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人事檔案的日常管理精品(七篇)

時間:2023-07-19 16:57:07

序論:寫作是一種深度的自我表達(dá)。它要求我們深入探索自己的思想和情感,挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相,好投稿為您帶來了七篇人事檔案的日常管理范文,愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑,助力您的創(chuàng)作。

人事檔案的日常管理

篇(1)

人事檔案管理是事業(yè)單位不可缺少的一項重要工作,做好這項工作能夠?qū)ぷ魅藛T有更為全面的了解,綜合考查其素質(zhì)、技能,作為人員調(diào)動和晉升的依據(jù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運用,信息技術(shù)在人事檔案管理中得到越來越廣泛的應(yīng)用。在這樣的背景下,傳統(tǒng)人事檔案管理模式的弊端日益顯露,越來越不適應(yīng)新時期人事檔案管理的需要,應(yīng)該采取相應(yīng)的措施進(jìn)行完善。文章準(zhǔn)備探討新時期人事檔案管理的要求,指出存在的不足,并提出相應(yīng)的改進(jìn)對策,希望能夠為加強新時期人事檔案管理的實際工作提供借鑒與參考。

2.新時期人事檔案管理的要求

新時期在信息技術(shù)的影響下,要求改進(jìn)人事檔案管理,根據(jù)新的要求開展各項工作,這種要求體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1創(chuàng)新管理模式。改變傳統(tǒng)的管理模式和管理思路,實現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新。例如,改進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的繁瑣工作,對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,通過計算機(jī)輔助,實現(xiàn)歸檔、查詢、借閱、轉(zhuǎn)移等各個流程的一體化,實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新,改變紙質(zhì)檔案管理繁瑣的形式,促進(jìn)管理水平的提高。

2.2重視信息技術(shù)運用。在人事檔案管理中注重信息技術(shù)的運用,建立統(tǒng)一信息化平臺,促進(jìn)管理水平的提高,將紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合起來使用,通過現(xiàn)代信息技術(shù)的運用,實現(xiàn)對人事檔案的有效管理,從而方便檔案信息的更新、刪除、查詢,促進(jìn)管理水平的提高。

3.新時期人事檔案管理存在的問題

盡管事業(yè)單位都注重對人事單位的管理,但由于受到制度、人員等因素的影響,當(dāng)前人事檔案管理中仍然存在不足,主要體現(xiàn)在思想認(rèn)識,管理制度、模式、人員等方面。

3.1思想重視程度不夠。很多單位將工作重心放在員工管理方面,對人事檔案管理工作不重視,忽視人事檔案管理對全面考察和評定員工的重要作用。在對員工進(jìn)行考察評價和晉升的時候,常常以調(diào)查和平時表現(xiàn)為依據(jù),忽視人事檔案的參考作用,制約了人事檔案管理水平的提高。

3.2管理制度不完善。缺乏健全完善的管理規(guī)章制度,對人事檔案管理的流程、要求、目的、工作人員職責(zé)等的規(guī)定不全面,難以有效規(guī)范管理人員的日常管理工作。管理人員的職責(zé)不明確,管理流程不規(guī)范,導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)混亂的局面,影響了人事檔案作用的充分發(fā)揮。

3.3管理模式比較落后。管理模式落后,很多事業(yè)單位依然沿用傳統(tǒng)管理模式,對新時期對人事檔案提出的新要求認(rèn)識不夠,依照人工模式進(jìn)行人事檔案的收發(fā),對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用不全面,制約了管理模式的創(chuàng)新,影響人事檔案管理水平的提高。

3.4管理人員素質(zhì)偏低。缺乏專業(yè)的管理隊伍,工作人員的素質(zhì)偏低,創(chuàng)新意識不強,對現(xiàn)代信息技術(shù)在人事檔案管理的運用缺乏了解,不能熟練的進(jìn)行人事檔案管理的各項操作。

4.新時期人事檔案管理存在問題的改進(jìn)對策

為了應(yīng)對人事檔案管理存在的不足,結(jié)合新時期對人事檔案管理的要求,筆者認(rèn)為今后在實際工作中需要采取以下改進(jìn)對策。

4.1轉(zhuǎn)變思想觀念,提高檔案管理的認(rèn)識。事業(yè)單位在重視員工管理的時候,要充分認(rèn)識人事檔案管理的重要作用,將其放在突出的位置,認(rèn)識其在全面了解和評定員工方面的重要作用。并在制度、人員、資金、現(xiàn)代信息技術(shù)等方面加強支持力度,促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

4.2完善管理制度,促進(jìn)各項工作規(guī)范化。建立完善的人事檔案管理規(guī)章制度,有效規(guī)范人事檔案管理的各項工作。對人事檔案管理的流程、方法、目標(biāo)、要求進(jìn)行全面的規(guī)定,使管理工作有章可循。建立人事檔案管理責(zé)任制,明確管理人員職責(zé),使他們在日常管理中嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)范流程,確保管理工作有章可循。建立獎懲激勵機(jī)制,調(diào)動管理人員工作的熱情,促進(jìn)各項工作規(guī)范有序進(jìn)行,使他們在日常管理中嚴(yán)格遵循規(guī)定,認(rèn)真履行自己的職責(zé),促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。

4.3創(chuàng)新管理模式,重視現(xiàn)代技術(shù)的運用。重視現(xiàn)代信息技術(shù)的運用,建立現(xiàn)代化管理操作平臺,在加強人事檔案紙質(zhì)管理的同時,對人事檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理,促進(jìn)管理水平的提高。在具體工作中,對人事檔案資料的搜集、歸檔、查詢、轉(zhuǎn)檔等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定,利用操作平臺進(jìn)行操作和處理,提高管理工作的實效性,不僅能夠減少管理上的失誤,還能夠促進(jìn)管理水平的提高。

4.4加強管理培訓(xùn),提高管理人員的素質(zhì)。引起高素質(zhì)的管理人員,充實管理人員隊伍建設(shè),為做好新時期人事檔案管理準(zhǔn)備人才支持。事業(yè)單位還要加強管理隊伍培訓(xùn)工作,通過現(xiàn)場授課、進(jìn)修、學(xué)習(xí)等方式,讓他們掌握人事檔案管理的具體操作流程和方法,促進(jìn)管理水平的提高。管理人員需要加強現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí),熟練掌握計算機(jī)、軟件等的操作,能夠靈活運用這些技術(shù)進(jìn)行管理,提高管理效果。另外,管理人員還要提升自身修養(yǎng),加強自身的理論知識學(xué)習(xí),管理技術(shù)知識學(xué)習(xí),培養(yǎng)良好的職業(yè)道德,嚴(yán)格遵循管理工作的規(guī)章制度的各項規(guī)定,促進(jìn)管理工作的順利進(jìn)行和人事檔案管理水平的提高。

篇(2)

1、檔案意識淡漠

由于歷史的原因,教職工中普遍存在檔案意識淡漠,對檔案工作的重要意義和作用認(rèn)識不足,不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求,不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來源。隨著高校不斷發(fā)展對教職工學(xué)歷學(xué)位要求不斷提高,教師外出進(jìn)修、培訓(xùn)、攻讀學(xué)位、出國留學(xué)的機(jī)會不斷增多,在此過程中,有的教師不知道要把形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)生登記表等人事檔案的材料應(yīng)及時地交到人事檔案管理部門存檔,長時間存放在個人身邊,久而久之,造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象,影響了檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

2、材料缺漏嚴(yán)重

隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發(fā)展,對人才的關(guān)注成為高校求生存求發(fā)展的重心。于是紛紛吸納了許多高學(xué)歷、高職稱的人才,但在日常管理中發(fā)現(xiàn),引進(jìn)的這些人當(dāng)中大部分檔案材料缺漏,不是缺入黨(團(tuán))材料,就是差年度考核表、學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)職務(wù)申報表、工資變動表等。究其原因,就是由于近幾年機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革,各單位管理檔案的人員變動頻繁,走的人沒來得及跟新來的人交接工作,新來的人還沒來得及學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù),造成對檔案業(yè)務(wù)知之不多甚至全然不知,不知道向管檔部門或向哪個管檔部門報送哪些材料,致使人事檔案中材料短缺嚴(yán)重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機(jī)關(guān)、獎勵審批機(jī)關(guān),不知道將材料移送管檔部門,認(rèn)為應(yīng)由本單位保管;還有的單位甚至對收集的材料不及時整理,材料多年未歸檔,致使檔案材料形成不及時,內(nèi)容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動的方式進(jìn)行收集,即檔案管理人員坐等相關(guān)職能部門將人事檔案送到檔案室,由于歸檔制度的不健全,執(zhí)行不嚴(yán)格,也是造成檔案材料收集不完整原因之一。

3、管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于組織人事干部平時工作繁忙少有時間參加專業(yè)知識的學(xué)習(xí),造成管理人員業(yè)務(wù)不熟,對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解,造成一些人事檔案材料填寫不夠規(guī)范,存在著不該進(jìn)而進(jìn)檔、該進(jìn)而不進(jìn)檔,用紙規(guī)格和書寫工具也不夠規(guī)范,裝訂順序比較混亂,加之人事檔案材料收集制度不夠健全,致使一些別有用心的人為了達(dá)到某種目的,進(jìn)行改檔或偽造人事檔案等,嚴(yán)重影響了檔案的真實性,給人才的評價與任用帶來諸多困難,使檔案失去反映客觀情況的價值。

二、加強高校人事檔案收集工作的對策

1、加大宣傳力度,增強教職工的檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎(chǔ)性工作,同時也是一項與全體教職工切身利益息息相關(guān)的工作。把人事檔案管好,用好是一項非常重要的工作。加大檔案宣傳力度,增強教職工的檔案意識,是做好高校檔案工作的前提和保障。針對目前教職工檔案意識淡漠的現(xiàn)狀,我們必須進(jìn)一步加大檔案宣傳力度,可采取一些喜聞樂見的方式進(jìn)行宣傳,主動把與教職工切身利益相關(guān)的檔案知識送到他們手中,使他們在無形中接受檔案,知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用,了解檔案的重要價值,提高大家的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性,同時也可以在校內(nèi)各級部門建立兼職檔案員制度,并派專人作為兼職檔案員,保持人員的穩(wěn)定。人事檔案部門定期對他們進(jìn)行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn),責(zé)成他們負(fù)責(zé)本部門人事檔案工作的宣傳,把檔案工作與教職工個人前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起,以喚起教職工們對檔案工作的意識,讓檔案工作為高校教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。

2、加強檔案材料收集力度,保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革,對教職工的考察、考核、學(xué)歷、學(xué)位、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案材料的收集帶來新的更高的要求。比如人才流動,檔案未隨著人員流動轉(zhuǎn)移等,也給收集材料增大了難度。因此,建議檔案管理人員在收集檔案材料時:一方面應(yīng)做到內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合,在收到從外單位調(diào)入的人員檔案時,要認(rèn)真清理、核實,發(fā)現(xiàn)有缺漏材料,要做到口勤、腳勤,千方百計與外單位聯(lián)系,及時追補和不斷補充新的資料。另一方面,檔案收集工作應(yīng)變被動為主動。被動收集往往造成一些檔案材料的收集不全,檔案管理人員只有主動出擊,把收集工作做得更細(xì)、更好,做到主動與校內(nèi)各部門聯(lián)系,收集各種相關(guān)材料,形成人事檔案材料收集網(wǎng),保證歸檔材料齊全完整。

篇(3)

關(guān)鍵詞:醫(yī)院人事檔案管理崗位;設(shè)置;思考

一、人事干部檔案管理崗位設(shè)置沒有得到重視

隨著我國各行業(yè)改革的不斷深入,隨之進(jìn)行的人事管理制度和用人制度的改革,也相應(yīng)給人事干部檔案管理工作帶來了新的變化和挑戰(zhàn),人事檔案的實用意義越來越大,管理機(jī)構(gòu)也不斷的完善和加強,管理手段和管理水平也隨之提高,然而,在人事干部檔案管理的崗位設(shè)置上存在著一些問題。以檔案管理專業(yè)在本系統(tǒng)目前人事檔案管理崗位設(shè)置的現(xiàn)狀來看,仍然看出在崗位設(shè)置中存在同樣的問題。如我們?nèi)到y(tǒng)18單位,具有人事干部檔案管理條件的有16個單位,共管理有在編在職、退休干部職工7000多人的檔案,除少量市管干部檔案由市組織部檔案局管理外,其余全部都在基層單位人事部門自行管理,最多的有1500多卷,少的也有150卷,那么人事干部檔案管理崗位的設(shè)置有以下幾種情況:

1. 從全系統(tǒng)18單位中,只有3個單位設(shè)有專職人事檔案管理人員,其他15個單位都是兼職,也就是說,人事干部除了完成日常工作之余,在因收集歸檔的資料太多了或有空,才抽出時間抽出人手突擊處理檔案歸檔,都是延用這種兼管檔案管理工作的被動管理模式;

2. 實行績效工資制度時,在設(shè)置的崗位說明書中,有館員(人事干部檔案管理、病案管理、圖書館管理等)崗位說明書,但病案管理、圖書館管理等崗位都是專職的;

3. 由于人事干部檔案管理工作崗位的特殊性,與醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)相比,醫(yī)療衛(wèi)生的業(yè)務(wù)學(xué)術(shù)活動相對就比較重視,而人事干部檔案管理兼職人員很少參加省外甚至市外的專業(yè)培訓(xùn)和外出考察學(xué)習(xí)機(jī)會;

4. 崗位業(yè)務(wù)技術(shù)提高的培訓(xùn)班也相對的少,年內(nèi)或隔年以主管部門或市檔案局組織的技術(shù)培訓(xùn)也就1-2次,然而,檔案管理知識、技能、設(shè)備等是需要不斷跟班學(xué)習(xí)、更新和提高的;

5. 職稱的晉升也不如醫(yī)療業(yè)務(wù)的重視,有關(guān)部門很少組織辦培訓(xùn)班。比如在長期的人事檔案管理工作實踐中,怎樣把工作中的經(jīng)驗和技能總結(jié)出來,通過撰寫論文來交流;也沒有在晉升時有什么要求和技能等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo),從而人事檔案管理工作人員的綜合水平只維持在應(yīng)付日常工作的現(xiàn)有水平上。

二、人事檔案管理崗位設(shè)置的思考

隨著目前信息化技術(shù)的突飛猛進(jìn),以及衛(wèi)生事業(yè)的開展趨勢,人才資源的合理配置和充分發(fā)揮與利用,已經(jīng)成為目前衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)開發(fā)的首選,人事干部檔案管理工作也面臨了不少新的挑戰(zhàn)。新時期如何提高檔案管理人員的綜合水平,充分開發(fā)檔案本身所具有的潛在價值,使檔案成為真正的信息資源,更好地為干部人事工作服務(wù),已成為一個嶄新的重要課題。那么,如何提升工作效率?如何采集紙質(zhì)文檔和電子文件?怎樣合理地把各種文檔歸檔?怎樣可以快速找到想要的文檔等等問題。都需要人事檔案管理崗位設(shè)置得到新的重視和升級,作者認(rèn)為:

1. 各級領(lǐng)導(dǎo)既要重視又要把行動落到實處。組織人事部門必須高度重視人事干部檔案管理工作。要把人事干部檔案管理工作放在事關(guān)干部隊伍建設(shè)全局的高度來認(rèn)識,將其崗位設(shè)置與其他專業(yè)崗位相同并論,有必要探索合理科學(xué)的管理體制,把被動管理轉(zhuǎn)化為主動管理,定檔定人,做到檔案管理工作及時有效。

2. 宣傳還要做到深入人心。干部人事檔案管理工作越來越顯示出它的重要性,人才越來越受到國家和用人單位的重視,如何合理配置和充分發(fā)揮利用人才資源,通過十精神的傳遞就會進(jìn)一步明確今后人才發(fā)展的重要性,干部人事檔案就是我們?nèi)瞬刨Y源,所以有關(guān)部門要大力開展人事檔案管理工作的宣傳,努力營造全社會關(guān)心人事檔案,自覺支持人事檔案管理的良好氛圍,提高大家對人事檔案工作的知曉率,為奔小康作出貢獻(xiàn)是很有必要的。

3. 大力推廣干部人事檔案管理系統(tǒng)的使用。老舊的人事檔案管理模式已不適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展需要,手抄的年代已慢慢遠(yuǎn)離,隨著電器化程度的普及,在日常檔案管理工作方面盡量實行微機(jī)化操作,完全可以利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備,將文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù)資料,使干部檔案信息化;建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),利用干部檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計等工作,保證干部檔案信息的“原生態(tài)”,也大大地提高了工作效率。

4. 更新設(shè)備更新知識。從切紙到打孔、從目錄到進(jìn)柜以及“六防”工作所用設(shè)備都有必要不同程度的更新?lián)Q代;加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)更是不可缺少,組織參加各級舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、進(jìn)修班、檔案知識講座、競賽、經(jīng)驗交流會、學(xué)術(shù)研討會等,是提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力的必修課。當(dāng)然,象習(xí)見平同志說的那樣“打鐵還靠自身硬”,檔案管理人員自身也要加強學(xué)習(xí),堅持與時俱進(jìn),開拓創(chuàng)新,樹立正確的人生觀和全心全意為人民服務(wù)的思想,做到干一行、愛一行、專一行,愛崗敬業(yè),樂于奉獻(xiàn),為檔案事業(yè)的發(fā)展做出自己應(yīng)盡的努力。

參考文獻(xiàn)

[1] 新時期加強干部人事檔案管理工作之研論_調(diào)研報告. 作者:佚名. 來源:不詳. 時間:2008-1-19 19:40:13. 人:lsy1chj2wdh3

篇(4)

一、考察主體與樣本

1.考察主體目前,我國一般普通高校的招生層次分為???、本科、研究生。而本文之所以選擇研究生人事檔案管理作為研究對象,主要原因在于:

1.1收集渠道更多元當(dāng)前,高校招錄研究生一般通過全國統(tǒng)考、保送、錄取審核等形式,培養(yǎng)研究生通過本碩連讀、碩博連讀、直博、委培、定向、聯(lián)合培養(yǎng)等方式。伴隨招錄形式、培養(yǎng)方式的多元化,研究生新生檔案收集渠道更多元。一般來說,社會考生、外校考生或保送生,其人事檔案大多通過機(jī)要通道、EMS或其他快遞郵寄,時間持續(xù)長,每年4-9月陸續(xù)接收;本校保研生需從本科院(系)接轉(zhuǎn);定向、委培、聯(lián)合培養(yǎng)(導(dǎo)師非我校)等其他形式的考生不需要調(diào)入檔案[3]。

1.2管理方式多樣首先,研究生人事檔案包含材料更多;其次,研究生由于存在碩博連讀、提前攻博、博士學(xué)制加長、碩士、博士點撤銷、新增等多種原因,管理頭緒繁雜。如碩博連讀生進(jìn)入博士階段,檔案需從碩士檔案庫中抽取,重新排架,以配合學(xué)生不同求學(xué)階段其身份的變動。

1.3利用率高、工作量大就日常利用而言,研究生人事檔案中的成績單,作為申博、出國深造的一項證明,經(jīng)常被學(xué)生本人查閱利用;同時,伴隨招生規(guī)模擴(kuò)大、就業(yè)形勢嚴(yán)峻,不僅學(xué)生畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞工作任務(wù)量劇增[4],且畢業(yè)生緩派檔案堆積數(shù)量越來越多,管理人員不足、庫房容量小的壓力愈發(fā)凸顯。因此,鑒于研究生人事檔案管理的特殊性,為更好規(guī)范并提升研究生人事檔案管理水平,筆者選取了研究生人事檔案管理作為本次考察主體。

2.考察樣本雙一流高校是我國為躋身世界一流辦學(xué)陣營,進(jìn)一步提升高校建設(shè)水平與辦學(xué)質(zhì)量,在全國范圍內(nèi)評選的42所高校,其發(fā)展規(guī)模、整體水平在國內(nèi)名列前茅。而研究生人事檔案管理工作,只有在研究生體量大、院系設(shè)置繁多的形勢下問題才會凸顯。因此,選取雙一流高校作為本次考察樣本,具有代表性和可借鑒性,能總結(jié)出當(dāng)前我國高校研究生人事檔案管理工作的現(xiàn)狀,并為一般普通高校提供切實可行、符合實際、可借鑒的管理經(jīng)驗[5]。筆者通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)研、電話采訪以及實地走訪等多種形式,對全國42所雙一流高校開展調(diào)研,調(diào)研內(nèi)容主要涵蓋管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理方式等方面,調(diào)研時間為2019年8月20日至2019年10月10日。

二、調(diào)查結(jié)果與分析

筆者從管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理方式兩方面對高校研究生檔案管理模式進(jìn)行分析研究。

1.管理機(jī)構(gòu)設(shè)置管理機(jī)構(gòu)設(shè)置直接關(guān)系到研究生人事檔案管理水平的高低。但根據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示,盡管處于同一地理區(qū)域、同一省份的高校,歸口管理機(jī)構(gòu)設(shè)置也各不相同。

1.1行政職能部門主管如表1所示,由行政職能部門主管研究生人事檔案管理工作的雙一流高校數(shù)量較多,占比較高,共20所,占比48%。此處所指的行政職能部門主要包括:研究生院、學(xué)生工作處、人事處、研工部、就業(yè)指導(dǎo)中心、招生就業(yè)處六個部門,這些部門與學(xué)生關(guān)系密切。之所以會出現(xiàn)不同行政職能部門主管的狀況,與各高校自身發(fā)展息息相關(guān)。但也從側(cè)面反映了當(dāng)前尚未出臺相關(guān)規(guī)定,規(guī)范研究生人事檔案管理機(jī)構(gòu),各高校各自為政。

1.2檔案部門主管檔案部門作為檔案管理的專門性機(jī)構(gòu),其占比狀況卻并不樂觀,僅有13所高校,占比31%,如表1所示。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn),由檔案館主管研究生人事檔案管理的高校,大多設(shè)專門的人事檔案室或?qū)W生檔案室,人員配備1-5人不等,雖具備一定的專業(yè)性與規(guī)范性,但伴隨招生規(guī)模擴(kuò)大,檔案數(shù)量激增,檔案部門存在人員配備緊張、庫房空間不足的現(xiàn)狀。

1.3學(xué)院主管由學(xué)院主管研究生人事檔案管理工作的高校共9所,占比21%,如表1所示。根據(jù)調(diào)查,由學(xué)院主管的高校,大多由院系輔導(dǎo)員主管該項工作,而輔導(dǎo)員作為全面輔導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)、生活的教師,日常事務(wù)性工作比較多。當(dāng)另需兼顧研究生人事檔案管理工作時,往往力不從心,工作壓力較大,管理水平尚需提高。

1.4分析在調(diào)查中,單獨由檔案部門或?qū)W院主管的高校,大多由于高校招收研究生之初,學(xué)生數(shù)量少、招生渠道單一,僅需一個機(jī)構(gòu)單獨管理便可輕松完成這項工作。但應(yīng)引起重視的是,伴隨高校招生規(guī)模擴(kuò)大、招生渠道增多,由單一機(jī)構(gòu)獨自管理的劣勢會逐漸凸顯,或是人力、庫房壓力較大,或是不具備專職的管理人員及專門的管理條件。筆者呼吁未招收或即將大量招收研究生的高校,應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,預(yù)估今后研究生招生數(shù)量及規(guī)模,合理設(shè)置管理機(jī)構(gòu)及人員配備,出臺相關(guān)文件,促進(jìn)高校研究生人事檔案管理工作的規(guī)范化與科學(xué)化。(見表1.高校研究生人事檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置一覽表)

2.管理方式不同部門主管下的研究生人事檔案管理工作,各自的管理方式也存在差異。

2.1主管部門管理,學(xué)院協(xié)助主管部門管理,學(xué)院協(xié)助的形式是當(dāng)前20所行政職能部門主管,以及11所檔案部門(除中國農(nóng)業(yè)大學(xué)、西北農(nóng)林科技大學(xué))主管下的具體管理方式。(1)收集與歸檔:學(xué)院負(fù)責(zé)收集應(yīng)調(diào)檔入校的新生檔案工作,并確保新生檔案數(shù)量齊全及內(nèi)容完整,并移交至相應(yīng)主管部門;(2)保管與利用:主管部門專職人員負(fù)責(zé)在校研究生檔案的日常管理、維護(hù)以及提供利用工作。各學(xué)院或研究生個人查閱相關(guān)內(nèi)容,需到主管部門查閱;(3)轉(zhuǎn)遞:學(xué)院統(tǒng)計畢業(yè)生去向信息,并提供給主管部門。主管部門負(fù)責(zé)具體的畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)遞工作[6]。

2.2檔案部門管理當(dāng)前,僅有2所高校采取此種管理方式:中國農(nóng)業(yè)大學(xué)和西北農(nóng)林科技大學(xué)。但作為一種特殊管理方式,應(yīng)當(dāng)在研究生招生規(guī)模逐漸擴(kuò)大的趨勢下引起重視。收集與歸檔:檔案部門4-10月陸續(xù)接收新生檔案,新生到校注冊后,分院系、按學(xué)生學(xué)號整理上架。保管與利用:檔案部門負(fù)責(zé)在校生檔案的日常管理、提供利用工作;轉(zhuǎn)遞:檔案館全館工作人員一同集中完成[7]。

2.3學(xué)院管理僅有表1中的9所高校采用學(xué)院管理形式。由各學(xué)院負(fù)責(zé)研究生人事檔案管理工作,大多是由各學(xué)院輔導(dǎo)員兼職負(fù)責(zé)本學(xué)院研究生檔案的接收、整理以及轉(zhuǎn)遞工作,即學(xué)校研究生人事檔案分散在各學(xué)院分別管理。

2.4不同管理方式優(yōu)點及不足比較分析如表2所示,筆者基于不同管理方式的工作形式與管理方法,對比了優(yōu)點、不足。(見表2.雙一流高校研究生人事檔案管理方式優(yōu)點及不足分析)

篇(5)

【關(guān)鍵詞】血站;人事檔案;管理

血站人事檔案是真實反映血站從業(yè)人員的個人經(jīng)歷、學(xué)歷、專業(yè)和德才表現(xiàn)等方面的原始記錄,是為職工提供身份認(rèn)定、職稱評聘、工資調(diào)整及退休年齡、時間認(rèn)定等的重要依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展、醫(yī)療新技術(shù)的進(jìn)步,國家衛(wèi)生計生委針對血站管理“一法兩規(guī)”等法規(guī)的頒布實施,對血站關(guān)鍵崗位工作人員資質(zhì)的要求更加嚴(yán)格。因此,在血站的日常管理過程中,充分做好人事檔案的收集、保管、整理、歸檔和利用工作,對血站的人力資源管理至關(guān)重要。

一、人事檔案管理工作存在的問題

(一)對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不充分。檔案管理是血站管理的重要組成部分,大部分血站對業(yè)務(wù)檔案的管理非常重視,對業(yè)務(wù)人員的資質(zhì)要求也很嚴(yán)格,但人事檔案管理工作往往被忽略,導(dǎo)致存在檔案管理的方式方法不夠規(guī)范、缺乏有效的監(jiān)督和管理機(jī)制等問題,人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài),難以對人力資源管理、人員調(diào)配和資源整合提供有利依據(jù)。

(二)人事檔案管理人員素質(zhì)薄弱,管理手段落后。人事檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力,但血站的檔案管理人員一般是半路出家、身兼數(shù)職,對檔案工作精力投入不足,缺乏系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn),檔案專業(yè)知識相對匱乏,不能有效認(rèn)識檔案管理的重要性和熟練掌握管檔要求;只是將新增加的檔案材料放入人事檔案盒,沒有做好及時收集、鑒別、整理、保管和利用等工作,嚴(yán)重影響了檔案信息資源的利用和人事檔案管理的工作水平。

(三)人事檔案管理技術(shù)相對落后。隨著科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步發(fā)展和計算機(jī)應(yīng)用的普及,計算機(jī)作為信息技術(shù)的代表從輔工具發(fā)展成為一種工作方式,但大多數(shù)血站對人事檔案信息化建設(shè)不夠重視,未能認(rèn)識到信息技術(shù)在人事檔案管理中的優(yōu)勢,信息化設(shè)施和人員投入不足,管理制度缺失,導(dǎo)致信息技術(shù)未能在人事檔案管理中得到廣泛運用,無法充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢,不能更好地為血站管理及各項工作提供服務(wù)。

二、改進(jìn)人事檔案管理工作的措施

(一)加強人事檔案管理人員的隊伍建設(shè)。血站領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理人員的隊伍建設(shè),應(yīng)選擇綜合素質(zhì)高、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、責(zé)任心強的人員從事人事檔案管理工作,通過自學(xué)和參加業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)等方式,提高他們的業(yè)務(wù)能力和工作水平,使他們熟悉、了解人事檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求,掌握科學(xué)的管理方法和原則,提高工作效率和檔案質(zhì)量,促進(jìn)血站科學(xué)管理水平不斷提升。

篇(6)

【關(guān)鍵詞】人事檔案 防災(zāi) 預(yù)防 搶救 補救

一、引言

2008年5月12日汶川大地震、2010年4月14日玉樹大地震等自然災(zāi)害的發(fā)生,對國家和人民的生命和財產(chǎn)造成了無法彌補的損失,也嚴(yán)重侵害到了人事檔案館及其保管的人事檔案資料,其中北川縣人事檔案局所有的一切都蕩然無存。因此我們要提高面對自然災(zāi)害和人為災(zāi)害造成的威脅,努力避免或者減少相關(guān)損失。

二、人事檔案防災(zāi)工作

1.關(guān)于災(zāi)害的預(yù)防

1.1人事檔案備份。對人事檔案進(jìn)行復(fù)制,形成一樣的副本單獨存放,平時利用時盡量用副本代替原件提供利用。同時盡量加快信息化建設(shè),把人事檔案全部轉(zhuǎn)化為電子信息,利用數(shù)字設(shè)備以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤、硬盤等載體,盡量利用計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理人事檔案材料。

1.2提高人事檔案室的防災(zāi)能力。人事檔案保護(hù)有六防:即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。平時工作要保持庫房溫度、濕度穩(wěn)定(要求:溫度14℃-24℃,相對濕度45-65%),避開火源,禁止吸煙,要對線路老化等情況進(jìn)行維修,定期檢查。要完善搶險救災(zāi)器材配置和保障后勤供給,消防器具應(yīng)每年檢查或者更換一次,保證消防通道暢通。檢查有關(guān)設(shè)備,尋找災(zāi)害來臨時最易受攻擊之處,例如窗戶,安排有關(guān)人員及時補救。

1.3工作人員提高警惕,加強日常管理。工作人員應(yīng)經(jīng)常檢查人事檔案室,若發(fā)現(xiàn)異常要引起注意,及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。要備一份應(yīng)急物資清單,及時補充丟失或過期產(chǎn)品,應(yīng)急物資清單包括以下:手電筒、應(yīng)急燈、口哨、鉛筆、照相機(jī)、毛巾、紙巾、報紙、大小塑料袋、保鮮膜、膠條等。

1.4制定相關(guān)應(yīng)急處理預(yù)案。把突發(fā)事件預(yù)防作為人事檔案安全工作的中心環(huán)節(jié)和主要任務(wù),完善工作機(jī)制,強化安全管理,完善防范手段,建立安全預(yù)報機(jī)制,提高對自然災(zāi)害的緊急處置能力,對突發(fā)事件可能造成的危害和損失做出初步判斷,完善搶險救災(zāi)的日常訓(xùn)練工作,所有人員均應(yīng)熟悉自己的搶險崗位、職責(zé)、消防的存放位置、使用方法等,做到責(zé)任到人,措施到位,方法得力。

2.遇到災(zāi)害時應(yīng)采取的措施

2.1優(yōu)先搶救人事檔案。面臨其他財產(chǎn)損失和人事檔案安全的選擇時,要把保障人事檔案安全作為自然災(zāi)害緊急處置的首要任務(wù),最大限度地減少自然災(zāi)害對人事檔案材料的影響。要及時復(fù)查副本及電子信息備份,若有洪水危險,優(yōu)先搶救人事檔案原件,并用塑料薄膜包裹好,用膠布固定好,放在冷凍設(shè)備中。在緊急情況下,采取最有效行動消除對人事檔案的威脅,保護(hù)未受損的人事檔案,搶救已受損的人事檔案,轉(zhuǎn)移和妥善安置受威脅的人事檔案。

2.2成立搶險救災(zāi)工作組

2.2.1發(fā)現(xiàn)問題,及時報警。按照分工,人事檔案管理責(zé)任人及現(xiàn)場第一人應(yīng)立即報警,第一時間通知搶險負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員,通知專業(yè)搶險救援部門。在可能的情況下利用一切應(yīng)急搶險工具阻止災(zāi)情,保護(hù)未受損的人事檔案,并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。凡發(fā)現(xiàn)人事檔案室內(nèi)任何部位有被燒烤異味或庫房屋頂?shù)孛媾瘹饴┧犬惓,F(xiàn)象,每個人都有責(zé)任立即告知周圍其他人,及時排查危險源。如險情不大自己能處置的,除發(fā)出警報外,要立即采取切實可行的辦法迅速撲滅險情,同時要報告領(lǐng)導(dǎo)。若發(fā)現(xiàn)人事檔案室災(zāi)情較嚴(yán)重,搞不清虛實時,應(yīng)立即報警,呼叫搶險救災(zāi)工作人員積極搶險。

2.2.2成立搶險救災(zāi)工作組。瞬速成立搶險救災(zāi)工作組,工作組具體負(fù)責(zé)救災(zāi)現(xiàn)場的組織決策與指揮,現(xiàn)場工作人員必須服從指揮。若災(zāi)害來臨,工作組要向全體工作人員發(fā)出警告,指明各自的職責(zé),決定未來48小時內(nèi)與重要成員的溝通方式和位置,組織救災(zāi)隊伍,建立與公安、消防等專業(yè)救援隊伍的聯(lián)系,協(xié)助專業(yè)救災(zāi)部門自救互助,最大限度減少災(zāi)害損失。對突發(fā)事件可能造成的危害和損失做出初步判斷,啟動相關(guān)應(yīng)急處理預(yù)案,對災(zāi)害事故造成的受損人事檔案,立即組織人員進(jìn)行搶救,特別是對受水淹人事檔案,要及時采取冷凍或干燥的辦法穩(wěn)定人事檔案的狀態(tài),避免災(zāi)情進(jìn)一步惡化。

2.2.3等待外援。發(fā)現(xiàn)險情時,工作人員或第一發(fā)現(xiàn)人應(yīng)該立即通知領(lǐng)導(dǎo)及撥叫與搶險救災(zāi)有關(guān)的外界聯(lián)系電話,明確受災(zāi)地點,打開通往險區(qū)的通道大門,通知相關(guān)保安人員,保證大門暢通,為消防車的靠近做好準(zhǔn)備。消防隊到來之后,應(yīng)及時介紹險情,一切聽從消防人員的指揮。

3.事后補救

3.1災(zāi)后處理冷凍干燥法。如果人事檔案被水淹,或者浸入一部分水,應(yīng)立即用塑料薄膜包裹好,放在冷凍設(shè)備中,利用冷凍干燥技術(shù)保護(hù)檔案。冷凍干燥又稱升華干燥,是將含水材料冷凍到冰點以下,使水轉(zhuǎn)變?yōu)楸?,然后在較高真空下將冰轉(zhuǎn)變?yōu)檎魵舛サ母稍锓椒?,這是專門處理受洪水或者普通水災(zāi)造成人事檔案受損的處理方法,在搶救受災(zāi)方面具有較強的應(yīng)用前景和實踐意義。

3.2去污去酸加固修裱。人事檔案若是受損或者出現(xiàn)破損污染,就要對其進(jìn)行去污去酸、加固修裱。做這項工作需要專業(yè)的技術(shù)人員,例如用小刀、毛刷或者溶劑對人事檔案材料進(jìn)行去污去酸,利用糨糊作粘合劑,運用修補或托裱的方法,把選定的紙張“補”或“托”在檔案的背面,增強紙張的強度,修補受損的檔案,試制盡量恢復(fù)如初。在修裱過程中,人事檔案上的只字片語不能丟棄,盡量保持檔案原貌。

3.3加強完善應(yīng)急機(jī)制,要針對人事檔案的特殊性專門設(shè)計一整套應(yīng)急程序,這套程序可最大限度地降低災(zāi)難對人事檔案造成的損害。

篇(7)

一、加強人事檔案管理基礎(chǔ)工作的意義

高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分,是一項集政治性、政策性、專業(yè)性、技術(shù)性為一體的工作,涉及集體和個人雙重利益,在學(xué)校人事管理工作及學(xué)校發(fā)展中起著重要的作用。隨著國家人事制度改革的深化,人才市場的不斷擴(kuò)展,對人事檔案管理規(guī)范化要求更加迫切,人事檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化,是實現(xiàn)干部人事檔案管理規(guī)范化、信息化的前提,能真正使檔案在組織人事工作中達(dá)到“觀其卷,知其人,用其長”之效果,為高校的人才選拔和人才交流提供祥實的信息,進(jìn)而有利于高校干部人事管理工作的順利進(jìn)行。基礎(chǔ)工作的規(guī)范能提升干部人事檔案的價值,人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據(jù),它既存儲了組織人力資源信息,又是管理的核心,是“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映,二十一世紀(jì)的競爭是人才的競爭,真實準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)的人事資源信息,有利于進(jìn)一步與社會接軌,加快人才流動頻率,提高人們的就業(yè)自由度。

二、做好高校人事檔案基礎(chǔ)工作的方法

1.健全和完善人事檔案工作的各項規(guī)章制度

按照干部人事檔案管理工作的條例、規(guī)定,結(jié)合實際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規(guī)章制度,如《高校干部人事檔案管理工作實施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《高校干部人事檔案整理工作細(xì)則》,制定材料的審核、檔案的保管和保護(hù)、查(借)閱、轉(zhuǎn)遞等工作的規(guī)定、辦法、制度,實行依法治檔,依法管檔。

2.規(guī)范人事檔案材料的收集工作

人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來源,理清收集渠道,這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來源有組織人事部門形成的,有個人形成的;基層單位形成的,上級機(jī)關(guān)形成的;本部門形成的,其他部門形成的。檔案管理人員要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,盡可能將各級層、各部門、社會群團(tuán)組織等形成的材料,如:干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調(diào)動審批表、干部轉(zhuǎn)正定級審批表、職稱評審呈報表、教師資格審批表、優(yōu)秀教師、教育工作者登記表、(離)退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續(xù)聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團(tuán)、政審、公派出國、出境、各類獎勵、處分、學(xué)歷學(xué)位、教育、教學(xué)、科研材料,以及記載干部個人德、能、勤、績、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大,有規(guī)律,時間性強,檔案管理人員必須抓住時機(jī),第一時間收集齊全,成套材料必須保持其完整性,不可缺頭少尾,對于因歷史原因而無法收集完整的材料要按規(guī)定寫出書面說明。要建立人事檔案材料收集工作網(wǎng),確保檔案材料收集的保障性,各部門在材料形成之日起一個月內(nèi)及時歸檔,做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數(shù)量要精選,內(nèi)容質(zhì)量要好,有一定保存價值。

人事檔案材料收集要真實準(zhǔn)確。人事檔案材料必須是由法定作者形成,材料文字清楚、所指對象明確,材料內(nèi)容符合檔案人的客觀實際,材料內(nèi)容沒有涂改造假,沒有模棱兩可的語言。凡頭尾不清、來源不明,又查不清或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。

收集的人事檔案材料要規(guī)范,手續(xù)要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料,凡規(guī)定需由組織蓋章的必須有組織蓋章,審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料,要求本人簽署意見者,本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評審等之類的審批表須注明任免或評審職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時間及批準(zhǔn)文號。出國出境審批表須注明出去的任務(wù)、目的和往返時間等。

3.做好人事檔案的整理工作

首先,整理人事檔案時要根據(jù)材料形成的歷史條件、主要內(nèi)容、用途,辯證唯物的甄別材料的真?zhèn)魏捅4鎯r值,并確定其是否屬于歸檔范圍。其次,對鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂六個步驟,嚴(yán)格遵循《干部檔案整理工作細(xì)則》,嚴(yán)格把關(guān),既不能整“欠”也不可整“過”,做到嚴(yán)格審核、準(zhǔn)確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。

檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)。

一是審查檔案材料是否齊全、完整。對原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀,對新歸檔的材料屬于成套的必須齊全,屬于單份的必須完整。凡時間、來源和對象不明確或查不清的材料,一律不得歸檔。

二是審查材料手續(xù)是否完備。凡不符合歸檔要求或手續(xù)不完備的材料不可歸檔,要審核登記后統(tǒng)一到材料形成部門補辦手續(xù)后方可歸檔。

三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。有同名異人、張冠李戴者,及時糾正調(diào)整。有不屬于歸檔范圍的內(nèi)容和重復(fù)的材料,要清理出去,并在《剔除檔案材料登記表》中登記后,按照銷毀規(guī)定集中銷毀,不得擅自處理。

四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護(hù)要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙,字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的,不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫,不采用噴墨打印件、傳真件歸檔,應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔,歸檔材料采用原件,一般不得使用復(fù)印件。對歷史上形成的且已歸檔的有保存價值的材料,可在維持原貌下進(jìn)行必要的裱糊或復(fù)制。

干部人事檔案分為十大類,即:履歷;自傳;考核鑒定材料;學(xué)歷學(xué)位、職稱、職業(yè)資格、個人科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)材料;政審、三個時間認(rèn)定;黨、團(tuán)組織材料;獎勵;處分;工資待遇(轉(zhuǎn)正定級、招聘、任免調(diào)動、退(離)休、、辭職、退職、出國(境)、黨代會、人代會、政協(xié)、派、群團(tuán)會議等形成的審批表、登記表);其他材料。排列順序為:干部(專業(yè)技術(shù))職務(wù)變動表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時間排序,但特殊情況可特殊處理,如第四、九類中含有不同性質(zhì)的材料,采取二級分類法排序,先將性質(zhì)相同的材料集中后,再按時間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內(nèi)容和材料之間內(nèi)在聯(lián)系排序。分類是檔案整理工作的重要一步,要做到認(rèn)真鑒別,準(zhǔn)確歸類。

技術(shù)加工即對一些字跡材料不符合要求或紙張破損,以及紙張不規(guī)則或卷角、折皺等的檔案材料,在保持其原貌狀態(tài)下采用復(fù)印、掃描、拍攝、拆剪、補粘、折疊的方法進(jìn)行復(fù)制、加工。在技術(shù)加工過程中不得損毀文字、照片,不得涂改、圈劃、污損、撤換。

4.規(guī)范高校人事檔案的日常管理工作

人事檔案的日常管理是檔案基礎(chǔ)工作的環(huán)節(jié)之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護(hù)、查借閱、檔案檢索等,要嚴(yán)格按照干部人事檔案管理八項制度操作,實行依法管檔,科學(xué)管理。

檔案歸檔入庫后排架是一個重要環(huán)節(jié),科學(xué)合理的排架有利于檔案管理人員快速準(zhǔn)確的查閱到檔案,提高工作效率。目前高校人事檔案均根據(jù)各自實際選擇其排架方法,常用的有:部門+姓氏筆畫排架法、籍貫+姓氏筆畫排架法、姓氏拼音排架法、漢字結(jié)構(gòu)排架法、新的拼音排架法五種方法。筆者單位總結(jié)各方法利弊后采用的方法是:部門+姓氏編碼排架法,即以學(xué)校各學(xué)院或部門劃分為類區(qū),再采用四角號碼對姓名進(jìn)行編碼,取每字四碼中的任意碼組成一組x位數(shù)的號碼(依習(xí)慣而?。?,用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,兩字姓名用0補齊,從0—9的順序往下排。重名重姓者可通過部門區(qū)分,另外可在檔案盒脊附上標(biāo)簽,除編碼、姓名外,再加上籍貫,查閱起來更加科學(xué)方便快捷,此方法簡單明了,只要掌握四角號碼編碼口令即可,案卷間不必預(yù)留空余,易于隨時增加或減少,便于Excel下操作。

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