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【論文摘要】隨著計算機技術在檔案管理工作中發揮的作用愈來愈大我國檔案部門于20世紀70年代末開始應用計算機輔助檔案管理,從20世紀80年代開始,我國已經步入了檔案管理現代化時期。

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統是1985年。經過艱苦創業，初步建成了文書檔案處理系統，使系統不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高。“九五”規劃之“金信工程”，為全面實現檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題

首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。

第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此。計算機已經廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。

第三，知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅意味著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。

第四，知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。

二、加快檔案管理工作現代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進。

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力。

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎。

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4、要加強檔案信息素質教育。

加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。

計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

6、要強化服務意識，拓寬服務領域。

要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。

7、培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。

要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟的發展中大顯身手。相信經過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。

參考文獻：

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基于以上對當前檔案管理中存在的問題及其成因分析，筆者認為可從以下幾個方面著手應對：

（一）必須轉變傳統的檔案管理觀念，增強現代化意識

現代化檔案管理必須要求有現代化的管理觀念。檔案管理的主要內容是要有現代化的管理思想。假如檔案工作者不具備現代化思想意識，就會直接影響管理檔案的現代化進度。沒有現代化檔案管理思想，即便是有先進的檔案管理和保護設施，也不能被稱作現代化的檔案管理。在實現這種現代化管理的進程中，相關檔案工作者一定要樹立科學管理的思想觀念，并建立起與時俱進的檔案管理意識，徹底轉變重管理輕利用和封閉保守等觀念，將傳統被動式服務的檔案管理轉變成主動式服務管理，由封閉式服務模式轉化成開放式服務模式，更好的使檔案工作適合社會主義現代化經濟的發展。

（二）建設好硬件設施，具備現代化的技術和裝備

在檔案管理中，要充分運用現代科技，及時配備科技現代化所必須的計算機、光盤記錄機和互聯網等辦公設備，開發新的檔案管理軟件，加快管理檔案的現代化進程。這就要求政府增加財政支持的力度，相關檔案部門也應大大提高工作水平，得到更多的財政支持；與此同時，相關檔案部門應利用自身存有的檔案資源，從各個方面挖掘潛力，開發出種類多樣的檔案信息來適應社會的需求，把檔案的內在價值變成經濟效益。

二、加大開發檔案資源的力度

首先，要想迅速的獲取檔案信息，必須要憑借現代化科技手段。基于檔案信息量的不斷增加，再加上電子載體的大量涌現，檔案工作必須應用計算機及多媒體技術，打破傳統的紙質載體的信息儲存方式，對檔案信息進行文圖聲同時儲存，實現現代化多層次、全方位的檔案管理。要快速了解檔案信息，就必須要選擇統一標準的軟件，軟件要首先具備先進性，與此同時，還要符合我國的國情，使檔案的管理達到現代化水平。其次，在檔案的收集和管理中要介入電子文獻。電子文獻具有很多特性，比如信息共享、動態文件特征、載體穩定、不可識別性、依賴性、形式多樣性等，再加上壽命短，體積小的特點，所以應盡快建立電子化信息管理系統，自其產生便對有關業務進行監督，從而來確保擁有持久性的信息。

三、結語

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關鍵詞：檔案管理 現代化 探討

在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映單位整體發展狀況和經營成果。

一、檔案管理現代化的含義

檔案工作現代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行、管理方法和手段，以達到預期目的面對我國檔案事業建設與發展的新形勢、新任務，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設是項耗資巨、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，重視培養一支高素質的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源的安全和保密，以實現檔案信息化，推動檔案工作的改革。

在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。

二、檔案管理現代化的形式

1.檔案管理將實現無紙化、虛擬化

隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸， 無紙化辦公將變為現實， 傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過網上收發， 報告可以通過網上傳輸。這樣既簡化了文件收發過程中的手續， 又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展給辦公自動化帶來的變革， 同時也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。

2.檔案管理將實現縮微化、數字化

所謂檔案信息數字化， 就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為1、0代碼， 變成電子文件。實行檔案信息數字化后， 可通過計算機進行智能化檢索， 檢索速度快、范圍廣。這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力， 克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用， 對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消化， 能有效地進行技術處理， 使原始面貌還原。

3.檔案管理將實現信息化、網絡化

我國于1999年就建立了安全電子郵件認證站， 為電子文件提供認證服務。這一技術的發展應用， 為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快， 二是傳播范圍廣， 三是傳播不走樣， 四是傳播成本低， 這已被全世界廣泛認同。隨著電子文件和網絡建設的逐步完善， 人們信息共存共享， 資源充分利用的局面將形成，遙遙兩相識， 天涯若比鄰將不再是夢想。檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。

4.檔案管理將實現多元化、智能化

現在新的管理模式下， 將實現文檔一體化， 所有的檔案信息都會被計算機自動接收， 并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。人們要求查閱檔案， 只要說一句話或者用手輕輕觸摸一下指示屏， 檔案信息就會不遠萬里， 遠涉重洋地展現在你的面前。實現檔案管理自動化、智能化， 不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史， 使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來， 而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能， 展現檔案的自身價值， 提高檔案工作者的社會地位。

5.檔案管理將實現社會化、市場化

隨著檔案管理現代化步伐的加快， 檔案管理必將進入社會化、市場化。其一， 檔案資源實行市場化管理， 有利于檔案共存共享的實現。其二， 檔案資源實行市場化管理， 有利于檔案的開發利用。其三， 檔案資源實行市場化管理， 有利于檔案事業的健康發展。隨著國家政治體制改革的不斷深化和經濟市場化步伐的不斷加快， 社會各界對檔案經濟資源的依賴程度也將不斷提升。

三、實現檔案管理現代化的措施

1.加強標準化建設

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現，遵循標準，推進標準。

2.實現管理現代化

增強檔案管理現代化意識，管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識，就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法，使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

3.加快復合型人才培養

加強繼續教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優化檔案現代化管理人員的知識結構，培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現代化的進程中，檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質，還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。

4.強化管理意識，加大投入力度

關心和支持檔案管理現代化工作，投入大量資金和精力配置設備，培養人才，把檔案現代化管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。領導要重視和加強檔案管理工作的交流與合作，發揮各自優勢，彌補檔案現代化管理上的差異，從而提高檔案的現代化管理工作。檔案工作經費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算。

四、結論

綜上所述，檔案管理的現代化只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升單位的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰并存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理之路，一定會使得檔案管理現代化更加科學化、規范化。

參考文獻

[1] 李喜梅，淺談檔案管理現代化[J].中州煤炭，2007（5）.

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隨著社會的發展，人才競爭加劇，這給檔案管理提出了新的要求。同時，信息、網絡技術的出現和應用，又給檔案管理工作提供了新的挑戰和機遇。在這種情況下，推進檔案管理現代化勢在必行，不可耽誤。

2 檔案管理現代化的含義和意義

2.1 檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化，是指以系統論論為指導，充分運用現代管理的方法，以計算機和網絡技術為技術支持手段，實現檔案管理的系統集成、數據的定量采集和分析、信息的使用和檔案的智能處理等的活動。比如，利用計算機實現對檔案數據的收集、整理、查詢、檢索、鑒定和打印等功能。對于重要的紙質檔案，可以用微縮復制的辦法制作電子版本，從而減少了對紙質檔案的損耗，并且減少了信息存儲空間。電子版文件將越來越多地出現在檔案管理中，并逐步替代紙質文檔。

檔案管理現代化是計算機技術和網絡技術發展、成熟的必然產物，適應了當代社會對檔案管理工作的新要求。通過對檔案的計算機化轉換，我們查閱檔案的速度會更快，檔案可以得到更加妥善的保存，并通過檔案網絡或者圖書館系統等實現資源的共享等好處。當然，檔案管理現代化不是一個一勞永逸的狀態，它是動態、變化的，并且要隨著現實的變動而有所調整。總之，檔案管理現代化是計算機技術等先進技術與管理在檔案層面上的融合。

2.2 檔案管理現代化的意義

檔案管理現代化，有助于提升效率，減少人力資源的使用，更好地、更加便捷地利用檔案資源。檔案管理現代化還可以打破原有的管理形式，實現檔案管理有序、開放和共享的利用，提高使用效率，從而更好地實現其價值。

3 檔案管理現代化進程中存在的問題

3.1 檔案的標準化程度低下

檔案的標準化建設是實現檔案管理現代化的前提條件，也是其應有之義。我國的檔案的標準化起步于1980年代。當時，國家制定了許多、成體系的標準化文件。但是檔案的紛繁復雜以及各自為政的檔案管理，使得標準化的建設舉步維艱。這極大地造成了資源的浪費，并成為檔案管理現代化的桎梏。

3.2 缺乏高級管理專業人才

根據國家技術職稱的劃分，檔案管理人員有輔助管理人員、專業管理人員和高級管理人員三個層次。高級管理人員出于金字塔的頂端，需要具備較高的政治素質、文化素質、精通檔案管理并能在學科內具有很強的規劃能力、協調能力和決策力。形勢的發展，需要更多的高層次檔案管理人才，但是，目前的檔案管理工作普遍處于事務性的工作運轉中，復合型高素質人才難覓其蹤跡，致使檔案管理現代化的工作難以有效、快速的推進。許多檔案管理員抱著“做一天和尚撞一天鐘”的心態，不愿意持續學習。同時，本群體的年齡結構偏大、個人素質參差不齊、崗位配置不合理等現象屢見不鮮，嚴重地影響了本單位的工作開展。

3.3 檔案管理投入不足

在許多領導的眼中，檔案部門對經濟增長和各項業績沒有什么實際的貢獻，因此不愿意加大資金投入。許多基礎單位的檔案室，偏安于一隅，條件極為簡陋，安全隱患巨大。大量的檔案室不能達到要求的標準條件，建設既不標準，也不規范，檔案室的主要工作就是技術資料的保存、合同等文件的保存和查閱以及少量技術書籍的內部借閱。這極大地限制了檔案管理應有的功能。由于資金投入不足，檔案室的自動化、數字化建?O無從談起，檔案管理現代化成了空中樓閣、水中探月。

4 實現檔案管理現代化的建議與措施

4.1 加強標準化建設

檔案管理標準化工作是檔案管理現代化的一項基礎工作，它是新時代下的必然要求。檔案的數字化，要求建立統一的技術標準規范各類檔案的數字化。因此，要實現檔案管理的現代化，有賴于首先制定和規范各種類型檔案的標準，形成標準化的體系。各類數字檔案的生成、數據的交換、傳遞和共享都應建立在統一的檔案管理標準和體系標準之上，以避免檔案管理現代化的過程中出現不必要的混亂和無序，造成重復建設。某些部門過于強調部門利益，不重視檔案管理標準化的行為，實際上是非常有害的短視行為，也不利于檔案管理現代化的開展和要求。因此，本項工作應當統籌協調、合理推進。

4.2 實現管理現代化

現代管理科學是檔案管理現代化的重要保障和靈魂。檔案工作人員應當樹立管理出效益的意識，增加自身的管理知識。在檔案管理實踐中，運用先進的科技和管理手段，加強對檔案資源的合理利用，為檔案使用者提供高質量的主動服務，發揮檔案應有的效益。檔案管理人員應有管理現代化的意識，加強管理，讓檔案管理逐步從經驗式的管理轉變為現代管理，并最終實現檔案管理的現代化。

4.3 加快復合型人才的培養步伐

人才是實現檔案管理現代化的根本。檔案管理現代化難以推進，無法獲得滿意的結果，歸根到底是人的因素。應當加強對檔案管理人員的崗位培訓，提高人員素質，加強人才隊伍建設，讓管理者掌握更多的經濟、信息技術、檔案學等各方面的知識，以便更好地開展工作。對于有條件的單位，應當選拔優秀的檔案管理者到高等院校、專業培訓機構深造，優化知識結構，掌握相應的操作技能，推進檔案管理的現代化。同時，要根據檔案管理現代化的實際需要，引進更多的高層次的檔案管理復合型人才，讓他們把檔案管理的新理念、新知識和新做法帶到檔案管理現代化的工作中來。要培養檔案管理者的奉獻精神，安心工作，熱愛本職工作，鉆研工作，為檔案事業的新發展貢獻更多的力量。

4.4 加強管理，增加經費投入

上級領導應當更加重視和關心檔案管理的現代化工作，將其列入年度計劃中，并列支必要的保障經費；經常性地聽取工作匯報，幫助解決檔案管理中的實際疑難問題；鼓勵檔案管理人員與同行的交流、合作；單位應以建設現代化、標準化的檔案室為抓手，購置和配備各類設備設施，提高檔案管理水平和標準化水平，推進檔案管理現代化。

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[關鍵詞]文物檔案管理；現代化；計算機技術；信息化；數據庫

文物檔案管理現代化是保管工作現代化的重要組成部分，就是用科學的思想、組織、方法和手段，對文物檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。文物檔案管理現代化是一個綜合概念，既包括現代技術手段的運用，又包括現代管理科學方法的應用。本文謹就文物檔案管理現代化的意義和途徑做粗淺探析，希望能對文物檔案管理工作起一點促進作用。

一、文物檔案管理現代化是保管工作現代化的客觀要求

（一）文物檔案管理現代化是順應博物館自身發展的需要

博物館作為承載人類歷史和自然發展過程信息的載體，它所收藏、保管、研究的信息幾乎涵蓋了人類社會和自然界發展過程的各個方面，每一件文物、標本都是信息的承載者。然而博物館傳統的保存、展示和研究文物、標本的手段，已越來越不適應當今社會文化發展和學術研究的需要，限制了博物館現代化管理水平的提高。特別是當前，隨著博物館事業的快速發展和計算機網絡技術向社會各個領域的快速滲透，亟需我們利用現代技術，不斷推進館藏文物數字化進程，為文物行政部門強化館藏文物管理服務，為提高博物館的公共文化服務能力服務，為廣大人民群眾鑒賞祖先創造出的燦爛文化、掌握歷史知識、領略先進文化、提高綜合素質服務提供強有力的支持。

因此，博物館信息化建設的步伐和成果，關系到博物館事業在新的世紀是否具有生機與活力，并將在很大程度上決定著博物館事業在新世紀的生存方式和發展水平。博物館只有追蹤時代精神的變革，不斷調整自身建設以適應發展中的經濟格局、知識格局和管理格局，才能促進事業的發展。所以說檔案管理現代化是一個事關文物檔案事業發展全局的大課題，既是發展方向問題，也是發展模式問題，文物檔案管理現代化是解決文物檔案工作發展的必然出路，是保管工作現代化的客觀要求。

（二）文物檔案管理現代化具有深遠的歷史意義

首先是提高貯存收藏能力。現化技術，特別是縮微技術、光盤技術的采用，為日益增多的檔案貯存和管理提出了有效的解決途徑，從而增強了檔案部門的收藏能力。

其次是提高信息處理能力。檔案管理現代化的核心和主要內容是電子計算機的應用，電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、統計和分析等。在業務工作中代替一些人工操作，能有效地提高檔案信息處理能力，加快工作進度，提高工作效率和質量。

三是提高檔案信息資源開發利用能力。檔案收藏的目的在于利用，使它產生社會效益和經濟效益，應用電子計算機進行檔案編目、檢索、借閱管理，速度快、準確性高，提供多種檢索途徑，使利用者方便地查到自己所需要的文物資料。

四是提高文物保護能力。文物檔案實現計算機管理后，隨時可以按照藏品的名稱、時代、作者、紋飾、器形、顏色、大小等不同的索引條件，查找出與之相符的藏品信息，顯示和打印出所需藏品的卡片記錄，不僅查找的速度比人工管理要快許多倍，而且可以保證一覽無遺。這樣一般的藏品研究工作就可以不再進行繁重的文物提取，從而減少文物的人為損害，提高藏品保管的安全程度。

通過以上這四種能力，既是提高文物檔案管理整體水平的體現，又是文物檔案工作全面發展的標志，具有深遠的歷史意義。

二、加強基礎工作是文物檔案管理現代化的前提

眾所周知，計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，否則輸入的數據與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。

（一）實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

按照當代科學的定義，“規范化就是以科學、技術和實踐經驗的綜合成果為基礎，對重復性事物和概念做出統一的規定。具體到藏品保管工作中，就是要對藏品保管所涉及到的全部信息、數據、工作項目制定一套統一的定義和程序。”對于一個博物館來講，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性博物館館來講由于館藏文物多，著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求文物檔案從編目、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

關于文物檔案工作，各博物館藏品狀況雖不盡相同，但必須嚴格按照《中化人民共和國文物保護法》、《博物館藏品管理辦法》和文物管理局出臺的各項工作條例去做。1991年11月19日國家文物局印發的《藏品檔案填寫說明》是規范著錄工作的最基本依據。《說明》對檔案填寫的格式、文物定名、鑒定、文物總登記號、文物分類號、檔案編號、時代、作者、數量、質地、色澤、用途、來源、尺寸、重量、形狀、入藏日期、征集經過、流傳經歷、修復、裝裱、復制記錄、現狀記錄、照片拍照等方面都作出了具體規定，各博物館應根據各自的館藏實際，按照統一的定義進行完善和整理，使之統一分類、統一格式和內容。

（二）加強館藏數據庫建設，推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程。博物館信息化建設涵蓋保管、研究、陳列、教育和行政管理等博物館各項工作流程，核心是藏品信息數據庫建設，重點在于把好藏品信息的收集整理關和加大信息管理規范化力度。對藏品征集、修復、鑒定、交換、展覽等各種原始信息和相關信息盡可能做到收集齊全、分類整理；根據國家文物局印發的《博物館藏品信息指標體系規范（試行）》等文物工作規范，錄入藏品信息，做到格式規范、填制準確。

文物調查及數據庫管理系統建設項目，是文物保護基礎資料建設的核心項目，旨在通過數字化手段開展文物調查，掌握基礎資料，提高管理水平，是推進文物、博物館事業可持續發展的重要基礎性工作。為了適應全國文博信息化建設發展的需要，規范博物館藏品信息處理和交換工作，建立博物館藏品信息管理系統，國家文物局于2001年了《博物館藏品信息指標體系規范（試行）》和《博物館藏品二維影像技術規范（試行）》，從2001年開始，財政部與國家文物局聯合開展了“文物調查與數據庫建設試點工作”。該項目是運用現代信息技術，通過對館藏文物的藏品信息錄入，實現摸清家底，達到科學管理的目的。該項目自2001年實施以來，先后經歷了試點、試點推廣等階段，并于2008年在全國全面展開。據國家文物局數據中心統計，截至2010年8月31日24時，全國31個省、自治區、直轄市均已完成館藏一級文物數據的采集與報送工作；除個別確有特殊情況的省份外，絕大部分省份也已順利完成了二、三級館藏珍貴文物數據的備案工作。這標志著“文物調查及數據庫管理系統建設項目”自2001年至今已經取得了重要的階段性成果，基本實現了國家文物局確定的“2010年8月31日前全面完成數據采集及報送工作”的目標，全面進入了以數據整理和應用工作為核心的新階段。

三、文物檔案管理人員現代化是關鍵

（一）實現檔案信息自動化的關鍵是人才

實現檔案電子信息化，首先要有現代化的人。檔案人才是知識管理型人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。當前檔案管理現代化的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。這就要求檔案工作者不僅需要具備檔案學、博物館學的知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。從目前看，信息化專業技術人才依然匱乏。文博領域信息化工作人員數量嚴重不足，知識結構不甚合理，專業素質亟待提高。既懂信息技術、又懂文物專業知識的復合型人才尤為緊缺。制度化、規范化的信息技術培訓體系尚未建立。在職人員對信息技術的掌握和應用能力較低，多數是半路出家，甚至有現代文盲現象，成為制約檔案信息化建設的瓶頸問題，直接影響自動化水平的提高。盡管引進了現代設備，仍不能充分發揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。因此，實現檔案信息自動化的關鍵是人才。

（二）如何培養文物檔案管理人才

加強培養教育，造就一批復合型人才的重要性，已被廣泛關注，加速培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才已是當務之急。

首先要改變檔案工作者長期無聲無息的封閉局面，面向全行業、以至全社會積極參與社會活動，加強協調能力，為檔案工作的開展創造良好的發展環境。

其次，加強對檔案工作者信息意識的培養，徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員充分調動和運用信息資源理論和信息技術手段，加強對檔案信息資源實施科學管理與有效開發利用。

再次，加強對信息技術能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。

第四，強化訓練，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及文博專業檔案專業教育，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，培養和選拔優秀人才，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

四、統一認識、科學民主決策是決定因素

我國文物博物館事業信息化工作雖然取得了一些成績，但與文物博物館事業發展的要求相比，與國內其他領域的信息化發展水平相比，還存在一定的差距，為此，博物館工作者特別是領導者必須提高認識，把握機遇，科學決策，推動文物檔案管理工作現代化的發展。

（一）統一認識

制約檔案現代化管理的因素很多，但起主要決定因素的是領導者的現代化意識水平。博物館信息化并不是單純的技術與設備的簡單組合，它同時牽動管理觀念、管理模式的轉變，工作體系、管理機制和規章制度的改革，這對長期以來沿襲傳統工作模式運行的博物館來說的確是一門全新的課題。推進博物館信息化建設，首先要解決的不是資金、技術和人才問題，而是思想觀念和認識問題。面對機遇和挑戰，博物館工作者應樹立信息時代的新觀念、新思路，掌握處理問題并解決問題的新辦法和所采用的新途徑。用信息化的思想指導博物館的各項工作，將信息化的工作方法貫穿到博物館的各項工作中，并成為每一個博物館工作人員自覺規范、指導自己工作的行為準則。在借鑒吸取傳統管理成功經驗的同時，尋求傳統與現代的最佳契合點，理順博物館各項工作所涉及的信息的采集、重組、加工、分析與研究等過程，營造出有利于進行博物館信息資源開發的良好環境。

（二）科學民主決策

實現文物管理現代化投資大、周期長，急功近利、好高騖遠，低層次開發和重復建設都會帶來不必要的損失。作為決策者，應投入大量的精力關心和支持這一工作，沒有資金，想方設法創造條件投入資金；沒有設備，應千方百計配置先進設備；沒有管理人才，應積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入本單位工作計劃，列入本單位重要達標的內容進行考核。當前，我國檔案工作改革和發展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務和推進現代化進程結合起來，正確領導和協調起著重要作用。因此需要提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，領導要認真研究，組織專家論證，從文物檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經濟效益等多方面進行分析，集思廣益，避免失誤。

綜上所述，文物檔案管理現代化是博物館實現科學化、現代化管理可持續發展的必由之路。博物館工作者要進一步對現代化管理作深入的研究和不斷的創新，以信息化促管理，以現代化管理出效益，打響博物館文化品牌，努力實現文博資源的社會共享。

參考書目：

（1）國家文物局編《博物館藏品工作手冊》，群眾出版社。

（2）王宏鈞主編《中國博物館學基礎》，上海古籍出版社。

篇(6)

【Key words】health supervision archives； modern management； significancet； problems；practice

1、問題的提出

2009年國家實施醫療績效考核，檔案管理工作不斷規范，也得到相關部門的重視，其內容系統性強，主要涉及公共場所衛生、醫療衛生、學校衛生、放射衛生、突發公共衛生事件處置，行政處置、健康教育與信息管理、人力綜合素質等方面，根據績效考核要求進行整理、歸檔[1]。衛生監督工作檔案形式多樣，主要包括原始紙質資料，光盤、課件、數據庫等電子文件和各種媒體集成資料等。衛生監督檔案現代化管理是衛生監督體制改革的一項重要內容，是衛生監督機構進行監督執法活動的真實記錄和有效憑證，還是衛生監督工作者相互交流、參考、借鑒和學習的重要信息資源，有利于提高工作效率和科研水平。此外，通過對檔案資料進行統計分析與綜合評價，將直觀地反映出各級衛生監督機構工作質量和水平，及時發現不足，并加以完善和改進，有利于全面提高衛生監督工作水平。然而，目前的衛生監督檔案管理存在以下幾個問題：一是領導干部或從業人員的管理意識薄弱，沒有充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，檔案材料隨意擺放現象時有發生；二是各機構相應的檔案管理制度缺乏，職責分工不明以及檢查信息整理過程緩慢，導致檔案規范化管理不足；三是專業人員短缺，專業人員素質有待提高，不能較好勝任檔案管理工作；四是檔案管理預算與實際需要相去甚遠，資金投入不足導致檔案管理設備陳舊、技術落后，制約檔案事業的發展。因此，為實現衛生監督工作的規范化以及加強執法人員的業務素質和執法水平，必須加強衛生監督檔案資料的現代化管理。本文結合實際工作經驗，就衛生監督檔案現代化管理工作具體實踐談幾點粗淺的認識。

2、衛生監督現代化管理實踐

2.1 增強責任意識，加強制度建設

要增強檔案管理員以及相關人員的責任意識，促其在工作中養成及時收集、整理、完善并歸檔保存的自覺意識，提高檔案管理水平，實現檔案信息化建設。各單位要進行檔案管理理論學習，并結合實際條件，完善各種管理規章制度，做到有章可循，如檔案收集和歸檔制度、檔案保管與利用制度、檔案材料的登記、傳遞制度和責任追求制度等，并且要完善《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度[2]。

2.2 加強隊伍建設，提高人員綜合素質

建設一支高素質的管理團隊是保證檔案管理信息化事業發展的重點。各單位要有1-2名專職、各科室要有1名兼職的人員負責檔案管理的工作：一是提高檔案員衛生監督業務知識水平，以提高對衛生監督檔案的分析、篩選能力；二是加強與檔案主管部門聯系，通過參加培訓、講座、業務交流、參觀等方式，及時掌握檔案升級方面的專業知識，得到檔案信息化建設最新的業務指導，并加強檔案員數字化信息技術培養，將檔案管理專業知識和數字化信息技術相結合，更好地開展衛生監督檔案信息化建設[3]。

2.3 建立傳統與信息化雙軌制，提高現代化管理水平

傳統紙質檔案作為第一手原始資料，具有電子文檔無法取代的法律效應，應及時整理歸檔。伴隨社會信息化的不斷推進，各種電子檔案是未來工作發展的主要趨勢，已日益增多。因此，在檔案管理實際工作中應建立紙質檔案和電子文件同步歸檔、鑒定和整理，同步著錄和利用，使之相互依存，相互兼容，充分發揮其在衛生監督工作中的作用[1]。

2.4 完善檔案收集內容，提升檔案質量

衛生監督管理工作內容的系統性決定了檔案收集內容必須完備，收集范疇和過程必須嚴謹，檔案收集工作要依據依法治檔的精神，使衛生監督檔案收集工作更加完整準確。對各大門類的歷史資料進行收集、整理，在檔案局專業人員指導下，按要求全部進行裝訂、裝盒、上架、編號[4]。完善業務檔案、實物檔案、財務檔案、聲像檔案和科技檔案等六個門類的檔案千余卷。還應成立檔案鑒定及銷毀管理工作領導小組，嚴把關卡，提高檔案管理質量。

篇(7)

        檔案是社會發展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。檔案管理實現計算機化是大勢所趨。作為檔案工作者，必須認清檔案管理現代化的趨向，努力學習微機使用、管理知識，以實現檔案管理規范化。

        1、檔案管理將實現無紙化、虛擬化

        隨著計算機技術的普及和網絡的不斷延伸，無紙化辦公將變為現實，傳統的以紙質為載體的檔案管理方式將發生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當今的發展趨勢。文件可以通過網上收發，報告可以通過網上傳輸，這樣既簡化了文件收發過程中的手續，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。

        檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網絡互聯和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯網，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優點。

        2、檔案管理將實現縮微化、數字化

        縮微攝影技術和數碼影像技術的應用，為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發展的必然趨勢。

        3、檔案管理將實現信息化、網絡化

        當今社會是一個信息社會，計算機技術和網絡技術的普及應用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現實。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯系。這就為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。

        目前，從中央到地方，從機關到企業已普遍建立了計算機局域網，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門規定不準接入互聯網，有的甚至是單機操作，與網絡實行物理隔離。但隨著計算機技術和網絡技術的發展，如密碼技術的深化、語音識別、指紋識別技術的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真偽的識別，也隨著電子文件簽署技術的應用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術的發展應用，為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術保證。

       網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發展而發展。因此，檔案管理實現信息化、網絡化的目標已為期不遠。

        4、檔案管理將實現多元化、智能化

        隨著新技術的發展，檔案資源的載體已呈現多樣化，除傳統的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現現代化。

        計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用，將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能，展現檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。

        5、檔案管理將實現社會化、市場化

        其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現。檔案資料是社會發展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現檔案的真正價值。

        其二，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發利用，有助于人們“鑒古知今”。