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篇(1)

【關(guān)鍵詞】高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況， 2011年相較于2010年，高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量增加了幾十所，學(xué)生總規(guī)模增加了一百萬左右，高校教職工人數(shù)增加了十萬；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量增加了三百多所，學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬，高校教職工人數(shù)也是以萬為單位遞增；連續(xù)三年，高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。

具體地看，全國高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

第一，工作量大：由于高校的獨(dú)特環(huán)境，每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)，錄入或者遷出，全國每年變動(dòng)的各類檔案都是以千萬計(jì)，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動(dòng)頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn)，加上其他檔案的維護(hù)、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，電子信息化程度有待提高：信息技術(shù)是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動(dòng)化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

第三，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高：由于各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異，導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。

第四，遠(yuǎn)距離傳遞頻繁：由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會(huì)發(fā)生，學(xué)生的流動(dòng)性強(qiáng)，所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況。

二、高校檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

許多檔案資料處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專業(yè)性各異，檔案管理人員可能不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏檔案管理的實(shí)踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。

（二）檔案管理制度遵守情況較差

目前，大部分學(xué)校根據(jù)《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過程中，制度形同虛設(shè)，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過程中，許多檔案沒有及時(shí)歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。

（三）檔案利用率低

由于對檔案的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠，大多數(shù)人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過時(shí)的檔案規(guī)章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續(xù)才能借閱所需的檔案，有時(shí)甚至無法滿足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。

（四）相關(guān)法律法規(guī)不健全

迄今為止，國家對大學(xué)生管理出臺(tái)了多個(gè)文件，但是沒有專門針對大學(xué)生檔案管理工作的法規(guī)。因此，大學(xué)生檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化。但不管實(shí)行哪種管理方式，因?yàn)闆]有具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，都不愿意投入大量的人力、財(cái)力等進(jìn)行專項(xiàng)管理，使得大學(xué)生檔案管理雜亂無章。

（五）檔案管理技術(shù)和手段落后。

傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容比較簡單，全部為紙質(zhì)檔案，以手工服務(wù)為主要手段進(jìn)行檔案管理。近年來，學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容越來越多。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的推廣應(yīng)用，學(xué)校檔案管理也配備了計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，這為檔案管理現(xiàn)代化工作提供了硬件設(shè)施。

三、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對策

檔案管理是高校正常運(yùn)行的前提和基礎(chǔ)工作，因此，應(yīng)加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發(fā)展服務(wù)。

（一）樹立科學(xué)發(fā)展觀理念，提高對檔案管理的認(rèn)識(shí)。

高校檔案管理正逐步社會(huì)化、市場化、信息化，正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性是提高檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，用科學(xué)技術(shù)的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設(shè)與管理。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。

雖然大多數(shù)學(xué)校制定了檔案管理制度，但是執(zhí)行情況不佳。要想改進(jìn)檔案管理制度的執(zhí)行情況，一方面，應(yīng)該通過教育、培訓(xùn)、考試等方式加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí)，建設(shè)一支知法、懂法、守法的高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，另一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，定期檢查，考核指標(biāo)量化，賞罰分明，這樣才能保證各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行，保證檔案管理工作規(guī)范高效地進(jìn)行。

（三）加快檔案管理的信息化建設(shè)，從紙質(zhì)檔案到無紙檔案庫的過渡。

對高校來說，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進(jìn)行查找與使用。傳統(tǒng)的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫存不斷增大，占據(jù)了大量空間，浪費(fèi)了大量的人力物力。

（四）加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)能力。

篇(2)

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；高校合并

根據(jù)高校檔案信息形成的規(guī)律,可把高校檔案分為黨政管理檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、人力資源檔案、財(cái)會(huì)檔案,再加上報(bào)表統(tǒng)計(jì)一項(xiàng)共七大類。對這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案事業(yè)各構(gòu)成要素更加緊密地結(jié)合在一起，相互促進(jìn)，使檔案事業(yè)在復(fù)雜的環(huán)境中順利進(jìn)行；二是可以綜合運(yùn)用各種知識(shí)和技能，去尋求成功的管理經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律；三是可以有效地管理和開發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代對檔案信息的需求。

檔案管理有以下要求：一是對人的要求，包括對分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案干部隊(duì)伍的要求。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對所分管的檔案工作的歷史、現(xiàn)狀、今后發(fā)展思路以及檔案隊(duì)伍思想狀況、知識(shí)水平、年齡結(jié)構(gòu)等有基本的了解，以便對檔案隊(duì)伍的管理創(chuàng)新進(jìn)行有效考核，從而對管理創(chuàng)新形成強(qiáng)大的推動(dòng)力。檔案干部隊(duì)伍則要積極參與管理創(chuàng)新，在檔案管理中發(fā)揮更大的作用。二是檔案工作規(guī)章制度的要求。這些規(guī)章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展而發(fā)展。檔案工作部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)適時(shí)調(diào)整不適應(yīng)社會(huì)改革變化的檔案工作規(guī)章制度，以適應(yīng)社會(huì)實(shí)踐發(fā)展的需要。檔案工作規(guī)章制度要真正納入單位的各項(xiàng)管理中，不能僅停留在紙面上，而應(yīng)真正和單位各項(xiàng)管理活動(dòng)融為一體。三是對現(xiàn)代化設(shè)備的要求?，F(xiàn)代檔案管理的重要內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。不僅要有硬件設(shè)備，更重要的是檔案工作者要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用問題，使現(xiàn)代技術(shù)特別是信息技術(shù)在檔案工作中得到普遍應(yīng)用，從而提高檔案管理的科學(xué)水平。

針對我校是合并后形成的院校，本文對合并院校的檔案管理提出了以下建議：

首先，對合并前各單位的檔案應(yīng)根據(jù)原有館(室)藏特點(diǎn)、適用范圍、利用方便的情況，采取統(tǒng)一管理、分散存放的辦法, 即原館(室)原地存藏各單位。一個(gè)機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)集中保存在一個(gè)機(jī)關(guān)檔案室；一個(gè)全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原形成館藏的檢索工具復(fù)制一份呈交給學(xué)校新成立的檔案館。

其二，繼續(xù)做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學(xué)、科研甚至管理方面，按年度計(jì)劃中項(xiàng)目的連續(xù)性在合并時(shí)未完成的項(xiàng)目等方面產(chǎn)生的檔案繼續(xù)進(jìn)行收集、整理工作。合并時(shí)，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎(jiǎng)品、證書、校級文物、紀(jì)念品等，應(yīng)由學(xué)校的檔案部門繼續(xù)做好收集、整理、保管等項(xiàng)工作，以保持原全宗檔案的有機(jī)聯(lián)系。

第三，對合并后形成的檔案，要采取高起點(diǎn)的管理模式。按照檔案工作的規(guī)律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，館藏容量在10～15年左右。其次是組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。這支隊(duì)伍的整體素質(zhì)要符合學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展需要,工作人員要有熱愛檔案事業(yè)的奉獻(xiàn)精神，人人要有管理檔案的較強(qiáng)能力。

第四，建立檔案網(wǎng)絡(luò)。這一網(wǎng)絡(luò)既要兼顧合并前各館（室）藏的特點(diǎn)，更要注意合并后檔案工作發(fā)展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的高校設(shè)總館即綜合檔案館，原有的各校檔案館(室)設(shè)綜合檔案室，綜合檔案館主要負(fù)責(zé)管理好合并后的各門類檔案的同時(shí)，還必須在行政與業(yè)務(wù)上對本校所屬各分校的綜合檔案室工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，綜合檔案館為基層單位檔案工作服務(wù)。一方面是本專業(yè)管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領(lǐng)導(dǎo)，繼續(xù)做好原有檔案的保管與利用，及時(shí)又要根據(jù)工作的實(shí)際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料,以便及時(shí)、主動(dòng)地提供檔案信息，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各項(xiàng)工作服務(wù)。綜合檔案館成立后，按照檔案產(chǎn)生的不同來源，建立與學(xué)校黨政機(jī)構(gòu)、學(xué)科專業(yè)設(shè)置、科研方向選定等相適應(yīng)的由綜合檔案館在業(yè)務(wù)上縱向領(lǐng)導(dǎo)，在行政上橫向聯(lián)系的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校任何一個(gè)職能部門要按方便收集的原則確定相應(yīng)數(shù)量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上由檔案館領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館(室)的暫時(shí)性工作。

第五，建立必要的規(guī)章制度，使檔案管理按規(guī)范化動(dòng)作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業(yè)務(wù)管理模式上有較為可行的規(guī)章制度，這些原有的模式或規(guī)章制度, 為新校檔案的科學(xué)而規(guī)范管理打下了良好的基礎(chǔ)。新校檔案管理運(yùn)作前，要博采眾長。繼承和發(fā)揚(yáng)原有規(guī)章制度的科學(xué)部分，建立和健全新的管理運(yùn)作模式，使檔案的鑒定、收集、保管、利用、編研等各項(xiàng)工作按規(guī)范化、科學(xué)化的規(guī)則運(yùn)行。

通過以上措施，可以為合并后的高校信息整理提供借鑒，進(jìn)行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。

參考文獻(xiàn):

[1]李敏.高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化問題初探[J].山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2004,7（04）.

[2]徐玫.關(guān)于建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的若干思考[J].廣東工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào),2003,9(03).

篇(3)

關(guān)鍵詞:電子檔案 檔案管理 高等學(xué)校

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況，如表所示，2007年相較于2006年，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了十所，學(xué)生總規(guī)模增加了兩百萬左右，高校教職工人數(shù)增加了十萬；而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所，學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬，高校教職工人數(shù)也是以萬為單位遞增；連續(xù)三年，高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。

每年，數(shù)以千萬的檔案變動(dòng)、更新、維護(hù)，確實(shí)是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有重要價(jià)值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中的重要地位。

二、電子檔案管理的利弊

1.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性

首先，依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)都需要耗費(fèi)大量人力，同時(shí)還容易疏漏出錯(cuò)。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便，同時(shí)也具有很高的可靠性。

其次，通過電子文檔的方式存儲(chǔ)文件檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔搜索繁瑣，對于遠(yuǎn)距離共享或調(diào)度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段，高效的辦公自動(dòng)化軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理，索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調(diào)度更便捷。

最后，采用信息技術(shù)還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位，這樣的速度是傳統(tǒng)書寫無法比擬的；存儲(chǔ)卡體積小重量輕，兩個(gè)手指就能輕松移動(dòng)，如果傳遞記錄著5億文字的紙質(zhì)檔案，這是無法想象的。在安全性方面，高校檔案經(jīng)常涉及異地傳遞等遠(yuǎn)距離傳送，文件在郵遞過程中丟失等情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致一些重要文件的遺失，信息在調(diào)用過程中的丟失或延誤，都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享傳遞，能夠有效提高文件的安全性和時(shí)效性。

2.電子檔案在應(yīng)用中的風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)然，電子檔案也不是萬無一失的。事實(shí)上，電子檔案在存儲(chǔ)和使用的過程中，都存在著一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。

(1)電子檔案存儲(chǔ)的安全性。由于存儲(chǔ)設(shè)備具有高速讀寫速度，倘若被盜取，受侵害的程度將遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外，由于信息化手段采用統(tǒng)一字體、統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，喪失了手寫漢字的特征性，不利于真假鑒別，受侵害的文件不易被發(fā)現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)性存在，通過網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)距離調(diào)用存在信息被修改、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)。由于高校保存的檔案多是學(xué)生、教職工的關(guān)鍵信息，安全問題不可忽視。

(2)電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對于傳統(tǒng)的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的結(jié)果受影響。此外，文件多處于開放狀態(tài)，更新不及時(shí)，便可能造成信息丟失。另外電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲(chǔ)方式多樣，在各種方式轉(zhuǎn)換中也容易造成信息的缺失。

(3)電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，信息的存儲(chǔ)和讀取都需要特定的設(shè)備，造成了信息對軟硬件的依賴。當(dāng)前電子技術(shù)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)軟硬件的更新?lián)Q代速度快，如果兼容性不夠好，也可能造成信息的丟失，從而直接縮短了電子檔案的壽命。

三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

針對電子檔案在實(shí)際運(yùn)用中所涉及的風(fēng)險(xiǎn)問題，可以采取以下措施進(jìn)行預(yù)防:

第一，加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先，保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級，定期對設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，保證存儲(chǔ)設(shè)備的良好狀態(tài)；定期對存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失；還可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時(shí)備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，加強(qiáng)電子檔案在存儲(chǔ)處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密，預(yù)防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改，應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。

第二，規(guī)范操作流程，杜絕檔案在操作過程中的風(fēng)險(xiǎn)。首先加強(qiáng)人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。其次，盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲(chǔ)的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉(zhuǎn)換或者由于軟件兼容性問題被損壞。

第三，為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)及時(shí)升級和更新存儲(chǔ)技術(shù)，保證文件存儲(chǔ)的安全性和可讀性。嚴(yán)格控制管理人員的權(quán)限，做到職責(zé)權(quán)限同步，防止由于管理人員操作時(shí)對其他信息造成的無意刪改。

在這個(gè)高度信息化的時(shí)代，信息技術(shù)無疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點(diǎn)放在信息化管理，網(wǎng)絡(luò)資源化建設(shè)，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

參考文獻(xiàn):

[1]教育部.2006年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào).2007(6)

[2]教育部.2007年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào).2008(5)

篇(4)

一、高校教師綜合檔案的管理與利用現(xiàn)狀分析

1.高校教師綜合檔案的管理與利用現(xiàn)狀盡管在知識(shí)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，高校的人事管理、教學(xué)管理、科研管理等領(lǐng)域的數(shù)字化、信息系統(tǒng)化都已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，學(xué)生的選課、各類人員對教師的評價(jià)、學(xué)生課程考試成績的錄入與查詢等過程都是在網(wǎng)上直接完成，教師的授課計(jì)劃、科研成果的統(tǒng)計(jì)等都要求上交的是電子版。但是，高校的人事、教學(xué)、科研等各個(gè)管理部門的信息系統(tǒng)基本都是相對獨(dú)立，彼此互不兼容。結(jié)果就是，教師的各類檔案數(shù)據(jù)是分別存于不同的系統(tǒng)中，對利用與保管都存在不方便之處。即使對教師的同類檔案來說，也基本處于多級分散的保管模式。高校的教學(xué)、科研工作是多部門多級的分散管理體制，從而在相關(guān)檔案的收集與保管方式上也形成了多級多部門的分散管理模式。一般情況下，高校的教學(xué)與科研檔案，一部分由院（系或科室）級的教學(xué)與科研秘書處分別收集、整理、鑒定、保管，如教師的授課課程檔案、教師每年的科研成果等數(shù)據(jù)；一部分則由相關(guān)職能部門（即教學(xué)部門、科研部門等）在其職能活動(dòng)過程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）級單位會(huì)將相關(guān)檔案上交主管部門或?qū)W校檔案館，各主管部門（即教學(xué)部門、科研部門等）若干年后也會(huì)再轉(zhuǎn)交學(xué)校檔案館。在利用方面，基本上只是在考核或評定職稱等過程時(shí)才有利用活動(dòng)產(chǎn)生，而且各部門的檔案，只是對部分管理級的用戶開放；檔案館盡管對學(xué)校用戶全面開放，但是有所限制，比如有的要收費(fèi)，有的有時(shí)間限制，而且其收錄的檔案本身不太齊全，尤其是科研檔案，多數(shù)根本就沒有建。所以，每到考核或評定職稱時(shí)，上到相關(guān)職能部門，下到教師個(gè)人，都分別忙于重新組織、查找相關(guān)資料，而相關(guān)的信息系統(tǒng)，比如教學(xué)檔案、科研檔案、檔案館等系統(tǒng)都無法提供全面、準(zhǔn)確、完整的相關(guān)材料。本人曾對熟悉的幾所高校做過一些調(diào)研，對教師的檔案管理模式基本類似上述的分散與多級保管方式，在其利用方面基本沒有主動(dòng)的作為。2.高校教師綜合檔案管理與利用中存在的問題（1）沒有形成對教師的所有檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一歸檔與專門管理的制度，沒有一個(gè)統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)。由于沒有形成對教師所有業(yè)務(wù)活動(dòng)過程的文檔進(jìn)行統(tǒng)一歸檔專門保管的制度，也就沒有一個(gè)統(tǒng)一的高校教師檔案信息管理平臺(tái)，使得高校教師檔案的統(tǒng)一管理與開發(fā)利用極為不便?，F(xiàn)實(shí)中，高校檔案館很少真正有綜合的教師檔案這一類。對高校教師的教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案采取的是分部門且多級的管理模式。即使在信息化程度比較高的教學(xué)檔案管理這一塊，也是多級的分散保管，而且也基本沒有做到電子文檔的一體化管理。（2）分散多級保管模式造成資源浪費(fèi)嚴(yán)重。因?yàn)楦鞑块T之間數(shù)據(jù)管理模式不同，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一致，移交檔案館的過程中有個(gè)格式轉(zhuǎn)換問題，格式轉(zhuǎn)換本身就是資源浪費(fèi)，同時(shí)還有可能造成數(shù)據(jù)丟失。（3）分散多級的保管模式導(dǎo)致高校教師檔案的利用率較低。高校有關(guān)人事、教學(xué)、科研等部門及其二級管理部門的信息保管主要為本部門的管理活動(dòng)服務(wù)，一般不對外，而檔案館的檔案收集又有時(shí)滯而且不全。所以，用戶使用教師檔案信息很不方便，教師檔案的利用率一直比較低。（4）分散多級的保管模式不利于高校教師檔案知識(shí)資源價(jià)值的整體發(fā)揮?，F(xiàn)行的分散多級保管模式導(dǎo)致對高校教師檔案資源的整體構(gòu)建與管理進(jìn)行的研究也很少，盡管找出幾篇有關(guān)資源整合與一體化管理方面論文，但都只是研究教學(xué)檔案或人事檔案的文檔一體化管理，而教師的業(yè)務(wù)檔案是包括多方面的。分散保管的教師檔案是不便于對檔案中隱性知識(shí)的挖掘，即對檔案的深入整序的，同時(shí)也不利于對人才的整體評估與認(rèn)識(shí)。因?yàn)橹挥屑薪y(tǒng)一保管的教師檔案才能體現(xiàn)出個(gè)人或某部門甚至學(xué)校的教學(xué)、科研的整體水平與進(jìn)展過程。總之，高校教師檔案的分散多級管理模式不利于高校組織內(nèi)知識(shí)的融合、共享、創(chuàng)新與傳播，不利于其知識(shí)資源價(jià)值的充分發(fā)揮。

二、高校教師綜合一體化管理

1．高校教師綜合檔案一體化管理的基本內(nèi)涵如前所述，高校教師綜合檔案分散多級的保管現(xiàn)狀，存在諸多問題。改進(jìn)的基本思路應(yīng)該是充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，尤其是數(shù)字化與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校教師綜合檔案數(shù)據(jù)的一體化管理與利用。一體化的基本內(nèi)涵包括三個(gè)方面：其一，教師個(gè)人各類文檔數(shù)據(jù)的一體化管理，即通過制定標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的建檔與歸檔制度，將教師個(gè)人的人事、教學(xué)、科研等方面文檔數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一保管，以方便利用；其二，教師各類業(yè)務(wù)文件的制作、形成到歸檔過程的一體化管理。主要是指依托校園網(wǎng)及相關(guān)信息管理技術(shù)，對教師的各類業(yè)務(wù)檔案文件的形成過程實(shí)施全程控制，然后直接經(jīng)網(wǎng)絡(luò)鑒定、上傳、歸檔、入庫，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案的全程電子化管理，做到從各類文件的初級制作（包括教師個(gè)人或各級管理部門）到審批、傳達(dá)、實(shí)施、歸檔等過程的文檔一體化管理，以減少中間過程的重復(fù)勞動(dòng)及數(shù)據(jù)的丟失；其三，教師個(gè)人綜合檔案數(shù)據(jù)在一定范圍內(nèi)公開、共享與利用的一體化管理。主要指依托校園網(wǎng)及相關(guān)技術(shù)與制度，實(shí)現(xiàn)在高校內(nèi)部的某些范圍內(nèi)對高校教師個(gè)人檔案數(shù)據(jù)的共享與開發(fā)利用。實(shí)現(xiàn)途徑應(yīng)該是開發(fā)出能一體化管理教師個(gè)人基本信息及各類業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的綜合檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)的用戶應(yīng)涵蓋形成檔案并可能利用檔案的一般教師、學(xué)生、各級職能管理部門與各級研究部門等，但共享與利用的權(quán)限或范圍可依用戶身份不同而專門制定。2．高校教師綜合檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)方略實(shí)現(xiàn)并達(dá)到上述三個(gè)一體化管理的目標(biāo)，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具體技術(shù)方案的支持，還要有高校各個(gè)職能部門及其管理人員與教師個(gè)人的積極配合。但最主要的還是要構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一、相對規(guī)范的信息管理平臺(tái)與管理制度。其實(shí)施要點(diǎn)包括：首先，要制定對高校教師所有業(yè)務(wù)活動(dòng)過程統(tǒng)一建檔、系統(tǒng)保管的專門檔案管理制度，這是實(shí)現(xiàn)高校教師綜合檔案一體化管理的第一步。其次，綜合運(yùn)用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，組織專門機(jī)構(gòu)、專職人員，開發(fā)高校教師綜合文檔管理信息系統(tǒng)。從現(xiàn)實(shí)層面上來說，高校教師的各類檔案應(yīng)該分別保存在不同的已有信息系統(tǒng)中，其自動(dòng)化、信息化程度應(yīng)該還比較高，比如教學(xué)信息有教務(wù)管理信息系統(tǒng)，人事檔案有人事檔案管理信息系統(tǒng)等等。所以，實(shí)施高校教師綜合檔案一體化管理的關(guān)鍵措施是要在各子系統(tǒng)（如教務(wù)管理信息系統(tǒng)、人事信息管理系統(tǒng)、科研信息管理系統(tǒng)等）的基礎(chǔ)上，應(yīng)用系統(tǒng)集成技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，即能一體化管理高校教師個(gè)人及其各類業(yè)務(wù)文檔的綜合文檔管理信息系統(tǒng)。這一過程可由高校指定相關(guān)管理部門（如高校檔案館或圖書館）與有軟件開發(fā)能力的信息公司合作完成，開發(fā)的關(guān)鍵技術(shù)是系統(tǒng)集成技術(shù)與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)。系統(tǒng)的開發(fā)過程必須在文檔一體化管理理論、電子文件生命周期理論的指導(dǎo)下，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)、信息系統(tǒng)集成技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，針對高校教師業(yè)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)構(gòu)成（包括教師個(gè)人的人事、教學(xué)、科研等方面數(shù)據(jù)）及各類文檔的形成過程，分析并規(guī)劃系統(tǒng)的整體構(gòu)成及功能結(jié)構(gòu)，包括各子系統(tǒng)的構(gòu)成與功能結(jié)構(gòu)，進(jìn)而建構(gòu)系統(tǒng)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)模型并實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃，最終完成系統(tǒng)的集成及其相關(guān)軟件的開發(fā)、調(diào)試、實(shí)現(xiàn)等。該系統(tǒng)應(yīng)該具備：利用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)原理統(tǒng)一保管教師個(gè)人基本信息及其所有業(yè)務(wù)活動(dòng)過程的各類檔案數(shù)據(jù)的功能；有完備的檔案檢索功能，既包括對個(gè)人各類檔案數(shù)據(jù)的分別檢索功能，也包括對某教師所有檔案數(shù)據(jù)的綜合檢索功能，還包括對某個(gè)時(shí)段某類檔案或某部門某類檔案等的統(tǒng)計(jì)檢索功能（可以針對考核或人才評估等的具體要求設(shè)定）等；有嚴(yán)格的用戶類型及其權(quán)限管理措施。最后，在考慮檔案數(shù)據(jù)的特定保護(hù)需求的情況下，在數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)階段，充分運(yùn)用數(shù)據(jù)庫保護(hù)技術(shù)與原理，設(shè)計(jì)并規(guī)劃系統(tǒng)各類文檔數(shù)據(jù)的全程控制以及數(shù)據(jù)的安全保密與數(shù)據(jù)共享的平衡控制機(jī)制。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全保護(hù)措施包括許多方面，此處主要是指：一是通過數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)階段的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)操作、數(shù)據(jù)完整性約束等三個(gè)基本要素的統(tǒng)一設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)對整個(gè)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一控制的機(jī)制，最終實(shí)施對各類教師業(yè)務(wù)文檔的全稱控制；二是通過對系統(tǒng)各類用戶及其權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃、管理，形成對系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的安全與完整性的統(tǒng)一控制，最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)保管的保密要求與共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由軟件開發(fā)者與數(shù)據(jù)庫管理員共同設(shè)計(jì)完成，相關(guān)內(nèi)容的論述將在后續(xù)文章中完成，此處重點(diǎn)談?wù)劦诙矫娴目刂啤５谝?，針對各類教師業(yè)務(wù)檔案的形成過程，明確各類參與建檔、保管甚至利用檔案的系統(tǒng)用戶類型（包括教師本人，各院的教學(xué)與科研秘書，各職能部門的相關(guān)檔案管理人員等）；第二，明確各類用戶在系統(tǒng)運(yùn)行過程中的職責(zé)與任務(wù)，包括要完成的相關(guān)數(shù)據(jù)的上傳、鑒定、歸檔等過程任務(wù)等；第三，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫的安全保護(hù)措施，對各類用戶進(jìn)行統(tǒng)一的權(quán)限控制與管理。包括對系統(tǒng)用戶的名稱與密碼的統(tǒng)一管理，對系統(tǒng)運(yùn)行過程中各類系統(tǒng)用戶的身份識(shí)別（以保證系統(tǒng)用戶的合法性），對進(jìn)入系統(tǒng)的所有合法用戶的審計(jì)與跟蹤（以保證合法用戶對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的合理使用）等；第四，在上述措施下，還要制定針對檔案保管、查詢、借閱等過程的具體限定措施，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各類用戶對權(quán)限范圍內(nèi)相關(guān)數(shù)據(jù)的共享與利用。

單位：熊志云單位：湖北大學(xué)

篇(5)

［關(guān)鍵詞］信息時(shí)代;高校;人事檔案管理;現(xiàn)狀;加強(qiáng)策略

引言

人事檔案是對個(gè)人履歷的一種展示，無不體現(xiàn)了思想意識(shí)及社會(huì)形態(tài)的變化。隨著科技時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸滲透到了人類工作與生活的方方面面，為人們創(chuàng)造了優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)環(huán)境。在這樣的環(huán)境背景下，高校人事檔案管理作為一項(xiàng)服務(wù)性工作，加強(qiáng)其信息化建設(shè)與管理顯得尤為重要。縱觀我國高校人事檔案管理整體，其在信息化管理方面仍存在不少問題，嚴(yán)重影響了人事檔案的保存與利用。因此，對信息時(shí)代背景下我國高校人事檔案管理進(jìn)行研究具有非常實(shí)在的作用和意義，并受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注和重視。

一、高校人事檔案管理的界定及功能

人事檔案管理是高校人事工作的重要內(nèi)容，它是指人事管理部門或其他相關(guān)部門根據(jù)個(gè)人經(jīng)歷或素質(zhì)表現(xiàn)，以個(gè)人為單位搜集和保存的便于日后查考的人事材料管理工作，主要包括人事材料的搜集、甄別、整理、保存、查詢及傳遞等內(nèi)容，是一種服務(wù)類工作。信息化時(shí)代背景下，高校人事檔案管理工作性質(zhì)和內(nèi)容不變，只是通過對先進(jìn)思想和技術(shù)的引用完善高校人事檔案管理工作體系，從而提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，延長人事材料的使用壽命，以便于人事檔案管理工作更好地服務(wù)于高校系列管理活動(dòng)。人事檔案管理將人事相關(guān)的信息資源整合在一起，記錄了個(gè)人的工作歷程、政治素養(yǎng)、工作業(yè)績以及職務(wù)變化等情況，是個(gè)人品牌的重要標(biāo)識(shí)，為高校人力資源管理工作提供了重要的信息依據(jù)，有利于指導(dǎo)高校系統(tǒng)化、科學(xué)化地開展師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)活動(dòng)安排等工作，嚴(yán)格意義上講，人事檔案管理是高校教育改革與優(yōu)化重要的依據(jù)和基礎(chǔ)，理應(yīng)得到高度的重視。

二、信息時(shí)代背景下我國高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

信息時(shí)代背景下，信息資源的搜集、整理及利用效率和質(zhì)量更高。但是，信息時(shí)代背景下，反觀我國高校人事檔案管理工作實(shí)際，其中暴露出了不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

(一)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

信息時(shí)代背景下，高校人事檔案管理作為一項(xiàng)服務(wù)性工作，其服務(wù)功能應(yīng)該得到進(jìn)一步的發(fā)揮和利用。但是，某些高校受傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響，信息服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，對檔案信息資源的利用率不高，開發(fā)力度明顯不足。長期以來，高校一直把人事檔案館藏?cái)?shù)量及面積視為人事檔案管理績效考核的重要內(nèi)容和指標(biāo)，其工作的重點(diǎn)是人事檔案整理與保存，輕視甚至忽視了人事檔案應(yīng)有的價(jià)值和功能發(fā)揮，人事檔案管理工作過于形式化。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，人事檔案管理的服務(wù)功能愈加強(qiáng)化，高校現(xiàn)有的人事檔案管理模式顯然不能滿足廣大教職工及社會(huì)其他人員的信息需求。高校人事檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，所引發(fā)的重要問題是，高校數(shù)字人事檔案信息資源不足，由于受建設(shè)經(jīng)費(fèi)的影響，人事檔案管理對信息處理技術(shù)的應(yīng)用不足，這在一定程度上影響了人事檔案的開發(fā)與利用。人事檔案會(huì)隨著個(gè)人經(jīng)歷、素質(zhì)的增長發(fā)生變化，其管理工作應(yīng)是一個(gè)持續(xù)不斷的過程，但是高校人事檔案管理由于缺少高效使用的信息化還軟件支持，對人事檔案的更新不及時(shí)，缺少動(dòng)態(tài)分析與統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)，不利于專業(yè)化師資隊(duì)伍建設(shè)，最終影響了高校教育的發(fā)展。

(二)管理體制落后

高校人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要完善的管理體制作保障。但是，目前高校人事檔案管理普遍存在保存散亂、方式陳舊等問題。高校教育涉及到領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生等主體，他們都有著獨(dú)特的履歷，應(yīng)該建立與之相符的檔案，同時(shí)還要加強(qiáng)對這部分檔案的利用，以指導(dǎo)開展相關(guān)管理工作。一些高校根據(jù)管理部門的劃分，將人事檔案分別歸入到人事處、學(xué)生處、教務(wù)處以及財(cái)務(wù)處等地點(diǎn)存放，甚至還存有人事檔案借閱不還的現(xiàn)象，不利于形成人事檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，為檔案信息利用者帶來了眾多不便。另外，部分高校仍然沿用人工操作的落后人事檔案管理方式，各職能部門之間各自為政，彼此缺少溝通與交流，管理工作安排存在交叉重復(fù)問題，造成了人力、物力和財(cái)力不同程度的浪費(fèi)，使得高校管理資源顯得更加捉襟見肘，違背了我國節(jié)約型社會(huì)的建設(shè)原則。信息時(shí)代背景下，要求我國高校人事檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息共享。高校人事檔案管理規(guī)劃建設(shè)方面的匱乏，使得系統(tǒng)兼容性低，不利于這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

(三)基礎(chǔ)工作薄弱

信息時(shí)代對高校人事檔案管理基礎(chǔ)工作提出了更多、更高的要求。新的技術(shù)發(fā)展時(shí)期，高校應(yīng)該加大人事檔案管理方面的資金、資源投入，包括技術(shù)投入、人才投入以及環(huán)境投入等。然而，很多高校在這方面做得不足。某些高校尚未意識(shí)到信息時(shí)代背景下，人事檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，對人事檔案管理建設(shè)的認(rèn)知存在不足，致使相關(guān)投入不足，限制了本校人事檔案管理的信息化建設(shè)程度。一般情況下，高校人事檔案管理信息化需要軟件及硬件方面的雙向投入才能實(shí)現(xiàn)，應(yīng)該根據(jù)人事檔案的數(shù)量決定服務(wù)器的類型及其容量，但是部分高校為了節(jié)約成本，以普通微機(jī)代替專用服務(wù)器，其他相關(guān)設(shè)備老化，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)功能滿足不了需求。即使，部分高校引入了一些信息技術(shù)軟件或手段，卻由于不重視人才培訓(xùn)，導(dǎo)致先進(jìn)技術(shù)設(shè)備利用率低，仍然阻礙了高校的信息化建設(shè)。

三、信息時(shí)代背景下我國高校人事檔案管理加強(qiáng)策略

作者基于對高校人事檔案管理內(nèi)涵及功能的認(rèn)識(shí)，結(jié)合上文對高校人事檔案管理現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)，有針對性地提出了以下幾種信息背景下我國高校人事檔案管理加強(qiáng)策略，以供參考。

(一)加大信息建設(shè)投入

信息時(shí)代背景下，高校人事檔案管理應(yīng)該面向更高層級的發(fā)展，努力實(shí)現(xiàn)信息化、智能化。新時(shí)期，高校領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)工作人員應(yīng)該重新認(rèn)識(shí)人事檔案管理價(jià)值與功能，強(qiáng)化本項(xiàng)工作的服務(wù)性，認(rèn)真分析人事檔案信息化管理的特征，從本校人事檔案管理實(shí)際出發(fā)，采取一系列的改革與優(yōu)化措施。高校應(yīng)該建立完善的人事檔案管理信息化建設(shè)體系，真正將之納入到校園基礎(chǔ)建設(shè)當(dāng)中，整合一切可以利用資源，適度加大信息化建設(shè)方面的投入，積極引進(jìn)先進(jìn)管理思想、技術(shù)設(shè)備以及技術(shù)手段，打造校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)體系，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息共享目標(biāo)。在此過程中，高?？梢哉垖I(yè)公司對本校人事檔案管理工作進(jìn)行評估，并以此為依據(jù)，制定科學(xué)、有效的信息系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃，根據(jù)其技術(shù)要求，采購適用的硬件和軟件。針對高校信息化建設(shè)資源有限的情況，高校應(yīng)該積極尋求政府及企業(yè)的支持，與意向企業(yè)建立長期合作關(guān)系，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，明確人才培訓(xùn)目標(biāo)，滿足企業(yè)人力資源需求的同時(shí)，調(diào)動(dòng)企業(yè)的教育參與積極性，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)勢互補(bǔ)。

(二)加強(qiáng)專業(yè)人才建設(shè)

高校系列管理工作的開展，始終離不開人才的支持。信息時(shí)代對高校人事檔案管理工作人員，提出了更多的要求。高校應(yīng)該分層制定專業(yè)人才建設(shè)規(guī)劃，從戰(zhàn)略的高度，去審視人力資源管理這項(xiàng)工作，以人才推動(dòng)教育事業(yè)的發(fā)展。具體而言，高校應(yīng)該普及人事檔案管理重要性，在校領(lǐng)導(dǎo)層開展信息化建設(shè)培訓(xùn)活動(dòng)，使其充分了解信息時(shí)代的特性與要求，提高他們對信息時(shí)代背景下對人事檔案管理工作的認(rèn)知，保證相關(guān)決策的有效性。在高校領(lǐng)導(dǎo)層的引導(dǎo)下，高校還應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，包括知識(shí)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，明確信息時(shí)代對人才提出的挑戰(zhàn)和要求，針對本校認(rèn)識(shí)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和能力中存在的不足，有針對地制定培訓(xùn)計(jì)劃，請專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的人才擔(dān)任講師，提高從業(yè)人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)技能。與此同時(shí)，高校還應(yīng)該建立與之匹配的考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，對受訓(xùn)人員的受訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行評估，以此為依據(jù)改進(jìn)培訓(xùn)計(jì)劃，給予表現(xiàn)優(yōu)良的職工精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)他們向更高層次努力。

(三)健全檔案管理體制

信息時(shí)代背景下，高校健全人事檔案管理機(jī)制是重點(diǎn)。高校健全的人事檔案管理工作機(jī)制，應(yīng)該包括管理機(jī)制、考核機(jī)制、監(jiān)督機(jī)制以及獎(jiǎng)懲機(jī)制等等。具體而言，高校應(yīng)該成立獨(dú)立的人事檔案管理部門，一改傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的弊端，有效地把人事檔案信息整合在一起，利用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，給予各部門對等的信息查詢權(quán)，盡量避免人事檔案原件的流動(dòng)，減少人事檔案信息資源的損壞或丟失。同時(shí)，高校還應(yīng)該加強(qiáng)對各管理部門的監(jiān)管，促進(jìn)他們之間的交流與合作，最大限度地提高檔案信息的利用率。除此之外，信息時(shí)代背景下，高校還應(yīng)該重新定位人事檔案管理，拓展其功能，進(jìn)一步細(xì)化其考核標(biāo)準(zhǔn)，對整個(gè)人事檔案管理工作體系進(jìn)行考核，在明確各相關(guān)部門及其工作人員職責(zé)的基礎(chǔ)上，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員獎(jiǎng)勵(lì)，給予存在工作失誤的員工適度處罰，保證人事檔案管理工作的順利實(shí)施。

結(jié)語

總之，信息時(shí)代背景下，高校必須要加強(qiáng)人事檔案管理改革與優(yōu)化。由于個(gè)人能力有限，加之各高校的人事檔案管理實(shí)際有所差異，作者有關(guān)信息時(shí)代背景下我國高校人事檔案管理的研究可能存在不足，因此，希望各高校加入研究行列，認(rèn)真甚至信息時(shí)代背景下自身人事檔案管理中存在的缺陷或不足，可在本文論點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行延伸，并制定一系列行之有效的改進(jìn)優(yōu)化策略，注重付諸實(shí)踐，從而推進(jìn)本校的人事檔案管理信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn):

［1］馮素曉．高校人事檔案的信息化建設(shè)探究———索引的選擇與應(yīng)用［J］．軟件導(dǎo)刊，2011(10)．

篇(6)

【論文摘要】擴(kuò)招背景下，《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》對我國高校教育發(fā)展提出了更高的要求。而高校的教學(xué)檔案工作是其各項(xiàng)工作順利開展的前提和基礎(chǔ)。要使其更具現(xiàn)代化和科學(xué)化水平，就必須從檔案管理人員及管理部門的整體素質(zhì)、硬件設(shè)備等方面進(jìn)行提高。那么如何更好地開展高校的教學(xué)檔案管理工作，本文將試做闡述。

百年大計(jì)，教育為本。為提高國民素質(zhì)、建設(shè)富強(qiáng)、民主、文明、和諧的社會(huì)主義現(xiàn)代化國家，我國去年公布了《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（以下簡稱《綱要》），《綱要》為我國的教育發(fā)展作了詳盡的規(guī)劃，對我們解決當(dāng)前普通高校教育中存在的各類問題都有重大的指導(dǎo)意義。

同時(shí)，近幾年來，我國大多數(shù)高校在規(guī)模上快速擴(kuò)張，所帶來的教學(xué)檔案管理問題也是遇到了新的挑戰(zhàn)。

一、當(dāng)前我國普通高校教學(xué)檔案管理存在的普遍問題

《綱要》指出我國當(dāng)前教育所存在的問題時(shí)強(qiáng)調(diào):“我國教育還不完全適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾接受良好教育的要求，教育觀念相對落后，內(nèi)容方法比較陳舊……” 這也正是我國目前高校的教學(xué)檔案管理同樣存在的問題。

（1）對教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。高校中某些部門甚至是領(lǐng)導(dǎo)，對教學(xué)檔案管理工作重視程度不夠。從機(jī)構(gòu)設(shè)置到人員配置，再到經(jīng)濟(jì)投入，硬件建設(shè)上，難以滿足高校檔案工作發(fā)展所需條件。近年來，隨著高校的大范圍擴(kuò)招，國家的投入增加又相當(dāng)有限的情況下，不少高校只把資源用在與辦學(xué)直接相關(guān)的項(xiàng)目上，而對教學(xué)檔案管理難以做到按需足額投入。

（2）教學(xué)檔案管理工作的制度建設(shè)有待加強(qiáng)。部分高校教學(xué)檔案管理制度不健全，相關(guān)管理人員不能熟知《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，或者未能嚴(yán)格按法規(guī)管理檔案，檔案管理混亂、不規(guī)范，導(dǎo)致部分檔案材料沒有及時(shí)收集歸檔;或者臨時(shí)收集的材料類別混雜，需要時(shí)難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。

（3）教學(xué)檔案管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。多數(shù)高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，管理意識(shí)較薄弱，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。教學(xué)檔案管理隊(duì)伍中，真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員十分缺乏，大多數(shù)來自于學(xué)校其他專業(yè)的老師，部分人員甚至是兼職管理檔案。 他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識(shí)和理論素養(yǎng)， 對檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不足。 對檔案管理如何適應(yīng)新形勢變化而進(jìn)行改革缺乏思考。

二、普通高校教學(xué)檔案管理的改革思路

隨著我國高等教育事業(yè)的改革和不斷發(fā)展，教學(xué)檔案作用的發(fā)揮顯得更加突出， 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化已成為高校檔案管理的重要內(nèi)容和舉措。

如何解決高校教學(xué)檔案管理面臨的這些問題，《綱要》為我們指明了方向。嚴(yán)格教學(xué)管理，健全教學(xué)質(zhì)量保障體系，改進(jìn)高校教學(xué)評估”、“做好學(xué)生成長記錄，完善綜合素質(zhì)評價(jià)?！本唧w說來包括以下幾點(diǎn):

（一）提高對教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

（1）高校教學(xué)檔案管理工作既是記錄高校教學(xué)工作的重要憑證，又是提高高校教學(xué)水平的主要途徑。 教學(xué)檔案有利于規(guī)范教學(xué)秩序，幫助完善教學(xué)過程，使高校教師在教學(xué)工作中能有章可循，有據(jù)可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性，對教學(xué)工作起到一個(gè)很好的監(jiān)督作用。（2）教學(xué)檔案客觀地記錄了教師的教學(xué)工作，包含教師對每學(xué)期所任課程的教課記錄 指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)的情況記錄 學(xué)生成績的評定記錄等，為學(xué)校教學(xué)評估提供了第一手資料，是高校檔案管理中必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。（3）教學(xué)檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評估的重要依據(jù) 。高校教學(xué)質(zhì)量評估需要考察一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何，教學(xué)成績?nèi)绾危饕唇虒W(xué)檔案收集得是否齊全，教學(xué)檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規(guī)范。

（二）強(qiáng)調(diào)教學(xué)檔案管理的規(guī)范性和流程性

1.明確檔案收集的范圍和收集主體

建立健全高校檔案管理制度，是做好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)。面對高校教學(xué)工作中產(chǎn)生的各類檔案材料，有關(guān)管理部門應(yīng)該根據(jù)檔案分類和用途，明確各類檔案收集的范圍，以提高檔案管理工作的效率和效果。

2.制定教學(xué)檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的流程

高校教學(xué)檔案是由形成收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等一系列環(huán)節(jié)組成的，哪個(gè)環(huán)節(jié)的缺位都會(huì)給工作帶來不便。要保證教學(xué)檔案產(chǎn)生過程的連續(xù)性，必須建立一套完整的教學(xué)管理制度，統(tǒng)一格式，規(guī)范內(nèi)容，做到有章可循、有據(jù)可依。

（三）提高高校教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理水平

（1）加強(qiáng)高校電子教學(xué)檔案的管理。隨著高校體制改革和招生規(guī)模的擴(kuò)大，電子文件歸檔與電子檔案管理工作成為新時(shí)期高校檔案工作面臨的一項(xiàng)十分迫切的任務(wù)。

高校檔案部門應(yīng)該參照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制訂適合高校的電子文件歸檔制度，對電子文件采取集中統(tǒng)一管理，根據(jù)電子檔案的特性，從維護(hù)其真實(shí)性、完整性、安全性等各方面統(tǒng)籌考慮，制訂電子文件的接收、檢驗(yàn)、保管、利用、鑒定、銷毀制度，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)工作，把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為當(dāng)前的重點(diǎn)工作來完成。

（2）加快高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。建設(shè)高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)需要解決2個(gè)問題: 一是制定網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃，制定出檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃，使工程有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地進(jìn)行。二是做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化。建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取網(wǎng)絡(luò)中任何檔案數(shù)據(jù)庫中的信息。

三、結(jié)束語

《綱要》指出:“全面提高高等教育質(zhì)量”和“提高人才培養(yǎng)質(zhì)量”，因此我們要從思想上認(rèn)識(shí)高校教學(xué)檔案管理的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合高校自身特點(diǎn)，積極配合學(xué)校教學(xué)檔案工作的開展，使教學(xué)檔案管理工作水平得到提高。使其能更好的為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理和其他各項(xiàng)工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)

[2]對加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的思考，白雯，甘肅教育201107

[3]高校檔案管理時(shí)代化對策淺析，李玲，科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)2010/21

篇(7)

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化

高校檔案是大學(xué)教育中重要的信息資源，對于檔案管理工作，大部分高校也在進(jìn)行不斷的探索和創(chuàng)新。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，為了順應(yīng)時(shí)展潮流，許多高校的檔案管理工作也實(shí)行信息化管理，高校檔案管理信息化是必然趨勢，對于整理高校的信息資源，查詢信息資料等都有重要意義。

1 高校檔案管理信息化的作用

1.1 提高信息利用率

傳統(tǒng)的檔案管理需要利用紙張進(jìn)行手工書寫，采用檔案信息化管理，能夠使管理實(shí)現(xiàn)無紙化，能夠通過信息技術(shù)及時(shí)的錄入、了解和查詢相關(guān)信息，能夠提高高校檔案的實(shí)時(shí)化管理。在高校檔案管理信息化的運(yùn)用過程中，一條檔案只有一個(gè)目錄號，大大提高了信息的利用率，避免信息資源的浪費(fèi)。

1.2 提高高校檔案管理工作的效率

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要手工對信息進(jìn)行錄入，查詢，需要投入很多的人力和精力。運(yùn)用信息化對高校檔案進(jìn)行管理，能夠避免人力物力的浪費(fèi)，同時(shí)還能夠提高檔案管理的工作效率。信息化的檔案管理利用信息技術(shù)，建立與高校相適應(yīng)的信息檔案數(shù)據(jù)庫，并且將檔案號與目錄進(jìn)行一對一的對應(yīng)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的有效整合。信息化的檔案管理使信息的錄入與查詢變得簡單，節(jié)約了很多時(shí)間。

1.3 避免了高校檔案管理信息的重復(fù)和丟失

高校通過建立檔案的信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的優(yōu)化利用。在信息化管理過程中，能夠?qū)Ω咝Ｐ畔⑦M(jìn)行合理分類，并且按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行錄入，不會(huì)造成一檔多卷或者是一檔多號等現(xiàn)象的產(chǎn)生，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的完整度，同時(shí)能夠方便檔案信息的查詢，與此同時(shí)能夠減低信息的重復(fù)率，避免高校信息的丟失，給檔案管理工作帶來了便利。

2 高校檔案管理信息化存在的問題

2.1 對高校檔案管理工作的重視程度不夠，管理意識(shí)淡薄

目前，我國大多數(shù)高校對檔案管理的重視程度不夠，對其的重要性和必要性缺乏真正的認(rèn)識(shí)，沒有看清檔案管理工作在學(xué)校管理中的重要地位。許多高校領(lǐng)導(dǎo)只是將檔案管理作為是一種信息的錄入和查詢的工作，并且對于檔案信息化管理的時(shí)效性沒有明確的理解。許多檔案信息化管理的工作人員更是忽視了其重要性，單純認(rèn)為檔案信息管理的工作就是對信息進(jìn)行整合和保管，不會(huì)起到實(shí)際作用，便對其工作安于現(xiàn)狀。

2.2 檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

許多高校將資金都花費(fèi)在校園內(nèi)環(huán)境建設(shè)，圖書館建設(shè)，教學(xué)設(shè)施完善上，造成高校的資金往往出現(xiàn)緊缺的現(xiàn)狀。大部分情況下高校對檔案信息化管理的資金投入較少，導(dǎo)致我國高校信息化檔案管理的相應(yīng)設(shè)備設(shè)施還不完善，許多高校依然采用手工方式。盡管部分院校已經(jīng)進(jìn)行了檔案管理的信息化，但是計(jì)算機(jī)的配備上還有待加強(qiáng)，并且對于數(shù)據(jù)庫的開發(fā)等還不夠完善，相比校園其他的信息化建設(shè)，檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較落后。

2.3 工作人員整體素質(zhì)不高

許多高校的檔案管理信息化已經(jīng)具備了相應(yīng)的條件，但是工作人員的整體素質(zhì)還不夠高。許多信息檔案工作人員的信息化技術(shù)水平不高，缺乏對信息技術(shù)的掌握，同時(shí)缺乏對信息技術(shù)的知識(shí)的掌握和理解。許多工作人員工作熱情不高，工作不積極，態(tài)度不認(rèn)真，同時(shí)對于檔案信息管理工作的工作責(zé)任意識(shí)淡薄。

3 高校檔案管理信息化發(fā)展的建議

高校檔案信息化已經(jīng)成為了學(xué)校信息化發(fā)展的必然趨勢，針對目前大多數(shù)高校對檔案管理工作在認(rèn)識(shí)上存在不足以及管理意識(shí)淡薄的現(xiàn)狀，更應(yīng)該強(qiáng)化高校負(fù)責(zé)人對高校檔案信息管理的重視，對檔案信息管理進(jìn)行宣傳，營造良好的高校信息化氛圍。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了貫徹落實(shí)高校的檔案信息化管理，學(xué)校相關(guān)部門要增加資金投入，對檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行建設(shè)。高校要積極向政府和教育主管部門去爭取資金，促使高校的檔案信息化建設(shè)有可靠的資金來源。同時(shí)高校要發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，合理利用安排自己的資金，對檔案信息管理的資金要進(jìn)行明確規(guī)定和投入使用。同時(shí)對于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫的建立等都要進(jìn)行不斷地完善。

3.3 提高工作人員的綜合素質(zhì)

即使對檔案進(jìn)行信息化管理，也需要發(fā)揮人的主觀作用。因此，工作人員綜合素質(zhì)的提高，對檔案信息化管理有很大的推動(dòng)作用。高校要實(shí)行一定的獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員的工作熱情。同時(shí)對工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，增強(qiáng)其信息化技術(shù)水平，對知識(shí)技術(shù)進(jìn)行鞏固。工作人員要樹立正確的工作意識(shí)，提高工作積極性和責(zé)任感。

4 結(jié)束語

高校檔案管理信息化是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的任務(wù)，需要高校不斷對其進(jìn)行深化研究，同時(shí)對于已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)解決，使檔案的信息化管理能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳玉英.高校檔案管理信息化建設(shè)芻議[J]. 企業(yè)技術(shù)開發(fā). 2010，5（03）：23-24