序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇單位消防檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

依據(jù)《中華人民共和國消防法》、《機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》規(guī)定，消防安全重點單位應(yīng)當(dāng)建立健全消防檔案。消防檔案是記載重點單位基本情況和消防工作自我管理的重要文書檔案，建立健全消防檔案是機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防實行安全規(guī)范管理的一項基礎(chǔ)性工作。其中消防安全管理情況部分的表、本、簿的建立又是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，它是貫徹落實《規(guī)定》要求的各項工作的具體表現(xiàn)形式。認真制定符合本單位實際的消防檔案內(nèi)容，規(guī)范單位的消防安全管理，對及時消除隱患，保障單位的消防安全，具有十分重要的意義。

2.適應(yīng)范圍：適用于公司及各管理部門消防檔案的管理。

3.職責(zé)

3.1消防管理員負責(zé)制定檔案的相關(guān)內(nèi)容，并每年一次對檔案規(guī)定的內(nèi)容進行收集、歸檔、保存，若有修改變化的應(yīng)告知經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徟皶r更新。

3.2辦公室負責(zé)審閱，并監(jiān)督各相關(guān)部門依規(guī)程執(zhí)行。同時負責(zé)對文件、表單、檔案內(nèi)容統(tǒng)一保管和立卷歸檔工作。

3.3各部門經(jīng)理、消防管理員為檔案管理負責(zé)人、案卷質(zhì)量審核人；監(jiān)督本部門檔案管理的實施工作。

3.4管理部檔案員職責(zé)

3.4.1熟悉公司檔案管理操作規(guī)程，掌握檔案規(guī)定的具體內(nèi)容，做好檔案的整理裝訂工作，做到檔案目錄齊全，內(nèi)容清楚，便于查找和利用；

3.4.2維護檔案的安全性、完整性、不丟失，人員若有變動應(yīng)辦好移交手續(xù)；

3.4.3每年一次按時向公司檔案室移交檔案，辦好移交手續(xù)，并將案卷目錄一同移交；

3.4.4做到文件材料年年清，無積存；

3.5各部、室檔案管理員（兼）負責(zé)日常檔案管理工作。

4.消防管理記錄

4.1消防安全管理情況記錄是反映單位消防工作開展情況，記錄管理過程的有效憑證，認真填寫各類記錄表，是落實逐級和崗位責(zé)任制的重要手段，對規(guī)范單位消防安全管理有重要的意義。填表應(yīng)該客觀屬實，并要作為消防檔案內(nèi)容，統(tǒng)一保管、備查

4.2檔案管理員應(yīng)根椐以下提供的消防檔案樣式和內(nèi)容表單實事求是填寫、認真整理，全面反映單位消防工作的基本情況并附有必要的圖表，后提交消防管理員審閱簽字，并歸檔。

4.2.1 單位基本概況

4.2.1.2單位總平面、道路、水源示意圖

4.2.1.3消防安全重點部位確定表

4.2.1.4消防管理組織機構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人

4.2.1.5主要消防設(shè)施

4.2.1.6專職（義務(wù)）消防隊隊員名冊

4.2.1.7專職（義務(wù)）消防隊消防裝備配備情況

4.2.1.8與消防安全有關(guān)的重點工種人員情況

4.2.1.9消防安全協(xié)議

4.2.2 培訓(xùn)與考核

4.2.2.1培訓(xùn)記錄表

4.2.2.2考評細則

4.2.2.3會議記錄

4.2.2.4消防獎懲情況記錄

4.2.3日常運行管理與檢查

4.2.3.1火災(zāi)情況記錄

4.2.3.2消防日運行值班表

4.2.3.3樓宇消防基本情況登記表

4.2.3.4消防季檢登記表

4.2.3.5消防年檢登記表

4.2.3.6節(jié)前消防安全常規(guī)檢查表

4.2.3.7消防設(shè)施維修保養(yǎng)記錄

4.2.3.8消防設(shè)施檢測記錄

4.2.3.9消防安全隱患整改通知書

4.2.3.10臨時動火作業(yè)申請表

4.2.4演練與演習(xí)

4.2.4.1滅火預(yù)案登記表

4.2.4.2消防技能演練記錄表

4.2.4.3消防演習(xí)記錄表

4.2.5消防器材管理

4.2.5.1樓宇消防器材缺損情況匯總表

4.2.5.2消防器材設(shè)備臺帳

4.2.5.3設(shè)備維修申請報告

5.檔案袋（技術(shù)檔案袋、資料袋）用于保管技術(shù)圖紙、業(yè)主資料、協(xié)議檔案、證照檔案等。文書、圖紙檔案應(yīng)有卷內(nèi)目錄和備考表，目錄中的內(nèi)容必須與袋中的檔案相對應(yīng)。證照檔案的目錄可直接寫于檔案袋封面。檔案袋正面應(yīng)擬寫案卷標題。

5.1 立卷歸檔

5.1.1部門經(jīng)理和消防管理員應(yīng)支持檔案員的資料收集工作，

5.1.2將需歸檔的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。

5.1.3在文件的形成和收集歸檔的過程中，應(yīng)注意文件材料的規(guī)范和書寫字跡的牢固持久，一般應(yīng)采用A4紙張，書寫材料宜使用碳素或藍黑鋼筆水（黑色水筆），不宜使用圓珠筆、純藍或紅色鋼筆水、水彩筆等；重要的傳真件應(yīng)盡可能索要原件，索要不到應(yīng)將傳真件復(fù)印，用復(fù)印件存檔。

5.1.4歸檔整理時間：每年2月1日前整理上一年度文件材料。

5.1.5裝訂：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均應(yīng)使用檔案線裝訂成冊，不用金屬物裝訂；或采用合適的卷皮、袋、筒、盒等形式將全卷文件裝封為保管單位；裝訂必須牢固、規(guī)范。原文件上的金屬物（曲別針、大頭針、訂書釘?shù)龋┍仨毑鸪?/p>

5.1.6檔案大部分為紙質(zhì)載體檔案，若為證照、聲像或數(shù)碼電子檔案，應(yīng)在 “備注”欄別注明。

5.2照片說明的編寫方法和要求：

文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

事由：照片影像所反映事件、事物的情由；

時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和拍攝時間；

地點：被攝物所在的具體地點；

人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

背景：照片影像所反映的場景；

攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

5.3 錄像內(nèi)容應(yīng)加注文字說明。

5.4 嚴禁將公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，不得拒絕向公司移交檔案。

篇(2)

【摘要】文章闡述了文物保護單位建立健全消防檔案的必要性，建立健全消防檔案是法律法規(guī)賦予文物保護單位的一項義務(wù)，是文物保護單位強化消防安全管理的重要舉措，是考核文物單位消防安全管理工作力度的原始依據(jù)，是實現(xiàn)消防安全管理規(guī)范化的有效途徑。

關(guān)鍵詞 消防檔案；建立；必要性；作用

消防檔案是文物保護單位消防安全管理各個方面工作的詳細記錄，是單位消防工作實際狀況的真實反映，也是落實消防安全責(zé)任、強化有效管理、防止火災(zāi)事故發(fā)生的一道屏障，更是上級對單位落實防火安全管理工作考核考評中的一大重要依據(jù)，是確保文物古建筑安全、提升單位消防安全工作規(guī)范管理的重要保證。

筆者結(jié)合自身工作實際，就健全消防檔案是文物保護單位之必然簡單加以闡述，以望對同仁有所啟發(fā)。

一、文物保護單位建立健全消防檔案的必要性

文物保護單位所保護的文物古建筑是國家重要的歷史文化遺產(chǎn)，是國家文明的重要標志，它們不僅是古代勞動人民的智慧結(jié)晶，也是研究古代社會的寶貴歷史資料，是全人類共同的財富，具有不可再生性。古往今來，我國大量的文物古建筑毀滅無存的歷史事實證明，火災(zāi)是文物古建筑的大敵，尤其對于木結(jié)構(gòu)的建筑來說，火災(zāi)的危害是毀滅性的。根據(jù)2014 年的統(tǒng)計，全國的123 座歷史文化名城、252 個名鎮(zhèn)、276 個名村、8630 家文物保護單位，3744 個古村寨，基本都是木結(jié)構(gòu)建筑。2009 年以來，全國文物古建筑發(fā)生火災(zāi)1343 起，僅2014 年發(fā)生重大文物古建火災(zāi)事故10 起，比如2014 年1 月11 日凌晨，云南省迪慶州香格里拉縣獨克宗古城發(fā)生火災(zāi)，有1300 年歷史的古城核心區(qū)變成廢墟，燒毀242 棟房屋，古城歷史風(fēng)貌嚴重破壞，部分文物建筑也不同程度受損，財產(chǎn)損失上億。2014 年3 月31 日，山西千年古剎圓智寺發(fā)生火災(zāi)，一場大火將距今千年的唐代古剎圓智寺千佛殿的屋頂幾近燒毀，殿內(nèi)壁畫也有些許脫落，大火燃燒1 個多小時才被當(dāng)?shù)叵啦块T熄滅。最近一次古建筑火災(zāi)發(fā)生在2015年1 月3 日凌晨，云南大理白族自治州巍山縣南詔鎮(zhèn)拱辰樓發(fā)生火災(zāi)，拱辰樓木構(gòu)部分基本燒毀，燒毀面積約765 平方米，擁有600 多年歷史的古城拱辰樓，在一場大火中化為廢墟。這些火災(zāi)事故均造成了難以彌補的損失和影響，火災(zāi)頻發(fā)嚴重危及文物古建筑安全，已成為目前文物安全中“第一大險情”。而建立健全消防檔案是保障文物單位消防安全管理工作各項措施落實到位的基礎(chǔ)工作，是做好消防管理工作的一項重要內(nèi)容，消防檔案在消防安全管理工作中具有重要的位置，故此，建好消防檔案非常必要。

二、建立健全消防檔案是法律法規(guī)賦予文物保護單位的一項義務(wù)

目前，在消防安全法規(guī)體系中，有關(guān)健全消防檔案的條款見于《消防法》《機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》法規(guī)中，即：2009 年5 月1 日起施行的新《消防法》第十七條規(guī)定“消防安全重點單位應(yīng)當(dāng)建立消防檔案，確定消防安全重點部位；實行每日防火巡查，并建立巡查記錄”；特別是公安部61 號令，2002 年5 月1 日開始實施的《機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》中第八章專門把消防檔案作為獨立的一章，要求“消防安全重點單位應(yīng)建立健全消防檔案，消防檔案應(yīng)當(dāng)包括消防安全基本情況和消防安全管理情況；單位應(yīng)當(dāng)對消防檔案統(tǒng)一保管、備查”，并對消防檔案包括的具體內(nèi)容、收集范圍、歸檔要求等作了詳細的明確規(guī)定。同時，地方消防部門也組織專職檔案管理人員進行培訓(xùn)，對單位消防檔案建檔類別作了詳細的規(guī)定。綜上所述，健全消防檔案是國家法律法規(guī)賦予文物保護單位的一項義務(wù)，必須將它作為檔案的重要組成部分建好管好。

三、健全消防檔案是文物保護單位強化消防安全管理的重要舉措

本文所談的消防檔案是指根據(jù)公安部第61 號令規(guī)定建立的消防專業(yè)檔案，其內(nèi)容主要包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。建立消防檔案是保障單位消防安全管理工作以及各項消防安全措施落實到位的最重要的基礎(chǔ)工作，能督促單位領(lǐng)導(dǎo)干部把消防工作列入重要議事日程，作為重中之重工作來抓，牢固樹立“損害文物安全罪不可赦”的理念，時時刻刻、隨時隨地抓消防安全，履行好消防安全職責(zé)，提高他們的責(zé)任感和工作主動性。運用消防檔案，便于單位領(lǐng)導(dǎo)、消防管理職能部門和有關(guān)人員熟悉本單位消防安全管理情況，通過查閱對其進行分析研究，并根據(jù)不同時期出現(xiàn)的新情況提出有針對性的防范措施，有效地指導(dǎo)工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息，如：在每年的春節(jié)、清明節(jié)、“五一”“十一”“冬春防”等特殊時期，單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)上級指示精神，結(jié)合單位工作實際，及時召開動員會，安排部署具體工作，制定切實可行的防火方案、滅火處置預(yù)案，下發(fā)做好文物消防安全工作的通知，從上至下層層簽訂消防安全責(zé)任狀，強化全員消防安全責(zé)任防范意識；安排好晝夜人員值班，組織各部門聯(lián)查，落實消防巡查、檢查、隱患整改工作措施等。以及為了避免因雷擊造成火災(zāi)事故，在進入雷雨季節(jié)前，及時做好避雷檢測工作，雷雨天氣及時切斷所有用電設(shè)施電源；為了防止因用火、用電不慎發(fā)生火災(zāi)事故，各用火、用電部位設(shè)專人負責(zé)，將人名單上墻；進入各寺廟施工人員進場前必須進行消防安全培訓(xùn)、簽訂消防安全責(zé)任書、場地用電設(shè)專人管理；各寺廟作為“專題展”展覽場地的殿堂，在陳展、布展前對殿堂內(nèi)的裝飾品幡條等進行阻燃處理；在冬春季防火期間，各寺廟清理防火隔離帶，寺廟內(nèi)、外重點部位設(shè)專職防火員、制高點設(shè)瞭望哨死看死守。強化制度制定到位、人員執(zhí)行到位、崗位值守到位、巡查檢查到位、隱患整改到位，夯實各時期安全防線，切實預(yù)防各類火災(zāi)事故的發(fā)生，增強了文化遺產(chǎn)保護管理水平。

四、消防檔案是考核文物單位消防安全管理工作力度的原始依據(jù)

消防檔案內(nèi)容直接反映了單位對消防安全工作的重視程度，對單位及單位主要負責(zé)人消防安全履職情況的評價具有重要的意義。消防安全工作是一個動態(tài)過程，時時刻刻都在做，只有將消防安全工作的基本情況和運作過程通過檔案的文字圖片以及臺賬的表格和簿冊來進行詳細反映，才能再現(xiàn)消防安全工作的具體情況，因此，在對單位消防安全工作的評價中，僅僅靠現(xiàn)場是不能夠完整地反映出來的，只能由消防檔案和現(xiàn)場相結(jié)合來反映。如：為了督導(dǎo)本單位消防管理工作落實情況，公安消防機構(gòu)和上級主管部門經(jīng)常對單位進行消防安全督查，年底進行考核考評，消防檔案是每年必查的軟件材料，借助檔案資料與現(xiàn)場檢查相結(jié)合來評價單位抓消防安全工作力度的大小是每年度主要的檢查方式。特別是在火災(zāi)事故調(diào)查中，消防檔案是最重要的原始依據(jù)之一，也是責(zé)任認定最有力的依據(jù)。一旦發(fā)生火災(zāi)事故，調(diào)查手段之一就是查閱消防檔案資料，通過查閱檔案中的歷史記錄，了解單位消防安全主體責(zé)任和單位負責(zé)人履行消防安全職責(zé)的情況，相關(guān)原始記載的文件、各種記錄、當(dāng)事人的簽字、照片等等，都是法律認責(zé)證據(jù)的基本要素，為火災(zāi)事故原因分析和事故責(zé)任的界定提供依據(jù)。在很多火災(zāi)事故的調(diào)查中，單位及單位主要負責(zé)人因為消防安全管理工作缺乏記載而被追究行政責(zé)任、經(jīng)濟責(zé)任乃至法律責(zé)任的例子屢見不鮮。同時，它也是考核專、兼職防火干部、檔案管理人員工作情況，業(yè)務(wù)水平，工作能力，工作態(tài)度的依據(jù)。

五、建立健全消防檔案是實現(xiàn)消防安全管理規(guī)范化的有效途徑

建立健全消防檔案的最終目的是促進文物單位消防安全管理水平的提升，確保文物古建筑安全無事故。隨著社會對文物保護單位消防問題關(guān)注程度的提高，各單位都加強了對消防安全管理工作的重視，并逐步使之走上了科學(xué)化、制度化的軌道，而建立規(guī)范的消防檔案在文物保護單位消防安全管理中的作用也愈顯突出。通過建立健全消防檔案制度，將標準化、規(guī)范化管理工作與單位日常的消防安全管理工作有機結(jié)合，可以對單位消防安全管理的全過程和各個環(huán)節(jié)進行一次全面的梳理，進而有針對地制定各類規(guī)范、具體、有效的消防安全管理表格和簿冊，并促使各級管理者按照既定要求落實，最終實現(xiàn)消防安全管理規(guī)范化、標準化。如：以建立消防設(shè)施臺賬為例，在建立時，不僅要有消防設(shè)施編號、具置、消防管理責(zé)任人，還要有設(shè)備檢查表，包括檢查日期、檢查情況、檢查人員、檢查出的問題和隱患、整改情況等。在實際日常消防安全管理工作中，其實就是消防設(shè)施“三定一表”工作法，即：對單位的所有建筑消防設(shè)施實行定編號、定位置、定責(zé)任人員和在設(shè)備上懸掛放置檢查表的工作方法。從一定意義上說，就是迫使各級管理人員必須一環(huán)扣一環(huán)認認真真地去落實消防設(shè)施檢查和管理工作，達到規(guī)范管理的目的。只有建好、管好消防檔案，才有利于強化單位消防安全管理工作，推動消防安全管理工作朝著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。

總之，建立健全文物保護單位消防檔案，是推進文物保護單位消防安全管理體系標準化建設(shè)，進一步規(guī)范消防安全管理行為，提升單位消防管理水平，實現(xiàn)單位消防管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、標準化的一項重要工作。只有建好管好消防檔案，充分發(fā)揮消防檔案在文物保護單位消防安全管理中的作用，才能強化消防安全管理力度，有效控制火災(zāi)事故的發(fā)生，為保護世界文化遺產(chǎn)、提升單位的整體形象、促進經(jīng)濟發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)，讓古老神奇的文物古建筑煥發(fā)出更加絢麗的光彩。

參考文獻；

篇(3)

關(guān)鍵詞：火災(zāi)事故；工作現(xiàn)狀；改進措施

1 引發(fā)火災(zāi)的影響因素

1.1 易燃物品引發(fā)火災(zāi)

在大部分的商店、超市、商場中，我們可以輕易的發(fā)現(xiàn)大量易燃物品的存在，如棉、毛、麻、塑料、橡膠、絲等易燃材料制成的物質(zhì)。還有一些精美的裝修材料，也存在易燃的情況，并且燃燒后會產(chǎn)生有毒氣體，即使火災(zāi)形勢較小，也會給人們的生命健康帶來傷害。

1.2 人們消防意識薄弱

生活中的各種電器給人們帶來了極大的便利，在面對電帶給人們方便的同時，大多數(shù)的人對用電存在的的安全隱患并沒有太重視，也不怎么會用消防安全設(shè)施。特別是在人群比較密集的城市中，一個煙頭就可能引發(fā)一場大的火災(zāi)事故。而一旦出現(xiàn)火災(zāi)，就算是消防措施都具備，由于大多數(shù)人們不會使用消防設(shè)施，不能及時控制火勢，也會發(fā)生重大的傷亡事件。

2 火災(zāi)事故原因調(diào)查的現(xiàn)狀及困境

2.1 火災(zāi)事故現(xiàn)場調(diào)查設(shè)備不足

在對火災(zāi)事故原因進行調(diào)查時，現(xiàn)場勘查、痕跡分析等設(shè)備是調(diào)查工作的基礎(chǔ)，在很大程度上影響著火災(zāi)事故調(diào)查工作的準確度、科學(xué)性。分析以往發(fā)生的火災(zāi)事故情況來看，發(fā)現(xiàn)電氣是引發(fā)火災(zāi)的最主要因素，而縱觀當(dāng)前我國的火災(zāi)調(diào)查設(shè)備的情況來看，發(fā)現(xiàn)全國只有少部分地區(qū)配備了較為齊全的電氣火災(zāi)調(diào)查設(shè)備。

由于痕跡鑒定的經(jīng)費無法落實等因素，導(dǎo)致火災(zāi)現(xiàn)場勘查設(shè)備的缺乏，很多痕跡無法再勘察現(xiàn)場分析，嚴重拖延了調(diào)查工作的進展，錯過最佳的調(diào)查時機，甚至?xí)l(fā)調(diào)查工作的中止。很大一部分的火災(zāi)事故調(diào)查工作者，在火災(zāi)調(diào)查中只是憑借經(jīng)驗和主觀辦事，導(dǎo)致火災(zāi)起因分析不完善、責(zé)任劃分不清晰。設(shè)備的缺乏導(dǎo)致整個調(diào)查工作短時間難以結(jié)案，事故責(zé)任人難以得到相關(guān)刑事和民事追究，降低了公安消防機構(gòu)的事故調(diào)查效率，有損相關(guān)行政管理單位的形象。

2.2 火災(zāi)事故的調(diào)查手段較為單一

由于從事火災(zāi)事故調(diào)查單位的設(shè)備有限等原因，導(dǎo)致火災(zāi)的調(diào)查手段相對較少，整個取證工作重人證輕物證。另外有些消防部門由于缺乏專業(yè)的火災(zāi)調(diào)查人員，難以應(yīng)付不同的火災(zāi)情況，在調(diào)查環(huán)節(jié)中針對火災(zāi)現(xiàn)場的分析缺乏科學(xué)性，加之火災(zāi)現(xiàn)場破壞性大，導(dǎo)致勘察工作難度加大。而不進行科學(xué)系統(tǒng)的分析，要想在火災(zāi)現(xiàn)場找到有效的物證難上加難，加之物證收集工作需要進行專業(yè)分析鑒定，難以進行一時決斷。并且考慮到火災(zāi)調(diào)查的利害關(guān)系，在人證方面的可信度需要認真分析。由于人證的易于翻供的特點，在客觀性方面比物證有一定差距。

2.3 火災(zāi)調(diào)查人員的專業(yè)能力有限

據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有一些消防部門的火災(zāi)事故調(diào)查人員多為兼職或分工于事故調(diào)查工作，并沒有專業(yè)、系統(tǒng)的火災(zāi)事故調(diào)查能力和相關(guān)知識。這些人員在大火起因、火災(zāi)責(zé)任等方面呈現(xiàn)出重證據(jù)、重調(diào)查研究的影響，通過主觀經(jīng)驗進行判斷，隨意性較大，在人證、物證方面缺乏有理性證據(jù)。同時為避免火災(zāi)原因引發(fā)當(dāng)事人的不滿，對于可能的民事索賠不出具具體的法律文書，而是選擇一拖再拖的方式處理。另外，在認定火災(zāi)的過程中，極有可能受到各方面原因的影響，難以保證火災(zāi)事故調(diào)查的公正性和科學(xué)性，影響雙方當(dāng)事人的合法權(quán)利，也在一定程度上影響社會的穩(wěn)定和消防機構(gòu)的形象。

2.4 火災(zāi)損失核定工作難以把握

由于火災(zāi)很多時候會涉及到賠償方面的問題，導(dǎo)致在核算損失中很容易受到受災(zāi)戶主觀方面的影響，出現(xiàn)故意多算、謊報現(xiàn)象突出。加之很多時候火災(zāi)現(xiàn)場破壞嚴重，對于被燒毀的物品的統(tǒng)計和核算需要耗費大量的人力物力，增加了火災(zāi)調(diào)查工作的難度，給原本就緊缺的調(diào)查工作增加了難度和負擔(dān)。由于火災(zāi)現(xiàn)場的情況千差萬別，燒毀的財物涉及到生產(chǎn)生活的方方面面，涉及到的價格龐雜、繁瑣，且很多時候由于財物的市場價格處于波動狀態(tài)，給損失的核定工作帶來了諸多的變數(shù)。

2.5 火災(zāi)調(diào)查缺乏系統(tǒng)的指導(dǎo)性材料

在火災(zāi)調(diào)查過程中，由于可以使用的教材較少且不統(tǒng)一、更新較慢的原因，導(dǎo)致很多理論無法進行及時更新，造成整個教材和知識應(yīng)用的可操作性較差，明顯滯后于現(xiàn)階段的工作需求。因此調(diào)查過程中需要及時掌握材料的精確性，避免因為主觀臆斷影響整個火災(zāi)判斷的正確性和客觀性。

3 改進的建議與措施

3.1 加大設(shè)備投入力度

各級各類部門都應(yīng)當(dāng)正視：當(dāng)前我國與歐美發(fā)達國家的火災(zāi)事故調(diào)查工作裝備上還有較大的差距。雖然我國的裝備不能說很先進，但是可以通過加強研發(fā)的方式，促進裝備更新?lián)Q代，這需要相關(guān)單位增加火調(diào)裝備的資金支持，以完善當(dāng)前的火災(zāi)事故調(diào)查設(shè)備。

3.2 加強火災(zāi)調(diào)查人員的專業(yè)培訓(xùn)

火災(zāi)調(diào)查工作在實際中，往往工作難度很大，需要在一片廢墟中尋找發(fā)生火災(zāi)的原因，可想而知其專業(yè)人員的工作技術(shù)含量之高。火調(diào)工作人員除了需要具備深厚的專業(yè)知識，更要具備良好的責(zé)任心，只有以強烈的責(zé)任心去工作，才能真正使火調(diào)工作取得效果。

火災(zāi)調(diào)查是一項技術(shù)性很強的工作，對人員的整體素質(zhì)要求很高。為了應(yīng)對當(dāng)前火調(diào)人才青黃不接的局面，必須通過持續(xù)不斷地引進人才來改善這一狀況。雖然專業(yè)院校的畢業(yè)生尚顯稚嫩，但是其具備專業(yè)知識，只要多鍛煉增加經(jīng)驗，就能獲得較快的成長。

3.3 建立和完善火災(zāi)檔案管理制度

消防部門必須建立相對完善的火災(zāi)檔案管理制度，火災(zāi)檔案是火災(zāi)事故原始資料的重要載體，同時也是火災(zāi)原因認定的重要依據(jù)。在當(dāng)前的相關(guān)單位的火災(zāi)檔案管理中，大部分依然是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就導(dǎo)致火災(zāi)檔案的長期存放存在較大的困難，同時對于相關(guān)人員的資料查詢也造成了很大的不便。而完善、先進的火災(zāi)檔案管理制度，能對火災(zāi)檔案進行編制歸檔，做到有跡可循，找出消防監(jiān)督中的薄弱環(huán)節(jié)，并予以改善，充分發(fā)揮火災(zāi)檔案管理最大作用。因此，當(dāng)前單位應(yīng)當(dāng)改革檔案火災(zāi)檔案管理技術(shù)，引入電子化存檔技術(shù)，既方便檔案的存儲，又方便檔案的查詢。

3.4 加強對火災(zāi)調(diào)查的宣傳力度

加強火災(zāi)調(diào)查的重視必須從加強教育開始，使火調(diào)工作能夠充分得到相關(guān)人員的重視，不再對火調(diào)工作與消防工作區(qū)別對待。從各級各類政府直到消防的基層單位，都應(yīng)該加強教育，使人們認識到火調(diào)工作絕對不是一個可有可無的工作。要使他們明確火調(diào)工作的意義，是為了累計數(shù)據(jù)、調(diào)查原因，以便制定相關(guān)政策、開展相關(guān)工作提供詳實的數(shù)據(jù)支撐。另外，大部分時間火災(zāi)調(diào)查工作需要廣大群眾的配合，這樣能夠起到事半功倍的作用，所以相關(guān)單位在進行火災(zāi)培訓(xùn)的時候，也應(yīng)當(dāng)將火災(zāi)調(diào)查的相關(guān)知識內(nèi)容也加入，鼓勵和動員群眾積極配合火災(zāi)調(diào)查人員的工作，這樣能夠利人利己，共同為火災(zāi)的防范工作出一份力。

4 結(jié)束語

火災(zāi)事故原因調(diào)查工作的展開，可以在一定程度上引起人們對火災(zāi)防范的重視，完善責(zé)任追究，推動消防宣傳教育，促進消防監(jiān)督理念、方法的轉(zhuǎn)變，推動當(dāng)前消防工作的科學(xué)、有效的推進。

參考文獻

[1]范瓊麗.當(dāng)前消防火災(zāi)調(diào)查工作存在的問題與對策分析[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015（31）.

篇(4)

關(guān)鍵詞：基本建設(shè)項目文件收集歸檔工作檔案工作

基本建設(shè)項目文件材料，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維護活動中形成的，具有保存價值的各種文字材料、圖紙、圖表、聲像等形式與載體的歷史記錄。基本建設(shè)項目文件材料不僅記錄了建設(shè)項目發(fā)展的歷史軌跡，而且為籌劃未來發(fā)展規(guī)劃提供了重要依據(jù)。本文在梳基本建設(shè)項目文件材料收集歸檔特點的同時，就其收集歸檔工作中存在的問題，提出相應(yīng)的解決措施。

一、基本建設(shè)項目文件材料收集歸檔的要求和特點

（一）堅持“誰形成誰負責(zé)”的收集歸檔原則

《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中指出：“建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范的要求。完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件編制和項目文件整理、歸檔工作。”具體來說，就是在項目建設(shè)的過程中，建設(shè)單位形成的材料由建設(shè)單位歸檔，設(shè)計單位形成的材料由設(shè)計單位歸檔，施工單位形成的材料由施工單位歸檔，監(jiān)理單位形成的資料由監(jiān)理單位歸檔。由于基建檔案是在項目建設(shè)和管理過程中形成的原始記錄，各承建單位和建設(shè)單位是項目文件的形成者，由形成單位進行收集、整理、歸檔，能夠確保建設(shè)項目文件內(nèi)在有機聯(lián)系的本質(zhì)特性。因此，明確劃分基建檔案收集歸檔責(zé)任，堅持“l(fā)形成誰負責(zé)”的歸檔原則，是保證基建檔案齊全、完整、成套歸檔的基礎(chǔ)。

（二）形成來源具有廣泛性

基建項目從提出項目建議書至工程全面竣工驗收，需經(jīng)歷項目申請、可行性研究立項、辦理征地手續(xù)、測量勘察、設(shè)計招投標、編制設(shè)計文件、建設(shè)規(guī)劃申報、施工圖報審、監(jiān)理招投標、施工招投標、辦理開工手續(xù)、施工、工程報竣、監(jiān)理單位組織竣工預(yù)驗、工程檔案預(yù)驗收、工程竣工質(zhì)量驗收、工程竣工17個環(huán)節(jié)，歸檔的材料有紅頭文件、圖紙、會議紀要、招投標文件、合同、證書及照片等；項目工程由審批、城建、勘察、設(shè)計、消防、施工、監(jiān)理、安裝等部門共同參與完成，整個建設(shè)過程周期長，參與部門多，專業(yè)性強，材料來源廣泛。

（三）收集歸檔工作具有階段性

基建檔案的形成分為五個階段，一是前期準備階段，這個階段需要收集歸檔的文件主要包括項目建議書、批復(fù)、設(shè)計任務(wù)書、選址、投資計劃、上級下達的基建計劃、追加投資請示、批復(fù)、征地、報建、工程合同、協(xié)議。二是設(shè)計階段，收集歸檔的文件有工程勘察、設(shè)計的圖樣、說明書、計算書、工程概算書等。三是施工階段，包括施工組織設(shè)計、施工圖、圖紙會審記錄、工藝規(guī)程和標準、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等文件的收集歸檔。四是竣工驗收階段，收集歸檔的文件有竣工報告、各種竣工圖、竣工驗收記錄、說明書、工程決算、總結(jié)等。五是使用維護階段，收集歸檔的文件有改造施工圖紙及相關(guān)的文件等。建設(shè)項目在各個階段形成的基建檔案材料不同，其收集歸檔的側(cè)重點也不同，呈現(xiàn)出階段性的特點：前期準備和設(shè)計階段，要注重文件和圖紙終稿的收集和保存；施工階段要注重隨時收集和補充多部門參與的文件和資料；竣工驗收階段要注重整改驗收資料的收集；使用維護階段要注重改造施工圖紙的收集和歸檔。

二、基本建設(shè)項目文件收集歸檔工作中存在的問題及原因

（一）參與部門多，導(dǎo)致基本建設(shè)項目文件收集歸檔工作難度加大

完整的基本建設(shè)項目文件不僅要涵蓋工程項目工作的立項、可行性研究、計劃、施工圖設(shè)計、招投標、施工及管理、竣工驗收等一系列固有的基建程序，而且還應(yīng)詳細、真實地反映、記錄工程項目建設(shè)的全過程。參與歸檔的單位有建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工總承包單位、專業(yè)承包單位。在整個建設(shè)過程中參與部門多，參與歸檔的部門也多，好多文件需幾個單位很多部門協(xié)同完成，并且參與施工的單位均為駐場機構(gòu)，完成自己的工作后就撤離了，人員流動性較大，如果在建設(shè)過程中形成的文件收集、補充不及時，有可能會給后期的歸檔工作帶來較大困難。在所有參與部門中有任何一個單位出現(xiàn)項目文件收集的缺失，都會造成歸檔文件的不齊全。

（二）建設(shè)周期長，影響基本建設(shè)項目文件歸檔的完整性

基本建設(shè)項目從立項到施工直至竣工，建設(shè)周期一般是3至5年，項目文件的收集也需要3至5年，與項目建設(shè)同步開展文件收集工作十分重要，但是很多建設(shè)單位的基建檔案管理員并沒有參與項目建設(shè)的全過程，對文件形成過程也不是很了解，更做不到同步收集，因此，更做不到同步收集，因此，對收集不完整、缺失的文件不能及時發(fā)現(xiàn)進行收集補充，等到工程竣工驗收審核時，才發(fā)現(xiàn)材料不全，這個時候再去協(xié)調(diào)相關(guān)部門補充，其難度就可想而知了。同時，很多形成的文件資料是在不斷變化的，在收集中稍有不慎就有可能出現(xiàn)少歸、漏歸的現(xiàn)象。如建筑圖紙在實際建設(shè)過程中經(jīng)常會有變化，如檔案管理員不及時跟進，最終版圖紙就很有可能漏歸，造成檔案材料的不準確，影響檔案利用的價值；在成套的招投標文件中，評標報告與中標通知不同時形成，因時間間隔較長，經(jīng)常會出現(xiàn)《中標通知書》沒有被裝訂到《評標報告》中的情況。

（三）基建項目的專業(yè)性較強，收集歸檔工作的規(guī)范性有待提升

基本建設(shè)項目文件材料涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動控制、消防等多個專業(yè)領(lǐng)域，這些專業(yè)的有機融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。如果收集人員不熟悉基建工程專業(yè)知識和項目運作程序，就不知道哪些材料應(yīng)該收集，哪個階段要收集，進而導(dǎo)致漏歸現(xiàn)象的發(fā)生。同時，大多基建檔案管理人員對檔案相關(guān)的法律法規(guī)不了解、對建筑學(xué)專業(yè)知識缺乏、對基建文件的歸檔特性不熟悉，最終導(dǎo)致基建檔案管理人員對基建檔案的來龍去脈不清楚，只能簡單地按照《建筑工程資料管理規(guī)程》開展收集工作。但是，《建筑工程資料管理規(guī)程》所列出的歸檔文件條款也比較籠統(tǒng)，在這種情況下，如果檔案人員對基建工程專業(yè)知識掌握得不充分，就極有可能造成項目文件的錯歸、漏歸。例如，在上述規(guī)程中列出的《支付款請示件》一般包括建設(shè)單位請示件、施工單位進度申請、項目管理單位工程費用審批單、監(jiān)理單位工程支付證書，由于沒有完全羅列出全部文件，加上部分檔案人員判斷不準確，在文件收集工作中經(jīng)常出現(xiàn)錯歸、漏歸的現(xiàn)象。

三、完善基本建設(shè)項目文件收集歸檔工作的措施

（一）提升參建單位領(lǐng)導(dǎo)基建檔案意識，建立健全基建檔案管理制度

針對基建檔案收集參與部門多，文件收集難的問題，一要提高參建單位領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案管理的重視程度。提高參建單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，是提高參建全體人員檔案意識的前提，只有參建單位領(lǐng)導(dǎo)重視基建檔案工作，認識基建檔案工作的重要性，基建檔案的各項管理工作才能落到實處。二要建立健全基建檔案管理制度。在單位《基建檔案管理辦法》中細化建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工總承包單位的歸檔范圍和檔案管理員的職責(zé)，在制度里明確規(guī)定各參建單位必須配備基建檔案管理專職人員并參與基建項目建設(shè)的全過程，建立建設(shè)單位對監(jiān)理單位和施工總承包單位檔案收集的監(jiān)督和懲罰獎勵機制，同時建立監(jiān)理撾緩?fù)施工灼H邪單位對建設(shè)單位檔案收集的監(jiān)督和懲罰獎勵機制、建立基建檔案收集管理工作與檔案管理員年度考核掛鉤制度，通過切實可行的制度提高全體人員的檔案意識，緩解參與部門多導(dǎo)致的收集難的問題。

（二）建立分階段收集歸檔流程，提高基建檔案管理人員的責(zé)任意識

針對建設(shè)周期長，影響基本建設(shè)項目文件歸檔的完整性的問題，一是分階段收集歸檔基建項目形成的材料。針對基建項目建設(shè)周期長的特點，對在建設(shè)過程中每個階段形成的材料及時收集整理歸檔，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的材料立即退回整改、缺失的材料及時補充，解決幾年后項目竣工時才發(fā)現(xiàn)缺失，卻因時間過久而找不到相關(guān)人員和部門彌補的問題。二是提升檔案管理員的事業(yè)心和責(zé)任感。事業(yè)心和責(zé)任感是基建檔案管理人員干好基建檔案管理事業(yè)的思想基礎(chǔ)和必備素質(zhì)。只有基建檔案管理員具有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，遵守各項檔案管理規(guī)定，嚴格認真地收集每一階段形成的基本建設(shè)項目文件，耐心細致地審核整理每一份檔案，才能保證《評標報告》中不缺少《中標通知書》，基建檔案的完整性才有保證。

（三）提升基建檔案管理人員的整體素養(yǎng)，加強收集歸檔工作的規(guī)范性

基建檔案管理人員必須加強對檔案法律法規(guī)、基建檔案專業(yè)知識、建筑學(xué)專業(yè)知識、現(xiàn)代信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提升政治素養(yǎng)和道德素養(yǎng)，才能滿足基建檔案現(xiàn)代化管理的需求。基建檔案管理人員必須具備較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握現(xiàn)代信息化技術(shù)，才能提高檔案管理水平。基建檔案管理員還要熟悉《建筑工程資料管理規(guī)程》《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，熟練操作和應(yīng)用Word、Excel、PDF、ACDsee、Adobe Acrobat軟件。只有這樣，基建檔案管理人員才能科學(xué)規(guī)范地收集整理好基建檔案，做好基建檔案的開發(fā)和利用工作，充分發(fā)揮基建檔案的利用價值。

參考文獻：

[1]薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[M].北京：機械工業(yè)出版社，2006：31-32.

篇(5)

內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案歸檔；管理措施

Abstract: The construction project archives construction technical data archiving management in general can be divided into: construction technology and management of data, general situation of the project, the construction organization design, construction project approval form, technical disclosure records, project completion report; engineering quality control data, drawing, design change, negotiate records summary, positioning, line acceptance record, record of concealed work and construction diary, raw materials, components and fittings certificate, construction project document filing and trial ( test ), the test report of construction project completion acceptance, test records, construction contract and discuss the design change content.

Key words: construction engineering; archive; management measures

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

引言：近年來，我國城市建筑事業(yè)的飛速發(fā)展，建筑工程項目的不斷增加，在快速的發(fā)展中保持著良好的走勢，與此同時，也形成了大量的工程檔案。建筑工程檔案是建筑過程中形成的原始有保存價值的真實記錄和實際反映資料。它記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線等建設(shè)活動。是建設(shè)項目管理、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴建活動中形成的檔案。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價和建設(shè)工期進行管理的同時，如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門應(yīng)有的職責(zé)。

一、工程檔案的內(nèi)容

1、前期文件資料。主要包括政府機關(guān)部門批準的立項、征地、拆遷安置等文件；工程勘探報告；測繪、設(shè)計文件等；規(guī)劃、消防、抗震等有關(guān)部門的審批文件資料；工程勘探、施工、設(shè)計、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)呈鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件；工程有關(guān)的照片等。

2、工程施工階段文件。樁基、土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底、定位測量、放線驗收記錄及材料出廠合格證及進場檢驗報告等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細雨則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證時文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件；施工技術(shù)總結(jié)等。

3、竣工圖。主要包括平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；室外給水、排水、熱電等管網(wǎng)綜合圖；工程竣工圖；電氣（電力、電視系統(tǒng)等）綜合竣工圖；設(shè)計說明書、采暖通風(fēng)空調(diào)節(jié)器工程竣工圖、燃氣工程竣工圖、電梯工程竣工圖、幕墻工程竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、消防工程竣工圖、智能化竣工圖等。

二、建筑工程檔案的特點

1、獨立性。即一個工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出最重要的特點。

2、真實性。工程檔案是該項目工程實體的一面鏡子的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，檔案材料就是工程質(zhì)量標準，是建筑工程監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。

3、實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。

三、工程檔案管理需解決的的問題

1、檔案材料報送不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到90℅左右，較差的單位情況就不同了，很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有地下管線，園林綠化、道路等檔案材料寥寥無幾。

2、缺乏統(tǒng)一的管理。從檔案管理機構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理到位。有的單位則不然，工程檔案由非檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

四、工程檔案管理的實施方法

1、在思想上在重視工程檔案管理工作。建設(shè)工程中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將竣工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其中主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，施工單位對工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。不認真進行督導(dǎo)檢查及時按日記錄施工過程中存在的問題，到最后施工單位建筑工程檔案很有可能一塌涂，大量的缺資料使得工程竣工后無法歸檔備案缺乏真實性，所以工程檔案資料 最好應(yīng)定期或不定期檢查，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

2、建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時在明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料收集、整理，以保證工程自項目開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)。

3、把好竣工驗收資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮作用。及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，嚴格把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

4、加強對工程檔案管理人員和相關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作中也發(fā)生了翻天覆地的變化，從而提高檔案管理人員的素質(zhì)水平也尤其重要。要提高檔案管理人員的現(xiàn)代管理素質(zhì)。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔案如珍，維護歷史服務(wù)現(xiàn)實”的理念。加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面要注意檔案人員的繼續(xù)教育，積極組織他們參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，著力選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔(dān)任專職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識好先進技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使檔案工作跟上辦公自動化步伐，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作，在工作中靈活運用；要有較強的責(zé)任心，嚴把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

5、加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，定期對施工技術(shù)人員加強編制檔案材料的培訓(xùn)，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。施工單位應(yīng)及時對檔案管理人員進行督促，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準編制檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6、利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。大力推行對電子文件檔案在工程檔案中運用，各部門還應(yīng)有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，籍以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)好類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)容文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模版文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則）。

7、要加強信息匯總編研工作。改變過去那種看攤工業(yè)現(xiàn)狀，拓寬服務(wù)渠道，改善服務(wù)功能，用前瞻的眼光研究院利用者的需要，積極主動地提供方便、快捷的優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。在充分了解室藏和用戶需求的基礎(chǔ)上通過縱向分析比較、專題跟蹤服務(wù)等方式，要立足服務(wù)改革檔案管理方式。一是要著眼發(fā)揮服務(wù)功能，健全和完善檔案管理制度，對檔案的收集、整理、歸檔、利用實行科學(xué)管理，使之規(guī)范化、制度化。二要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提升管理水平，依托信息化建設(shè)，有重點、成體系、分步驟地開發(fā)利用計算機技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、光盤技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案信息服務(wù)水平或效率，著力改變信息收集、加工、處理、存儲、傳播等方面的落后狀況。三要及時收集資料信息，適時編排歸檔。

篇(6)

關(guān)鍵詞：凈化廠工程；項目檔案；質(zhì)量控制

1 概述

萬州天然氣凈化廠工程是中國石油西南油氣田分公司和重慶市重點建設(shè)項目。該工程位于重慶市萬州區(qū)，廠區(qū)占地面積63753m2，設(shè)計規(guī)模為日處理高含硫原料天然氣200萬m3，是一座綜合配套齊全、技術(shù)先進、自動化程度高的天然氣凈化廠。該工程共分為31個單位工程，于2008年10月正式開工建設(shè)，2009年5月完工交接，6月6日一次進氣試生產(chǎn)成功。開工建設(shè)到裝置投產(chǎn)僅用了7個多月時間，創(chuàng)造了同規(guī)模凈化廠工程建設(shè)史上又一新紀錄。由于在短時間內(nèi)產(chǎn)生大量的資料，給檔案管理帶來很大的困難。為了搞好工程項目檔案的質(zhì)量控制，我們注重學(xué)習(xí)國內(nèi)外工程項目檔案管理的先進理念，結(jié)合國內(nèi)優(yōu)質(zhì)工程項目檔案管理的經(jīng)驗，建立了從項目文件到檔案的管理模式和質(zhì)量控制體系，提出了提前介入，全程控制，直線責(zé)任，屬地管理，橫向到邊，縱向到底的管理方式，使項目檔案管理取得了很好的效果。

2 檔案管理提前介入為建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制提供保證

2.1 逐項理順歸檔流程，確保歸檔環(huán)節(jié)暢通。建設(shè)項目的檔案是建設(shè)項目在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、無損檢測、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等全部文件。主要由可行性研究、任務(wù)書、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、管理性文件、施工文件、監(jiān)理文件、無損檢測文件、工藝設(shè)備、環(huán)境保護、職業(yè)衛(wèi)生、消防、水土保持、安全設(shè)施文件、生產(chǎn)技術(shù)準備、試生產(chǎn)、財務(wù)、器材、項目竣工驗收文件等組成。要確保上述文件的完整性，必須加強協(xié)同管理、理順歸檔流程，從項目各類文件形成的源頭進行控制。

項目文件的歸檔工作涉及建設(shè)單位相關(guān)管理部門，也有參加項目建設(shè)的設(shè)計、施工、無損檢測、監(jiān)理單位。而追溯源頭，理順流程，明確責(zé)任、提前介入控制，是建設(shè)項目檔案質(zhì)量的最有力保證。為此，重慶天然氣凈化總廠檔案部門特別編制了《萬州天然氣凈化廠工程竣工資料收集整理歸檔規(guī)定（試行）》，從源頭控制建設(shè)項目檔案質(zhì)量，為確保萬州凈化廠工程項目檔案的完整性奠定了基礎(chǔ)。

2.2 進場前培訓(xùn)指導(dǎo)，提高項目文控歸檔人員的檔案質(zhì)量意識。建設(shè)項目檔案的最終成果是竣工文件，而竣工文件的完整性、準確性對今后裝置檢修、技術(shù)改造、擴建和設(shè)備維護有著重要的作用。竣工文件的編制涉及建設(shè)、施工、無損檢測、監(jiān)理等參建單位，而大量的資料在施工單位；因此，我們始終把對各施工單位的培訓(xùn)指導(dǎo)視作控制源頭的一項重要工作來抓，在項目建設(shè)之初對所有參建單位竣工文件編制的相關(guān)內(nèi)容進行培訓(xùn)指導(dǎo)，將竣工文件編制規(guī)范、審核及歸檔流程印刷成冊分發(fā)到參建單位，并通過專題培訓(xùn)，讓竣工文件的編制、審核和簽署人員能正確理解建設(shè)單位對竣工文件編制和歸檔的專業(yè)性的具體要求，能認識到從竣工文件形成的源頭進行文件積累和質(zhì)量控制的重要性，從而為建設(shè)項目檔案的完整性和準確性打下良好的基礎(chǔ)。

2.3 加強協(xié)同管理，確保資料規(guī)范化管理不漏項。萬州凈化廠建設(shè)項目管理，除項目部外，還有總廠相關(guān)部門參與管理。建設(shè)項目檔案方面的要求通過總廠管理機制來制約。設(shè)計、施工、無損檢測、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)商等檔案管理則通過納入合同管理來制約，從而使參建單位的資料交付處于受控狀態(tài)，檔案的質(zhì)量有了一定保障。

項目各參建單位按照《中國石油天然氣股份有限公司油氣田建設(shè)工程（項目）竣工驗收手冊》和《西南油氣田分公司建設(shè)項目檔案管理細則》有關(guān)建設(shè)項目檔案管理要求，理順項目建設(shè)各階段資料收集單位職責(zé)，并收集整理相應(yīng)的檔案資料。建設(shè)單位項目部及相關(guān)管理部門負責(zé)收集歸檔項目立項、可研、設(shè)計、施工圖、項目管理性文件、涉外文件、招投標、合同、物資采購、工藝設(shè)備、環(huán)境保護、職業(yè)衛(wèi)生、消防、安全設(shè)施、水土保持、完工交接、生產(chǎn)技術(shù)準備、試生產(chǎn)、工程預(yù)驗收、竣工驗收、竣工決算審計、竣工報告書、單項總結(jié)、質(zhì)量監(jiān)督報告、竣工驗收鑒定書等資料，并包括相關(guān)資料電子版本（只讀光盤）；各單位及部門應(yīng)對其移交資料的完整性和準確性負責(zé)。通過直線責(zé)任，屬地管理的方式將責(zé)任落實到位，確保文件歸檔環(huán)節(jié)暢通[1]。

3 檔案質(zhì)量過程控制是建設(shè)項目檔案管理的關(guān)鍵

3.1 過程控制為項目檔案的完整性奠定了基礎(chǔ)。項目檔案人員在對所有技術(shù)資料接收、分發(fā)的同時，保存一套作為對竣工資料完整性核實的記錄，整個項目建設(shè)過程中設(shè)計圖紙發(fā)生設(shè)計變更、版本升級等檔案人員均有記錄。同時，檔案人員定期參加項目領(lǐng)導(dǎo)主持的施工、監(jiān)理等例會，及時掌握設(shè)計、施工等信息，根據(jù)建設(shè)進度，把好資料形成、編制、歸檔等工序質(zhì)量關(guān)，為實施過程監(jiān)控創(chuàng)造條件，使檔案的完整性得到充分的保障。

3.2 竣工文件編制過程的檢查可提高檔案內(nèi)在質(zhì)量。重慶天然氣凈化總廠檔案部門抽三人負責(zé)對竣工文件的編制單位進行指導(dǎo)和過程檢查，為后期竣工文件歸檔質(zhì)量提前把關(guān)、消除隱患。對過程檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，如原件未歸檔、圓珠筆書寫、漏簽字，竣工圖劃改、圈改，以及卷內(nèi)文件排列等問題要求立即整改，同時，對案卷題名準確性、簽署責(zé)任人等方面也作了具體的規(guī)定，通過過程質(zhì)量的檢查，盡量將發(fā)現(xiàn)的問題提前整改，為建設(shè)項目內(nèi)在質(zhì)量把關(guān)。

3.3 項目竣工圖的編制要求。竣工圖是竣工文件的重要組成部分，施工單位在項目竣工后必須按檔案管理要求用最終版的施工圖編制竣工圖。

3.3.1 竣工圖應(yīng)完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，做到與設(shè)計變更、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”，真實反映項目竣工驗收時的實際情況。3.3.2 施工圖沒有變更的，在原施工圖上加蓋并簽署“竣工圖章”。

3.3.3 凡施工中有部分變更的，可在原施工圖進行修改，并在修改部位或圖紙空白處加蓋“竣工圖核定章”，全圖修改后加蓋簽署“竣工圖章”。

3.3.4 凡結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置改變，以及其他重大改變及圖面變更面積超過35%的，不宜在施工圖上修改、補充，應(yīng)重新繪制竣工圖。重新繪圖并按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標內(nèi)注明“竣工階段”加蓋并簽署“竣工圖章”。

3.3.5 文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。

3.3.6 有關(guān)施工技術(shù)要求或材料明細表等文字有更改的，應(yīng)在修改變更處杠改，當(dāng)變更內(nèi)容較多時，可采用注記說明的辦法。

3.3.7 已做了修改的設(shè)計變更單應(yīng)加蓋“已執(zhí)行章”，并注明修改圖紙的出處，簽署姓名、日期、參見頁號（指被修改的圖紙案卷的頁號），做到原圖與設(shè)計變更單互標注與參見[2]。

4 高質(zhì)量的竣工資料是建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制的最終體現(xiàn)

4.1 檔案自檢工作強化了參建單位質(zhì)量控制的責(zé)任。建設(shè)項目檔案自檢是檔案專項驗收的前提，責(zé)任主要落在監(jiān)理和建設(shè)單位管理部門，由建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同組織建設(shè)項目檔案自檢工作。監(jiān)理單位負責(zé)對竣工文件完整性、準確性的檢查，施工單位配合檢查；建設(shè)單位各職能部門負責(zé)對項目前期文件、竣工文件的完整性、準確性檢查，設(shè)計單位配合檢查，使檔案自檢工作責(zé)任落實到位。自檢發(fā)現(xiàn)的問題必須及時整改，由建設(shè)單位職能部門和監(jiān)理單位共同把好建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制關(guān)。

4.2 項目檔案專項驗收體現(xiàn)了檔案管理在項目管理中的重要地位。按《中國石油天然氣集團公司建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》的要求，項目檔案專項驗收是竣工驗收的必備條件之一，檔案驗收的竣工文件應(yīng)按照GB/T 11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和DA/T 28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》歸檔；國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會聯(lián)合頒布的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》則明確規(guī)定“項目檔案驗收不合格的項目，不得進行竣工驗收”，檔案專項驗收是檢查檔案管理是否與建設(shè)項目同步，確保項目檔案的完整性、準確性、安全性的最有效的手段。項目檔案專項驗收不僅僅是驗收檔案管理工作，更是從側(cè)面檢驗企業(yè)各項基礎(chǔ)管理是否扎實，項目管理是否規(guī)范。由于前期工作扎實，資料收集全面，本工程共整理歸檔匯編竣工檔案2004冊，隨機設(shè)備資料520冊，工程圖片38冊，電子光盤25張。驗收組專家在聽取匯報的基礎(chǔ)上采取查、看、議的方式，現(xiàn)場查驗了該項目的檔案，認為檔案收集齊全、完整；歸檔率、完整率、精確率都高于檔案管理要求，所有應(yīng)該收集的原件均已收入檔案中，該工程的檔案工作得到了專家的一致好評[3]。

由于該項目檔案工作有超前意識，并運用了檔案管理的多載體形式管理，圖像、音像資料齊全；項目檔案資料齊全、完整、準確為項目順利通過驗收提供了有力的保證。目前，中石油萬州凈化廠工程已獲得中國石油天然氣集團公司建設(shè)項目金獎，并推薦參加國家優(yōu)質(zhì)工程的評審。2012年8月7日，中石油萬州凈化廠工程接受了國家優(yōu)質(zhì)工程現(xiàn)場復(fù)查。

參考文獻：

[1]中國石油天然氣股份有限公司勘探與生產(chǎn)分公司.中國石油天然氣股份公司油氣田地面建設(shè)工程（項目）竣工驗收手冊（2010年修訂版）.

[2]中國石油天然氣集團公司.建設(shè)項目文件整理與歸檔操作指南（2011年試行）.

篇(7)

關(guān)鍵詞：商業(yè)；檔案寄存；規(guī)范管理

商業(yè)性檔案寄存行業(yè)是指各類依法登記，通過為客戶提供檔案管理服務(wù)而獲取贏利的企業(yè)。近年來，這個行業(yè)發(fā)展很快，在我國檔案管理尤其是企業(yè)檔案管理中發(fā)揮了一定的作用。但回觀其現(xiàn)狀，也出現(xiàn)了一些不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。如，作為一項檔案保管的特殊行業(yè)，還沒有納入當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的管理視野之內(nèi)，還沒有一套行之有效的創(chuàng)辦規(guī)范，還沒有建立行業(yè)協(xié)會，等等。本文試就通過對其現(xiàn)狀的分析，對商業(yè)性檔案寄存行業(yè)如何依法規(guī)范管理提出一些粗淺的設(shè)想。

1 商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的產(chǎn)生

1.1 我國檔案工作實際情況的需要。隨著改革不斷深化，市場經(jīng)濟逐步建立，經(jīng)濟成分由單一性向多元化發(fā)展。一些國有企業(yè)在改制、聯(lián)合、兼并、破產(chǎn)過程中，企業(yè)檔案存在亂堆亂放，無人管理，沒有單位接收，甚至出現(xiàn)隨意銷毀的現(xiàn)象；很多外資企業(yè)、私營和民營企業(yè)不愿意在企業(yè)內(nèi)部投入較多的人、財、物力，設(shè)置專門的檔案保管部門或?qū)Ｂ毴藛T；一些企業(yè)即使設(shè)立了檔案室，但檔案保管條件差，檔案隨意銷毀現(xiàn)象也時有發(fā)生。

事實上，隨著檔案信息數(shù)量的爆炸式增長以及政府機構(gòu)改革和企業(yè)降低成本的需要，對于一些每年都會產(chǎn)生大量業(yè)務(wù)類憑證的企業(yè)來講，原先那種“小而全”的檔案管理方式，顯然已經(jīng)難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。

1.2 國外商業(yè)性檔案寄存理念的影響。國外商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的名稱多為商業(yè)性的“文件中心”，最早起源于20世紀40年代的美國。它經(jīng)歷了半個多世紀的發(fā)展，在歐美等發(fā)達國家，現(xiàn)在已經(jīng)成為一個比較成熟的文件管理機構(gòu)。進入20世紀80年代后，商業(yè)性文件中心在數(shù)量、規(guī)模和技術(shù)水平上更是得到了迅猛發(fā)展，出現(xiàn)了以美國“鐵山”（Iron Mountain Incorporated）為代表的數(shù)千家檔案數(shù)據(jù)管理機構(gòu)。同時，這種促進和提升我國檔案信息領(lǐng)域服務(wù)外包的理念對我國檔案工作發(fā)展實際的需要也產(chǎn)生了影響。

1.3 外資商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的登陸。上世紀90年代末期，一些跨國跨地區(qū)檔案管理機構(gòu)，由于看好中國內(nèi)地在檔案信息保護市場的巨大潛力，紛紛登陸。在上海、廣州、北京、沈陽等一線城市設(shè)立經(jīng)營機構(gòu)，拓展業(yè)務(wù)。如，“上海信安達檔案文件管理有限公司”作為第一家將檔案文件和信息專業(yè)管理的理念帶入中國的公司，于上世紀90年代首先在上海登陸，隨后又建立了廣東、青島、大連、成都等多家分公司。

但是，由于受到國情、理念和我國有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)的影響，他們在拓展內(nèi)資機構(gòu)市場時，會遇到諸多困難，在短期內(nèi)很難占據(jù)國內(nèi)市場的主導(dǎo)地位。

1.4 內(nèi)資商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的興起。據(jù)查詢，建立較早的北京世紀鼎立電子科技服務(wù)有限公司于1993年建立。

從上海地區(qū)來看，內(nèi)資的檔案寄存企業(yè)集中于2009年前后建立，目前已經(jīng)發(fā)展到有仁通、華信、固銓等10多家，而且各家的發(fā)展速度都很快。如“上海固銓檔案管理技術(shù)有限公司”于2009年建立至今，在短短的4年時間里，已經(jīng)發(fā)展到擁有庫房建筑面積2萬平方米，可拓展建筑面積6萬平方米；寄存檔案已從2010年的2793標準箱發(fā)展到2013年3月的130107標準箱（標準箱規(guī)格：長45cm、寬33cm、高26cm）；客戶也已經(jīng)發(fā)展到擁有中國太平洋保險集團有限公司、中國銀行上海市分行、上海市第九人民醫(yī)院等40多家。

2 我國商業(yè)性檔案寄存服務(wù)行業(yè)的現(xiàn)狀

2.1 商業(yè)性檔案寄存是對國家檔案館檔案寄存的有效補充。根據(jù)《檔案法》第十六條的規(guī)定，不少國家綜合檔案館通過設(shè)立檔案寄存中心來為各類企業(yè)、社會團體以及個人提供檔案寄存等有償服務(wù)。這種形式雖然有設(shè)施、人員、聲譽和各種有形和無形資源等特定優(yōu)勢，也解決了部分單位檔案無處存儲的窘境，但由于國家綜合檔案館依據(jù)《檔案法》第八條的規(guī)定，其主要職責(zé)“是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”。加上其儲能的相對有限，不能滿足為不具備充分保管條件以及配備檔案保管條件成本過高的企業(yè)、破產(chǎn)企業(yè)、社會團體的檔案寄存提供有償服務(wù)，更難以滿足社會接受檔案寄存觀念后的更大需求。

于是，我國內(nèi)資的商業(yè)性檔案寄存服務(wù)行業(yè)就應(yīng)運而生，主要承擔(dān)了除依法應(yīng)當(dāng)進入國家檔案館永久、長期保存，能夠維護黨和國家歷史面貌的檔案以外的各類社會組織需要在一定時間內(nèi)給予有效保管的檔案。盡管這些單位在其檔案流向中可能會有交叉，即一部分黨政管理檔案可能要向綜合檔案館移交，但其大量的憑證卻并不屬于國家檔案館需要接收的對象。所以，這種商業(yè)性的檔案寄存服務(wù)是對檔案部門的有益補充，它滿足了當(dāng)前我國對檔案多元化管理的需求，與檔案部門并不沖突，更不存在代替或取代的問題。

2.2 商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的特點

2.2.1 運作機制靈活。由于是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)，所以只要在不違背相關(guān)法律、法規(guī)的前提下，可以靈活運用各種機制，從企業(yè)自身管理和寄存業(yè)務(wù)運作兩個方面來調(diào)動積極性，搞活檔案寄存活動，獲得很好的生存環(huán)境。

2.2.2 服務(wù)對象面廣。可以為各種所有制、各種規(guī)模、各種業(yè)務(wù)類型的機構(gòu)提供服務(wù)。從機構(gòu)來看，除國家檔案部門接收的黨政機關(guān)、事業(yè)單位以外，破產(chǎn)企業(yè)、國有企業(yè)、外資企業(yè)、民營和私營企業(yè)等都可以納入其服務(wù)的范疇。當(dāng)然，主要還是醫(yī)療保健行業(yè)、法律行業(yè)、金融服務(wù)業(yè)等在主要業(yè)務(wù)中會產(chǎn)生大量憑證的單位。如中國銀行上海市分行，目前的憑證量已經(jīng)達到每年產(chǎn)生5000萬張～6000萬張，并且保持每年10%的遞增率。

2.2.3 服務(wù)內(nèi)容專指。首先，從檔案實體來看，進入商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的檔案，主要是各單位形成的既具有查考利用價值，又并非需要永久保存，只在相當(dāng)一個時間段里不能銷毀的檔案。其次，從檔案內(nèi)容來看，主要是一些雖然信息化程度較高，原始憑證都已經(jīng)有了電子文本，但在特定情況下還需要提供原始憑證作為法律依據(jù)的這部分憑證。最后，從服務(wù)項目來看，主要是檔案保管、檔案檢索及遞送、檔案數(shù)字化、檔案和數(shù)據(jù)信息的安全銷毀等。

2.2.4 服務(wù)措施到位。商業(yè)性檔案寄存企業(yè)為了達到在服務(wù)社會的同時獲得贏利的目的，可以為各單位提供上門預(yù)約、整理指導(dǎo)、安全保管、提供利用等全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為了最大限度為客戶節(jié)約成本，最大化為客戶調(diào)閱提供便捷，往往會自主研發(fā)一系列配套軟件，只要是在該企業(yè)接收范圍內(nèi)的任何單位或個人有需求，都可以通過電話或者網(wǎng)絡(luò)的方式與企業(yè)聯(lián)系，客戶足不出戶即可調(diào)閱檔案。

2.2.5 服務(wù)結(jié)果雙贏。企業(yè)自身通過提供服務(wù)獲取利潤和發(fā)展壯大；服務(wù)對象可以節(jié)約檔案保管成本，更好地集中精力從事自身的專業(yè)工作。

3 商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的發(fā)展趨勢分析

3.1 需要節(jié)約檔案保管成本的客戶源充足。從目前商業(yè)性檔案寄存行業(yè)明確的主要服務(wù)對象來看，潛在客戶面廣量大。分析產(chǎn)生潛在客戶的主要原因有四：一是隨著公民法律意識和維權(quán)意識的增強，一旦進入法律程序都需要以原始憑證作為依據(jù)。二是企業(yè)信息化水平的提高，大量的原始憑證都已經(jīng)有電子版本保存，原始憑證可以集中異地保存。三是房地產(chǎn)投資成本的加大，使得自行建庫的“小而全”保存方式已經(jīng)不再適宜。四是原始憑證由專門機構(gòu)集中保存安全可靠，客戶將檔案寄存過去便會既省心又放心。

3.2 隨著商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的發(fā)展，客戶必將大為拓展。隨著實踐的發(fā)展和宣傳的深入，人們將更多地接受這樣一種檔案管理模式。只要商業(yè)性檔案寄存企業(yè)在建立之初，即建立一套客戶所認可的、比較系統(tǒng)、可行的檔案管理服務(wù)制度，從而獲得客戶的信賴，就能讓潛在客戶從同類單位獲得的收益中得到啟發(fā)，從而不斷進入正式客戶的行列。

4 商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的規(guī)范管理

4.1 納入本地區(qū)檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。商業(yè)性檔案寄存行業(yè)在我國正處于起步階段，無論在規(guī)模和數(shù)量上，將會得到迅速發(fā)展。因此，檔案行政管理部門對這樣一個特殊行業(yè)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)《檔案法》第六條和第二十四條的規(guī)定，正視其存在和發(fā)展，因勢利導(dǎo)，對其進行有效監(jiān)管，使之成為國家檔案館的重要補充，同時也促進商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的健康、科學(xué)發(fā)展。具體可從以下幾個方面入手：

4.1.1 要納入企業(yè)所在地行政區(qū)域檔案事業(yè)管理體系。既然社會上還有大量的業(yè)務(wù)檔案需要由檔案寄存企業(yè)來進行寄存服務(wù)，那么，檔案行政管理部門就要正視商業(yè)性檔案寄存服務(wù)企業(yè)的存在和發(fā)展，要將其作為本行政區(qū)域檔案事業(yè)的一個有機組成部分給予規(guī)范，納入本行政區(qū)域檔案事業(yè)管理體系之中。

4.1.2 對商業(yè)性檔案寄存企業(yè)實行全程監(jiān)管。檔案行政管理部門要抓緊制定政策，規(guī)范適合我國國情需要的商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的運行機制和業(yè)務(wù)標準。具體可通過四個環(huán)節(jié)來實行：

一是在企業(yè)設(shè)立時的把關(guān)。檔案行政管理部門要依據(jù)檔案保管的基本要求和企業(yè)開展寄存服務(wù)的具體對象，從檔案實體的安全保管、檔案信息的保密要求、檔案利用的安全便捷等方面提出各項要求，嚴格把關(guān)。企業(yè)對檔案行政管理部門提出的各項要求要作出履行承諾。二是定期執(zhí)法檢查。將商業(yè)性檔案寄存企業(yè)納入執(zhí)法檢查的范圍，檢查合格者頒發(fā)“檔案保管合格單位”牌匾。三是在企業(yè)運行過程中要給予專門業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)管。四是接受客戶有關(guān)檔案保管方面的投訴。檔案寄存行業(yè)中產(chǎn)生的有關(guān)問題自然屬于檔案法律行為的范疇，如觸犯了檔案法律法規(guī)的條文，勢必需要有當(dāng)?shù)氐臋n案行政管理部門出面給予依法解決。

4.1.3 指導(dǎo)商業(yè)性檔案寄存企業(yè)組建行業(yè)協(xié)會。行業(yè)協(xié)會是經(jīng)依法批準成立，由同一行業(yè)經(jīng)濟組織及相關(guān)單位和個人自愿組成、自律管理的非營利性社會團體，是企業(yè)與政府之間的橋梁和紐帶。行業(yè)協(xié)會對一個行業(yè)的健康發(fā)展有著舉足輕重的作用。所以早日組建商業(yè)性檔案寄存領(lǐng)域的行業(yè)協(xié)會，為商業(yè)性檔案寄存企業(yè)搭建服務(wù)平臺，營造公平的競爭環(huán)境，制定行業(yè)規(guī)范，降低運作成本，這對于行業(yè)內(nèi)成員提升管理水平、創(chuàng)新技術(shù)和提高人員素質(zhì)，乃至商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的合法、科學(xué)發(fā)展都有十分積極的意義。

4.2 符合科學(xué)規(guī)范的檔案保管硬件

4.2.1 符合檔案保管的一般要求。

4.2.1.1 檔案庫房：包括選址、建筑質(zhì)量等。選址應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》關(guān)于選址的要求；建筑質(zhì)量則要達到《檔案館建設(shè)標準》的相應(yīng)要求。

4.2.1.2 安全保管設(shè)施：安全是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)強調(diào)的首要經(jīng)營理念，也是其立身之本。安全保管設(shè)施包括消防（包括社會的和本企業(yè)的）、檔案裝具、運輸工具等。在基礎(chǔ)設(shè)施配置時，盡量采取專業(yè)各系統(tǒng)設(shè)備“一步到位”的配置方法，圍護結(jié)構(gòu)應(yīng)滿足 “八防”的要求。

要配置全系統(tǒng)聯(lián)動的消防系統(tǒng)，實現(xiàn)火災(zāi)自動報警和全系統(tǒng)消防聯(lián)動；配置先進的攝像監(jiān)控系統(tǒng)、紅外報警系統(tǒng)、巡更系統(tǒng)相組合的安全保衛(wèi)設(shè)施；設(shè)置門禁、報警、監(jiān)視監(jiān)控等安防系統(tǒng)。

以上各項可分不同的檔次，需要永久保存的檔案要給予更好的保管條件；只是短期內(nèi)保存的，條件可以相對簡便一些。當(dāng)然也可根據(jù)客戶的不同要求等級，提出不同的保管要求并計算對應(yīng)的寄存費用。

4.2.2 專業(yè)工作人員。一是具有管理專業(yè)素質(zhì)的管理人才。法人代表同時應(yīng)當(dāng)接受檔案法律、法規(guī)和檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，以利于檔案保管業(yè)務(wù)的開展。二是具有檔案管理專業(yè)知識的業(yè)務(wù)人才。具體設(shè)置比例可以由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門根據(jù)實際確定。專業(yè)知識的業(yè)務(wù)人才要通過檔案專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，并取得檔案管理上崗證。三是消防、安全等專業(yè)人才。這類人才均需要經(jīng)過相關(guān)部門組織的專業(yè)培訓(xùn)，并取得上崗證。

4.3 符合法律規(guī)范的運作機制

4.3.1 建立一套完整、規(guī)范的規(guī)章制度。從人員管理、客戶拓展、安全保管、檔案管理、提供利用等各個環(huán)節(jié)都能有章可循。其中尤為重要的是檔案保密制度，這是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的生存之基，保密工作做得好壞，既關(guān)系到客戶的切身利益，也關(guān)系到企業(yè)的信譽。因此，必須高度重視對客戶檔案的安全保密工作，尤其是對涉及企業(yè)商業(yè)機密、公民個人隱私的檔案，管理中絕對不能出現(xiàn)半點差錯。要嚴格遵守不經(jīng)所有者同意不得提供檔案給第三者借閱的服務(wù)原則。

4.3.2 明確收費標準。服務(wù)收費標準，是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)向客戶收取檔案管理費用的依據(jù)。在檔案寄存服務(wù)中，對不同的客戶對象、不同的寄存內(nèi)容可以適用不同的收費標準，但一定要符合我國有關(guān)部門關(guān)于服務(wù)行業(yè)收費的有關(guān)規(guī)定和合理的價格，避免惡性競爭。

服務(wù)費用的收取應(yīng)充分考慮以下幾方面因素：首先是檔案的自身狀況。它包括兩個方面：一是指檔案的外形特征，如，文件的類型、載體狀況、版本狀況、是否有名人手跡等；二是指檔案的內(nèi)在特征，主要是根據(jù)檔案的來源和內(nèi)容來判斷其重要程度、秘密等級、可利用性等。其次是檔案的管理費用。包括三個方面：一是對檔案實體的管理費用，如，對文件的整理、分類、編目、補缺、復(fù)制等費用；二是對檔案的處置費用，包括對檔案的消毒、殺蟲、保護、鑒定及經(jīng)過允許的銷毀等費用。三是檔案的貯存費用，指檔案作為實體占據(jù)庫房面積所需的費用。