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篇(1)

關(guān)鍵詞：海外項目；投標(biāo)；采辦工作

采辦是海外項目投標(biāo)中的一項重要工作內(nèi)容，工程承包合同或招標(biāo)文件中對于承包方的采辦工作內(nèi)容有明確的界定。采辦在工程項目中專指生產(chǎn)物資采購和管理，它的工作內(nèi)容涵蓋從物資需求計劃的提報至貨到施工現(xiàn)場的全過程，包括供應(yīng)商資質(zhì)報批、計劃申報、采購、催交催運、清關(guān)運輸、報驗、儲存保管、發(fā)放控制等等。

當(dāng)獲取了海外項目標(biāo)書、投標(biāo)組織機構(gòu)組建完成后，投標(biāo)工作得以正式展開。在投標(biāo)的過程中，采辦方面需要做哪些工作，我們在這里做一個簡單的描述：

1、標(biāo)書翻譯、解讀與澄清

投標(biāo)團隊組建后，應(yīng)馬上組織投標(biāo)團隊仔細研讀招標(biāo)文件，必要的時候先要對標(biāo)書進行翻譯（特別對于非英語標(biāo)書）。

招標(biāo)文件解讀的目的主要是詳細了解招標(biāo)人的需求；發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件中的錯誤、含糊不清或相互矛盾之處，提請招標(biāo)人澄清；找出合同中含有的不合理規(guī)定或投標(biāo)人要承擔(dān)風(fēng)險的條款，以便采取相應(yīng)的對策。

招標(biāo)文件一般包括投標(biāo)須知、工程范圍、合同條款（專用條款和通用條款）、技術(shù)要求及計劃安排、各種書函的格式及FEED文件等。海外項目招標(biāo)文件一般組成復(fù)雜，內(nèi)容繁多，投標(biāo)時間短，每位投標(biāo)人員不可能、也沒必要閱讀完全部招標(biāo)文件，因此投標(biāo)團隊在標(biāo)書解讀方面可以進行分工合作：投標(biāo)負責(zé)人要通讀所有文件，以求對工程范圍、招標(biāo)人的意圖、要求、標(biāo)準進行總體把握；采辦人員重點要閱讀合同條款、技術(shù)要求、BOQ、MTO、設(shè)備材料技術(shù)規(guī)格書以及數(shù)據(jù)表及FEED等文件，以求了解業(yè)主對采購、運輸、包裝及檢驗等的詳細要求，識別采購方面的風(fēng)險；其他各專業(yè)人員則閱讀招標(biāo)文件中與本專業(yè)相關(guān)的內(nèi)容即可。

在標(biāo)書解讀基本完成后，投標(biāo)負責(zé)人將召開標(biāo)書解讀會，檢查并討論投標(biāo)人員的解讀成果，編寫解讀文件匯總，供投標(biāo)人員共享，用作投標(biāo)方案編制的參考。各專業(yè)負責(zé)人將標(biāo)書解讀過程中提出的問題發(fā)文控匯總后，發(fā)業(yè)主進行標(biāo)前澄清。

2、現(xiàn)場考察

現(xiàn)場考察可分為業(yè)主組織的現(xiàn)場踏勘和投標(biāo)方自己現(xiàn)場考察。不論哪種考察，都需要投標(biāo)方組織好現(xiàn)場考察、以達到現(xiàn)場考察的目的：進一步了解投標(biāo)項目背景、項目所在地各種詳細情況及業(yè)主詳細要求，為準確報價及風(fēng)險控制提供基礎(chǔ)。

考察小組中的采辦人員負責(zé)編制采辦部分的考察內(nèi)容、執(zhí)行考察任務(wù)、編寫考察報告并對考察報告內(nèi)容準確性負責(zé)。

3、技術(shù)標(biāo)中采辦程序文件的編制

投標(biāo)過程中，采辦人員要參考項目工期計劃和采購周期，編制主材到貨計劃。同時，根據(jù)投標(biāo)項目的實際情況，編制采辦執(zhí)行方案、采辦人力計劃和倉儲設(shè)備配置計劃。

主材到貨計劃要列出主要材料的采辦節(jié)點，如供應(yīng)商資質(zhì)報批時間、詢價及合同簽訂時間、生產(chǎn)時間、運輸時間、報驗時間。主材到貨計劃是項目編制施工計劃的重要依據(jù)。

采辦執(zhí)行方案是項目采辦工作的整體策劃，一般包括采辦崗位設(shè)置、工作地點設(shè)置以及供應(yīng)商資質(zhì)報批程序、采辦計劃的報批程序、招標(biāo)采購的工作程序、生產(chǎn)過程中的監(jiān)造程序、催交催運工作程序、物流運輸方法、報驗程序、倉儲管理程序、倉儲設(shè)備配置等等。采辦執(zhí)行方案應(yīng)該對采辦工作的開展方法進行描述，展示投標(biāo)人在物資采辦工作上的實力，塑造一個有經(jīng)驗承包商的良好形象。

另外，有的招標(biāo)文件中還要求投標(biāo)人列出本項目潛在的供貨商和分包商名單，采用的采辦和倉儲管理軟件等。

4、商務(wù)標(biāo)中采辦費用的確定

4.1制定采辦方案/策略

根據(jù)業(yè)主要求，制定項目的物資采辦方案/策略，也就是解決從哪買、怎么賣的問題：業(yè)主有供應(yīng)商名單的，從名單中選擇合適的供應(yīng)商詢價；業(yè)主沒有短名單的，根據(jù)調(diào)研情況，分析業(yè)主以往的習(xí)慣，對不同種類的物資，選擇國際采購、本地采購、國內(nèi)采購等不同方式，向不同類型的供應(yīng)商發(fā)出詢價。

4.2采辦費用的確定

采辦詢價是投標(biāo)活動中獲取價格信息的重要手段，詢價包括設(shè)備材料的價格咨詢，同樣也包括運輸費、關(guān)稅咨詢等。在詢價工作開展之前，應(yīng)根據(jù)采辦策略編制詢價文件RFQ（Request for Quotation）。RFQ通過函電形式發(fā)給供應(yīng)商或其它報價人，催其按RFQ要求報價。收到廠商報價后，詢價人員應(yīng)首先將報價的技術(shù)方案發(fā)給相關(guān)專業(yè)人員核對，如有偏差需立即澄清，只有符合技術(shù)要求的報價才是有效報價。對所有有效報價進行綜合對比分析，選出最合理的價格用于測算采辦成本。

采辦成本應(yīng)包含物資的采買價格、運費、保險、關(guān)稅、清關(guān)費、備品備件、現(xiàn)場服務(wù)、安裝維修、第三方檢測等費用，另外還應(yīng)包含采辦人員的財務(wù)費用、倉庫的建設(shè)和運營費用、業(yè)主代表考察、駐廠建造，培訓(xùn)費用等等。

4.3總價評審

采辦報價匯總完畢后，應(yīng)組織總價評審。首先是投標(biāo)小組內(nèi)部評審，然后是各級專家評審。

5、采辦風(fēng)險評估

風(fēng)險評估的程序通常包括風(fēng)險識別，風(fēng)險描述及分析，制定風(fēng)險應(yīng)對措施及風(fēng)險評估報告的編寫。

采辦風(fēng)險識別的過程就是收集與項目采辦執(zhí)行相關(guān)的各類信息、整理分析，從中識別可能存在的風(fēng)險點并分類列出風(fēng)險清單。風(fēng)險識別的信息來源主要包括：現(xiàn)場考察報告、招標(biāo)文件（包括附件）、合同文本、投標(biāo)階段的澄清與回復(fù)、其他參考資料。

風(fēng)險描述和分析主要是對風(fēng)險清單中的風(fēng)險點逐一進行詳細描述、闡述風(fēng)險產(chǎn)生的根源、對工期或成本可能造成的影響（如可能的話應(yīng)量化為對工期影響多長時間，成本增加多少）、以及發(fā)生的概率或頻次。風(fēng)險造成的危害影響分為高、中、低三類。風(fēng)險發(fā)生的概率，分為大、中、小三。風(fēng)險危害程度及發(fā)生概率的級別可通過調(diào)查和專家打分法確定。

風(fēng)險應(yīng)對的措施主要包括風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險自留。

風(fēng)險評估報告由專人負責(zé)編寫，通常合同管理人員牽頭，商務(wù)、采辦及技術(shù)人員共同參與，最終形成完整的風(fēng)險評估報告。

6、投標(biāo)資料移交和失標(biāo)分析報告

投標(biāo)結(jié)束后，無論中標(biāo)與否，投標(biāo)團隊采辦人員都應(yīng)按要求整理投標(biāo)過程資料，進行存檔和移交。項目開標(biāo)后，投標(biāo)經(jīng)理組織投標(biāo)小組人員認真總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，對未中標(biāo)項目要及時編寫失標(biāo)分析報告。

篇(2)

美國目前的政府采購主要有以下特點：

高度集中的管理體制

除國防部和交通部外，聯(lián)邦政府其他機構(gòu)及國會的政府采購統(tǒng)一由聯(lián)邦總務(wù)署（GSA）負責(zé)。2004年聯(lián)邦政府采購總額約3000億美元，其中聯(lián)邦總務(wù)署供應(yīng)服務(wù)中心（FSS）采購400億美元，其他大都是國防采購。

1. 政策上高度統(tǒng)一。聯(lián)邦政府采購政策管理辦公室（OFPP）成立于1974年，為總統(tǒng)行政和預(yù)算辦公室（OMB）下設(shè)職能機構(gòu)，負責(zé)聯(lián)邦政府采購的統(tǒng)一政策管理，不負責(zé)有關(guān)法律法規(guī)的具體執(zhí)行和監(jiān)督工作。設(shè)立OFPP的目的：在行政機關(guān)采購制度的制訂過程中發(fā)揮總體指導(dǎo)和協(xié)調(diào)功能，它通過普遍適用于各個行政機關(guān)的規(guī)章制度，協(xié)調(diào)具體采購活動的實施。目前，OFPP有13名工作人員，主任經(jīng)參議院批準后由總統(tǒng)任命，其他人員包括采購分析師、會計師和律師等。

OFPP的主要職責(zé)是：擬訂有關(guān)法律草案，提出修改或制定法律的動議，代表政府各部門在國會立法時向國會反映意見和建議；組織制定聯(lián)邦政府適用的政府采購政策和法規(guī)，不斷規(guī)范采購程序；負責(zé)政策性指導(dǎo)，核批各政府部門依采購法律法規(guī)擬定的有關(guān)補充規(guī)定（包括任何制度調(diào)整）。

聯(lián)邦政府采購的政策目標(biāo)是：獲得最佳價值，包括提高產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量，降低成本，縮短采購時間，促進競爭，實現(xiàn)社會目標(biāo)，降低商業(yè)和技術(shù)風(fēng)險，提供一攬子采購服務(wù)。

聯(lián)邦政府機構(gòu)遵循的有關(guān)政府采購的法律主要有8部：《聯(lián)邦財產(chǎn)和行政管理服務(wù)法》、《合同競爭法》、《誠實談判法》、《購買美國產(chǎn)品法》、《小企業(yè)法》、《信息自由法》、《及時支付法》、《WTO政府采購協(xié)議》。此外，還要遵循《聯(lián)邦采購條例》（FAR）。FAR是專門的政府采購法規(guī)，比較詳細地規(guī)定了最重要的采購制度、政策和程序，政府機構(gòu)按照該法規(guī)具體實施政府采購。FAR由FAR本身及各部門的補充規(guī)定構(gòu)成。FAR的修改工作由OFPP負責(zé)組織。OFPP專門設(shè)立FAR理事會，主任為理事會主席，成員有國防部、GSA和航天航空局的行政首長。理事會下設(shè)民用機構(gòu)采購委員會和國防采購委員會，前者主席為GSA署長，成員來自各部門；后者由國防部部長和航天航空局局長共同擔(dān)任主席，成員主要來自國防機構(gòu)。對FAR的修改意見須經(jīng)委員會討論通過后，報理事會批準。

州政府、縣市政府甚至大學(xué)的采購組織形式大多與聯(lián)邦政府類似，也體現(xiàn)了采購執(zhí)行管理的高度集中。加利福尼亞州是全美最大的州，州政府200多個部門和公共機構(gòu)的一切采購事務(wù)統(tǒng)一由加州政府服務(wù)總署負責(zé)。加州政府服務(wù)總署下轄6個部和23個執(zhí)行辦公室，4000名工作人員。其職能包括政府采購、電子商務(wù)、電訊、租賃、財產(chǎn)管理與處置、當(dāng)?shù)貙W(xué)校建筑批準、其他州屬建筑物管理、印刷服務(wù)指南、州政府車輛維護等。其中，服務(wù)總署采購部具體負責(zé)政府采購政策制定和執(zhí)行管理，共有1300名采購官員（合同官員），其身份為公務(wù)員。州政府每年貨物、服務(wù)和工程的采購量約為60億美元，其合同是由服務(wù)總署統(tǒng)一簽訂后各部門分別執(zhí)行。采購過程主要是：市場調(diào)查、擴大供應(yīng)商范圍、提出采購需求、采購過程管理、采購評估、選擇供應(yīng)商、授予合同。服務(wù)總署每年頒布《加州采購授權(quán)手冊》（PAM），授權(quán)各部門自行實施總合同計劃中不涉及的小額采購。

3. 預(yù)算管理高度集中。OMB負責(zé)聯(lián)邦政府各部門的預(yù)算管理。OMB參照GSA制定的配置標(biāo)準核定各部門的預(yù)算，并編制聯(lián)邦政府預(yù)算草案，經(jīng)國會通過后執(zhí)行。美國所有政府部門的運行經(jīng)費必須納入預(yù)算，納入預(yù)算的所有貨物、服務(wù)和工程均需實行政府集中采購。通常情況下，沒有預(yù)算不允許采購，也不允許超預(yù)算采購，更不允許挪用預(yù)算資金。

執(zhí)行主體具有高度權(quán)威性

聯(lián)邦及各州、各地政府總務(wù)署負責(zé)政府采購的執(zhí)行管理，并具有高度的權(quán)威性。GSA是聯(lián)邦政府獨立機構(gòu)，署長由總統(tǒng)征求參議院意" 見并經(jīng)參議院通過后任命，直接對總統(tǒng)負責(zé)。GSA作為聯(lián)邦政府的集中采購和資產(chǎn)管理機構(gòu)，與OMB、人事管理局一起，被稱為聯(lián)邦政府的三大管理機構(gòu)。OMB主要負責(zé)聯(lián)邦政府各部門組織機構(gòu)和經(jīng)費預(yù)算管理等工作，人事管理局負責(zé)聯(lián)邦政府雇員的管理。這三大機構(gòu)是聯(lián)邦政府正常、高效、有序運轉(zhuǎn)的重要保障。

相對穩(wěn)定的合同履行方式

目前，GSA使用最為普遍的采購方式是合同采購。所謂合同采購，即與供貨商預(yù)先簽訂一定期限內(nèi)的采購合同（合同有效期一般為1至3年，到期可續(xù)簽；大多為無數(shù)量合同），為聯(lián)邦機構(gòu)提供采購服務(wù)。合同采購制度的實施是通過政府授權(quán)任命的合同官員來進行的，對合同官員的授權(quán)范圍和界限是明確的，并且向所有的供應(yīng)商公示。合同官員嚴格按照聯(lián)邦政府采購的法規(guī)、制度和程序進行采購活動，只有合同官員才有權(quán)力代表政府與供應(yīng)商簽訂合同。合同官員通過建立對采購系統(tǒng)的高效管理和監(jiān)督確保政府采購法律、法規(guī)的有效實施，同時維護公眾利益和供應(yīng)商的合法權(quán)益。

合同采購過程主要為：在預(yù)算執(zhí)行前制定采購計劃，包括解決方案、中標(biāo)條件、風(fēng)險分析、市場分析、競爭因素、政府目標(biāo)、社會經(jīng)濟目標(biāo)等；對供應(yīng)商進行分析評價，組織談判，授予（簽訂）合同；告知中標(biāo)和非中標(biāo)供應(yīng)商中標(biāo)結(jié)果及未中標(biāo)的原因；實施合同管理；供應(yīng)商評價及綜合評估；合同終止。實施合同采購后，采購人直接從規(guī)定范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商，減少了采購環(huán)節(jié)，縮短了采購周期，提高了采購效率，減少了采購成本。由于GSA擁有集中規(guī)模優(yōu)勢，F(xiàn)AS的采購官員具備各種專業(yè)特長，可以為各部門提供低廉采購價格和優(yōu)質(zhì)供應(yīng)服務(wù)。這種相對穩(wěn)定的合同履行方式具有很強的生命力，不少州政府和縣市政府甚至大學(xué)也共享GSA的采購結(jié)果。尤其是在通用商品和通訊服務(wù)方面，GSA擁有其他采購機構(gòu)無法比擬的優(yōu)勢。

體現(xiàn)用戶意志的采購方式

美國政府采購主要通過合同采購的方式來完成，各部門在合同框架內(nèi)擁有充分的選擇權(quán)。除長期供貨合同或定點采購合同的采購方式外，其他有特殊需求或需求不明確（如研究開發(fā)、方案設(shè)計、實驗室建設(shè)等）的采購由GSA授權(quán)各部門按規(guī)定程序自行采購，并將采購合同報GSA備案。美國沒有招標(biāo)公司，政府機關(guān)可以直接發(fā)標(biāo)進行采購。聯(lián)邦政府也沒有專門的評標(biāo)專家?guī)欤u標(biāo)委員會由用戶代表組成。評標(biāo)方法一般采用性價比法，投標(biāo)報價事先不告訴評標(biāo)委員會成員。評標(biāo)過程為：先評產(chǎn)品質(zhì)量和設(shè)計方案，分值小于70的被淘汰；入圍供應(yīng)商陳述；第二次打分，由用戶代表按評分辦法獨立完成。性價比得分最高的供應(yīng)商被推薦為中標(biāo)人候選人。評標(biāo)結(jié)果需經(jīng)GSA審定后方具有法律效力，合同授予權(quán)屬于GSA.

最先進的技術(shù)手段

1. 科學(xué)完備的數(shù)據(jù)庫。GSA除了向聯(lián)邦機構(gòu)提供采購供應(yīng)服務(wù)外，還負責(zé)聯(lián)邦采購信息管理。主要是建立、更新、維護聯(lián)邦商機信息系統(tǒng)和聯(lián)邦采購數(shù)據(jù)系統(tǒng)。商機信息系統(tǒng)一方面有關(guān)采購信息公告，讓廣大供應(yīng)商了解政府采購規(guī)則和需求信息；另一方面與聯(lián)邦技術(shù)中心（全國有93個辦事處）聯(lián)網(wǎng)，讓政府部門通過龐大的供應(yīng)商信息庫和商品信息庫了解市場。聯(lián)邦采購數(shù)據(jù)系統(tǒng)記錄了每一單采購結(jié)果，除了政府采購信息統(tǒng)計和分析功能外，該系統(tǒng)還能起到輔助動產(chǎn)管理及審核有關(guān)動產(chǎn)預(yù)算的作用，可以根據(jù)上一年的經(jīng)驗數(shù)據(jù)推算下一年度的采購計劃。

2. 網(wǎng)上政府采購的應(yīng)用。現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，大大提高了政府采購效率。

（1） 電子采購（e-procurement）。GSA按程序簽訂的長期供貨合同或定點采購合同在網(wǎng)上公布，并與國庫支付系統(tǒng)和各部門財務(wù)管理系統(tǒng)以及供應(yīng)商網(wǎng)站聯(lián)網(wǎng)，整合所有信息資源。系統(tǒng)通過安全性很高的口令方式來運行，用戶同時可選用多家符合條件的供應(yīng)商的產(chǎn)品，一次下單，信息直接通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到相關(guān)注冊供應(yīng)商，供應(yīng)商直接按合同規(guī)定的方式供貨；國庫支付系統(tǒng)及財務(wù)管理系統(tǒng)同時收到相關(guān)信息，并根據(jù)合同條款直接付款。

（2） 網(wǎng)上競價（反向拍賣）。采購方在網(wǎng)上采購信息并設(shè)定起始價，在規(guī)定的時間內(nèi)，符合條件的供應(yīng)商通過網(wǎng)絡(luò)投報低于起始價的價格，系統(tǒng)于截止時間關(guān)閉，并自動選擇報價最低的供應(yīng)商作為中標(biāo)人。

（3） 采購卡。對于授權(quán)采購中的低價值商品采購，采購部門通過與銀行合作發(fā)放采購卡，由各部門憑卡直接采購。對采購卡的管理控制非常嚴格：一是專人使用；二是采購信息聯(lián)網(wǎng)，財務(wù)管理系統(tǒng)及時匯總，審計部門可隨時抽查；三是采購限額控制，比如：單次不超過2500美元，每天不超過5000美元，每月不超過50000美元；四是定點采購，不能隨便到定點范圍之外刷卡。