序論：寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來(lái)了七篇人事檔案管理系統(tǒng)范文，愿它們成為您寫作過(guò)程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

篇(1)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在企事業(yè)單位管理中應(yīng)用的普及，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位人事管理勢(shì)在必行。人事檔案是企事業(yè)單位人事管理制度的一項(xiàng)重要工作，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的資料留檔，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，針對(duì)其重要性，開(kāi)發(fā)了《人事檔案管理系統(tǒng)》，實(shí)現(xiàn)了關(guān)于檔案的借閱、查詢、歸還等一系列工作的電子化管理。

【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理制度 電子化 紙質(zhì)檔案

1 人事檔案管理的目的和意義

進(jìn)入二十一世紀(jì)，社會(huì)生產(chǎn)力迅速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，人們對(duì)信息的認(rèn)識(shí)不斷提高，各種管理的信息量日益增長(zhǎng)，對(duì)信息的處理要求越來(lái)越高，致使傳統(tǒng)的紙質(zhì)、手工等信息處理手段和方法，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)代管理的需要。

為切實(shí)減輕人資部工作壓力，人資部要求對(duì)全局約9000人員的檔案信息實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙化管理，自動(dòng)記錄各種查閱、借閱、歸還、專遞信息。借助現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理論，建立企業(yè)信息管理系統(tǒng)是每個(gè)企業(yè)的重要趨勢(shì)，在企業(yè)管理中，人力資源是企業(yè)最寶貴的資源，也是企業(yè)的“生命線”，因此人事管理是企業(yè)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的重要組成部分，而人事檔案管理又是人事管理的重要工作，實(shí)現(xiàn)電子化的人事檔案管理，可以讓人力資源管理人員從繁重瑣碎的案頭工作中解脫出來(lái)，去完成更重要的工作，人事檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)可以減輕比較繁瑣的手工人事檔案管理工作。

2 人事檔案管理的實(shí)際功能

2.1 功能結(jié)構(gòu)圖

如圖1所示。

2.2 用戶登錄

功能：用戶登錄人事檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)啟動(dòng)后，首先要做的就是用戶登錄。用戶在登錄系統(tǒng)后，根據(jù)分配好的權(quán)限，可以進(jìn)行一定的操作。

操作：系統(tǒng)啟動(dòng)后，要求輸入用戶的登錄名及口令，只有登錄名和口令完全正確，才能登錄人事檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)為用戶分配的權(quán)限，顯示對(duì)應(yīng)的功能菜單，用戶可以操作該功能。

2.3 檔案管理

檔案管理模塊中有5個(gè)子模塊，包括人員建檔、檔案查閱、檔案借閱、檔案歸還以及借閱延期等功能。這些功能因管理員的權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒(méi)有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)利。在這些功能里詳細(xì)的記錄了所有單位員工的資料。

檔案的電子化查閱，去年省公司已經(jīng)組織將在職人員檔案進(jìn)行了電子化掃描，本次制作系統(tǒng)時(shí)計(jì)劃將系統(tǒng)與掃描件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，對(duì)于簡(jiǎn)單的檔案查閱可無(wú)需調(diào)用檔案，直接在系統(tǒng)中查閱復(fù)印件。

2.3.1 人員建檔

建立及維護(hù)人員檔案信息，包括增加、刪除、修改及導(dǎo)入檔案信息的功能。系統(tǒng)可以上傳掃描件，一個(gè)人員的檔案信息可以關(guān)聯(lián)多個(gè)掃描件。

2.3.2 檔案查閱

將所有人員建檔后，可以進(jìn)行檔案查閱；提供靈活方便的查詢方式，實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)中查看掃描件的功能（可以上下翻頁(yè)查看各種電子檔案），記錄查詢?nèi)藛T信息，包括查詢?nèi)恕⒉樵儠r(shí)間、備注信息等。

2.3.3 檔案借閱

檔案借閱與檔案查閱不同，用戶可以在電腦上查看檔案的掃描件（查閱），也可以把紙質(zhì)檔案借出使用（借閱），需要記錄借閱信息，包括借閱人，借閱時(shí)間，預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，借閱人聯(lián)系電話等。

檔案借閱除管理員賬號(hào)權(quán)限外，還需輸入借閱密碼方可進(jìn)行操作。

2.3.4 檔案歸還

管理員拿到歸還的紙質(zhì)檔案后，需要在系統(tǒng)中進(jìn)行檔案歸還。先根據(jù)ERP編號(hào)，檔案號(hào)，姓名等信息查詢出借閱記錄，選中記錄進(jìn)行歸還操作。需要記錄歸還時(shí)間、歸還人、備注等歸還信息，并更新檔案狀態(tài)

檔案歸還除管理員賬號(hào)權(quán)限外，還需輸入歸還密碼方可進(jìn)行操作。

2.3.5 借閱延期

借出檔案逾期未還時(shí)，系統(tǒng)可以進(jìn)行借閱延期，延期需要有負(fù)責(zé)人審批。

2.4 檔案查詢

檔案查詢模塊中有5個(gè)子模塊，包括檔案查詢、查閱記錄查詢、借閱記錄查詢、歸還記錄查詢以及借閱延期查詢等功能，分別對(duì)應(yīng)檔案管理中的各個(gè)模塊。

2.4.1 檔案查詢

功能：人員檔案的快速檢索，通過(guò)姓名及編號(hào)等信息進(jìn)行快速查詢。

在查詢框中輸入規(guī)定的范圍即可查到相關(guān)的人事信息，當(dāng)查詢的條件填寫完畢，點(diǎn)擊查詢按鈕，頁(yè)面會(huì)顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。查出的記錄默認(rèn)為員工檔案基礎(chǔ)信息列表方式瀏覽，雙擊表格可以顯示該員工的檔案卡片、個(gè)人簡(jiǎn)歷等掃描資料。

2.4.2 查閱記錄查詢

功能：檔案查閱記錄的快速檢索，通過(guò)姓名、編號(hào)及查閱時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。

在查詢框中輸入查詢條件，點(diǎn)擊查詢按鈕，頁(yè)面會(huì)顯示符合條件的查閱記錄，雙擊查閱記錄可以進(jìn)入人員檔案的詳細(xì)信息頁(yè)面，顯示被查閱的員工的詳細(xì)資料。

2.4.3 借閱記錄查詢

功能：檔案借閱記錄的快速檢索，通過(guò)姓名、編號(hào)及借閱時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。

2.4.4 歸還記錄查詢

功能：檔案歸還記錄的快速檢索，通過(guò)姓名、編號(hào)及歸還時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。

2.4.5 借閱延期查詢

功能：檔案借閱延期記錄的快速檢索，通過(guò)姓名、編號(hào)及延期時(shí)間等信息進(jìn)行快速查詢。

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)開(kāi)展人事檔案管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用，建立了一套科學(xué)的、先進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng)，此軟件將公司約9000多名員工檔案信息納入其中，實(shí)現(xiàn)了以個(gè)人檔案為管理單位的電子化檔案查詢、檔案借閱、檔案歸還等功能，并在查詢、借閱、歸還等過(guò)程中自動(dòng)形成記錄信息。該軟件的推廣應(yīng)用簡(jiǎn)化了工作流程，提高了工作效率和精益化管理水平。

篇(2)

【關(guān)鍵詞】高校電子人事檔案 安全 對(duì)策

計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高效人事檔案管理工作中的應(yīng)用日漸廣泛，借助搜索引擎、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高校電子人事檔案管理工作擺脫了紙質(zhì)文檔、時(shí)間空間限制，高校電子人事檔案管理工作效率更高，檔案資源利用率更高，與此同時(shí)，高校電子人事檔案信息安全問(wèn)題也更加嚴(yán)重，如何在享受電子人事檔案帶來(lái)的工作便利同時(shí)保證電子人事檔案的安全性，成為了檔案管理工作人員關(guān)注的焦點(diǎn)。

1 高校電子人事檔案安全威脅

1.1 物理威脅

物理威脅是指物理環(huán)境因素對(duì)高校電子人事檔案信息管理系統(tǒng)物理介質(zhì)造成的威脅。物理安全管理是信息化檔案管理系統(tǒng)安全管理工作的核心內(nèi)容之一。高校電子人事檔案信息管理系統(tǒng)在長(zhǎng)期運(yùn)行過(guò)程中，可能因?yàn)樵O(shè)備故障、意外災(zāi)害導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)中斷和電子檔案數(shù)據(jù)丟失；骨干網(wǎng)絡(luò)單獨(dú)核心交換設(shè)備故障導(dǎo)致整個(gè)信息管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)癱瘓；關(guān)鍵服務(wù)存儲(chǔ)設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失與服務(wù)中斷，種種物理因素都會(huì)嚴(yán)重威脅高校電子人事檔案的安全。

1.2 網(wǎng)絡(luò)威脅

網(wǎng)絡(luò)威脅主要是來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)的威脅，是高校電子人事檔案信息管理系統(tǒng)面臨的主要威脅，也是信息化安全管理工作的重點(diǎn)。病毒、木馬、黑客行為都會(huì)對(duì)高校電子人事檔案構(gòu)成威脅，開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，任何掌握黑客技術(shù)，別有用心的網(wǎng)絡(luò)用戶都可能侵入高校電子人事檔案管理系統(tǒng)，竊取、篡改資料，給高校電子人事檔案管理工作帶來(lái)了嚴(yán)重的安全威脅。

1.3 信息安全威脅

信息安全威脅是高校電子人事檔案面臨的最嚴(yán)重的威脅，高校電子人事檔案系統(tǒng)可能存在著各種漏洞，受病毒、木馬和黑客攻擊，可能導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中數(shù)據(jù)泄露或者數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)被竊取，暴露高校電子人事檔案中涉及到的個(gè)人隱私信息，可能給學(xué)校和個(gè)人帶來(lái)不可估量的損失。

1.4 管理安全威{

高校電子人事檔案管理系統(tǒng)是一種高校人事檔案的管理工具，為了保障高校電子人事檔案安全性，需要加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)的物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全管理工作，高校電子人事檔案的安全管理工作需要在完善、科學(xué)的安全管理體系下開(kāi)展，才能夠有效應(yīng)對(duì)各種安全威脅。

2 高校電子人事檔案信息安全管理對(duì)策

2.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理

為了提高高校電子人事檔案信息安全性，要進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)，保證高校電子人事檔案管理系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)的安全，提高系統(tǒng)運(yùn)行可靠性，減少系統(tǒng)運(yùn)行故障幾率。要求建設(shè)高校電子人事檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)選擇更高運(yùn)行安全系數(shù)的芯片，提高芯片接口安全系數(shù)。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)隱私信息的防竊密工作，通過(guò)加密、入侵檢測(cè)、防火墻、監(jiān)控預(yù)警、內(nèi)外網(wǎng)物理隔離等方式，提高高校電子人事檔案外網(wǎng)訪問(wèn)的安全性。計(jì)算機(jī)病毒有破壞性、隱匿性和傳播性特點(diǎn)，嚴(yán)重威脅網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，計(jì)算機(jī)病毒防范是高校電子人事檔案安全管理的關(guān)鍵內(nèi)容。防范計(jì)算機(jī)病毒和木馬，需要加強(qiáng)病毒和木馬的技術(shù)預(yù)防與檢測(cè)，所有計(jì)算機(jī)都要安裝能夠提供實(shí)時(shí)病毒庫(kù)更新的殺毒軟件。運(yùn)行計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息管理操作時(shí)，涉及到的文件、電子郵件、USB存儲(chǔ)介質(zhì)需要進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)病毒及時(shí)隔離和刪除，避免病毒進(jìn)入計(jì)算機(jī)或者傳播。

2.2 提高計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)安全性

計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)安全性是高校電子人事檔案管理信息安全性的基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)自身的漏洞也可能為不法分子所利用，趁機(jī)進(jìn)入高校電子人事檔案管理系統(tǒng)，竊取隱私信息資料。現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)普遍存在安全漏洞，因此安全部門以及操作系統(tǒng)需要設(shè)置專用安全通道，為計(jì)算機(jī)提供升級(jí)、漏洞補(bǔ)丁、圍墻、程序修改等安全服務(wù)。檔案管理工作人員也要養(yǎng)成良好的安全習(xí)慣，安裝殺毒軟件和安全管理程序，定期殺毒，不登錄高風(fēng)險(xiǎn)網(wǎng)站，不隨意安裝簽名不明軟件，不隨便打開(kāi)匿名郵件，同時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查，電子人事檔案專機(jī)管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限管理系統(tǒng)，提高高校電子人事檔案信息安全性。

2.3 數(shù)據(jù)安全管理

電子人事檔案存儲(chǔ)密度高，和傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔相比，管理、檢索更加方便，但是二者之間只是存儲(chǔ)形式、管理使用方式的差別，安全管理工作有很多內(nèi)容都是相同的。電子人事檔案同樣需要進(jìn)行物理隔離，設(shè)置專人負(fù)責(zé)維護(hù)管理，同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行加密甚至硬件加密，并設(shè)置嚴(yán)密的用戶權(quán)限管理體系，訪客對(duì)開(kāi)放檔案數(shù)據(jù)只有讀取權(quán)限，防止篡改。電子檔案的備份更加方便，通過(guò)備份冗余管理，能夠有效避免物理破壞造成的數(shù)據(jù)丟失，重要電子人事檔案雙機(jī)備份，必要時(shí)同時(shí)設(shè)置紙質(zhì)檔案電子檔案，避免電子檔案丟失、篡改。

2.4 計(jì)算機(jī)病毒木馬防范

計(jì)算機(jī)病毒和木馬嚴(yán)重威脅著高校電子人事檔案的安全，可能會(huì)造成信息泄露、丟失，防范計(jì)算機(jī)病毒和木馬是電子人事檔案管理系統(tǒng)的重要工作內(nèi)容。防范計(jì)算機(jī)病毒和木馬，首先需要加強(qiáng)病毒的技術(shù)預(yù)防以及檢測(cè)工作，要求所有計(jì)算機(jī)都需要安裝殺毒軟件，運(yùn)行電子人事檔案管理系統(tǒng)，調(diào)用管理和查看答案信息時(shí)，需要掃描所有文件和電子郵件，及時(shí)清理病毒木馬，同時(shí)養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)使用習(xí)慣，減少病毒木馬接觸機(jī)會(huì)。

3 結(jié)語(yǔ)

電子人事檔案管理系統(tǒng)在高校人事檔案管理工作中的應(yīng)用顯著提升了高校人事檔案管理和人事檔案資源利用水平，但是也帶來(lái)了一系列信息安全問(wèn)題，需要采取一系列措施有效解決，才能夠保證高校電子人事檔案信息安全。

參考文獻(xiàn)

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篇(3)

1.完善規(guī)章制度和管理手冊(cè)

人事檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，必須按照相關(guān)的規(guī)章制度來(lái)辦事，否則就會(huì)無(wú)章可循，無(wú)所適從。根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)資委關(guān)于檔案工作的新規(guī)范和新要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際工作和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，要進(jìn)一步健全人事檔案管理體系和工作責(zé)任制，規(guī)范業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，使人事檔案案卷的整理更加全面、科學(xué)、完整，為任用考察干部提供準(zhǔn)確、實(shí)用的信息。

2.加強(qiáng)建檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)

結(jié)合企業(yè)全面深化改革的實(shí)際，及時(shí)指導(dǎo)合并重組單位、職能調(diào)整單位和新成立單位開(kāi)展人事檔案業(yè)務(wù)，做好合并重組后被撤銷業(yè)務(wù)或單位的人事檔案處置工作。及時(shí)收集管理改革中新形成的人事檔案，對(duì)檔案材料認(rèn)真整理，進(jìn)行有效細(xì)致的鑒別，去偽存真、查缺補(bǔ)漏，確保材料齊全完整，手續(xù)完備。3.扎實(shí)做好人事檔案歸檔工作完善人事檔案歸檔范圍，做到確認(rèn)依據(jù)齊全、充分，使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況。做好人事檔案歸檔與檔案收集工作，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，保證人事檔案“應(yīng)歸盡歸”，減少重復(fù)歸檔和重復(fù)保存，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和共享利用，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

二、加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

1.進(jìn)一步完善人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用

做好人事檔案管理系統(tǒng)升級(jí)工作，熟練應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，提高應(yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理。以實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為目標(biāo)，落實(shí)“增量電子化”要求，保證電子檔案同步歸檔，做到收集齊全、命名科學(xué)、整理有序、元數(shù)據(jù)合理有效、格式規(guī)范、歸檔及時(shí)。

2.加快推進(jìn)人事檔案數(shù)字化、信息化

按照國(guó)家相關(guān)要求，加快“存量數(shù)字化”步伐，盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，使文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，加強(qiáng)審核力度，確保進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)符合要求。

3.開(kāi)展檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

做好人事檔案數(shù)字化成果的權(quán)限設(shè)定和掛接工作，搭建聲像檔案展現(xiàn)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的在線閱覽與網(wǎng)絡(luò)利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，以此推動(dòng)檔案服務(wù)方式的變革。

4.加大檔案安全保管力度

嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案保密管理相關(guān)規(guī)定，制定切實(shí)可行的安全預(yù)案，做好人事檔案保管與利用過(guò)程中的保密工作，確保檔案實(shí)體和信息安全。嚴(yán)格遵守人事檔案借閱審批程序和檔案管理系統(tǒng)檔案查閱權(quán)限，明確人事檔案利用的方式和方法。

三、推進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用工作

1.創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

要?jiǎng)?chuàng)新思維、善于謀劃，找準(zhǔn)結(jié)合點(diǎn)，主動(dòng)利用檔案資源服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展。積極提供人事檔案利用服務(wù)，為企業(yè)全面深化改革提供檔案信息資源保障；結(jié)合人事檔案利用需求，加強(qiáng)檔案信息分類管理，提供多樣化、個(gè)性化、常態(tài)化的檔案服務(wù)。

2.加強(qiáng)人事檔案文化產(chǎn)品開(kāi)發(fā)

對(duì)人事檔案中的內(nèi)容進(jìn)行篩選、提煉、加工、編撰，把人事檔案轉(zhuǎn)化為文化產(chǎn)品，推出一些有特色、有影響力的佳作。以檔案資料為主舉辦各種展覽、制作電視節(jié)目或音像制品等，使檔案從庫(kù)房中“走出來(lái)”，更精彩。

3.做好人事檔案的宣傳和研究工作

圍繞“國(guó)際檔案日”宣傳主題深入宣傳檔案工作服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展的作用和成果，提高全員檔案意識(shí)。深入宣傳人事檔案部門在服務(wù)改革發(fā)展中的新舉措、新成果和典型案例，把檔案變成現(xiàn)實(shí)的延伸、背景和參照。另外，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作重點(diǎn)難點(diǎn)和關(guān)鍵問(wèn)題的研究，及時(shí)總結(jié)好的做法和利用案例，引領(lǐng)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

四、落實(shí)相關(guān)保障措施

1.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

充分利用國(guó)家組織的專業(yè)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程教育等方式，制定培訓(xùn)規(guī)劃，優(yōu)化和豐富培訓(xùn)內(nèi)容，做好各類檔案人員的崗位培訓(xùn)，提高全員業(yè)務(wù)素質(zhì)。務(wù)必使檔案管理人員熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確鑒別、分類的內(nèi)容和歸檔的要求，更好地掌握科學(xué)管理人事檔案的方法和原則，以便提高工作效率和檔案質(zhì)量。

2.深入推進(jìn)檔案評(píng)價(jià)工作

企業(yè)人事部門要堅(jiān)持和完善檔案工作評(píng)價(jià)機(jī)制，定期抽檢人事檔案，評(píng)分排名，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題，要積極認(rèn)真及時(shí)地整改。以評(píng)價(jià)為抓手推動(dòng)各項(xiàng)管理要求的落實(shí)，提升檔案工作整體水平，使人事檔案工作更加科學(xué)實(shí)用，為人事資源管理工作提供幫助。

五、總結(jié)

篇(4)

企業(yè)人事檔案采用電子信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類資源的收集和共享，有利于強(qiáng)化企業(yè)各部門之間、企業(yè)之間的聯(lián)系與合作，全面提高企業(yè)人事檔案的使用效率和使用價(jià)值，幫助企業(yè)更好地完成工作。企業(yè)在增添新人檔案的時(shí)候，利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和電子信息系統(tǒng)，可以減少新人資料的搜索時(shí)間，方面快捷，節(jié)省時(shí)間，同時(shí)保證人員檔案的有效性和真實(shí)性。企業(yè)人事檔案實(shí)施電子信息化管理以后，可有效減少信息的傳輸環(huán)節(jié)，減少紙質(zhì)檔案的使用效率，節(jié)約環(huán)保的同時(shí)還可以保證檔案資料的完整性，在使用過(guò)程中僅需要使用U盤等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行查看。此外，人事檔案實(shí)施信息化管理大大增加了企業(yè)的信息存儲(chǔ)量，提高了企業(yè)人事檔案管理速度。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)實(shí)施人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點(diǎn)必要性。

1.1企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求

如今，辦公自動(dòng)化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應(yīng)用的過(guò)程中大部分?jǐn)?shù)據(jù)的使用都是用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的。這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實(shí)現(xiàn)信息化、無(wú)紙化，只有全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化才能適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護(hù)原始檔案

傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財(cái)力。但是實(shí)施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計(jì)算機(jī)代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節(jié)約了管理時(shí)間，有效減少了檔案的翻查工作，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)空間是無(wú)限制的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息，這對(duì)保護(hù)企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間。

1.3完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求

通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來(lái)完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)可以節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，有效降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，進(jìn)而可以促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)越的服務(wù)。

2企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國(guó)雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實(shí)施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業(yè)未能全面開(kāi)展檔案的信息化管理工作。很多小型企業(yè)的設(shè)備不足，辦公硬件跟不上，導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)，而且存放設(shè)備簡(jiǎn)陋，沒(méi)有嚴(yán)格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴(yán)重危及一些重要檔案信息的安全性。同時(shí)檔案管理工作人員不具備專業(yè)技能，對(duì)人事檔案管理沒(méi)有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業(yè)技能，但是其綜合素質(zhì)較低，無(wú)法科學(xué)管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識(shí)淡薄

很多人認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展沒(méi)有作用，其實(shí)不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時(shí)還可以幫助企業(yè)儲(chǔ)備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時(shí)整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問(wèn)題，更沒(méi)有人才儲(chǔ)備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)，資料填寫隨意性很強(qiáng)，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實(shí)不然，企業(yè)人事檔案管理對(duì)提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對(duì)此崗位只安排了一些“關(guān)系戶”，或者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的人員進(jìn)行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業(yè)檔案管理人員，根本沒(méi)有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)，僅僅對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理，根本沒(méi)有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用。

2.4信息化管理技術(shù)更新較慢

目前，我國(guó)部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒(méi)有根據(jù)發(fā)展需求對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢(shì)，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進(jìn)行管理、維護(hù)和更新，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。然而我國(guó)的部分企業(yè)雖然引進(jìn)了電子檔案管理，卻嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案的管理與維護(hù)，導(dǎo)致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質(zhì)有限

企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進(jìn)行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的，根本沒(méi)有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，也沒(méi)有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)未能對(duì)檔案管理工作人員給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。然而全新的電子信息化管理對(duì)檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。

3企業(yè)人事檔案如何實(shí)施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)

要想在人事檔案管理工作中運(yùn)用信息化管理，首先要建立一個(gè)完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對(duì)企業(yè)的每一個(gè)科室的檔案信息進(jìn)行整理分類，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對(duì)電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，保證檔案信息錄入的真實(shí)性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時(shí)效性，工作人員應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)修改。與此同時(shí)，企業(yè)還要做好對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)工作，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

人事檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過(guò)多，延緩了工作的進(jìn)展。這就要求企業(yè)加大對(duì)信息化改革的投入，增加工作人員，加快對(duì)紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對(duì)資料進(jìn)行整理和分類，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護(hù)為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)一體化，及進(jìn)行信息的遠(yuǎn)程運(yùn)輸和區(qū)域化共享。

3.3轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)

在企業(yè)人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對(duì)檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御工作；對(duì)重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進(jìn)行加密，以保障檔案信息的真實(shí)性，可以通過(guò)制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

企業(yè)積極引進(jìn)人事檔案電子信息化管理，這對(duì)該崗位提出了全新的要求，為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。

4結(jié)語(yǔ)

篇(5)

一、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善，管理的科學(xué)化、信息化程度不高

首先人事檔案保管的環(huán)境設(shè)備并不是非常健全完善，將普通的辦公室作為檔案的庫(kù)房，導(dǎo)致庫(kù)房的溫度濕度無(wú)法得到適宜的控制，庫(kù)房的門窗一般都是普通門窗，封閉效果不高，非常容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被人破壞。另外人事檔案保管現(xiàn)代化設(shè)施并不是非常完善。目前，有的單位并未引入電子化的人事檔案管理系統(tǒng)，檔案的材料還是限制在紙質(zhì)的檔案的保管上，所以導(dǎo)致人事檔案管理工作效率低，科學(xué)化水平不高。

（二）檔案管理工作隊(duì)伍不穩(wěn)定

人事管理隊(duì)伍穩(wěn)固程度受到領(lǐng)導(dǎo)是否重視所決定，企業(yè)一般來(lái)講對(duì)人事檔案管理工作的態(tài)度就是用時(shí)關(guān)注，不用就忽略，無(wú)法獲得真正意義上的關(guān)注，造成非常多管理工作者積極性降低，對(duì)檔案管理工作不單單是保管，并未使用創(chuàng)新的眼光來(lái)將工作質(zhì)量和效率提升，最終將檔案管理直接變成了材料保管工作。

（三）人事檔案管理手段落后，管理水平低

目前，雖然單位開(kāi)始在工作當(dāng)中使用電子化的人事檔案管理系統(tǒng)。可是實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，有的職員對(duì)使用電腦還是約束在錄入信息當(dāng)中，進(jìn)行檢索查閱檔案信息的同時(shí)，還是依靠人力手工操作進(jìn)行，還未充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用，就促使人事檔案管理方法比目前的現(xiàn)代化落后。

（四）管理缺乏規(guī)范化

伴隨著不斷完善的人力資源管理制度，人事管理當(dāng)中不斷的將改革進(jìn)行發(fā)展，可是在一些小地方，人事檔案管理工作還并不是非常規(guī)范。員工入職離職的步驟上，并未獲得良好的銜接。人事檔案管理部門并未充分的進(jìn)行關(guān)注，造成檔案丟失情況出現(xiàn)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響中，人事服務(wù)成為潮流，受到多個(gè)單位的認(rèn)同。可是有的單位并沒(méi)有人力資源管理部門和檔案管理機(jī)構(gòu)，造成單位將員工的人事檔案放在人事服務(wù)中心。同時(shí)人事中心只是將檔案進(jìn)行保管，員工工作表現(xiàn)和績(jī)效考核沒(méi)有及時(shí)記錄到檔案當(dāng)中，這樣的人事檔案將不會(huì)全面的展現(xiàn)在勞動(dòng)者基本情況。不規(guī)范的人事檔案存儲(chǔ)模式將不會(huì)發(fā)揮人力資源管理的關(guān)鍵作用。

二、加強(qiáng)人事檔案的管理工作的措施

（一）完善檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案管理的安全性

建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施從兩個(gè)方面著手。首先將環(huán)境設(shè)施健全完善，利用人事檔案管理部門投入人力物力財(cái)力，將工作環(huán)境改善，將防火、防潮、防盜功能齊全的專門的庫(kù)房建立起來(lái)，更好的將檔案管理的安全提升。其次，將先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)施積極的引入。利用資金投入帶來(lái)現(xiàn)代化的人事檔案管理工作所需要的設(shè)備，將傳統(tǒng)依靠人力收集操作、查閱檔案的情況改變，將檔案管理工作變成了促進(jìn)單位進(jìn)步的重點(diǎn)因素。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才

現(xiàn)代化高素質(zhì)的管理人才是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理不可缺少的因素。所以，將聘用現(xiàn)代化管理人才歸入到單位招聘計(jì)劃當(dāng)中。高素質(zhì)的人事檔案管理人才要具有計(jì)算機(jī)的知識(shí)，將熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)具備強(qiáng)大的業(yè)務(wù)水平和豐富的專業(yè)理論知識(shí)。電子計(jì)算機(jī)根據(jù)自身的高速運(yùn)算和數(shù)據(jù)處理能力，為檔案工作者帶來(lái)科學(xué)的管理方式和檢索技術(shù)。

為了可以提升企業(yè)檔案管理水準(zhǔn)，需要將人事檔案管理工作人員的綜合水平和能力提高。單位需要定期為人事檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)或者開(kāi)展研討會(huì)，對(duì)新上任的工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)工作。指導(dǎo)人事檔案管理工作者積極的參與到專業(yè)的培訓(xùn)當(dāng)中，更好的將自身的專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平提升。將人事檔案管理工作人員的再教育工作做好，將更好的提升人事檔案管理工作人員的工作積極性。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

21世紀(jì)是一個(gè)信息化的時(shí)代，人事檔案管理工作當(dāng)中廣泛的使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)。不但能夠?qū)⑷耸聶n案資料的錄入速度提升，還可以為人事檔案整理查閱帶來(lái)方便，將人事檔案管理工作的便利程度充分滿足，將存儲(chǔ)空間節(jié)約下來(lái)，防止因?yàn)榧堎|(zhì)檔案而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案丟失損壞，確保檔案管理安全，同時(shí)方便了檔案的翻閱，利用信息化的人事檔案管理幫助完善人事檔案管理系統(tǒng)。第一將人事檔案管理信息化數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)，將人事檔案的利用率提升，將延長(zhǎng)檔案資源的壽命，降低出現(xiàn)的損失。第二，數(shù)據(jù)化的人事檔案工作將傳閱工作變得更加便捷，將實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、信息、資源化水平。

（四）規(guī)范管理制度

將人事檔案規(guī)范化管理工作做好，第一步要將先進(jìn)的思想意識(shí)確定好，將人事檔案管理觀念和方式全面掌握，促使人事檔案管理更加信息化向前發(fā)展，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的人事檔案管理步驟方式。人事檔案服務(wù)當(dāng)中，要和用人單位密切聯(lián)系溝通，將工作人員的表現(xiàn)情況及時(shí)記錄，將員工的人事檔案完善。這樣將人事檔案規(guī)范化管理保證人力資源可持續(xù)發(fā)展進(jìn)步。

篇(6)

1 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.1人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

目前醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過(guò)去時(shí)的記錄、不具公共性和共享性、不能動(dòng)態(tài)反映個(gè)人信用狀況等缺陷。傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達(dá)的今天，變的難以適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公快速、便捷的要求：第一，查詢效率低，當(dāng)前的人事檔案中有相當(dāng)材料如各級(jí)表彰、外出進(jìn)修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問(wèn)題時(shí)，工作量大，勞動(dòng)強(qiáng)度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門和庫(kù)房之間，有的人事檔案材料上百頁(yè)，為了防止丟失，查閱前后都要核對(duì)頁(yè)碼、內(nèi)容。第二，檔案安全性難以保證。由于直接對(duì)原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對(duì)原件的毀壞、涂改，要派專人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒(méi)有備份也無(wú)從查對(duì)，將承擔(dān)不必要的損失。第三，歸檔困難。由于資料的變動(dòng)（增加或更新），如年度考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時(shí)查詢的情況時(shí)有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯(cuò)誤。一旦出現(xiàn)此類問(wèn)題，就有可能將上千卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。第四，管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時(shí)只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無(wú)法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對(duì)檔案出、入庫(kù)記錄和檔案變動(dòng)的管理系統(tǒng)。

1.2檔案信息電子化管理存在的問(wèn)題

檔案信息電子化雖然能使檔案部門能夠更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和提高工作效率，檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認(rèn)識(shí)檔案信息電子化好處的同時(shí)，我們也應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到，檔案部門面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)：

1.2.1原始性及真實(shí)性的問(wèn)題。

電子文件的原始性及真實(shí)性的問(wèn)題集中在以下幾方面：(1)電子文件可以被原樣復(fù)制，也可以被改動(dòng)后而不留痕跡。(2)電子文件的真實(shí)性保證是伴隨其生命始終的不間斷過(guò)程。(3)電子文件與載體相分離，使其信息的原始性和內(nèi)容的真實(shí)性的衡量標(biāo)準(zhǔn)帶有相對(duì)性。隨著側(cè)重點(diǎn)不同、技術(shù)基礎(chǔ)不同，使不同部門對(duì)電子文件的真實(shí)性認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)了不同的定位情況，從而使對(duì)真實(shí)性的確認(rèn)帶有相對(duì)性。

1.2.2通用性問(wèn)題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來(lái)源和主要記錄方式，人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應(yīng)是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項(xiàng)工作雖然不能等同替代，但很多具體項(xiàng)目是重復(fù)的。在現(xiàn)代人事管理模式中，無(wú)論是各級(jí)組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對(duì)分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級(jí)各部門開(kāi)發(fā)的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側(cè)重點(diǎn)各不相同，信息轉(zhuǎn)換或共享又有困難。 會(huì)造成人事信息失實(shí)，影響人事工作的正常開(kāi)展。另一方面，檔案管理系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)來(lái)源于人事檔案，而且一般采用隨時(shí)維護(hù)的形式，在材料歸檔的同時(shí)就要更新信息，具有真實(shí)性、權(quán)威性。但由于多數(shù)單位已有了人事信息系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)中的人事信息往往不被重視，利用率低。檔案工作公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)需有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如果各個(gè)檔案部門各自為政依照自己的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)平臺(tái)，如財(cái)務(wù)部門工資軟件與人力資源信息管理軟件不同，不僅浪費(fèi)大量的資金重復(fù)建設(shè)不兼容的平臺(tái)，也為醫(yī)院將來(lái)整合各科室檔案信息資源帶來(lái)的困難，得不償失，所以盡快由上而下制定一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)顯得至關(guān)重要。從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，以后各部門之間進(jìn)行信息共享或聯(lián)合開(kāi)發(fā)，就很可能由于數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的差異帶來(lái)不兼容的問(wèn)題。

1.2.3憑證價(jià)值問(wèn)題。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對(duì)其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據(jù)。

2 開(kāi)展人事檔案的電子化管理工作的必要性

2.1新時(shí)期人事工作的迫切需要

進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，運(yùn)用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期人事工作，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這是新時(shí)期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發(fā)展的趨勢(shì)和必然要求。只有進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。

2.2已具備了物質(zhì)條件設(shè)施

現(xiàn)在各大醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)已基本上實(shí)現(xiàn)了寬帶化，絕大部分都實(shí)現(xiàn)了電腦化辦公。這為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息電子化管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。而電子檔案的軟件技術(shù)及相關(guān)管理辦法的研究不斷深入，也為人事檔案信息電子化管理提供了技術(shù)上的保障。在現(xiàn)有的設(shè)備基礎(chǔ)上增設(shè)相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)、管理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件及相應(yīng)的設(shè)備，即可實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理。

2.3人事信息規(guī)范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，重復(fù)勞動(dòng)多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息系統(tǒng)流程不科學(xué)。要改變這種狀況，就需要用現(xiàn)代化工具管理干部信息，不斷提高信息的規(guī)范程度與利用率。

2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應(yīng)不斷提高科學(xué)管理水平。這就要求我們?nèi)シe極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段與方式來(lái)管理人事檔案，更好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的作用，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。

3 進(jìn)一步規(guī)范人事檔案的電子化管理

3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化

是實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)管理的合理模式，要推動(dòng)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上，可將檔案管理與人信息這兩類系統(tǒng)合二為一，開(kāi)發(fā)推廣全國(guó)統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開(kāi)發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，又可保證信息的準(zhǔn)確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。

3.2強(qiáng)化制度化建設(shè)規(guī)范人事信息管理

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。加上檔案工作人員計(jì)算機(jī)水平有限，如不及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生問(wèn)題數(shù)據(jù)難以恢復(fù)，損失很大。同時(shí)，計(jì)算機(jī)管理帶來(lái)了信息維護(hù)、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問(wèn)題。如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔，更要面臨系統(tǒng)安全的巨大挑戰(zhàn)。檔案工作是一項(xiàng)保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問(wèn)題。規(guī)范操作程序，對(duì)保密等相關(guān)問(wèn)題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度，使檔案工作人員有據(jù)可依，最大限度地減少管理上的漏洞。

3.3提高檔案管理人員技術(shù)水平

由于缺乏有力的約束機(jī)制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理要求在較短時(shí)間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并在日常工作中及時(shí)信息維護(hù)，檔案管理人員的工作量明顯加大，計(jì)算機(jī)管理帶來(lái)的工作效率的相對(duì)提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。

3.4加強(qiáng)電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保電子文件真實(shí)、完整、有效，上級(jí)主管單位進(jìn)行電子文件歸檔管理的試點(diǎn)工作，及時(shí)總結(jié)、推廣經(jīng)驗(yàn)，引導(dǎo)、規(guī)范機(jī)關(guān)電子文件的歸檔工作。同時(shí)加強(qiáng)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案接收的研究，并根據(jù)工作實(shí)踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運(yùn)行環(huán)境要求高，要進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐度搿Ｍ瑫r(shí)，檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設(shè)備，并由專人管理。各單位可根據(jù)自己的實(shí)際視情而選用合適的信息化管理模式。

篇(7)

關(guān)鍵詞：縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)；人事檔案；信息化；管理

隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)水平的不斷提高，縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng)。縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理的信息化是十分必要的，有助于縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理和運(yùn)行減少成本、提高效率。

一、縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理信息化的作用

1、節(jié)約成本，提高效率

實(shí)施人事檔案管理信息化，既可以消除人工查閱、搬運(yùn)的不便，又可以避免人工抄寫可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤，即使出現(xiàn)錯(cuò)誤亦方便改正，把人事檔案管理人員從繁重的勞動(dòng)中解脫出來(lái)，同時(shí)保證了檔案材料的格式統(tǒng)一，整齊一致。

2、利于保存，安全有保障

實(shí)施人事檔案管理信息化非常有利于完整保存原始資料。除在創(chuàng)立原始數(shù)據(jù)庫(kù)之初需要利用檔案原件外，不需要或極少再查閱原件，這樣就不會(huì)造成檔案的缺損，利于檔案庫(kù)內(nèi)環(huán)境的穩(wěn)定，延長(zhǎng)了檔案材料的使用壽命，極大地保障了檔案的安全。

3、有效利用檔案信息

人事檔案是個(gè)人的書(shū)面反映。個(gè)人檔案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和發(fā)展方向，同時(shí)方便縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理者對(duì)縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員的情況有一個(gè)全面了解，有助于個(gè)人的進(jìn)一步發(fā)展。在考核評(píng)價(jià)中用真實(shí)信息說(shuō)話，所有人的情況都能一目了然，使考評(píng)工作公開(kāi)、公正、公平進(jìn)行。

4、促進(jìn)檔案管理人員提高業(yè)務(wù)水平

檔案利用是檔案管理的最終目的，檔案管理信息化對(duì)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了較高的要求。縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事科應(yīng)定期舉辦培訓(xùn)講座，提高管理人員的責(zé)任感，培養(yǎng)管理人員的電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的操作能力、檔案的管理能力以及對(duì)新技術(shù)的探求和學(xué)習(xí)能力。

二、縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

1、從根本上來(lái)講，縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案材料具有專業(yè)性、機(jī)密性、政治性三大特點(diǎn)，因此，人事檔案材料需要進(jìn)行單獨(dú)存放，而且要求有專人進(jìn)行保管。傳統(tǒng)的縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理模式比較落后，而且長(zhǎng)期以來(lái)縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)在人事檔案材料的存放和保管這一方面沒(méi)有給予足夠的重視，使人事檔案檔案基礎(chǔ)設(shè)施差，收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，而且查找不便，不但影響檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，還嚴(yán)重增加了很多工作量，使用計(jì)算機(jī)管理縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人事檔案就不同了，由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái)，節(jié)省時(shí)間，提高工作效益，對(duì)數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。

2、利用計(jì)算機(jī)管理縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長(zhǎng)了檔案的壽命。

3、利用計(jì)算機(jī)管理縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上，大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫(kù)房，增添大量的設(shè)備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲(chóng)蛀和鼠類的破壞。

三、縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理存在的問(wèn)題

1、管理手段相對(duì)落后

縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人事檔案管理完全人工操作，其查閱、調(diào)取、存放會(huì)耗費(fèi)大量人力物力，非常不便。人事科的人員往往很有限，在大規(guī)模招聘、縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員集體簽訂勞動(dòng)就業(yè)合同以及人事調(diào)動(dòng)方面，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和紕漏，而補(bǔ)救措施比較繁復(fù)，浪費(fèi)檔案持有者和管理者的時(shí)間和精力。

2、材料的完整性與安全性無(wú)法保證

人事檔案的材料歷來(lái)是紙質(zhì)的，即使要查閱一些很基礎(chǔ)的信息，也需從檔案保存庫(kù)中檢索、調(diào)取、審閱和轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，需要查閱的越多，期間翻閱檔案材料的次數(shù)越多，極容易造成檔案的老化、缺損、甚至丟失。而且由于管理人員頻繁進(jìn)出檔案室，直接導(dǎo)致檔案保存庫(kù)很難保證溫度、濕度的恒定。如果不注意進(jìn)出人員的衣服面料、隨身物品，稍有不慎甚至?xí)鸹馂?zāi)等重大災(zāi)難事件的發(fā)生。

3、檔案意識(shí)淡薄

現(xiàn)代社會(huì)，人才流動(dòng)加速，人檔一體、檔隨人走的格局被打破。實(shí)際工作中，人事檔案里的信息很難被縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理者快速有效獲取。隨著時(shí)間流逝，往往連工作人員本人也對(duì)自己檔案里的內(nèi)容感到印象模糊。因此，無(wú)論檔案管理者還是檔案的擁有者往往對(duì)檔案的重視程度不夠，認(rèn)為檔案并不能對(duì)實(shí)際工作起到作用。

4、人事科部分人員的業(yè)務(wù)水平較低

人事檔案管理需要高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，而縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)一般對(duì)醫(yī)務(wù)工作者的專業(yè)素養(yǎng)比較重視，卻往往忽視了對(duì)人事科人事檔案管理隊(duì)伍的技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)水平提高以及責(zé)任感、使命感的培養(yǎng)，造成業(yè)務(wù)能力的不足。同時(shí)，人事科人事檔案管理人員需要相對(duì)固定，頻繁的變動(dòng)也會(huì)造成業(yè)務(wù)處理能力下降。縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)是一個(gè)特殊的行業(yè)，對(duì)醫(yī)務(wù)工作者的思想品德、專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力等方面具有很高的要求。縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)在選拔學(xué)科帶頭人、技術(shù)骨干等人才的時(shí)候，會(huì)更看重該同志的專業(yè)技術(shù)能力及學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的專長(zhǎng)，在相關(guān)學(xué)術(shù)領(lǐng)域產(chǎn)生了什么樣的影響。而我們現(xiàn)在的檔案最大的弊端恰恰就是干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。這就要求人事檔案管理人員掌握文件精神，積極準(zhǔn)確收集歸檔材料并正確歸類，使個(gè)人檔案內(nèi)容更加充實(shí)，有血有肉。

四、縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案信息化的實(shí)施

1、充分利用縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理系統(tǒng)：由于檔案管理人員人數(shù)、人力有限，縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)可充分利用縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，按照人事檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進(jìn)充分發(fā)揮縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案的作用。

2、縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員個(gè)人信息管理：以科室為單位，將縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員的個(gè)人科技檔案信息輸入縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類人事檔案，如人員的基本信息、各年度考核、各項(xiàng)專業(yè)技術(shù)職稱及個(gè)人的科研教學(xué)信息等。

3、縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案信息化的基本數(shù)據(jù)建設(shè)

人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。因此，首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)管理縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案。可以實(shí)現(xiàn)縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。在此我做了如下幾個(gè)步驟：

（1）建立縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)。包括縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)職工姓名、性別、出生年月、學(xué)歷、畢業(yè)學(xué)校、入黨團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間、職務(wù)與任命時(shí)間、職稱評(píng)定與聘任時(shí)間、工資、年度考核、公積金、養(yǎng)老保險(xiǎn)等各項(xiàng)信息。

（2）建立縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案材料接收數(shù)據(jù)庫(kù)。建立聯(lián)系、送交、催要、登記制度，將接收來(lái)的材料名稱、時(shí)間、姓名、送交人、接收人等項(xiàng)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。使人事檔案材料接收管理工作規(guī)范、有序。

（3）建立縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)職工工資數(shù)據(jù)庫(kù)。可以把職工的績(jī)效考核成績(jī)與工資互相關(guān)聯(lián)。

（4）建立縣級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。將醫(yī)務(wù)人員按職稱歸類。錄入人員姓名、檔案編號(hào)、檔案柜號(hào)等，查找人員檔案時(shí)只須打開(kāi)計(jì)算機(jī)”查找功能，輸入某個(gè)人的姓名即可知道該職工的人事檔案編號(hào)及存放的檔案柜。

（5）建立職務(wù)任免數(shù)據(jù)庫(kù)。包括職能科室主任、科長(zhǎng)職務(wù)任免審批表和科主任、護(hù)士長(zhǎng)聘任表等。如果要查找一個(gè)人哪一年擔(dān)任某職務(wù)，輸入該人的姓名，打開(kāi)該職工職務(wù)變動(dòng)登記表總目錄，那么該職工的基本情況便一目了然。

（6）建立其它檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。將人事檔案接收登記表、轉(zhuǎn)遞登記表、查（借）閱登記表、政審證明材料登記表均錄入計(jì)算機(jī)管理.把部分紙質(zhì)文件和圖片制成電子文件。逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和數(shù)據(jù)交換。實(shí)現(xiàn)資源共享。