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時(shí)間:2023-08-15 16:53:19
序論:寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相,好投稿為您帶來(lái)了七篇對(duì)檔案管理的建議范文,愿它們成為您寫作過(guò)程中的靈感催化劑,助力您的創(chuàng)作。
關(guān)鍵詞:水電;工程檔案;管理
作者簡(jiǎn)介:張偉(1978-),男,甘肅靜寧人,華能碌曲水電開發(fā)有限公司,館員,工程師。(甘肅?碌曲?747200)王景龍(1972-),男,甘肅永靖人,華能文縣水電開發(fā)有限公司,工程師。(甘肅?文縣?746400)
中圖分類號(hào):G27?????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A?????文章編號(hào):1007-0079(2012)21-0122-02
我國(guó)水電資源豐富,理論蘊(yùn)藏量居世界首位。近年來(lái),水電開發(fā)迅猛,2010年8月,全國(guó)投產(chǎn)裝機(jī)容量超過(guò)了2億kW。隨著水電項(xiàng)目投資的加快,對(duì)水電項(xiàng)目工程檔案的科學(xué)、規(guī)范管理也需要及時(shí)跟進(jìn)。水電工程檔案作為基本建設(shè)工程檔案的重要組成,是企業(yè)檔案的工作主要內(nèi)容,是工程管理的重要部分。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)[1]做好水電工程檔案,實(shí)現(xiàn)檔案能夠?qū)λ婍?xiàng)目真實(shí)有效記載,不僅是檔案服務(wù)于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期、規(guī)避諸多風(fēng)險(xiǎn)的要求,也是工程投產(chǎn)后安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、維護(hù)各方權(quán)益的需要,更是積累社會(huì)發(fā)展成果財(cái)富的需要。
一、工程檔案的概念及水電項(xiàng)目工程檔案的特點(diǎn)
工程檔案是指建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)及項(xiàng)目后評(píng)價(jià)整個(gè)活動(dòng)過(guò)程中形成的,具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實(shí)歷史記錄,又稱基建工程檔案或項(xiàng)目檔案。
水電項(xiàng)目工程檔案是基建工程檔案的重要構(gòu)成和分支,除具有工程檔案的一般特性外,因其工程建設(shè)的長(zhǎng)周期性、嚴(yán)格的建設(shè)程序性、多學(xué)科跨專業(yè)性,決定了水電工程檔案內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大等特性,具有綜合性強(qiáng)、形成周期差異大、形成時(shí)機(jī)性強(qiáng)、文書與科技檔案相互滲透等特點(diǎn)。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位,是水電項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容,也是水電項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前必須完成的單項(xiàng)驗(yàn)收工作之一。
二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內(nèi)容
水電項(xiàng)目工程檔案基本上分為項(xiàng)目專項(xiàng)評(píng)價(jià)檔案、設(shè)計(jì)成果檔案、招標(biāo)投標(biāo)及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設(shè)備儀器檔案、工程財(cái)務(wù)檔案、往來(lái)文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構(gòu)成內(nèi)容是管好水電工程檔案的前提。
1.項(xiàng)目專項(xiàng)評(píng)價(jià)檔案
按照國(guó)家有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目管理規(guī)定,項(xiàng)目前期和后期主要進(jìn)行環(huán)保、水保、工業(yè)衛(wèi)生、消防、地質(zhì)災(zāi)害、占?jí)旱V藏、并網(wǎng)審查、取水、地震、安全評(píng)估及部分項(xiàng)目竣工單項(xiàng)驗(yàn)收,按照項(xiàng)目屬地原則逐級(jí)上報(bào)和下批文件。上述專項(xiàng)報(bào)告和審批文件是項(xiàng)目合法性資料,須完整歸檔。
2.設(shè)計(jì)成果檔案
項(xiàng)目總體規(guī)劃、項(xiàng)目建議書、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)報(bào)告及按項(xiàng)目規(guī)模審批權(quán)限的報(bào)批文件;施工圖、設(shè)計(jì)變更、專業(yè)模型試驗(yàn)、地質(zhì)、地形和地貌測(cè)繪報(bào)告等設(shè)計(jì)基礎(chǔ)成果資料。
3.招投標(biāo)、合同檔案
招投標(biāo)檔案是對(duì)從招標(biāo)公告開始到中標(biāo)通知發(fā)出整個(gè)招標(biāo)活動(dòng)過(guò)程的反映,主要由招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、招評(píng)標(biāo)組織機(jī)構(gòu)、評(píng)標(biāo)辦法、會(huì)議制度、會(huì)議記錄、澄清函、評(píng)標(biāo)報(bào)告等組成。按照規(guī)定,投標(biāo)文件一般只歸檔已中標(biāo)單位的投標(biāo)文件,對(duì)于未中標(biāo)者的投標(biāo)文件在項(xiàng)目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標(biāo)過(guò)程,應(yīng)將未中標(biāo)單位的投標(biāo)報(bào)價(jià)附于開標(biāo)記錄后進(jìn)行永久歸檔。
合同檔案包括合同會(huì)簽單、談判紀(jì)要,補(bǔ)充協(xié)議及合同變更文件。非法人代表簽署的,必須出具法定代表人委托授權(quán)書。
4.移民征地檔案
移民征地檔案主要有移民規(guī)劃、勘測(cè)、勘驗(yàn)報(bào)告、報(bào)批文件、土地丈量、公告、合同協(xié)議、補(bǔ)償費(fèi)發(fā)放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協(xié)議、補(bǔ)償費(fèi)發(fā)放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”,并按省、縣、鄉(xiāng)、村、社行政機(jī)構(gòu)分別造冊(cè),三者應(yīng)相互對(duì)應(yīng),形成有效閉環(huán),便于檔案檢索利用。
移民檔案記錄了移民工作的全過(guò)程,是移民工作驗(yàn)收的基礎(chǔ)和憑據(jù)[3],是水電工程檔案管理的難點(diǎn)。
5.建筑安裝工程檔案
建筑安裝工程是水電工程檔案的重點(diǎn),直接反映工程質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)、安全、監(jiān)理、階段驗(yàn)收、竣工圖等內(nèi)容。
(1)質(zhì)量管理文件。工程質(zhì)量文件是基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的主體,案卷數(shù)量約占項(xiàng)目檔案的80%左右,歸檔需經(jīng)施工、質(zhì)量監(jiān)督、監(jiān)理三方對(duì)文件齊全、完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行會(huì)審。主要有三部分:
基礎(chǔ)部分——質(zhì)量控制體系建設(shè),包括技術(shù)負(fù)責(zé)人、三檢人員名單及資質(zhì)的質(zhì)量控制機(jī)構(gòu);測(cè)量成果;施工技術(shù)要求;施工組織設(shè)計(jì)、施工方案及其監(jiān)理人批復(fù)等資料。
原材料、建筑成果檢測(cè)檢驗(yàn)——原材料(構(gòu)配件)進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)(包括出廠試驗(yàn)報(bào)告、合格證,工地復(fù)檢材料并報(bào)監(jiān)理人審批后使用)、成品(半成品)現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)檢驗(yàn)及其橫向檢驗(yàn);取芯試驗(yàn)報(bào)告。
過(guò)程控制部分——分項(xiàng)質(zhì)量驗(yàn)收、單元工程、分部工程、單位工程、單項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定,單位(單項(xiàng))工程移交申請(qǐng)及鑒定書。分項(xiàng)驗(yàn)收是質(zhì)量控制最底層環(huán)節(jié),以土建砼工程為例,主要由基礎(chǔ)面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水(伸縮縫、埋件)、混凝土澆筑等工序組成。過(guò)程控制資料按照從高到低的層次順序關(guān)系依次為:過(guò)程控制資料—單項(xiàng)工程評(píng)定資料—單位工程評(píng)定資料—分部工程評(píng)定資料—分項(xiàng)工程評(píng)定資料。
(2)進(jìn)度控制文件。項(xiàng)目開工申請(qǐng)及開工令、依據(jù)合同文件編制的總進(jìn)度計(jì)劃、階段進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度分析資料及計(jì)劃調(diào)整資料,計(jì)劃在執(zhí)行過(guò)程中的專題會(huì)議紀(jì)要。以上資料均需監(jiān)理人審查批準(zhǔn)。
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信息化技術(shù)的發(fā)展,對(duì)各行各業(yè)都帶來(lái)了一定的沖擊,當(dāng)然,對(duì)于房產(chǎn)檔案管理也是如此。信息技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用,給傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理帶來(lái)挑戰(zhàn)的同時(shí),也給房產(chǎn)檔案的管理帶來(lái)了重大影響。
1.1促進(jìn)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變
隨著信息技術(shù)理念日益深入人心,人們對(duì)于信息技術(shù)的依賴度也越來(lái)越高,如今,信息技術(shù)改變了我們的生活、工作和學(xué)習(xí)方式,人類的活動(dòng)已經(jīng)無(wú)法離開信息技術(shù)。信息技術(shù)對(duì)房產(chǎn)檔案管理造成了重要影響,促使房產(chǎn)檔案管理者轉(zhuǎn)變?cè)瓉?lái)的管理理念,加大信息化投入力度,向著信息化方向發(fā)展。
1.2促進(jìn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變
房產(chǎn)檔案以紙質(zhì)檔案為主,管理過(guò)程中存在一些問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用,要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化。電子檔案的檔案資源進(jìn)入信息網(wǎng)絡(luò),可以進(jìn)行資源共享;對(duì)于檔案中保存的錄音、錄像檔案,也可以采用轉(zhuǎn)錄卡設(shè)備,轉(zhuǎn)錄成數(shù)字文件,存入計(jì)算機(jī)中;對(duì)于檔案中的照片、圖片檔案,可以采用掃描儀進(jìn)行掃描,將掃描的內(nèi)容儲(chǔ)存在電腦里,紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展,使用、管理起來(lái)更加便捷,促進(jìn)了檔案管理工作的順利開展。
1.3實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是信息時(shí)代的最好體現(xiàn),它的應(yīng)用,使原來(lái)的存儲(chǔ)信息的方式發(fā)生了深刻的變化。使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),人們可以不受任何時(shí)限進(jìn)行溝通、交流,辦公中使用互聯(lián)網(wǎng),大大提高了工作效率;在房產(chǎn)檔案管理工作中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng),進(jìn)行檔案信息的交換。近年來(lái),隨著電子政務(wù)的推廣、電子文件的普及,可以利用網(wǎng)絡(luò),對(duì)房產(chǎn)電子檔案的信息進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管及使用等;把計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合,促進(jìn)檔案管理信息的豐富,提高了采集信息的準(zhǔn)確度;建立數(shù)字檔案館,使房產(chǎn)檔案的管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。提高房產(chǎn)檔案管理的效率。
1.4促進(jìn)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)多元化
信息技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用,要求檔案管理人員掌握檔案專業(yè)知識(shí)的同時(shí),還要熟悉信息化建設(shè)。檔案現(xiàn)代化的管理,離不開通信技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)技術(shù),像多媒體、光盤存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)管理、信息安全管理等高新技術(shù)。房產(chǎn)檔案管理人員要想適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理的需求,就要不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù),不斷鞏固和發(fā)展自我,不斷提高自身綜合素質(zhì)。
1.5有利于檔案資源利用實(shí)現(xiàn)社會(huì)化
房產(chǎn)檔案管理的目的是讓人們更好的利用檔案資料,因此,要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。企業(yè)可以建立一個(gè)企業(yè)網(wǎng)站,專門管理檔案,利用技術(shù)、人才的優(yōu)勢(shì),開發(fā)可公開的檔案資源,使用者可以在網(wǎng)上直接查詢檔案目錄,查閱自己所需檔案內(nèi)容;也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)宣傳企業(yè)的檔案管理工作,開展信息咨詢服務(wù)。
2促進(jìn)房產(chǎn)信息化管理的建議
2.1建立房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)
為了促進(jìn)房產(chǎn)信息化管理,就要建立房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng),這個(gè)系統(tǒng)的建立是以滿足信息化需求為前提的。要應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)、超文本技術(shù)及元數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術(shù),開發(fā)出具有分析和決策功能的檔案管理系統(tǒng),支持瀏覽、存儲(chǔ)、檔案的收集、檢索、檢閱管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等,同時(shí)為使用者提供網(wǎng)上服務(wù),滿足房產(chǎn)檔案一體化管理的需要。
2.2加強(qiáng)安全管理
2.2.1確保電子檔案的安全
為了保證電子檔案歸檔的安全管理,就要與信息部門合作,對(duì)于各類文件如何歸檔做出規(guī)定,從信息技術(shù)管理著手,確保檔案的安全性。
2.2.2做好房產(chǎn)檔案的保密工作
在信息化的房產(chǎn)檔案管理過(guò)程中,要制定相關(guān)的保密制度,根據(jù)檔案的重要程度可分為絕密保護(hù)、機(jī)密保護(hù)及一般保護(hù)三種類型。
2.3注重各部門的協(xié)作
信息部門主要負(fù)責(zé)信息技術(shù)平臺(tái),提供相關(guān)的信息、技術(shù)支持;技術(shù)部門負(fù)責(zé)信息的收集、開發(fā);房產(chǎn)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案的整理、歸檔。要想實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的一體化,就要理順這三個(gè)部門之間的協(xié)作關(guān)系,檔案的管理要與企業(yè)的整體流程相統(tǒng)一,打破傳統(tǒng)檔案管理的界限,實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理。
2.4掌握現(xiàn)代信息技術(shù)
房產(chǎn)檔案管理工作要跟上時(shí)代的步伐,充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段,加大信息技術(shù)設(shè)備的投入。同時(shí),檔案管理的工作人員,要不斷學(xué)習(xí),調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu),掌握扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)、了解相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí),同時(shí)還要學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù),以滿足檔案管理工作的需求。
3結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞:中等職業(yè)學(xué)校 檔案管理 若干思考
中圖分類號(hào):G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:C DOI:10.3969/j.issn.1672-8181.2013.22.058
檔案記錄了一所學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)進(jìn)展,是學(xué)校歷史發(fā)展的真實(shí)體現(xiàn)。中等職業(yè)學(xué)校是在高中教育階段進(jìn)行的職業(yè)教育,也包括部分高中后職業(yè)培訓(xùn),目前是我國(guó)職業(yè)教育的主體。加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校檔案工作的管理,對(duì)提高我國(guó)學(xué)校管理工作效率具有極為重要的意義。本文將對(duì)目前中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作提出幾點(diǎn)思考,希望引起廣大教育機(jī)構(gòu)的關(guān)注。
1 中等職業(yè)學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題
中等職業(yè)教育作為我國(guó)教育體系中一個(gè)很重要的組成部分,應(yīng)緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐,順應(yīng)國(guó)家教育管理的基本理念。而做好檔案管理工作是目前中等職業(yè)學(xué)校管理很重要的一個(gè)部分。但由于很多人并沒能意識(shí)到這一點(diǎn),導(dǎo)致中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。從原因上分析,其主要原因是現(xiàn)階段我國(guó)教育機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,這些認(rèn)識(shí)上的不夠主要體現(xiàn)在三個(gè)方面:
1.1 對(duì)中等職業(yè)學(xué)校在現(xiàn)今教育行業(yè)的地位認(rèn)識(shí)不夠
經(jīng)調(diào)查研究顯示:中等職業(yè)學(xué)校的師資條件有限,教師自我認(rèn)同明顯低于普高教師,進(jìn)而影響到中職學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量,由此產(chǎn)生的一系列連鎖反應(yīng)會(huì)直接導(dǎo)致社會(huì)對(duì)中等職業(yè)學(xué)校地位的認(rèn)識(shí)存在偏差。
1.2 對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠
檔案管理是對(duì)教育機(jī)構(gòu)信息統(tǒng)計(jì)的一個(gè)渠道,也是反映學(xué)校人員構(gòu)成特點(diǎn)一個(gè)標(biāo)牌。但是,很多教育者在這方面的認(rèn)識(shí)并不全面。他們一味的認(rèn)為教育機(jī)構(gòu)的實(shí)質(zhì)是學(xué)習(xí),只要學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)好,能學(xué)到基本的技能就行,至于教育者采取怎樣的教育方式,后勤管理人員如何來(lái)管理整個(gè)機(jī)構(gòu)都只是學(xué)習(xí)以外的附加值。
1.3 管理理念跟不上時(shí)代更替的步伐
現(xiàn)在是一個(gè)電子信息管理的時(shí)代,很多領(lǐng)域都開始先后理解并接受這種先進(jìn)的管理理念,教育機(jī)構(gòu)作為所有文化資源的源頭,在這一點(diǎn)上卻并沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。在這個(gè)信息化日新月異的年代,很多中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作還停留在手動(dòng)層面。這一落后所導(dǎo)致的結(jié)果是檔案管理不善,并且還會(huì)直接導(dǎo)致檔案的被利用價(jià)值降低。
2 對(duì)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理問(wèn)題的幾點(diǎn)建議
以上提到的幾點(diǎn)問(wèn)題直接導(dǎo)致了現(xiàn)今中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的落后。那么針對(duì)這些問(wèn)題我們具體應(yīng)該采取哪些行動(dòng)呢?
2.1 擺正對(duì)中等職業(yè)學(xué)校地位的認(rèn)識(shí)
學(xué)校是教書育人的地方,任何一個(gè)教育機(jī)構(gòu)的存在都有其重要的價(jià)值。小學(xué)是我們每一個(gè)人成長(zhǎng)的起步線,初中是我們?cè)礁叩牡燃?jí)線,而中等職業(yè)學(xué)校是培養(yǎng)專業(yè)職業(yè)人員的重要平臺(tái)。它為社會(huì)輸送了不計(jì)其數(shù)的專業(yè)人才。高等學(xué)府有其教育頂尖科技人才的條件,其必定也承載了沉重的壓力。每個(gè)人選擇的路程不一樣,為社會(huì)做出的貢獻(xiàn)也不一樣,這其中的價(jià)值是等同的,所以我們不應(yīng)該以特殊的眼光看待這一切,要擺正對(duì)中等職業(yè)學(xué)校地位的認(rèn)識(shí)。
2.2 了解檔案管理的重要性
學(xué)校作為育人圣地,不止是我們學(xué)習(xí)知識(shí)與技能的場(chǎng)所,更是為這個(gè)社會(huì)提供能量與資源的場(chǎng)所,一個(gè)僅僅是局限于基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)與技能模仿的學(xué)校,其理念必定是落后的。檔案管理是對(duì)學(xué)校人員結(jié)構(gòu)的體現(xiàn),從其中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中能縱觀整個(gè)國(guó)內(nèi)教育機(jī)構(gòu)的狀況,是教育歷史的最好顯現(xiàn)。因此,學(xué)校作為教育基地應(yīng)該采取相關(guān)宣傳措施,強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性,積極做好管理工作。另外,檔案管理的實(shí)施人員更要意識(shí)到檔案管理的重要性并且加強(qiáng)對(duì)本職工作的責(zé)任感。
2.3 實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理
要讓檔案管理工作跟上時(shí)代管理的步伐,檔案管理工作的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。首先檔案管理的規(guī)范是基礎(chǔ),只有規(guī)范了檔案管理模式后,信息化才能在整個(gè)系統(tǒng)中產(chǎn)生規(guī)律的作用。其次,檔案信息的流通也是信息化管理的體現(xiàn),因此,必須做好檔案信息規(guī)范后的外傳機(jī)制,讓整個(gè)信息化管理融會(huì)貫通。這一切的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)是檔案管理人員計(jì)算機(jī)技能過(guò)硬,因此,加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作實(shí)踐能力同樣是勢(shì)在必行的。
總之,扭轉(zhuǎn)大家對(duì)中等職業(yè)學(xué)校的地位認(rèn)識(shí)是基礎(chǔ),其次,了解中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的重要性是基石,而最終負(fù)責(zé)全面執(zhí)行中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的管理人員的個(gè)人素養(yǎng)與全面發(fā)展是檔案管理工作前進(jìn)的頂梁柱。做好中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作,高效的為學(xué)校的教學(xué)科研等各項(xiàng)管理工作的建設(shè)和發(fā)展服務(wù),是學(xué)校檔案工作者義不容辭的職責(zé)。
3 結(jié)語(yǔ)
本文認(rèn)為,現(xiàn)階段存在的問(wèn)題包括,對(duì)中等職業(yè)學(xué)校在現(xiàn)今教育行業(yè)的地位認(rèn)識(shí)不夠;對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠,以及管理理念跟不上時(shí)代更替的步伐。對(duì)此的幾點(diǎn)建議:擺正對(duì)中等職業(yè)學(xué)校地位的認(rèn)識(shí);了解檔案管理的重要性,以及實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。
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隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,醫(yī)院越來(lái)越重視自身的管理,而醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要方面,能夠有效的促進(jìn)新任管理人員對(duì)于醫(yī)院發(fā)展歷程的了解,從而即時(shí)改進(jìn)現(xiàn)有管理中存在的漏洞,推進(jìn)醫(yī)院自身管理水平的有效提高。但是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理過(guò)程中仍然存在著一定的問(wèn)題,因而本文將從現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題出發(fā),具體分析有效促進(jìn)檔案管理模式改革的對(duì)策與建議,以期能為提高醫(yī)院檔案管理應(yīng)用水平提供思路。
一、現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題
首先由于醫(yī)院內(nèi)部部門繁多,不同部門之間均有自己的系統(tǒng)以及管理的方式,這就使得醫(yī)院不同部門之間的檔案信息管理模式不同,不同部門之間的檔案無(wú)法得到有效的共享。并且由于醫(yī)院相關(guān)建設(shè)資金投入的有限,在醫(yī)院建設(shè)之初很能將檔案管理室作為一個(gè)單獨(dú)的空間,這就使得檔案的存放空間不足,往往與閱覽室、辦公區(qū)有效的區(qū)分開來(lái),這也導(dǎo)致了之后檔案尋找以及分類管理的困難。
其次現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理還存在著檔案管理意識(shí)薄弱的現(xiàn)象。由于現(xiàn)階段醫(yī)院管理中的職能分工更加細(xì)化,科室之間的聯(lián)系并不緊密,并且由于相關(guān)的工作人員以及醫(yī)院的管理人員對(duì)于檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)程度不夠,未明白有效的利用檔案能夠快速有效的了解醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程,并從中找到醫(yī)院現(xiàn)階段管理中存在的問(wèn)題,為調(diào)整管理模式做好相應(yīng)的準(zhǔn)備[1]。
除此之外,現(xiàn)階段的檔案管理人員基本上是出于兼任的狀態(tài),不少醫(yī)院還沒有配有專門的檔案管理人員,這就使得檔案管理的專業(yè)化程度不高,并且有可能檔案管理人員不熟悉相關(guān)軟件,造成醫(yī)院檔案的信息化程度不高,從而給之后檔案的查詢以及尋找造成一定的影響。
二、促進(jìn)醫(yī)院檔案管理改革的建議
(一)加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化水平
現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院基本上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理,而醫(yī)院檔案管理中的數(shù)字化水平也在呈現(xiàn)上升趨勢(shì)。但是仍存在著檔案管理系統(tǒng)以及軟件較為落后的情況,因而在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中仍然需要根據(jù)時(shí)展的變化,不斷更新相應(yīng)的數(shù)字化管理系統(tǒng)以及相關(guān)的軟件,以求能夠最大程度的利用數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理的模式來(lái)促進(jìn)檔案管理水平的提升。[2]并且提高檔案管理的數(shù)字化水平還需要將檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)相整合,使得醫(yī)院內(nèi)部人員在獲取相應(yīng)的權(quán)限的基礎(chǔ)上有效的自主查詢相關(guān)的醫(yī)療檔案、病例以及相應(yīng)的榮譽(yù)獎(jiǎng)?wù)隆T跈n案管理數(shù)字化管理的過(guò)程中不僅包括對(duì)于醫(yī)院日常醫(yī)療服務(wù)的基本材料的數(shù)字化管理,還包括對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部人事檔案的數(shù)字化管理,既包括每位員工的相應(yīng)的簡(jiǎn)歷以相關(guān)的證書獎(jiǎng)勵(lì)等內(nèi)容,還包括每一次人動(dòng)的狀態(tài)。這樣不僅有助于檔案的提取,還能為人動(dòng)以及相應(yīng)的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)活動(dòng)提供有力的支撐依據(jù)。在這之上,還需要加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)交換過(guò)程中的安全性與保密性,避免相關(guān)資料外泄。在加強(qiáng)軟件設(shè)施的更新的基礎(chǔ)上還需要注重硬件設(shè)施的配備,選取合適的圖像處理以及掃描軟件有效的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案[3]。
(二)加強(qiáng)檔案專業(yè)管理人員的隊(duì)伍建設(shè)
檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及相關(guān)的檔案管理的技巧與理念會(huì)對(duì)檔案管理的效率產(chǎn)生極大的影響。[4]因而要想進(jìn)一步提高檔案管理的效率與水平,需要在招聘之初對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行一定的篩選,選取具有一定檔案管理經(jīng)驗(yàn)或者具有專門的檔案管理背景的人員來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。在日常的工作中也要適時(shí)的?_展相應(yīng)的檔案管理軟件操作方面的培訓(xùn),并引入先進(jìn)的檔案管理理念,進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)的提升,進(jìn)而有效的促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量,提高檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部管理中的地位。
1.人事檔案意識(shí)薄弱。我認(rèn)為企業(yè)人事檔案意識(shí)薄弱主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面,一是企業(yè)管理者對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視,一是員工個(gè)人的人事檔案意識(shí)不強(qiáng)。很多企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到人事檔案管理在企業(yè)管理中的重要作用,對(duì)該項(xiàng)工作持漠視態(tài)度,未投入足夠的時(shí)間、精力、人力來(lái)進(jìn)行必要的檔案記錄與更新工作,使人事檔案失去存在的意義。
2.檔案管理缺乏規(guī)范。在淡薄的人事檔案意識(shí)的影響下,檔案管理勢(shì)必缺乏必要的規(guī)范。從調(diào)查中我發(fā)現(xiàn),很多企業(yè)的人事檔案存在著內(nèi)容缺失、信息不完善的問(wèn)題,甚至還有員工真實(shí)情況與檔案記錄嚴(yán)重不符的情況。我看到很多企業(yè)的人事檔案在進(jìn)行信息記錄時(shí)只是簡(jiǎn)單地將姓名、年齡、文化程度、工作時(shí)間、工作經(jīng)歷等納入檔案當(dāng)中,員工的業(yè)務(wù)能力、品行操守、晉升歷程都缺乏及時(shí)的更新,動(dòng)態(tài)資料不完善,使人事檔案缺乏反應(yīng)員工真實(shí)情況的能力。人事檔案內(nèi)容的缺失是人事檔案管理失范的表現(xiàn),使斷檔現(xiàn)象屢見不鮮。
3.管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低。企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不足,直接影響到檔案管理崗位的人員安排,使得該崗位人員不足。我曾在走訪某大型企業(yè)時(shí)發(fā)現(xiàn),只有一名員工負(fù)責(zé)全公司的人事檔案管理工作,難免兼而不顧。有的企業(yè)在進(jìn)行檔案管理崗位安排時(shí)隨意性過(guò)大,不顧及人員的實(shí)際檔案管理能力,使企業(yè)的人事檔案管理工作效率低下,質(zhì)量難以保障。
4.檔案利用價(jià)值不高。通過(guò)調(diào)查走訪,我發(fā)現(xiàn)雖然多數(shù)企業(yè)都會(huì)開展檔案管理,但檔案的實(shí)際利用價(jià)值不高,往往被束之高閣。首先這與檔案資料的不全面有很大關(guān)系,檔案反映不了員工的實(shí)際情況,自然就不會(huì)被當(dāng)做考評(píng)的標(biāo)準(zhǔn),失去利用價(jià)值。其次,企業(yè)將精力都放在員工的績(jī)效考核上,但相應(yīng)的績(jī)效記錄卻沒有跟上,人員實(shí)際工作情況與檔案信息存在較大差距,影響檔案的實(shí)際利用價(jià)值。
二、新形勢(shì)下改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理模式的措施
1.全面提升檔案意識(shí)。作為新時(shí)代的企業(yè),必須全面提升檔案意識(shí),重視起對(duì)人才的管理。我建議企業(yè)應(yīng)該首先樹立起依法管檔的理念,從制度上對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范,在檔案管理崗位上配備數(shù)量足夠、素質(zhì)較高的管理人才,將檔案管理當(dāng)做一項(xiàng)重要工作。只有先從意識(shí)上給予足夠的重視,后續(xù)工作的推進(jìn)就會(huì)更加順利。作為員工個(gè)人也要意識(shí)到檔案的重要性,關(guān)注企業(yè)的檔案管理工作,在變更工作單位時(shí),要從原單位起走個(gè)人檔案,保證檔隨人走,確保個(gè)人檔案的完整性。
2.著力加強(qiáng)硬件建設(shè)。要促使檔案管理更加規(guī)范,我建議大小企業(yè)都應(yīng)該積極推進(jìn)硬件建設(shè),實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。用現(xiàn)代技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行檔案記錄可以大大提升工作效率,使管理工作更加科學(xué)易行。對(duì)于經(jīng)常變更的人事信息,管理者可以將它們及時(shí)準(zhǔn)確地輸入到個(gè)人電子檔案當(dāng)中,方便快捷,自動(dòng)化程度較高。通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的一個(gè)重要途徑,使檔案管理工作更加符合時(shí)代要求,更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
3.提升管理隊(duì)伍素質(zhì)。人事檔案管理工作并非人們想象得那么簡(jiǎn)單,對(duì)從業(yè)人員的素質(zhì)要求是比較高的。我認(rèn)為主要有以下三個(gè)方面:首先管理者要具備法律意識(shí),依據(jù)《檔案法》來(lái)維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、保密性。其次,管理者要有強(qiáng)烈的崗位責(zé)任感,在進(jìn)行檔案記錄時(shí)嚴(yán)格遵守制度,盡職盡責(zé)地管理好企業(yè)人事檔案,以便為企業(yè)提供真實(shí)全面的人事信息。第三,人事檔案的管理人員必須有扎實(shí)的檔案管理知識(shí),并能用理論知識(shí)來(lái)指導(dǎo)實(shí)際工作,保證檔案管理的質(zhì)量。在企業(yè)人事檔案管理的崗位上實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。
4.提高檔案利用價(jià)值。我認(rèn)為企業(yè)管理者不能忽視檔案管理的潛在價(jià)值,要對(duì)其利用價(jià)值進(jìn)行充分挖掘。人事檔案記錄著每個(gè)員工的個(gè)人信息,在一定程度上反映了員工的能力,企業(yè)完全可以通過(guò)科學(xué)的檔案分析來(lái)進(jìn)行人才選拔,選擇有能力的員工進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)層,給員工充分的晉升空間。作為檔案管理者要掌握檔案分析技術(shù),利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案信息處理,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的參考資料。使檔案的利用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái),為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
5.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),積極主動(dòng)的提供檔案管理。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供,所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì),擺正位置,端正態(tài)度,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式,增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理,促進(jìn)企業(yè)人力資源管理,是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。
6.建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式,增強(qiáng)人事檔案的信息服務(wù)。功能檔案管理要與時(shí)俱進(jìn),就要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅(jiān)實(shí)的實(shí)用平臺(tái)。這樣,既可以提高效率,也可以降低社會(huì)管理的成本。人事檔案管理工作是企業(yè)中不可或缺的管理工作之一,其改革已經(jīng)提上了日程,在這一改變過(guò)程中,改變舊有模式,建立新型管理系統(tǒng),借助現(xiàn)代化的技術(shù)與觀念,全面開發(fā)信息資源,充分有效地利用人事檔案的價(jià)值,從而促進(jìn)人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。
三、結(jié)語(yǔ)
[關(guān)鍵詞]檔案管理 高科技現(xiàn)代化和信息化 現(xiàn)狀與問(wèn)題
[中圖分類號(hào)]R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349(2012)06-0057-01
一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題
傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案工作在管理上面缺乏一個(gè)系統(tǒng)和高效率的管理體系,而今隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展,醫(yī)療衛(wèi)生體制也在進(jìn)行初步的改革。作為醫(yī)院管理的重要組成內(nèi)容,檔案管理也面臨著重要的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。想要迎接好這樣的挑戰(zhàn)并趕上改革的這班車,就需要管理人員對(duì)現(xiàn)今檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題進(jìn)行了解與分析:
第一,對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足,檔案資源利用率低下。檔案管理在醫(yī)院的整體運(yùn)營(yíng)中其實(shí)是能夠提供很大的幫助的,不過(guò)領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)于檔案管理所產(chǎn)生的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益認(rèn)識(shí)的不足,導(dǎo)致對(duì)檔案管理的忽視,有時(shí)候還會(huì)放任檔案工作人員對(duì)工作的玩忽懈怠,這樣的情況自然不能夠?qū)︶t(yī)院檔案的信息資源開發(fā)完全,有的時(shí)候根本就沒有開發(fā)醫(yī)院檔案管理,進(jìn)而造成檔案管理利用率的低下,使得檔案管理應(yīng)該發(fā)揮的作用和效益也沒有得到。
第二,檔案管理水平低下、管理機(jī)構(gòu)不健全、缺乏現(xiàn)代化管理的意識(shí)。隨著科技的發(fā)展,高科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化計(jì)算機(jī)已經(jīng)進(jìn)入了各大領(lǐng)域的管理,并成為管理的主要手段,但是因?yàn)獒t(yī)院管理對(duì)檔案管理的不夠重視,導(dǎo)致有的醫(yī)院現(xiàn)在依舊采取傳統(tǒng)的手工收集和整理的手段,而且大部分醫(yī)院的檔案管理都是由各個(gè)科室自己摸索管理,沒有專職的管理員,也沒有統(tǒng)一的管理制度,因而在提高檔案管理的效率方面存在著很大的阻礙,沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式,各個(gè)科室的科技、音像、病歷等等檔案都由各科室自行管理,形成一個(gè)單位多部門管理的格局,這在一定程度上既浪費(fèi)時(shí)間又無(wú)法提高檔案管理的工作效率,有的時(shí)候還會(huì)造成該歸類檔案進(jìn)行管理的沒能及時(shí)地歸類或者遺失。
第三,管理人員素質(zhì)不高,管理缺乏規(guī)劃。就目前我國(guó)醫(yī)院的檔案管理專業(yè)人員的隊(duì)伍來(lái)看,大部分人員的專業(yè)素養(yǎng)、理論和文化程度都不高,因而不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作,大部分醫(yī)院的檔案管理都是由醫(yī)院辦公室人員進(jìn)行兼管,一人身兼數(shù)職,這在一定程度上導(dǎo)致了工作人員工作的負(fù)擔(dān)過(guò)重和工作被動(dòng)。因而醫(yī)院在培養(yǎng)技術(shù)人才的時(shí)候,不妨對(duì)檔案管理的相關(guān)人才進(jìn)行教育,加大對(duì)檔案管理的設(shè)備和人才培養(yǎng)的投入,提高專業(yè)程度和科技化水平,調(diào)整思路,將醫(yī)院的現(xiàn)代化改革工作做得更徹底更好。
二、醫(yī)院檔案管理的新思路與建議
在科技迅速發(fā)展的今天,醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作還存在著很多的問(wèn)題亟需解決,現(xiàn)將整理的相關(guān)資料和建議一一闡述:
首先,調(diào)整檔案的歸檔,強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。要想強(qiáng)化和提高檔案管理專業(yè)人員的管理意識(shí),就需要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理地位的重視,擺正檔案管理的位置,加強(qiáng)檔案法律的宣傳和培訓(xùn),讓專業(yè)人員在提高專業(yè)的管理水平之時(shí)也能夠明確地了解檔案管理相應(yīng)的法律知識(shí)。
其次,建立健全檔案管理制度,轉(zhuǎn)變管理理念。檔案管理的關(guān)鍵就在于檔案管理規(guī)范化制度和科學(xué)化體系的建立,隨著科學(xué)水平和管理手段的日益更新,相應(yīng)的管理制度也必須進(jìn)行更改和提升才能夠更好地適應(yīng)先進(jìn)的管理需求,將現(xiàn)代化的高科技技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息化帶入檔案管理中,如利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行歸置和整理,將檢索工具現(xiàn)代化,這都能在很大程度上為檔案管理水平和利用率的提高提供幫助。
最后,重視人才培養(yǎng),提高專業(yè)人員的素質(zhì)。檔案人員的專業(yè)水平直接影響了管理的整體水平,大部分醫(yī)院的檔案管理者都是從事與醫(yī)院臨床工作相關(guān)的人員,雖然有著一些一線的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),但是對(duì)于管理專業(yè)知識(shí)技能的了解卻是十分匱乏的。這就需要醫(yī)院對(duì)這些人員進(jìn)行相應(yīng)知識(shí)的培養(yǎng)和再教育,將這些人員培養(yǎng)成為既有一線工作經(jīng)驗(yàn)又有專業(yè)管理知識(shí)技能的綜合型人才,更好地推動(dòng)著醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的進(jìn)度。
三、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,培養(yǎng)一支高水平和高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員,會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作起到很好的促進(jìn)作用。現(xiàn)今社會(huì)的醫(yī)療保險(xiǎn)制度和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革,對(duì)于醫(yī)院檔案管理的改革工作提供了很大的機(jī)遇,也提出了挑戰(zhàn)。同時(shí),建立一個(gè)現(xiàn)代化和信息化相結(jié)合的管理體系對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理工作的效率提供了很大的幫助,讓醫(yī)院的檔案管理能夠更好地適應(yīng)國(guó)家衛(wèi)生制度的改革,提高醫(yī)療團(tuán)隊(duì)的服務(wù)水平。總之,對(duì)醫(yī)院檔案的管理和利用方式進(jìn)行改革,對(duì)于醫(yī)院和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生重大的意義,因而,需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)加大對(duì)檔案管理工作的改革進(jìn)度與力度,為其改革提供方便,以便工作的盡快展開和完成。
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