序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇電子合同檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創作。

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關鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施

隨著市場主體法制觀念的不斷增強，市場交易行為日趨規范，合同檔案數量與日俱增，在不同領域發揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計已達26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經驗，也存在一些需要探討的細節問題。下面以中國聯通河南省分公司為例，從三個方面對合同檔案管理的做法進行梳理、探討。

1 合同檔案的收集

1.1 收集時間：合同檔案有其自身的形成和運動規律，有的合同在幾天或幾周內即可履行完約定事項，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時間較長，需要幾年甚至更長的時間，比如重大建設項目類合同等，這些特點決定了合同檔案的收集時間宜根據具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個歸檔年度內的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據合同履行進度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時歸檔，提供復制件作為履行合同的依據；三是隨時收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。

1.2 收集內容：合同檔案的內容應包括合同審批、招投標、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關的文件材料，不能局限于合同本身，應做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個方面：

1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關的技術背景資料、可行性論證、技術評價報告、招投標文件、審批文件、審簽單等。[2]

1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時應以正本為準，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應當將正本和副本同時歸檔保存。

1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補充協議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。

1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內容、性質、管理模式等所決定，但應從源頭、過程進行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]

1.3.1 系統內合同的收集：對于通過合同管理系統進行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環節，沒有檔案人員的歸檔確認信息，合同無法進入履行環節和合同款的結算，為合同檔案的齊全完整提供了切實有效的管控手段。

1.3.2 系統外合同的收集：對于通過傳統方式簽訂的系統外合同，在合同簽字蓋章環節由負責合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經辦人應登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負責移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時留存一份歸檔。

2 合同檔案的整理

2.1 合同檔案的分類。現行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個單獨的一級類目進行管理，但不同規模、不同性質的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個單獨門類，并在檔案管理系統中設置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認為，合同檔案管理應遵循現行檔案分類大綱，按問題或機構將其歸入不同的類目，不宜單獨作為一個獨立門類進行管理，以維護現有分類方案的嚴整性，避免出現“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現象。同時，為便于合同檔案的日常管理和開發利用工作，可借鑒文書檔案中的發文匯集管理模式，將合同及其相關文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進行獨立管理。這樣既不改變現行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統計和利用，同時保證了工程、科研、設備等檔案的完整性和成套性。

2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價值為依據，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標準不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標，合同條款規定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據之一。再次，合同標的涉及設備、土地等使用年限應作為考量因素。最后，考慮合同續簽優惠條件等因素，根據設備的更新換代情況適當延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購同類型設備或其升級換代產品，可給予合同總價15%的優惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應當有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，但只要善于綜合各方面信息，運用全面的、辯證的、動態的觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。

2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時，無論按機構還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進行整理。其次，按照結論性文件在前，依據性文件在后的原則排序，不宜簡單機械地按文件形成時間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當于正式公文的定稿，應將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機聯系、主次分明、條理清晰。

2.4 變更、續簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時，由于一定法律事實的出現而使合同內容發生改變。文書檔案中合同歸檔時一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補充協議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統計；二是原有檔案有統一的編號，插入文件時將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補充協議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關聯合同檔號及存放位置。

2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫

2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨立的合同審批流程和合同號的編制規則，填寫文件編號時，應以本單位的合同號為準，而不是合同他方編制的合同號。

2.5.2 責任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責任者為兩個或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責任者應填寫合同他方，便于查詢和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯合行文，以最后一個合法簽訂人簽署的日期為準，因為只有合同各方全部簽字蓋章后合同才能正式生效。

3. 合同檔案的信息化建設

3.1 合同管理系統中電子印章的技術處理方法。一些合同量較大的單位都建設了合同管理系統，通過系統審簽合同有利于嚴格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方沒有使用系統，也可能使用不同的系統，不太可能使用同一系統進行同一合同的審簽，合同簽署環節加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實現，應通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。

3.2 檔案管理系統中合同檔案的模塊設置。根據前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨門類進行管理，但在檔案管理系統中設置獨立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因為文書、科技等類型檔案的著錄項目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。

3.3 合同檔案的數字化管理。合同檔案的數字化管理即利用OCR、存儲、數據庫等技術手段，通過數據交換、轉存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉化為數字化的檔案信息，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享的工作機制。主要途徑如下：

3.3.1 搭建系統橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設了網絡版合同系統和檔案管理系統，通過建立聯網的系統間數據交換接口，實現已辦結合同數據自動轉換、存儲到檔案管理系統，直接實現合同檔案的數字化管理。

3.3.2 下載轉存數據。對于因經濟、技術等原因無法建立系統間數據交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉存到檔案管理系統，以實現合同檔案的數字化管理。

3.3.3 掃描掛接數據。通過掃描、拍攝等方式，將紙質載體的合同轉化為電子合同，并進行技術加工和處理，通過批量數據掛接方式，實現合同檔案的數字化管理。

結語：SOX（薩班斯）內控檢查和內部審計越來越嚴格，對境內外上市企業合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強化合同檔案規范化管理，有助于提升企業基礎管理水平。

參考文獻：

[1]袁俊玲.關于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.

[2]張耘.合同檔案的特點及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.

[3]儲玲.試論合同檔案必須實現全面質量管理[J].機電兵船檔案，2009（5）：33～34.

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關鍵詞：建筑 合同 要求 實施要點

建筑建筑合同是對建筑工程進行整個工程進行全面監督的法律性文件，通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關的相關證據材料，一旦發生糾紛，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。合同檔案的有序管理還會為施工單位進行后期的竣工驗收和工程費用結算支付帶來極大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各負其責” 的模式要求 ，由兩方以上形成的資料，都按照按照“ 人執一份”的原則，由各方對自己簽署內容的真實性、完整性、有效性負責。這種合同模式在文本上明確了權利和義務的分工，也使在責任明晰的情況下，對工程的施工更加容易進行管理。但是，在建筑建筑合同的管理過程中，因為建筑建筑合同小項包含的數量多、種類雜、細節繁瑣，操作人員還要對以下幾個方面進行關注：

一、建筑工程合同管理的原則

合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而進行的必要工作。通過對合同的檔案管理，一方面可以保存與合同有關的相關證據材料；另一方面一旦雙方合同發生糾紛，可以及時運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。其主要內容包括檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。對于合同檔案的管理要遵循以下原則：

1、為合同檔案管理營造網絡管理體系，由公司合同管理組集中統一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現實中，經常出現合同缺乏統一的管理模式。從合同管理機構上看，有的單位成立了專門的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工程合同由其他業務部門代管或由文書合同員兼管，形成的合同分類五花八門。

2、為實現合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應該負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的形成、整理、歸檔工作體系，并確定一名負責合同文檔管理。避免出現專業素質較差，既缺乏合同管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要層單位的合同管理人員來進行合同的保管的行為。

二、建筑工程合同有效管理的注意事項

（一）探索新型管理模式，保持同一項目合同之間的有機聯系。首先，可以嘗試集中統一、區別管理的模式，對母公司合同管理系統而言，要集中管理權屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將合同定期向母公司移交；同時對子公司或其他相關單位的有關合同實行目錄管控，建立合同之間的有機聯系，實現信息資源的共享。另外，建立責任傳導機制，解決合同管理分散問題。由于合同的產生過程不在檔案管理部門，所以要確保各個項目上的合同文件能夠完整的收集起來，并將其立卷、裝訂、移交的責任進行分解，明確地傳導給項目管理機構和合同管理部門，通過責任分解和獎懲制度，確保這部分合同檔案的齊全完整。

（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段合同資料的有序管理，保證歸檔合同和資料的準確、齊全、規范，建設單位在項目從工程立項開始，就應按照國家合同管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的合同管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及合同人員在工程合同形成過程中各自所應承擔的職責，規范合同資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與合同跟蹤管理同步。

（三）加強對工程合同管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業的不斷發展，建筑合同管理工作的特點也有了新的變化，從而提高合同干部隊伍的管理水平也更加重要。合同管理人員的業務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。合同管理人員要增強服務意識，認清合同工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程合同管理工作。合同管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把合同管理質量關。

（四）建立健全規章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業大都呈現出投資主體、企業性質、組織結構和市場結構的多元化特征，加上固有的分散、流動特點，再靠傳統的行政命令手段去推動合同管理工作顯然不行。為此，一方面應繼續加強《檔案法》和適用規章制度的宣傳，讓依法治檔是維護國家利益、企業利益和職工權益的認識深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊清理健全相關的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實際、相互聯系、共同遵守的合同檔案管理規范。

（五）充分利用現代化手段，多角度、多層次開發建筑工程合同信息資源，做好合同信息統計工作。大力推行對縮微合同、磁介質合同、電子文件合同在工程合同中運用。當前，多媒體電子文件合同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用autocad光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與合同管理要求》，使得工程建設合同管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行合同管理成為可能，成為項目合同管理的一個發展方向。近幾年，各個建設公司也開始對照片合同、錄像合同、紙質合同制成多媒體和進行光盤刻錄，對合同管理網絡化、信息化作了有益探索。各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的合同檢索系統。提高各部門（公司）的合同管理水平，提高各部門合同管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性質和類型，收集整理的部門的合同資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。

（六）及時做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對合同的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解合同的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合同的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效合同信息。

三、結束語

建筑建筑合同的管理是一項全面的、長期的、耐心細致的工作。要求管理人員在工作中程序上慎重、細節上穩重，能夠熟悉各個合同的撰寫規范和要點，同時對工程各個環節還要有相當高的認識和理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同管理人員自身素質的不斷提升和合同管理理論的進一步發展，相信建筑工程合同管理的工作強度會逐漸下降，合同管理工作的開展也會更加簡便、高效。

參考文獻：

[1]劉宗美.探討如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商業文化.2011.

[2]王振華.建筑工程合同資料有效管理措施[J].山西建筑.2008.

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水利科研檔案管理屬水利科研的基礎工作。水利科研檔案既是水利科研成果的集中體現，也是設計、施工、監理、基建等活動的重要依據。水利科研檔案信息化建設是一項規模大、涉及面廣、技術性強的系統工程。要有序推進檔案信息化管理，必須轉換檔案管理模式及更新檔案管理理念、加強檔案基礎工作，提高檔案人員素質。

1 水利科研檔案信息化建設特點

隨著社會信息化進程的加快，網絡技術的迅速發展，水利科研檔案管理模式正在向以計算機管理為手段、以網絡傳遞為環境的數字化管理模式轉變，電子檔案將成為未來水利科研檔案的主體，新時期檔案管理模式呈現以下特點:檔案信息載體電子化、檔案信息組織形式網絡化、檔案信息查詢檢索自動化、檔案信息流通網絡化。

2 檔案信息化建設影響因素分析

2.1 重“藏”輕“用”的管理觀念比較突出主要表現為：①注重檔案的實體管理，以及對文件材料的歸檔工作，強調案卷的數量、案卷裝訂的美觀；②注重檔案管理硬件設備的投入和庫房設備的齊全；③忽視檔案信息資源的開發利用，將檔案的收集、保管情況作為衡量檔案工作的主要標準，過分強調檔案的歸檔率，使得檔案館（室）大體上只是個科技文件保管單位，檔案資源多表現為一種靜態的、封閉的資源，檔案工作出現了一種高積累、低附加值產出的現象，檔案信息化功能弱化，利用效率不高，從而使科技成果不能快速轉化成生產力。

2.2 檔案實體編號混亂主要反映在以下幾個方面：①檔號不規范，編號方案、形式不統一。②在文書檔案中存在案卷標題不規范、問題標注含混不清、卷內無文件級檢索目錄、文件標題不全、責任者不明等現象。③組卷規則不規范、不統一，如有按時間組卷的，也有按職能部門管轄權限組卷的。④文書檔案、質量檢測檔案、合同檔案和基建檔案等，均應按文件級管理的卻硬是牽強組卷，按案卷級管理。

2.3 電子文件歸檔電子文件歸檔改變了傳統文件的歸檔過程，無論是采用脫機歸檔還是聯機（網絡傳輸）的方式歸檔，都要保證電子文件的安全性、原始性、真實性、完整性、系統性和可讀性。但在水利檔案中，對大量的地形圖、地質圖、遙感圖像的信息處理，要保持以上特性是一件比較困難的事情。如何規范電子文件格式的轉換、圖片文件的處理及數據壓縮等都還需要進一步研究和探討的。

2.4 缺乏復合型檔案管理人才隨著計算機技術和網絡技術日新月異的發展，檔案信息化需要一些既精通檔案管理業務，又具備計算機技術、慢吞吞絡知識和數據庫管理系統知識的年輕人。目前，普遍存在檔案管理人員知識結構老化，年齡偏大，信息處理能力不強，不能很快地運用新技術處理檔案管理信息等問題。

3 加強檔案信息化管理的幾點建議

3.1 加強檔案基礎管理工作首先，要做好檔案實體的前期處理工作。筆者認為，檔號的編制要規范，要統一檔號編制方案和檔號形式，檔號要能正確反映檔案的分類和排列次序，以便于保管和查找。水利科研檔案檔號宜采用：全宗號--年度號--分類號--案卷號--件（冊）號的形式；文件檔案宜采用文件級管理，檔號形式采用：全宗號--年度號--保管期限--件號。這種形式比較適合水利科研單位檔案的保管，也便于利用計算機管理。其次，檔案著錄要規范。盡量采用最精確的詞語涵蓋案卷的內容，對于有多個稱謂的個人、機關、團體的檔案，在著錄時應使用同一個稱謂、同一題名，以確保檢索點的一致性和唯一性。

要加強水利檔案標引質量的控制，檔案的標引包括分類標引和主題標引，首先要確定適合本單位使用的《分類法》和《主題詞表》以及標引深度，在具體標引時要正確分析檔案的主題，規范標識符號，對檔案中有檢索價值的局部主題、隱含主題、次主題要用多個主題詞做更詳盡的標引，盡量做到前后標引一致；對于主題內容相同的檔案資料或不同檔案資料中相同的主題內容，應注意保證標引結果的一致性，以降低檔案資料的漏檢率，提高查全率、查準率。

3.2 加快檔案管理文檔一體化的進程文檔一體化管理是將文件和檔案作為統一的系統工程，要加強文件管理的超前控制，就必須要求每一個單位的文件、檔案類目劃分和設置要準確、文件轉換格式要標準和規范，使各類文件管理系統都能和檔案管理系統的數據接口緊密銜接起來。檔案部門應改變傳統檔案工作模式，在單位網站的網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，讓本單位科研人員利用本單位的局域網站，足不出戶就將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，從而大大提高工作效率和管理水平。

3.3 利用局域網提供檔案信息在線服務傳統檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案實體的方式，在信息化時代里必然要發生根本變化。因此，要創新服務理念和服務模式，由過去那種被動的、手工式的檔案提供利用方式，盡快轉變為主動的、現代化的檔案服務方式。長科院檔案部門已經實現了在單位局域網上建立檔案資料查詢網頁，向本單位科研人員提供數據庫系統查詢檔案資料信息，并可通過單位局域網的即時通信系統“飛鴿傳書”、“騰訊通”、電子信箱等服務方式與檔案管理人員聯系，進行信息交流，檔案管理人員可在線回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，通過改變服務模式，提高服務質量。

3.4 加強信息技術人才的培養檔案部門應盡快建立一支以管理型人才為基礎，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的檔案隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。目前應加強對現有檔案工作者信息人意識的培養，提高檔案人員處理信息的能力，熟練運用信息資源管理理論和信息技術手段，對檔案信息資源實施科學管理與有效開發利用。長科院正在制定切實可行的培養計劃，鼓勵專、兼職檔案人員通過在職培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、網絡技術知識、現代水利管理技術知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用信息技術的能力，以適應檔案信息化的發展。

參考文獻

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[4] 董立宏.檔案信息化系統管理若干問題的思考.赤峰學院學報（漢文哲學社會科學版），2006，（1）.

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近年來，隨著信息技術高速發展，傳統檔案管理正面臨著前所未有的變革從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業、跨地域檔案管理轉變。

一、檔案管理信息平臺深化應用的背景

當前，國家電網公司加快實現電網和公司發展方式轉變，努力創建一強三優(電網堅強、資產優良、服務優質、業績優秀)現代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。2006年，國家電網公司與紫光電子檔案事業部合作開展國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目2009年，在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前，國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協同辦公系統，福建省電力公司隨即也全面推廣應用，廈門電業局作為國家電網公司轄區內唯一的特區供電企業，在福建省電力系統內率先深化應用該檔案管理信息平臺。

廈門電業局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統率先晉升為國家一級，連續3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。

二、檔案管理信息平臺深化應用的目標

福建省電力公司根據自身工作實際，在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上，采用B/S多層應用體系結構，應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統進行深度開發，建成符合福建電力檔案業務工作要求的功能模塊和界面處理，實現了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數字檔案信息資源管理系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統可隨著業務的變化而進行自行定制，減少了因業務變動而導致的二次開發費用和時間，極大地方便了使用;創新性提出了現行文件層、整編文件層和永久檔案層三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺，實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。

檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內容資源的各項分析服務，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等，從無序的海量數據中，找到數據之間的關系和規律，進一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應用，例如，檔案分類并不完全采用業務職能分類方法，而是在按業務活動劃分類別的基礎上，綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區域、文件格式等分類標準。

檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。

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提出如下意見，農業部、國家檔案局下發了關于加強農村土地承包檔案管理工作的意見》農經發〔〕12號）以下簡稱《意見》現轉發給你并結合我市農村土地承包經營權確權頒證（以下簡稱農村土地確權頒證）檔案管理工作實際。請一并貫徹執行。

一、規范農村土地確權頒證檔案整理工作，統一標準。

農村土地確權頒證工作中形成的大量文件材料。對農村土地確權頒證業務中形成的檔案材料,主要集中在各區縣（自治縣）農業行政主管部門、各鎮鄉人民政府（街道辦事處）各行政村（社區）各地要按照不同檔案門類進行準確區分。應該納入專門檔案管理;對各種會議材料、統計匯總等檔案工作材料,應當納入文書檔案管理；對電子聲像類檔案材料，應當納入電子檔案、聲像檔案管理。

一）文書檔案類文件材料

包括機構成立、意見、方案、指導性通知、計劃、總結、簡報、會議記錄、規劃、報告、檢查記錄、統計匯總等文件材料。1.歸檔范圍。各區縣（自治縣）人民政府、各鎮鄉人民政府（街道辦事處）農村土地確權頒證工作中形成的文件材料。

分為永久和定期，2.保管期限。按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》國家檔案局令第8號）要求。定期一般分為30年和10年。

以“件”為單位，3.整理要求。各區縣（自治縣）農業行政主管部門、各鎮鄉人民政府（街道辦事處）整理這部分文件材料時應納入機關文書檔案統一整理歸檔。按照《市機關歸檔文件整理實施細則》渝檔發〔〕34號）進行整理。

按《市村級檔案管理辦法》規定，各行政村（社區）整理這部分文件材料時。統一納入村級文書檔案的經濟發展類”按照《市文書立卷與案卷構成的一般要求》或《市機關歸檔文件整理實施細則》要求，以“卷”或“件”為單位進行整理。

二）農村土地確權頒證專門檔案類文件材料

1.歸檔范圍。農村土地確權頒證材料包括農村土地確權頒證入戶核實（匯總）表、國土“二調”面積核實表、田（土）面積丈量記錄表、現場勘界確認材料、承包土地空間位置圖、農戶委托書、承包土地確認面積公示表、農戶簽字確認的承包地塊及面積分攤表、農戶土地承包經營權證登記簿、土地承包經營權證書登記表、新證領取表、原證注銷登記表、公告材料；土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權登記臺賬；農村土地確權頒證人員花名冊、集體經濟組織成員討論形成的承包面積確認落實方案、村民代表會議決議、會議記錄；補充完善的土地承包（流轉）合同、依法調整承包土地方案、注銷（變更）土地承包經營權申請、登記材料；其他方式承包申請頒發農村土地承包經營權證書申請、登記等材料；其他農村土地確權頒證專門檔案材料。

2.保管期限。農村土地確權頒證檔案永久保管。

此次農村土地確權頒證工作結束后，3.整理要求。各區縣（自治縣）農業行政主管部門在農村土地確權頒證工作中形成的農村土地確權頒證檔案作為自身全宗內一種專門檔案保管。農村土地承包經營權證登記簿一式二份。必須移交區縣國家綜合檔案館保存一份，農業行政主管部門用作日常登記管理留存一份。

應以各鎮鄉人民政府（街道辦事處）為獨立全宗單位，鄉鎮（街道）級的農村土地確權頒證檔案。集中統一整理，參照《市機關歸檔文件整理實施細則》渝檔發〔〕34號）要求，以“件”為單位進行整理。一般以每戶形成的且能按戶分開的所有文件材料作一件，用線或不銹鋼釘裝訂，同一全宗內以行政村（社區）順序依次排列，同一行政村（社區）中按村民小組順序依次排列并從1開始編制順序號，加蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄，裝入文書檔案盒保管。各鎮鄉人民政府（街道辦事處）形成及整理農村土地確權頒證檔案時，可根據需要一式數套。

村（社區）級農村土地確權頒證專門檔案參照上述方法整理。

三）電子檔案、聲像檔案類文件材料

農村土地確權頒證工作中形成的電子、聲像檔案的歸檔整理按照國家和市相關要求執行。其中電子檔案按照《市電子文件歸檔與管理細則》執行；照片檔案按照《市照片檔案收集整理實施細則》渝檔發〔〕36號）執行；聲像檔案按照《市檔案局關于進一步加強聲像檔案管理的通知》渝檔發〔〕43號）執行。

請按《意見》要求，原缺失二輪承包方案、合同、申請書、臺賬等補充完善材料。分類歸檔。

二、做好農村土地確權頒證檔案移交和利用工作，強化服務。

要按照農業部、國家檔案局《意見》要求，各區縣（自治縣）農業、檔案行政主管部門。切實加強對本轄區農村土地承包檔案管理工作的指導和服務，充分抓住本次開展農村土地確權頒證工作的有利時機，認真做好相關管理工作，全面規范完善農村土地承包檔案。

篇(6)

關鍵詞：檔案工作 通信企業 高速發展

一、通信企業檔案工作發展的重要性

近些年來，我國的通信企業一直處于高速發展狀態，很多通信企業都取得了相當的業績，為我國通信產業的發展做出了巨大貢獻，在這些通信企業的巨大市場背后，其各級檔案部門管理著數量龐大的檔案，這些檔案記錄了企業發展過程中的重要信息，如果能夠科學、有效地管理企業檔案，就能提高企業的經濟效益。隨著通信企業的高速發展，檔案的種類和數量也在快速的增加，檔案工作也應該與時俱進，必須加強自身基礎設施建設，基本保證辦公、閱覽查詢、庫房三分開，科學合理地設置檔案管理機構，進一步強化檔案服務意識，拓寬服務思路，不斷提高檔案管理的整體管理水平，能夠從檔案中充分反應企業的發展狀況和未來方向，發揮檔案管理在企業戰略管理中的重要作用[1]。

二、通信企業檔案管理工作中存在的問題

對于現代通信企業，如果檔案管理工作跟不上企業的發展，就會造成檔案的損壞、流失，進而影響企業的發展需求，但由于存在各個方面的原因，我國通信企業的檔案管理還存在一些問題，主要表現為以下三個方面[2]：

（1）企業檔案意識薄弱。尤其是一些領導層，沒有將檔案工作列為企業發展的重要環節，在一味地追求經濟效益的同時，忽略了對檔案部門的關懷和投入，造成專職檔案管理人員少、兼職檔案人員兼職太多，使檔案工作陷入被冷落、被遺忘的命運，一些員工也缺乏檔案管理的意識，忽略工作過程的收集、整理，亂丟亂放造成檔案的流失，為以后企業的改建、擴建、通信設備的更新、使用、查詢和企業的改革埋下了隱患；

（2）檔案工作于企業各項工作脫節。企業檔案源于各項工作，因此在檔案工作應該與日常工作同時進行，通信企業涉及的檔案資料更多更廣，然而目前很多通信企業并沒有把檔案工作安排在與各項工作同時進行，甚至把檔案工作看成是一種負擔，當一項工作結束后再來收集、整理檔案時，造成了很多信息的流失，很難保證其準確性和完整性；

（3）檔案工作制度執行力度不夠。檔案工作在具體實施過程中，沒有認真落實和執行，并且也沒有相應的監督措施，很難保證檔案的質量，并且檔案管理人員的素質也參差不齊，造成了檔案工作與期望值相差較大。

總之，通信企業的檔案工作還沒有適應企業高速發展的需要，對檔案工作還不夠重視，與日常工作脫節，并且對于其執行力度沒有明確監督措施，造成了缺漏和滯后，因此急需從各個方面加以提高。

三、高速發展通信企業檔案工作的幾點建議

為了能夠使檔案管理工作與通信企業的高速發展相結合，針對其中存在的問題，個人認為可以從以下四個方面進行改進。

（1）加大宣傳力度，增加每一位通信企業員工的檔案意識。檔案管理工作并不僅僅是檔案工作者的事情，而應該讓每一位員工在處理日常事務過程中就充分做好相關記錄，并及時整理和保存，通信企業的檔案多而繁雜，這就要求企業加強檔案工作的宣傳力度，從上到下重視這個事情，切實貫徹落實相關條例，檔案工作不僅僅是一個企業的寶貴資源，更是一個國家的寶貴財富[3]。

（2）不斷完善檔案工作制度和監督制度。檔案工作制度的不健全和監督不到位，企業要制定出符合自身發展需要的檔案工作制度，并且落實到個人，與其相應崗位職責掛鉤，并與其工作考評想結合，要制定出一套嚴格的監督管理制度，不定時檢查檔案工作的相關內容，以保證檔案信息的完整性，使檔案工作不斷正規化、制度化、科學化。

（3）發展先進的電子檔案技術。隨著計算機技術的發展，電子檔案已經逐漸普及，這給檔案保存、查詢帶來很多方便，但隨著社會的進步和企業的發展，應該不斷完善電子檔案系統，拓寬檔案管理系統的深度和廣度，適應企業高速發展的需要，從檔案系統數據庫中能夠充分反應公司的發展、運營情況，并及時找出企業中存在的問題，更好地為為上級領導決策提供量化依據[4]。

（4）建立一支責任心強、素質過硬的專業檔案工作隊伍。檔案工作隊伍分為普通檔案工作者和專業檔案人員，普通的檔案工作者可以是兼職人員，主要負責收集、整理，需要定期進行培訓，而通信企業的專業檔案工作者應該具備相當的專業素養，包括理論知識和實踐經驗，要能夠科學地對檔案進行分類、整理、保存，并且從中得出科學的數據以供上層決策者使用，這些專業工作者不僅要學習掌握檔案學專業理論知識，還要不斷鉆研企業專業知識，敢于創新、敢于開拓，還要有對檔案工作具有強烈的工作愿望和積極主動的工作態度以適應企業高速發展的需求。

檔案工作對通信企業而言具有核心加扎，它記錄了企業發展歷程中的研發、生產、經營情況，具有重要的保存價值，我們在采取各種措施不斷完善檔案工作以后，更應該充分利用檔案管理給我們帶來的收益，并且檔案工作是以一種物質形態存在的，其本身就是一種企業文化，體現了通信企業的文化特色，并且可以通過檔案記錄的公司發展歷程來教育員工團結合作、開拓創新，不斷增強企業文化建設，并且可以從中得到一個企業甚至一個行業的發展趨勢，為企業的不斷創新發展提供決策依據。

參考文獻:

[1]金易, 黃麗霞.淺議通信企業檔案的保護與整理[J].黑龍江史志,2009(11):2.

[2]馬紅.要創新企業檔案管理模式[J].浙江檔案,2009(6):1.

[3]馬紅.淺談通信企業合同檔案的管理[J].浙江檔案,2010(4).

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[關鍵詞]智慧城市；數字化；檔案管理 文章編號：2095-4085（2017）05-0146-02

1城建檔案數字化工程的基本概念

檔案數字化，就是把紙質檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數字信息，以實現不同載體形式檔案的數字化管理和檔案信息資源的數字化共享。檔案數字化工程目前主要是紙質檔案數字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數字信息，從而實現利用計算機進行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內容。

1.1檔案目錄的數字化

（1）檔案的目錄統一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內容。

（2）卷內目錄填寫規范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規范化簡稱；日期標準格式為：20010101，同一條目內時間取文件最后形成時間。

1.2實體檔案的圖文信息數字化

王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進行數字化采集，從而實現圖文信息的計算機存儲、調閱、分析。

1.3日常檔案管理業務的數字化

將檔案的業務指導內容，審核意見，審核結果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機軟件管理的方式進行數字化。

2實施過程是紙質檔案數字化工程的核心（圖1）

（1）設立專用的檔案儲藏室，定做專業的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進行數字化存檔。紙質檔案數字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲目錄建庫數據掛接數據驗收數據備份。在整個流程中要注意幾個關鍵點。

以作者所在項目為例，相關建設合同簽訂了123份，每份合同都根據紙質版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數字化工程籌備階段就對紙質檔案數字化工程各步驟的具體細節多次進行預演推敲；就各操作環節中容易出現問題的節點建立了工作流程、管理制度、技術標準；在實際工作中嚴格按工作流程規則操作，按技術標準驗收。認真填寫紙質檔案數字化轉換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數字化工作計劃有序、操作流程清晰、責任分工明確、驗收嚴格把關。

（2）掃描、編輯處理及存儲。數字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復雜。首先，在掃描時嚴格按文件分類掃描，根據紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應參數，掃描過程中及時調整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當，同時生成jpg或pdf等相應格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質量最關鍵的技術部分，因此要對影像文件進行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節約存儲空間。處理完成后的影像文件要進行存儲。

3數據的存儲與安全是實現數字化的最終保障

當今任何一種計算機的存儲技術都還不能實現100%的可靠性，在檔案數字化應用中可能會遇到突發性的災害，因人為過失、計算機故障、存儲介質損壞等各種原因，基礎數據都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎數據要采取多介質、多地點的存儲與保管方式。在此基A上還要建立數據備份制度，定期對基礎數據進行及時地備份。對備份數據同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確保基礎數據的高度安全性。

4王村新城檔案數字化管理取得的成效

（1）提高了經濟效益。過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。