女員工可以安排在前臺(tái)接待或秘書(shū)的崗位，既能體現(xiàn)出企業(yè)的良好形象，又能使員工的外貌資源得到充分的開(kāi)發(fā)利用。外表和藹、有親和力的員工，可以被安排在售后服務(wù)部門(mén)。一般需要售后服務(wù)的客戶心情都相對(duì)急躁，有親和力，性格溫和的員工能促使客戶心情舒緩，情緒冷靜。合理、高效的員工職業(yè)安排可以促進(jìn)企業(yè)的各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。雖然企業(yè)用人不能以貌取人，但是在初級(jí)用人階段，這也是企業(yè)的選擇之一。在員工的基本信息中一般還會(huì)有年齡和婚姻狀況的信息顯示，企業(yè)可以根據(jù)員工的婚姻狀況為員工安排具體工作。例如，已婚，并且孩子年齡較小的員工，企業(yè)可能會(huì)選擇安排盡量少出差或者不出差的工作；對(duì)于富有活力，尚未結(jié)婚的年輕員工，企業(yè)可能給他們安排更富挑戰(zhàn)性的工作。員工的基本信息是企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)，為人員安排提供基礎(chǔ)性的資料。

（二）人事檔案的潛在信息

在人事檔案信息中，員工的工作經(jīng)歷也是一個(gè)十分重要的信息源。員工曾經(jīng)的交際圈將可能會(huì)給現(xiàn)在的工作帶來(lái)一些有利的因素。所謂的人脈關(guān)系就成為人事檔案信息中的潛在信息，同時(shí)也是員工給企業(yè)提供的隱形資源。企業(yè)的人力資源部門(mén)可以依據(jù)員工曾經(jīng)的工作環(huán)境，工作特點(diǎn)以及工作成績(jī)?yōu)閱T工安排適合的崗位和提供發(fā)展空間。在人事管理工作中，員工潛在的信息應(yīng)該比基本的、直觀的信息更受重視。潛在信息在某種程度上也是員工尚待挖掘的資源。企業(yè)應(yīng)該利用員工所有的資源，無(wú)論智力資源、體力資源還是人脈資源。在資源共享的時(shí)代里，廣闊的朋友圈往往能給企業(yè)帶來(lái)意外的商機(jī)，使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中也能處于不敗之地。此外，人事管理相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)該對(duì)員工的人事信息進(jìn)行合理的保密存儲(chǔ)，不要未經(jīng)本人許可隨意透露員工的個(gè)人信息，以免對(duì)企業(yè)和個(gè)人造成不必要的困擾和損失。

二、人事檔案信息為員工合理調(diào)配提供可靠信息

（一）人事檔案信息為合理安排員工工作內(nèi)容提供參考

人事檔案信息將為企業(yè)人力資源部門(mén)合理安排員工崗位提供可靠的信息。在現(xiàn)代企業(yè)招聘過(guò)程中，企業(yè)往往更傾向于招聘具有相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人員。而現(xiàn)今，城市間人口流動(dòng)量大，工作更換頻率，許多人一年之內(nèi)就換了幾個(gè)工作。人們的工作觀念已經(jīng)不像多年之前，尋找“鐵飯碗”“終身制”的職業(yè)了。有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的人員，尋找薪資福利待遇更豐厚的職業(yè)和企業(yè)。年輕人雖然工作經(jīng)驗(yàn)相對(duì)欠缺，但是有朝氣，有熱情，更傾向于尋找發(fā)展?jié)摿Υ蟮穆殬I(yè)和能為自己提供更多發(fā)展空間的企業(yè)。人事管理部門(mén)應(yīng)該查閱員工檔案中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料,結(jié)合工作意向，薪資要求等來(lái)合理安排員工的工作，把真正能為企業(yè)服務(wù)，能為行業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)的人才發(fā)掘出來(lái)，并高效地利用起來(lái)。

（二）人事檔案信息是員工晉升、裁撤的重要參考

人事檔案信息常常會(huì)記錄著員工的各項(xiàng)工作成績(jī)。在用人過(guò)程中對(duì)定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總歸入本人檔案，因此，用人單位在人員錄用、晉級(jí)、考核時(shí)，都會(huì)經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績(jī)等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中遵循優(yōu)勝劣汰的規(guī)律，在經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)危機(jī)時(shí)，很有可能遭受打擊甚至是重創(chuàng)。此時(shí)，企業(yè)為了減輕經(jīng)濟(jì)壓力以保存實(shí)力，必然會(huì)選擇裁員，那么人事檔案中的相關(guān)信息就會(huì)為人力資源部門(mén)的裁員活動(dòng)提供參考。工作成績(jī)不突出，工作能力相對(duì)薄弱，人際交往欠佳的員工都可能成為裁撤對(duì)象。這些對(duì)企業(yè)參與下一輪競(jìng)爭(zhēng)工作幫助甚微的員工被裁撤，也是企業(yè)內(nèi)部整頓的一部分，為企業(yè)今后立足，發(fā)展提供了保障。與此同時(shí)，在人事檔案顯示中，工作成績(jī)突出，有上進(jìn)心，有合作精神、富于創(chuàng)造力，敢于迎接挑戰(zhàn)的員工，自然會(huì)被發(fā)掘、重用，成為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。人事檔案是記錄員工成長(zhǎng)歷程的重要信息庫(kù)，是人事管理部門(mén)為人員發(fā)展制定方向的重要參考資料，是員工今后選擇職業(yè)的參考之一，也是企業(yè)定位員工和員工尋找自我認(rèn)同的重要資料。

三、人事檔案信息為社會(huì)保障情況提供參考資料

（一）人事檔案信息為國(guó)家提供勞動(dòng)保險(xiǎn)情況

人事檔案信息不僅是企業(yè)人力資源管理部門(mén)選拔、任用人員的依據(jù)，同時(shí)也是國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)統(tǒng)計(jì)、調(diào)查的依據(jù)。中國(guó)正處于社會(huì)全面改革時(shí)期，面對(duì)人口基數(shù)大，人口流動(dòng)性強(qiáng)等社會(huì)現(xiàn)狀，相對(duì)準(zhǔn)確的人事管理檔案將為國(guó)家的人口統(tǒng)計(jì)、升學(xué)率、就業(yè)情況、生育情況以及子女教育等情況的了解、掌握提供相對(duì)可靠的依據(jù)。面對(duì)中國(guó)人口老齡化的趨勢(shì)，建立相對(duì)公平、完善的勞動(dòng)保險(xiǎn)制度的呼聲也越來(lái)越高。而科學(xué)、合理的勞動(dòng)保險(xiǎn)制度的建立也要依據(jù)企業(yè)職工的人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、核算。人事檔案信息對(duì)員工來(lái)說(shuō)是十分重要的工作證明。在人事檔案中包含了員工工資金額，個(gè)人收入繳稅情況以及各種保險(xiǎn)的繳費(fèi)情況，是員工各種社會(huì)信息的集合體。國(guó)家相關(guān)部門(mén)將根據(jù)企業(yè)職工的各項(xiàng)社會(huì)信息制定并兼顧全社會(huì)勞動(dòng)者利益的勞動(dòng)保障機(jī)制和勞動(dòng)保險(xiǎn)體制，為勞動(dòng)者日后的養(yǎng)老問(wèn)題制定科學(xué)、可行的方案，為所有勞動(dòng)者提供應(yīng)有的社會(huì)保障。

（二）人事檔案信息為國(guó)家提供醫(yī)療保險(xiǎn)情況

人事檔案信息中除了勞動(dòng)保險(xiǎn)信息之外，另一項(xiàng)重要信息就是醫(yī)療保險(xiǎn)信息。中國(guó)現(xiàn)在的“看病貴，看病難”問(wèn)題十分突出，成為國(guó)家和社會(huì)亟待解決的問(wèn)題，社會(huì)各方面都在獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，希望盡快盡早解決這個(gè)關(guān)乎全國(guó)人民就醫(yī)看病難的問(wèn)題。人事檔案信息可以為醫(yī)療保險(xiǎn)相關(guān)政策制定部門(mén)提供員工的醫(yī)療保險(xiǎn)繳納信息作為醫(yī)保制度建設(shè)的參考資料。促使國(guó)家相關(guān)部門(mén)制定出更合理、更有利于企業(yè)職工的醫(yī)保制度。人事檔案中的各項(xiàng)信息都有助于國(guó)家制定相關(guān)政策更具普遍性、廣泛性。在人事管理過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)該盡量保證人事檔案信息的真實(shí)性和可靠性，這不僅是對(duì)企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)，也是對(duì)員工負(fù)責(zé)，更是對(duì)國(guó)家各項(xiàng)社會(huì)事業(yè)建設(shè)負(fù)責(zé)。人事檔案信息應(yīng)該用在正確的地方，為企業(yè)員工和國(guó)家提供更多更具體的人事信息。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案信息具有其特殊性，其中包含了眾多詳細(xì)的個(gè)人信息，是對(duì)一個(gè)職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績(jī)的原始記錄,不僅是職工享受各種社會(huì)待遇的憑據(jù),解決勞動(dòng)糾紛的依據(jù)，關(guān)系到職工的切身利益,是職工接續(xù)保險(xiǎn)、享受各項(xiàng)福利待遇的重要依據(jù)；更可以用于企業(yè)對(duì)人才的選拔、任用、晉升、裁撤等諸多方面，也可用于國(guó)家的各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)過(guò)程中，為國(guó)家相關(guān)體制、機(jī)制的建立提供相對(duì)可靠的依據(jù)。人事檔案信息不僅是個(gè)人的信息匯總，也代表著整個(gè)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程和發(fā)展特點(diǎn)。人事管理部門(mén)應(yīng)該妥善保管，不要隨意存放，造成泄露、丟失等不良后果。人事檔案是個(gè)人重要的信息資料，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到人事檔案信息的重要性，并把人事檔案信息用于正途，為企業(yè)、員工和國(guó)家謀福利。

作者：李元琳 單位：河南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開(kāi)發(fā)局第四地質(zhì)礦產(chǎn)調(diào)查院