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時(shí)間:2023-03-21 17:11:12
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在信息化背景下,高校財(cái)務(wù)檔案管理工作中的信息化建設(shè)能夠有效提高高校財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量與效率,但是同時(shí),高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作作為一項(xiàng)具有整體性與全局性特點(diǎn)的工作,要求高校能夠以推動(dòng)高校整體發(fā)展為視角來對高校財(cái)務(wù)管理工作開展科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃,通過構(gòu)建高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度來為高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作的規(guī)范化發(fā)展建立前提與保障。當(dāng)前眾多高校在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作中都存在操作有待規(guī)范以及目標(biāo)有待明確的問題,針對這些問題,高校需要對財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)單位職責(zé)進(jìn)行明確,并確立高校檔案管理單位與財(cái)務(wù)單位在高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中的地位與作用,其中高校財(cái)務(wù)管理部門需要有序的開展財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)化以及電子化工作,而高校檔案管理部門則有必要與財(cái)務(wù)管理部門密切配合以做好高校財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。其他相關(guān)的高校部門也應(yīng)當(dāng)積極參與,通過配合高校財(cái)務(wù)管理部門與檔案管理部門來做好財(cái)務(wù)檔案資料的歸檔、收集以及整理工作。另外,高校有必要在構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)制度的基礎(chǔ)上通過聯(lián)系實(shí)際、積極探索來對相關(guān)制度作出完善,這些需要完善的制度包括高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)的隔離制度、財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的備份制度、財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的維護(hù)制度與監(jiān)控制度等。
(二)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善
在信息化背景下,高校財(cái)務(wù)檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè),就有必要對與財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施做出完善,這些設(shè)施包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、交換機(jī)、路由器等。只有在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過程中具有一些具備較強(qiáng)信息處理能力、較大存儲(chǔ)功能的存儲(chǔ)器與服務(wù)器、配備必要的路由器與交換機(jī)、使用具有較高安全性特點(diǎn)的操作系統(tǒng)、搭建能夠覆蓋高校的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),才能夠讓財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作具備硬件平臺。同時(shí),高校要重視完善安全管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件平臺,其中包括財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)處理軟件、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理與操作程序、計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫監(jiān)控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺以及軟件平臺的搭建中,高校要重視實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中軟硬件的匹配,同時(shí)要以高校財(cái)務(wù)檔案管理工作需求為依據(jù)來對軟硬件做出不斷調(diào)整以適應(yīng)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作的開展,這是推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。
(三)高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化
高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化,必須要求檔案信息能夠完整準(zhǔn)確,并且在收集與歸檔過程中做到及時(shí)與規(guī)范。在對高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過程中,首先要對電子檔案進(jìn)行歸類整理;其次需要對具有利用價(jià)值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在此階段,需要通過提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量來實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化,在做好財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎(chǔ)上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎(chǔ)。在高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中,財(cái)務(wù)檔案信息資料的網(wǎng)絡(luò)化是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié),同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段,建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫是實(shí)現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡(luò)化第一步驟,這要求財(cái)務(wù)檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫中,并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫識別與存儲(chǔ)。同時(shí)有必要對高校檔案管理網(wǎng)站做出構(gòu)建與完善,發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用,以便在實(shí)現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財(cái)務(wù)檔案管理工作結(jié)合的基礎(chǔ)上提高高校財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。也正因?yàn)槿绱?,在高校開發(fā)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫以及其他管理系統(tǒng)的過程中,需要以高校中各個(gè)單位的財(cái)務(wù)檔案信息需求為依據(jù),通過協(xié)調(diào)高校財(cái)務(wù)管理部門、職能部門以及檔案管理部門來構(gòu)建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、高效服務(wù)且具備合理結(jié)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理模式,同時(shí)為財(cái)務(wù)檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務(wù),并利用現(xiàn)代通訊技術(shù)來為財(cái)務(wù)檔案信息的需求者提供咨詢服務(wù),從而確保高校財(cái)務(wù)檔案信息在推動(dòng)高校發(fā)展與建設(shè)中作用的充分發(fā)揮。
(四)高校財(cái)務(wù)檔案管理工作隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高